浅议高校院系办公室工作综合协调职能

2022-09-10

院系办公室是高校基层组织体系的核心部门之一, 在整个高校运作中担负着承上启下、协调左右的职能, 同时又发挥着参谋助手、信息枢纽、联系内外的重要作用。作为一个相对独立的组织整体, 有其特定的组织原则和组成体系。它是由系统内各子系统的共同作用而维系其正常运转的, 因此如何协调好各子系统之间的关系, 使其资源能够最大限度的整合发挥作用, 对于办公室提高工作效率, 推动学校教学科研和各项事业的发展, 具有非常重要的意义。

1 协调工作的重要性

高校院系办公室是学院的管理部门, 作为一个相对独立的组织整体, 它既是领导对内指挥开展工作的指挥中心, 又是对外接受学校职能部门工作和社会工作的“桥梁和纽带”, 是学院和学校对外的一个窗口, 因此处理协调好各方面之间的关系就显得尤为重要, 它的作用就好比机器中的润滑油一样, 协调得当, 使院系这个机器能够和谐地运转, 统筹兼顾, 各得其所, 工作容易开展, 各方受益;协调不当, 就达不到工作的目的。协调始终贯穿于办公室的工作之中, 是办公室工作的重中之重。

2 协调工作的特点

2.1 协调内容的多样性

办公室协调工作涉及面广、内容杂、数量多。从空间上划分, 既有纵向协调又有横向协调, “纵向协调"”即协调学校各职能部门与院系, 协调系领导层与教研室, 协调的是上下关系:“横向协调”即协调院系之间, 院系内部教研室与教研室, 教研室与各部门之间的关系, 协调的是一种平衡关系。从协调的方式上看分为指导性协调、协商性协调、说服式协调、缓解式协调、紧急式协调;从工作性质划分, 既有工作协调又有关系协调;从工作对象上划分, 既有教师之间的关系协调又有教师与领导之间的关系协调。

2.2 协调对象的特殊性

高校是高级知识分子相对集中的一个场所, 因此办公室面对的协调对象是一个特殊的社会群体。因其特殊性, 故协调工作更应该讲艺术, 讲方法。

2.3 协调工作的困难性

办公室协调工作不是一成不变的, 随着学校的发展和时代的进步所产生的不协调问题都是一些新的探索性问题, 没有现成的经验和方法可供参考, 从而在协调的政策性、理论性方面增加了难度。

3 协调工作的原则

搞好综合协调要做到以下几个原则:

3.1 主导地位原则

要“以人为本”, 教师是院系办公室协调工作中的主体力量, 所以广大的教师是协调的主要对象, 对教研室所关心的热点, 难点要着眼于全面, 维护大局, 以利于调动广大教师的积极性, 维护广大教师的根本利益为前提, 在平时的工作中, 办公室人员要多为教研室教师提供工作方便, 尽量在自己的职责范围内帮他们排除工作上的困难, 要在教学、科研、后勤方面为他们提供优质的服务, 使各项工作有条不紊地开展。

3.2 客观公正的原则

客观公正是院系办公室协调关系的基本前提, 要做到客观公正, 则必须实事求实, 平等协商。要认真调查研究, 耐心听取不同意见, 取得协调对象的支持与合作, 力戒作风轻率, 方法草率, 偏听偏信及感情用事, 保证协调工作的客观公正。

3.3 服从大局的原则

在工作中, 各协调对象之间的利益不可能完全一致, 这就要求办公室在综合协调中, 灵活处理好各种关系, 从大局出发, 理顺各种关系, 将各协调对象的认识统一到学校的整体利益上来。

3.4 原则性和灵活性相结合的原则

任何事物都处在发展变化的过程中, 协调过程中难免发生一些事先预料不到的情况, 这就要求办公室在不违背总原则的前提下, 把握政策尺度, 做到灵活机动, 根据出现的新情况及时调整计划和策略, 采取相应的协调方式和方法, 创造性地做好协调工作。

4 协调工作的主要内容

4.1 日常工作协调

办公室的日常工作协调是一项量大面宽的经常性工作, 办公室应该充分发挥其"总调度"和"中转站"的作用。学校的各种决策、文件和会议通知等都须通过院系办公室向各教研室和实验室传递;同时, 办公室又须将来自基层的各种信息和资料经过分析、归纳和汇总, 为学校领导研讨工作时提供参考和决策依据。以2006年10月份我校进行的高等学校本科教学质量评估为例, 办公室不仅要整理办公室的各种原始材料, 并进行分析, 总结, 统计, 形成各观测点综合材料, 而且要与协调相关教研室的材料, 特别是数据的协调一致, 避免材料, 数据之间的矛盾与错位, 最后将这些材料上报学校, 这项工作在大家的团结协作下取得了令人满意的结果。

