以人性化履行高校院系信息化工作职能

2022-09-11

科学发展观的核心是以人为本, 根本方法是统筹兼顾。高校作为社会重要的团体, 对践行科学发展观有着得天独厚的人力、智力优势。而高校院系办公室是其重要载体, 它起到创新、推进、示范等重要作用。伴随着国际信息化浪潮和大数据时代的到来, 高校院系的信息化工作时代已经来到。如何将信息化工作行之有效地开展, 是目前很多高校面临的问题和困惑。

随着高校规模的扩大, 校级党政管理职能下放, 各个院系办公室承担了较十年前更多的工作量。在人员结构不能调整、人员数量不能增加、制度建设相对落后、机制不健全的情况下, 完成学校各部门布置的任务和处理本部门的事务就显得捉襟见肘。目前各高校院系办公室还是停留在执行命令、传递信息、处理事务等工作状态, 工作方法仍然采取的是传统的打电话、跑腿的阶段。这样的工作内容和工作方法, 对实现高效、科学的管理形成了很大的阻碍, 不利于院系办公室工作职能的发挥, 也不利于人员自身的发展和成长。

一、高校院系信息化工作职能

信息化是指培养、发展以智能化工具为代表的新生产力, 并使之造福于社会的历史过程。信息化是以现代通信、网络、数据库技术为基础, 充分利用信息技术, 开发利用信息资源, 促进信息交流和知识共享, 对所研究对象各要素汇总至数据库, 供特定人群生活、工作、学习、辅助决策等和人类息息相关的各种行为相结合的一种技术, 使用该技术后, 可以极大的提高各种行为的效率, 为推动人类社会进步提供极大的技术支持。高校作为先进文化的传播者和实践者, 其管理水平的高低决定了其发展速度和前景。而信息化下的高校管理方法对高校发展起到举足轻重的作用。

高校院系办公室的信息化工作较之学院党政办公室有其异同点。共同点:采用科学手段获取简单、灵活、安全、移动的工作方式;搭建数据平台进行数据收集和分析, 为学院和学校的发展提供全面、精准、快捷、科学的智力支持。不同点:学校更加注重工作的全面性、各条口工作的兼容性以及数据收集的便捷性;学院侧重于实用性、便捷性以及数据收集的多样化、全面化。院系办公室信息化基本职能和特点主要有以下几个方面:

(一) 通道便捷化、高效化

通过网络、办公软件、交流媒介等新媒体运用, 促使高校行政办公趋向便捷化和高效化。这也是信息化要解决的最基本问题, 也是最核心的功能。高校院系办公室信息化, 主要是构建一条为领导提供参谋和决策、为群众服务和协调的通道。这一通道的建立是在完全公开的网络环境下, 以最优化的方式, 获取最有效的价值信息, 改变了传统的工作模式和沟通模式。管理者可以根据师生的使用情况以及上传的教学、科研数据, 进行数据分析和选取, 为学院各方面工作提供便利。

(二) 工作条快化、轻松化

信息化的推行使得高校院系办公室的工作更加清晰, 一般会采取模块化构建。院系工作范畴被分为行政、教学、学工、科研等几个方面, 若干工作内容。使用者根据自己的需求, 选择服务类型, 采取现代化的手段处理事务。不仅仅省时省力、服务者和被服务者轻松工作, 还具有条理清晰、服务内容更新及时等显著特点。

(三) 制度透明化、公开化

搭建院系办公信息化平台很重要的依据是各项制度的制订和执行。在信息化运行过程中, 使用者在制度的引导下完成相应的工作。信息化平台涉及到院系的各方面工作, 行政方面包含信息发布、政策宣讲、财务审批、评奖评优公示等;教学方面包含教学文件规定的宣传执行、调课申请、成绩上传、教学资料归档等;学工方面包含奖学助贷政策、学生评优、团学工作等;科研包含科研政策、科研经费使用法规、科研申报流程等等。这些内容和版块的设定都离不了制度的制订和执行, 更加促使了院系相关政策的透明化和公开化, 有利于和谐院系的建立。

(四) 结果精准化、及时化

信息化平台还有一个重要的功能就是数据的融合和提取。师生在使用过程中留下的使用轨迹、处理事务的需求、上传的成果等都可以进行数据化整理, 为领导提供决策依据。区别于传统的数据和资料统计, 信息化具有及时和精准的显著特点。传统的工作方式往往需要耗费大量的时间查阅资料来获得有效信息, 而这些有效信息的精准性往往有所欠缺。信息化手段的运用恰恰很好解决了这个问题, 他不仅仅可以提取到截止当时的数据, 还非常的方便快捷, 数据也更加精确可靠。

