高校二级院系办公室工作之我见

二级院系办公室作为基层运行的中枢机关, 是高校的基层办事机构和综合协调部门, 它集多种职能于一身, 是实现院系政令畅通的枢纽、沟通内外的桥梁、展示精神风貌和管理水平的窗口。随着高校教育体制改革的日益深入, 学校的管理权限不断下移, 院系办公室承担的工作和任务日益繁重和艰巨, 这对办公室工作人员提出了新的更高的要求。办公室人员只有必须主动、积极地适应这种变化, 在办公室工作实践中不断提高和完善自身素质, 才能充分发挥办公室的相关职能作用。本文分析新形势下二级学院办公室工作特点, 提出了对办公人员的基本要求, 努力搭建办公人员展示自我的平台, 构建二级院系办公室和谐发展氛围, 提高工作效率。

1 院系办公室工作特点

1.1 工作要求高

院系办公室是展示二级院系的形象窗口, 工作影响面大。无论是面对学校各机关职能部门, 还是对其他兄弟学院, 学院领导总是对办公室给予很高的期望值, 希望在办公过程中, 办公人员能够表现出良好的职业素质和高超的业务能力, 从而推动本部门工作的顺利开展。

1.2 时间性强

现代社会越来越强调时效性, 各机关职能部门在下达任务时总要强调完成任务的最后截止时间。如果所给期限短, 再加上其他部门同时下达另外紧急任务, 就会给院系办公室人员解决问题带来难度。超时完成任务或质量不高地完成任务都会使工作结果大打折扣, 影响部门的整体工作水平。

1.3 工作量大

在多校区办学的现行管理体制中, 学校行政机关与二级学院的工作联系是通过院系办公室开展起来的。除了日常的教学运行工作和学生管理工作外, 教学的规章制度需要办公室及时传达, 科研项目的申报需要及时组织, 专家学者的来访需要及时落实。与此同时, 学院在发展建设过程中遇到的形形色色问题, 也需要院系办公室协调解决。可以说, 院系办公室承担的工作任务千头万绪, 包罗万象。

1.4 突发事件多

办公室工作被动性强, 突发事件多。处理事项既要符合领导意图, 又要满足指标精神, 办事的程序、方式都不能擅自做主, 这种被动性在某种程度上增加了办公室开展工作的难度, 加班加点成了必然现象。

1.5 地位从属性

办公室工作主要是综合性、服务性工作。在具体工作中, 大多是起穿针引线作用, 替别人作嫁衣, 个人能力难以得到肯定, 迫使办公室人员常常扮演消防员的角色, 哪里有火哪里扑, 疲于应付各种事务性工作, 难以对工作进行梳理和深层次的思考。时间一长, 难免滋生消极情绪, 影响工作质量。

2 办公人员的基本要求

根据以上办公室工作特点, 加之院系办公室的服务对象是师生。在知识密集、人才荟萃之地承担服务工作, 必须对实验人员提出相应的基本要求;二级院系的发展各具特色, 对办公人员的工作要求也不尽相同, 不仅政治合格、作风端正, 而且要有适合院系发展的具有较高的业务水平和较强的业务能力。其基本要求如下。

2.1 高度负责, 忠于职守

办公室是一个重要而又光荣的岗位, 每个成员都要充分认识自己肩负的责任, 要干一行, 专一行, 工作要严肃认真, 精益求精, 切不可马马虎虎, 凑凑合合。办公室无小事, 一个电话、一个通知处理不好都会影响工作。

2.2 任劳任怨, 无私奉献

办公室工作琐细繁杂, 随机性强, 常常需要在假期、晚上加班加点;工作多为辅助性, 没有科研成果, 缺乏成就感, 待遇相对较低。所以, 办公室人员要不怕吃苦, 埋头苦干, 任劳任怨, 心甘情愿地工作, 默默无闻, 不求名利, 无私奉献, 也就是说要受得住辛苦, 经得住清苦, 耐得住寂莫。

2.3 顾全大局, 真抓实干

办公室工作很多都涉及到全局, 所以工作中一定要按规范制度办事, 体现以人为本, 做到雷厉风行, 令行禁止, 快节奏, 高效率, 急事急办, 特事特办, 不推、不拖、不靠, 能今天办的决不推到明天。

2.4 努力学习, 奋发向上

办公室作为机关的信息、参谋、服务中心, 对每个工作人员的政治、业务素质要求较高, 随着高校教育体制改革的日益深入, 学校的管理权限不断下移, 办公室面临许多不了解、不熟悉的新问题、新情况。因此, 办公室人员不仅要熟悉本院系各专业、各学科的特点、专长和发展方向等知识, 具备一定的管理学、心理学、计算机网络、外语、甚至经济和法律等方面的知识, 而且还要树立一种不学习、不更新知识、不提高自己就要落伍、掉队的“危机感”。把办公室工作当成一门科学, 强化求知意识、服务意识和进取意识, 积极研究探索工作规律, 不断提高管理的理论水平和实践能力。

3 搭建办公人员展示自我的平台

对多校区办学及管理工作的下移, 院系办公室承担的工作量主要来自教学、科研、行政等工作量, 非常琐碎, 各自的工作量大体相当。为充分调动办公人员积极性, 做到扬长避短, 提高工作效率, 搭建办公人员展示自我的平台。教学事务相对独立, 可责成专人负责, 根据院系的大小, 适当配备助手, 但负责人必须熟悉教学基本规律, 会操作教学软件, 懂得基本专业知识, 具有指导助手开展工作的能力。科研、行政等其他工作也应由专人负责, 同时根据需要配备助手, 负责人必须熟悉各方面情况, 具有良好组织和沟通能力, 善于协调各方力量、创造性地开展工作。办公人员之间, 虽然分工不同, 但并不妨碍彼此的交流和协作。在交流中, 了解彼此各自领域的工作状态, 借鉴他人的工作经验, 掌握学院的整体运转情况, 遇到疑难问题大家帮助出谋划策, 同时为办公人员之间临时补位提供了可能。

总之, 随着高校改革向纵深发展, 高校内部管理理念、教育模式都发生了较大的变化, 院系办公室工作特点呈现出精细化、多样化、复杂化的发展趋势, 必将对办公室工作人员提出新的更高的要求, 充分发挥自身的聪明才智, 努力搭建办公人员展示自我的平台, 并在实际工作中自觉地按照教育发展的规律办事, 促进办公室管理的科学化、智能化、信息化、制度化建设, 才能使院系工作高效、健康、有序地开展, 保障高校教育改革的顺利进行。

摘要：本文分析新形势下二级学院办公室工作特点, 提出了对办公人员的基本要求, 努力搭建办公人员展示自我的平台, 构建二级院系办公室和谐发展氛围, 提高工作效率。

关键词：二级院系,协调,效率