设备档案利用

设备档案利用（精选十篇）

设备档案利用 篇1

设备档案是指单位在科学研究、生产、建设和办公等工作中, 所用的各种机械、动力、智能设备、试验、测试仪器等随设备而产生的文件材料及设备购置或自制、安装、调试、使用、维修过程中所形成的图样、技术文件、电子文件、照片、录象等文件材料, 设备档案具有单体性, 成套性和系统性。根据国务院批准颁发的《科学技术档案工作条例》的规定, 结合本企业的实际情况, 制定了设备资料的归档范围。设备资料的归档范围涵盖从申请购买设备到验收整个过程中形成的所有材料和设备的随机资料, 以及在生产过程中的运行、维护和改造记录, 主要包括:可行性论证材料, 新增固定资产申请及批准文件, 招投标资料, 制造及采购合同, 图纸及技术条件谈判记录, 装箱清单, 设备质量证明书, 安装及使用维护说明书, 电气说明书, 技术条件, 备品备件目录, 备件图, 电气原理图, 地基安装图等, 安装及验收资料, 设备运转记录及技术测定报告, 技术改造总结, 设备大修计划和记录, 对于进口设备还需要有办理进口手续的相关材料等。例如, 我公司10万吨电解铝技改项目中动力供电系统中采用的是由南通友邦变压器有限公司南通变压器厂生产的220KV降压自藕式70级有载调压移相整流变压器, 我们收集整理的设备档案资料包括:招投标资料、合同资料及随机资料。在招投标资料中包括招标文件, 评标办法, 投标文件, 开标、评标过程记录, 推荐中标单位的报告;合同资料中包括中标通知书, 合同正文, 技术协议书, 技术审查会议纪要, 设计联合会议纪要, 图纸会审记录以及合同审查意见表;随机资料中包括变压器使用说明书, 各种部件使用说明书, 各种试验报告, 随机图纸等。而在该项目的炭素系统中采用的是广西柳州锅炉总厂生产的QC31/900-11-1.25烟道式余热锅炉, 其设备档案资料在招投标资料和合同资料方面与上例相同, 但在随机资料方面有很大不同, 除各种说明书, 计算书, 清单, 随机图纸外, 在质量证明书中包括了锅炉产品安全质量监督检验证书, 出厂合格证及压力容器产品质量证明书;安装单位提供了锅炉安装记录及由甘肃省兰州市质量技术监督局出具的锅炉安装质量证明书和锅炉使用证。

设备档案的完整有利于管理人员依据原始资料处理一些履行合同中的纠纷, 方便技术人员、操作人员和维修人员查找技术资料以解决操作和维修上的技术难题。设备档案工作包括资料收集、整理、立卷、编目归档及提供利用几个环节, 只有做好每一个环节的工作, 才能保证设备档案的齐全、完整、准确。

1依据企业新增设备类固定资产计划, 掌握新增设备的情况, 做好设备档案的收集工作

一般企业在年初下达新增固定资产计划, 依据计划可以清楚的掌握新增设备的信息, 并初步确定收集设备资料的内容。新增设备不外乎以下三种:自制设备, 外购设备, 赠送设备。自制设备的资料贯穿计划下达, 设计图纸审查, 制造、试制试验, 使用, 维护全过程;外购设备的资料包括计划下达, 招投标定货, 到货开箱, 安装, 使用, 维修全过程;赠送设备则包括赠送过户或到货开箱, 安装, 使用, 维护全过程。在收集资料时要做到大型设备或主要设备开箱在现场, 根据装箱单等及时清点随机资料, 做到没有清点登记不借阅;对于有特殊要求的设备, 如压力容器类设备要有压力容器质量证明书, 起重类设备要有安全技术监督检验证书等等, 对于这些设备的要求, 要及时与设备技术及采购人员沟通, 以确保资料齐全, 为设备安装, 验收和维护提供方便。在收集工作中要注意归档资料的质量, 归档的文件材料要求整洁, 线条清晰, 书写字迹要用碳素墨水或蓝黑墨水, 字迹工整, 签字盖章手续齐全, 用纸规格符合科技图样管理的要求, 文字与图样的表述要与设备的实体一致。

