院系资料室:高校不可或缺的专业信息基地

2022-10-26

通常高校的图书资料系统包括校级图书馆和院系资料室两大组成部分,校级图书馆与院系资料室共同完成为全校教学、科研服务的基本任务。高等学校的院系资料室是全校文献保障体系的组成部分,应面向全校开放,提供文献信息服务,实行资源共享。院系资料室所服务的对象有全局与局部之分,对于文献信息的采集有多样性与专业性之分。

本文首先分析了院系资料室所具有的特点,从网络信息的到来,投入资金等方面讨论了院系资料室目前存在的主要问题,并详细阐述了院系资料室建设和发展的方向。

1 院系资料室的特点

与校级图书馆相比,院系资料室使用面积相对较小,图书资料的存储有限,但它具有图书资料专业化、资料利用时效性较强的特点。

1.1 采集收藏的图书资料专业化

校级图书馆的采集面宽,覆盖面广,主要功能是为学生提供课程学习与专业学习的参考资料,为学生拓展知识面、提升专业素质服务;而各院系的图书资料室则是校图书馆的分支和补充,是专业性的知识信息库,主要功能是为院系教师从事专业课程教学与研究提供必要的背景资料,为学科建设、专业建设与课程建设提供系统的参考资料。采集的文献资料更专业、更具有针对性。

1.2 文献资料的时效性更强

由于校图书馆采集的图书资料面宽、量大,经过分类编目、上架等程序,资料利用的时效性较差。院系资料室采集的资料专一且数量少,程序简单,易于及时整理上架,可以快速和准确传送到读者手上,服务方式灵活多样,能更好地满足读者的需求。

院系资料室具有图书资料专业化以及利用时效性较强的特点,但院系资料室仍然存在着较多的问题,将直接影响资料室的使用和将来的发展。

2 院系资料室存在的问题

院系资料室在资料收集、重点学科建设和发展、教师课题发展动向的指导和支持等方面起到了积极的辅助作用。但是,也存在着利用率低、资金投入少等问题。

2.1 文献资料的利用率较低

院系资料室在管理体制上相对封闭,基本独立于校级图书馆管理之外,文献资料的采购由院系自主决定,很容易使采购收集的资料发生重复,加上院系资料室服务群体的独立,服务面狭窄,文献资料的利用率较低,造成人力、物力、财力资源上的浪费是必然的。

2.2 网络信息对院系图书资料室的影响

随着网络信息时代的到来,文献资料信息量的激增,院系资料室自身存在的薄弱因素,易于形成图书资料种类单一、陈旧过时、电子图书音像资料匮乏、管理模式落后等问题。越来越成为院系资料室首要思考的问题。

2.3 工作人员的业务素质的影响

院系资料室工作人员普遍业务素质不高,很少经过图书馆专业方面的业务培训。相当一部分高校院系资料室人员严重不足,从资料的订购、收集、整理到借阅,电子档案的整理均由一人完成,对开展高质量的情报资料研究没有时间保证,很难在图书资料、信息咨询、电子资料的整理和汇总上进行深层次的服务,大大影响了教学和科研工作。

2.4 经费的投入较少

经费短缺是制约院系资料室发展、提高服务质量的“瓶颈”。近年来,购书经费虽有所增长,但书价增长的幅度更大,在经费有限的情况下,减少期刊的订量,甚至只能挑选重点的学科专业有选择地购买,难以做到全面收藏相关的文献资料。资料室的基本设施、设备简陋,不能适应新形势下的需求,阻碍了信息收集渠道的开拓和文献资料的加工整理手段更新,同时也制约了共享交流的进程。

如何解决上述存在的问题以及如何更好的发挥和利用院系资料室所具有的优势,将在下一节进行详细讨论。

3 院系资料室的建设方向

院系资料室之所以成为高校文献信息体系的重要组成部分,就是由于其独特的地位和特点所决定的。充分发挥其独特的作用,需要从发挥专业特色、加强资料室管理、提高资料室专职人员专业技能、增大资金的投入等方面进行改进和提高。

3.1 建立具有鲜明专业特色的资料室是主要任务

院系资料室在教学、科研和学科建设中发挥作用的大小,取决于资料室藏书是否具有专业特色,藏书建设应以本学院的重点学科和重点专业为中心,着力突出专业特色。在采购图书期刊的种类上,应立足于本院系的专业学科设置情况,形成具有本专业特色的科研、教学文献信息体系,保证其完整性和连续性;收集本科毕业生和研究生的毕业论文;积极听取教学、科研一线的教师和学科带头人对图书资料的需求和建议;定期与校级图书馆进行业务联系,掌握图书馆在本专业资料的收藏情况,与图书馆保持优势互补。在搜集本学科密切相关的核心期刊和专著、工具书的同时,也应搜集与院系专业有直接联系的灰色文献,收集相关的教学、科研成果等内部资料也是必要的。

3.2 加强院系资料室的规范管理

院系资料室应当按照《普通高等学校图书馆规程》的要求,建立健全严格的管理制度,如《资料管理员的管理职责》、《图书资料采购制度》、《工作人员学习和培训制度》等切实可行的管理制度,并严格执行,提高资料室的管理水平。

3.3 提高管理人员的专业素质

目前,院系资料室的管理人员大多没有系统学过图书资料的分编,不具备图书分类的基本知识,不利于图书资料管理走向规范化和专业化。资料室管理人员既要有图书情报专业知识,又要有学科专业知识,了解本系所涉及的专业课基本内容,了解本院系师生的需求,并介入一些教研辅助活动,为师生提供优质服务。可以说,资料室管理人员的素质是保证服务的根本。

3.4 保证经费投入,改善资料室的基本条件

目前图书馆对文献的采集和管理已基本做到了规范化、专业化。而院系资料室在现代化技术管理、配备设施等方面的发展很不均衡。因此,应充分利用图书馆的技术设备优势,推进和促进在全校范围内采用统一的图书管理软件,并在校园网的基础上形成链接,与各学院建立起以校图书馆为中心、覆盖各院系资料室、面向全校开放的计算机信息网络体系,使之成为文献数据加工和信息报道服务的公共系统平台,达到校内文献资源共享的目的。