浅谈科技项目查新咨询档案的归档管理

2022-09-12

档案是国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。档案根据其内容性质可分为文书档案、人事档案、科技档案等。按照《档案著录规则》中的定义, 科技项目查新咨询档案是科技档案的一种形式, 它是科技查新咨询部门在为客户进行查新咨询工作的整个管理和服务过程中形成的具有保存价值的文字、图表、数据等真实记录, 是一个很好的科技信息资源数据库, 既可给科技查新咨询人员以借鉴和参考, 又可为科技人员的研究工作提供重要的科学依据。科技部颁布的《科技查新规范》规定:查新员应按照档案管理部门的要求, 及时将查新项目的资料、查新合同、查新报告及附件、查新咨询专家的意见、查新员及审核员的工作记录等存档, 及时将查新报告登录到查新工作数据库。该款条目对科技查新档案的管理工作提出了明确要求。

1 建立科技项目查新咨询档案的作用和归档目的

科技项目查新咨询档案能反映出查新的全过程, 是直接的原始资料。通过这些资料, 查新管理人员可以对查新咨询工作的质量进行监督和检查, 以便对其工作做出客观评价、从而能及时发现问题, 然后再结合实际情况制定出切实可行的规章制度, 以便对今后工作给予指导。

科技项目查新咨询档案是查新人员技能和经验的积累, 通过它可以提示现有的、新的咨询项目, 以便提供查新咨询人员继承和借鉴。查新咨询工作对查新员专业知识和外语水平就要求比较高;同时对查新员的情报分析及综合检索能力要求也很高。在查新过程中, 查新人员的综合知识水平对检索词的选定以及检索策略的制定影响较大, 不同的查新人员对同一查新项目会有不同思路。每个查新项目的检索策略制定都是经过多次尝试, 反复推敲才选出最佳方案, 这种资料归档后, 可为查新人员今后遇到相类似项目时提供参照, 从而可使查新检索的思路保持一致。

科技查新咨询档案的原始记录、数据资料还可以在发生纠纷时起到法律凭证的作用、从而具有一定的法律效力。例如查新机构在实际工作中有时会碰到某些用户, 当查新报告的结论不是他们所需要的结论时就会找各种理由, 有的客户甚至要求更改个别查新点, 让查新机构重新检索等。在这种情况下, 我们就可以查据查新档案, 根据客户所填写的原始查新合同, 使客户承认其事实, 从而能较好解决与用户之间的纠纷问题。

有的客户由于不慎将查新报告的原件丢失, 但一段时间以后由于申报项目、申请专利、报奖等工作的需要, 只好来查新咨询机构请求帮助。在这种情况下, 查新咨询机构就可以根据科技项目查新咨询档案, 找到查新报告的原件及时复印给客户, 给客户提供方便。

2 科技项目查新咨询档案的归档范围和内容

为了使科技查新咨询工作电子化、科学化、规范化, 必须建立健全科技项目查新咨询档案的归档制度。科技项目查新咨询档案大体上分为文书档案和项目档案两大类。

2.1 文书档案包括

(1) 上级主管部门下发的各种相关的办法、规定、规范、细则等, 特别是上级主管部门的各种通知和批文; (2) 查新咨询机构制定的各种有关查新工作的规章制度; (3) 查新项目登记表 (纸质或电子) , 查新外聘专家数据库; (4) 查新咨询人员在工作中所发表的著作和论文以及获得的奖励等有关材料; (5) 有关查新咨询机构人员的个人档案【查新机构的人员 (审核员/查新员) 信息, 包括姓名、年龄、专业方向、个人职称、学历等信息】, 参加查新业务培训、在职教育、继续教育等有关证明材料; (6) 查新咨询机构承担科技项目的计划书、成果获奖证书、论著、论文; (7) 有关查新学术会议交流成果的原件或影印件。

2.2 项目档案包括

(1) 客户委托查新时所填写的科技查新合同原件; (2) 客户所提供的有关查新项目的开题报告、研制报告, 技术总结报告, 权威部门所出具的技术参数检测报告, 专利申请书等; (3) 查新人员在检索过程中所使用的检索词和检索策略; (4) 在检索过程中所检出的相关文献资料; (5) 查新审核人员的工作记录; (6) 提交给客户的盖好查新机构章的查新报告复印件。

3 科技查新咨询项目档案的归档时间和归档要求

科技项目查新咨询工作档案应当按照年度归档, 对于年底受理的课题当年不能完成的, 所有项目查新报告及客户所提供的资料放到下一年度归档。科技查新项目所形成的文书档案应当长期保管, 项目档案一般保管五年, 超过五年的项目档案可以销毁。销毁科技项目查新咨询档案须经过所在单位主管领导批准, 同时填写销毁登记表。

针对每一个科技查新项目的相关材料应当由该项目的查新员负责收集、整理、归档。在查新报告完成之后, 所有关于该项目的材料应及时移交查新机构的专业档案管理人员, 档案管理人员应当遵照科技档案管理的办法建立档案登记表, 按照要求进行清点验收、登记, 同时须经双方签字。

4 如何做好科技查新咨询项目档案的管理工作

(1) 科技查新档案管理工作要注重归档材料的原始性, 而绝不能为了完成这项工作而在事后凭档案管理人员的记忆能力对档案进行补写。完整性原则是指凡与查新项目相关的、有保存价值的资料, 都要收集齐全, 防止收集、归档工作的随意和疏漏。科技项目查新咨询档案的原始性和完整性是保证科技查新档案管理工作质量的基础。

(2) 科技项目查新咨询档案有以下几种管理方法。

(1) 采用专门的档案柜, 以书面材料形式按档案号的顺序保存, 并编制一些分类和主题目录索引, 以便查阅。 (2) 用计算机建立科技项目查新咨询档案数据库管理系统, 把科技查新报告以数据库文件的形式进行保存, 便于客户查询、打印。 (3) 把科技查新报告保存到软盘或硬盘。