2按照档案的组卷原则和办法, 科学立卷

整理立卷工作就是对收集进来的各种材料进行科学分类, 系统排列和编目的工作, 它要求既要保持材料的自然形成规律和文件之间的有机联系, 又要编目清晰, 便于查找。在设备档案整理时, 每个设备单独立卷, 设备附件与主体同在一卷, 以保持连续性, 一个案卷放不下时, 可分为几个案卷, 用连续的编号编目;卷内文件的排列顺序按设备依据性文件, 外购设备开箱 (验收自制设备的设计, 制造, 验收) , 设备安装调试, 随机文件材料, 设备运行, 设备维护等排列。文字材料按问题、时间或重要程度来排列, 批复在前, 请示在后;正文在前, 底稿在后;译文在前, 原文在后。当图纸与文字材料组成一卷时, 文字在前, 图样在后。立卷时, 要认真填写卷内目录和备考表, 注明资料归档时的情况, 在资料上加盖归档章及卷内文件资料顺序号章。编目时要根据企业的标准分类、分级编号, 如果设备档案数量不是很多, 采用大流水形式编号也很方便, 但其缺点是不利于根据设备档案对设备进行分类统计。

设备档案的保管期限一般为不定期, 其随设备实体的存在而存在, 当设备实体报废时, 设备档案也就失去了利用保存价值, 而进入销毁程序。一般设备档案无密级, 但对于一些涉及到企业专有技术等秘密内容的资料要单独立卷, 注明密级, 防止泄密。对确已无保存价值而需销毁的设备档案, 要列出销毁清册, 经有关单位领导审批后, 由销毁人、监销人销毁, 并签名注销。

3做好提供利用工作, 充分发挥设备档案的作用, 更好地为企业的各项工作服务

设备档案的利用是设备档案工作的一个主要环节, 是发挥设备档案作用的主要手段, 它能够检验并带动、促进设备档案各项业务工作的改进和提高。提供利用时, 要认真查找, 仔细核对案卷名称及卷内资料内容;严格执行借阅管理制度, 防止资料泄密或丢失;对有破损的要及时修补或复制。

设备档案工作与企业的各项工作有着密切的联系, 在企业的生产、科研、技改、审计、评估等工作中都离不开设备档案。例如, 2003年, 我公司编制新系统固定资产备件手册, 我们共提供设备档案150余卷, 复印图纸1400多张。在2005年甘肃省重大项目稽查时, 我们提供各种项目档案近50卷, 其中包括设备招投标资料及设备合同约80件。

设备档案的有效利用是设备档案工作发展和提高质量的基础, 对企业的管理具有深远的意义。企业应建立健全设备档案管理的各项规章制度, 组织管理人员、专业技术人员认真学习, 提高归档意识, 把资料归档工作纳入日常工作中, 要定期检查和研究设备档案工作中存在的问题;档案管理人员要与各部门加强沟通, 从源头上控制, 做好资料的归档工作, 以积极、主动、周到的服务来保证设备档案的准确和完整, 充分发挥设备档案的作用, 以此来促进各项工作的进行, 使企业的各种设备的效能得到充分发挥, 投资得到良好的效益回报, 为企业乃至社会的发展提供强有力的保障。

责任编辑:赵丽敏

摘要：任何一种生产, 无论其规摸大小, 产品种类如何, 都离不开设备, 设备档案是企业的主要技术储备, 是企业设备管理工作的组成部分及主要环节, 设备档案工作必须纳入企业设备管理工作中, 与设备计划管理、设备采购供应、设备使用及维护等工作紧密结合。