二、高校院系办公室信息化工作现状和瓶颈

根据查阅资料, 走访调查 (笔者在江苏的镇江、常州、苏州已经上海4个城市共19所学校进行走访或电话调查) , 目前实现高校院系办公信息化的单位不多, 可利用的现成产品也匮乏, 只有为数不多的几家二级学院在开发使用。在中国知识资源总库—CNKI系列数据库中查询, 研究“高校信息化建设”的理论文章较多, 共有1432篇, 研究“高校院系信息化建设”的文章只有6篇, 可见有针对性的理论研究较少。通过调查归结原因主要有以下几个方面:

(一) 领导重视程度不够

目前国内很多高校都采用了信息化管理手段, 一般有办公OA平台、教学管理平台、科研管理平台、学生管理平台等几大平台, 这些平台的建设都是各自为阵, 独立运行。软件设计的繁琐和不兼容, 往往体现不出信息化管理的水平和更高的要求, 失去了信息化更深层次的意义, 直接影响了院系领导在学院级别开展信息化管理的信心;现行高校领导的聘用制度, 干部的替换频繁, 领导的工作思路差别较大, 很难形成通用性的工作方法;加上院系领导对行政工作重要性的认识不足, 管理观念落后, 不愿意投入更多的人财物进行系统的开发和研究。这些导致了院系信息化建设工作很难推进。

(二) 制度不健全

信息化系统的建立依赖于管理制度的制订。完善制度、规范管理、合理流程是保障高校院系信息化的基本要求。现行体制下的高校管理基本上采用学校管理制度套用院系管理的模式, 体现不了各院系的特殊性。院系在制订政策的时候不全面, 缺乏系统性和可操作性, 这也影响了院系进行信息化的进程。

(三) 人员素质有待提高

院系办公室是践行现代化管理的最基层的执行者。这就必须要保证其具有较高的工作水平、管理水平和文化素养。由于高校教师的主体地位, 使得行政人员的地位略显尴尬, 找机会转教师岗的想法往往让行政人员不安心于立足岗位好好工作。能留在岗位上的人员, 要么年轻没有经验, 要么年长不愿思考和接受新事物, 对工作缺乏热情。目前高校更加注重教师的进修和培养, 忽略了行政管理人员的业务水平的提高, 几乎没有专门的业务培训和进修机会。所以, 行政人员思路不开阔、缺乏突破和改革创新的想法和行动。

(四) 信息化手段不足

“工欲善其事必先利其器”, 就目前调查结果显示, 绝大多数院系办公采用的均为学校要求使用的工作平台, 而且工作内容不同, 平台各异, 远远达不到信息化工作的要求。院系自身的信息化手段相当匮乏, 最多使用的是QQ群、短信平台群发等交流软件, 没有更加系统性、全面性的软件平台支持工作, 软件、硬件投入不够, 无法体现高校信息化的水平。

(五) 考核、奖励机制落后

各个高校对行政人员的评价采取的是双重的评价。既要求管理能力工作出色, 又要求具有教师同等的科研水平。在选拔任用、考核评定、职务晋升等方面, 片面强调学历、科研成果等, 而忽略了其管理经验、工作能力、工作态度的科学评价。这样的考核评价体系, 导致了行政人员不安心本职工作。据调查, 几乎没有一所高校将信息化工作水平作为工作考核的内容和标准, 也没有相应的奖励和鼓励措施, 这也使得没有人愿意在此项工作上多花精力、多出成果, 院系信息化工作推进难度也加大。

三、以“人性化”履行高校院系办公室“信息化”工作职能的基本方法

推进高校院系信息化工作进程, 最重要的就是解决工作思路。以“人性化”的方法进行工作方法研究和系统的架构, 对合理、高效运行信息化系统不无裨益。需要以人为本, 一切从实际运用出发, 构建职能科学化、理念人本化的高校院系信息化工作方式。

(一) 建立人性化的工作模块

高校院系办公室工作具有复杂性、事务性、无规律性、综合性等特点, 它涵盖了学校事务中日常管理、人事、教学、科研、后勤、医疗、学工等方方面面。搭建信息化平台就是利用简便的工作软件和管理工具将这些工作删繁就简, 为师生提供便捷、高校、精细化、人性化的服务, 实现更加丰富、有效、新鲜的资源共享, 达到功能最优化与工作效率最大化的有机结合。