4.2 政策协调

办公室的中心任务是辅助领导决策。第一, 办公室要协助领导收集信息, 研究政策, 开展决策前的调研论证, 提供决策方案;第二, 广泛听取和收集各方面的意见、建议, 及时反馈, 供领导决策[5]。

4.3 关系协调

办公室的协调工作按协调涉及的关系可分为领导成员之间的协调, 上下关系的协调, 左右关系的协调和人际关系的协调。办公室人员在参与协调领导成员之间的关系时, 要找准自己的位置, 扮演恰当的角色, 做到协调有度, 可凭借直观判断和经验, 及时发现他们之间的矛盾, 并利用自己的特殊身份及时、灵活地进行协调。协调时, 既要坚持原则, 实事求是, 又要沟通信息, 清除隔阂, 努力设法促使他们相互了解, 彼此信任, 以达到融洽共事, 团结一致的目的。人际关系的协调是指协调人与人之间的关系。由于协调对象的多样性, 办公室人员在协调过程中, 要针对不同的对象, 采用灵活多样的协调方法, 力求具备“以不变应万变”的本领, 学会和掌握协调人际关系的艺术, 寻求最佳协调的艺术, 这样就会应付自如, 达到协调的目的。

4.4 社会协调

主要指协调本单位和其他单位以及与校外单位之间的关系。在现代社会中, 任何一个组织都不是孤立的, 它的上下左右, 四面八方都与各类公众联系着。有鉴于此, 办公室应协助领导推进组织与外界的沟通与联系, 及时地将组织目标, 组织的成绩等信息传递给公众, 并促使组织成员了解社会对组织的期望和要求, 意识到自己的社会责任, 从而提高工作的积极性和自觉性。

5 协调工作的方法与技巧

协调工作是一门学问, 在协调过程中, 对不同的矛盾要采用不同的方法去解决, 这样才能起到“事半功倍”的效果。

5.1 要寻找最佳时机

在协调工作中, 捕捉有利时机, 不管是对上协调, 还是对下协调, 都是至关重要的。时机选择得好, 往往会收到事半功倍的效果。

5.2 要坚持原则, 适当让步

坚持原则是协调工作的前提条件, 否则就失去了协调的意义。在协调过程中要实事求是、依法办事, 涉及到原则的问题要分毫不让, 对于一些非原则性的问题, 可以适当做出妥协和让步, 以便于事情的解决。

5.3 提早做好预案

对于在协调工作中可能要出现的问题和矛盾, 要从整体出发, 从大局出发, 做到防患于未然, 统筹计划、超前准备, 做好预案, 不要临时抱佛脚。

5.4 要公开与背靠背结合

办公室人员在协调时, 应根据时机的成熟程度, 选择不同的协调方式。当时机接近成熟时, 即将达到意见一致或已有初步协调意见的情况下, 通常可选择公开协调的方式, 利用各种会议或协商对话, 把问题摆在桌面上, 当面解决。反之, 对一些尚未成熟或矛盾比较复杂的问题, 不宜马上摆在桌面上协调解决, 可暂时选择背靠背的协商方式, 疏通关系, 统一思想, 待时机成熟, 各方意见基本接近时, 再转入公开协调。

总之, 综合协调工作是办公室经常要做的一项基础性工作。这项工作做好了, 对于理顺各种关系, 增强单位的凝聚力, 保证站领导能腾出更多的时间, 集中精力抓大事, 很有现实意义。协调工作说来容易, 做起来又很难。它既要讲原则, 又要讲技巧。讲原则, 就是要服从大局, 讲学习、讲政治、讲正气, 这是最大的原则必须坚持。但在日常协调工作中, 大量的是非原则性协调, 遇有这种情况应运用非原则性调和手段, 这样就可以营造一个良好的协调气氛。搞好协调, 平时要与同事坦诚交流, 视同事为朋友, 视智者为老师, 谦虚谨慎, 尽心尽力做好服务工作, 应该办而一时办不好的事向大家解释清楚, 取得大家的谅解。对非原则问题的处理要“礼让三分”。协调工作是一个经常学习和长期实践的过程, 只要持之以恒, 努力学习, 相信一定能做好。

摘要：协调是高校院系办公室工作的重要职能之一, 它始终贯穿于各项管理工作之中, 认识协调工作的重要性, 掌握协调工作的特点、原则和主要内容, 灵活运用协调工作的方法、技巧, 及时解决工作中出现的各种问题, 使办公室成为一个动态运行、有序发展、分工协作的现代化管理系统, 提高工作效率, 从而促进学校各项事业的发展进步。

关键词：高校,办公室,综合协调