设备档案建立 篇2

1)设备计划阶段的调研、经济技术分析、审批文件和资料；

2)设备选型的依据；

3)设备出厂合格证和检验单；

4)设备装箱单；

5)设备入库验收单、领用单和开箱验收单等；

6)设备安装质量检验单、试车记录，安装移交验收单及有关记录；

7)设备调动、借用、租赁等申请单和有关记录；

8)设备历次精度检验记录、性能记录和预防性试验记录等；

9)设备历次保养记录、维修卡、大修理内容表和完工验收单；

10)设备故障记录；

11)设备事故报告单及事故修理完工单；

12)设备维修费用记录；

13)设备封存和启用单；

14)设备普查登记表及检查记录表；

15)设备改进、改装、改造申请单及设计任务通知书。

特种设备注册登记与使用管理规则

第十九条 使用单位应当建立完整、准确的特种设备技术档案，并长期保存。使用单位变更时，应随机移送技术档案。技术档案内容至少包括：

一、《特种设备注册登记表》；

二、设备及其部件的出厂随机文件；

三、安装、大修、改造的记录及其验收资料；

四、运行使用、维修保养和常规检查的记录；

五、验收检验报告与定期检验报告；

六、设备故障与事故的记录。

特种设备安全监察条例：特种设备使用单位应当建立特种设备安全技术档案。安全技术档案应当包括以下内容：

（一）特种设备的设计文件、制造单位、产品质量合格证明、使用维护说明书等文件以及安装技术文件和资料；

（二）特种设备的定期检验和定期自行检查的记录；

（三）特种设备的日常使用状况记录；

（四）特种设备及其安全附件、安全保护装置、测量调控装置及有关附属仪器仪表的日常维护保养记录；

（五）特种设备运行故障和事故记录；

档案信息化和档案利用 篇3

春风秋水：档案信息化只是手段，不是全部。只要还是奉行现行的政策，信息化并不能提高档案的利用。决定档案利用的是档案开放服务的程度，而非档案信息化。

甘肃老姜：信息化作为手段，的确快多了，查准率也的确高多了，但隐藏在信息化后面的利用观念和利用制度，却无时无刻不在制约着利用。可以看看现行的利用规章制度，名曰利用，但仔细辨读，却发现基本每一条里都有限制词。因此，不解决观念、制度问题。企盼信息化提高“档案的利用”可能性极小。

沧海一粟：这里的“提高档案的利用”如果仅仅是指“提高档案利用的次数”而言，我觉得春风秋水说得很有道理。“档案信息化”不能说对“提高档案利用的次数”一点影响都没有，但影响一般来说不是很大；如果仅仅是指“提高档案利用的速度”而言，我觉得“档案信息化”将对“提高档案利用的速度”产生空前的极大影响。也就是说，“档案信息化”将大大“提高档案利用的速度”：如果既包含“提高档案利用的次数”，又包含“提高档案利用的速度”的话，我想可以这样回答：“档案信息化”将大大“提高档案利用的速度”，并对“提高档案利用的次数”产生一定的影响。一句话：“档案信息化”将大大“提高档案的利用效率”。

都梁档案：档案信息化的作用是相对的。一是档案本身需要信息化是相对的。有些档案本身保管期限短，利用效率低或根本没有利用，传播的范围很小，它们根本没有必要进行信息化。二是档案信息化的作用是相对的，它对传统的档案管理手段来说总体上是一种进步，同时也是一种投入很大的工作，有些档案按照传统的管理手段更简便更经济，有实践管理经验的人有或多或少的感性认识。它的作用并不对全部的档案管理适用。站在资源有限的现实基础上，没有条件也没有必要将全部的档案都进行信息化。唯信息化是举、让信息化的潮水掩盖其他的管理手段是不妥当的。

徐老歪：档案利用是长期的甚至是历史的，档案不仅要给今世用，更要留给后世用。档案信息化的意义很多，其中一条就是可以在某种程度上起到保护原件的作用。从这点看，信息化就能提高档案的利用。

君子不器：档案信息化的目的无外乎运用现代信息技术，方便、快捷地获取档案信息及其服务，但档案信息化了并非就意味着档案利用率提高了。就如我们加大档案信息化的技术力度，实现更多纸质档案向数字档案转化，并建造完备的无缝档案信息服务系统，但现有的体制或规章中对“档案开放的力度”及“年限”等的障碍性条款，很可能使得前期的努力付诸东流。

飞熊：在现行档案利用政策体制下，档案信息化是能在技术层面上推动和促进“档案的利用”的，其主要表现是：它充分地利用了计算机强大的搜索引擎功能，从而大大地提高了档案的检索速度和效率：它充分利用档案管理工作的程序化、规范化，简化和规范了档案利用行为，它通过培育起来的人们“了解档案、利用档案”的现代文明生活习惯，激活人民群众利用档案的需求。

潮人潮语：信息化建设是外在手段，是一种平台，也是一种推动力。它是双刃剑，取决于人的思想，有些人能用信息化推动传统的档案管理，包括相应管理流程的优化和制度的完善，使信息化作为孵化器，推动档案各项工作的创新和发展。但有些人只是将信息化当成华丽的新衣，当成手工的翻版，却没触动根本的业务流程，使信息化成为鸡肋，也没有从根本上对档案工作进行变革，信息化作用大打折扣。