根据师生需求搭建信息化工作平台的前提就是要对工作内容进行分析归类, 结合用户需求进行调研、模拟、实验, 规划工作流程。这在整个信息化系统构建中处于基础地位, 前期调研、开发、监控、分析测试过程不可或缺。

图1显示的是信息化系统搭建的人员保障及各关系图, 各自分工不同, 系统地进行项目立项决策、人力调配、资源投入和协调、阶段目标检查、项目变更决策、项目验收、监控项目的进度和质量等。

图2按照设计要求, 分别对院系的人事、财务、科研、信息发布、个人桌面等系统做了详细规划。并按照不同的功能进行系统架构。其包含了基本的工作模块, 模块完整清晰, 可操作性、实用性强。

(二) 运用人性化的工作媒介

就对目前各高校使用的各类信息化管理软件分析, 呈现出开发软件多样化、各系统相互之间兼容性不强、操作复杂、可视性差、内容重复、保密性能弱等特点, 导致了使用者不能享受简单操作、轻松获取资源等工作乐趣, 从而也降低了信息化软件的使用率。而有些学校为了信息化管理而强行推行各类管理软件, 这类软件大多是从外单位购买, 然后经过本单位加工形成的产品。这类产品缺乏一定的个性化设计, 无法适应本单位人员的工作习惯和工作流程。

影射到高校院系信息化工作平台, 由于其是个综合性的管理平台, 它需要具备综合性、服务性、全面性、保密性等特点, 所以更要采用人性化的高水平工作软件、工作平台。这个平台要从使用者的角度出发, 软件安装轻松易得, 界面设计简单明了, 工作流程便捷易操作, 涵盖内容系统全面, 数据融合精准及时。

(三) 构建人性化的工作环境

这里的工作环境包含了软环境和硬环境。软环境是指人员能力、素质、心理、工作态度的改变和提高。信息化工作是对传统管理工作在形式上的彻底改变, 提倡的是无纸化办公。那么对工作的执行者来说, 其基本能力要求也要有所变化。要求工作人员必须掌握一定的信息化办公的知识技能, 具备工作改革的精神, 从心理上改变抵触心理, 拥有良好的工作态度。要加强对工作人员信息化业务能力培训, 采用学习、交流、体验等方式加快接受新事物。领导对工作人员要进行人文关怀, 对其遇到的技术难题、心理障碍要及时解决和疏导, 关心成长。工作人员要有轻松面对问题的心态, 遇到问题和阻碍要学会自我排解、冷静处理, 保证良好的工作态度、工作作风。

硬环境是指信息化工作的人员调配、办公环境和办公条件。工作人员要按照性格、特长、性别等特征进行划分, 按照工作要求进行人员调配, 达到人力资源的合理利用。办公环境的布置对工作的心情和态度有至关重要的影响作用, 干净、整洁、安静、空间相对独立是现代化办公环境的基本要求, 还要做好美化和个性化, 使得工作人员有个适合自己的工作地点。还要加强办公设备等硬件投入, 购买适合信息化办公的设备、软件等, 切忌让这些影响了办公的效果。

(四) 健全人性化的考核机制

从上世纪90年代就提出了信息化概念, 经过近三十年的发展, 取得了巨大的成绩, 利用率和普及率已经拓展到各行各业。高校作为信息化的先行者, 也有了较为全面的覆盖。但是, 高校内部的信息化考核机制仍未形成。解决这个问题, 首先是领导重视程度, 要认识到信息化工作在高校管理中起到的作用;其次, 要人性化制订各个高校的信息化制度, 包含开发、使用、评价、考核、奖励等方面;再次, 要将工作人员的信息化水平的程度与职称评定、职务晋升、年度考核挂钩, 开辟有效的激励渠道。

高校院系的信息化水平对各院系专业、学科、科研发展起到举足轻重的作用, 相对学校层面信息化工作, 它更加具有现实性和可操作性特点。各高校院系应该充分认识到其重要性, 从人性化角度出发, 开发设计出具有简明、高效、便捷等特点的信息化工作平台, 适应新时代教育发展要求。

摘要：本文通过走访、调查, 资料查阅等方式, 总结出目前高校各院系信息化工作的现状和瓶颈, 结合高校院系信息化工作职能和特点, 提出“人性化”解决高校院系“信息化”工作职能的方案, 并从人性化的工作媒介、工作环境、工作模块及考核机制加以阐述。

关键词：高校院系,信息化,人性化