小刀：档案信息化是可以提高“档案的利用”的。档案的重点价值就在于利用，如何提供更好的利用成为当代“档案利用”研究者、基层工作者所研究的课题，电子化、信息化的形势波动下，档案亦不能脱离信息化的航线。方便、简单的查询条件能激发人们潜在的查阅意识去寻找需求的信息，那么在档案信息化的大前提下，将会有利于提高档案的利用。

临溪羡鱼：首先表明态度：档案信息化建设有助于提高档案的利用效率。但这是有条件的，对于同一个档案馆同样工作态度的人来说，档案信息化程度高比低时的档案利用效率要高：如果面对两个不同的档案馆，一个档案信息化程度高但服务态度不怎么样，另一个档案信息化程度低但服务态度极好业务也很熟，其在利用方面是没法比较的。以前我所在的档案馆要查一份招工表，用个把小时是常事，两年前将劳动局的招工档案全部输入计算机后，敲上几个字，鼠标一点，几秒钟结果就出来了，这是信息化的结果。当然，如果你常去档案馆也可能会遇到这样的情况：“对不起，今天我们这儿停电(也有说电脑坏了的)，你改天来吧。”所以，在努力提高信息化建设水平的同时，其他方面的工作也不能没有，要不然，我们的档案馆也会像某些医生那样，离了仪器就不会看病了。

利用Access管理医疗设备档案 篇4

关键词：HIS,Access,医疗设备档案

0 前言

现代化医院离不开先进的医疗设备,如何管理好医疗仪器设备直接影响着医院的综合效益,设备档案的管理又是医疗仪器设备管理中的重中之重。医疗设备在运行过程中产生的文字、图纸、照片等具有参考和保存价值的各种载体材料,称为医疗设备档案。设备档案的建立是为了在设备的采购、使用、维修及管理等工作中充分被利用,更好地发挥其社会效益和经济效益。如通过查看设备档案资料,根据其维修记录,对较为贵重的设备采取预防性维修,充分做好维修前的准备以缩短停机时间,减少修理费用,减少医疗设备对人身的伤害,减少事故隐患的发生率等。

1 利用Access管理医疗设备档案的目的和意义

Access是Microsoft Office中的一个关系数据库管理软件,其中文版的特点是全汉化的窗口界面,具备一系列的工具来收集、检索、显示和打印数据,具有功能强大,操作直观方便、易学易掌握的优点。并且Access数据库具有网络操作功能,主页上链接Access数据库,可以实现局域网和广域网上数据库资源的共享。应用Access数据库技术,可以起到可靠保存及使用数据、规范各类报表、提高工作效率的目的。

2 医疗设备管理数据库的开发运行环境及设计步骤

医疗设备档案包括设备购进档案和设备维修档案,目前医院一般较为重视的是建立和整理设备购进档案,但是,如果要把设备的运行、状况、维修、折旧等情况真实地反映在设备档案中,数据库的设计是基础和关键。

数据库的开发及运行环境:(1)网络配制:局域网联网,两个客户端。(2)硬件环境:PII 400以上CPU,128M以上内存,500M以上的可用硬盘安装空间。(3)软件环境:windows98/2000/xp/sever 2003+office2000/xp/2003简体中文操作系统,采用Access数据库开发。

本数据库的设计思想和方案如下:

(1)基本资料模块的主要内容:部门信息的增加、修改、删除功能;设备类别信息的增加、修改、删除功能;设备状况信息的增加、修改、删除功能;

(2)设备信息模块的主要内容:设备信息的录入、修改、删除、查找、导出功能;分类统计设备金额;多条件检索设备信息;打印设备信息报表。设备维修信息的增加、修改、删除功能。

2.1 创建数据库

首先,建立一个以“医疗设备管理”为名称的“空数据库”。也可以使用“数据库向导”来创建数据库,然后按照自己的要求修改。为了确保安全,仅让有权限的工作人员使用该数据库,为其设立了打开密码。

2.2 创建表

表是数据库最基本的对象,医疗设备管理数据库应该包括医疗设备表、部门表、设备类别表、设备状况表、设备维修表、设备折旧表等。

医疗设备表是管理医疗设备的核心表,它应该包括医疗设备的一切基本信息,例如设备编号、名称等。而设备维修表则反映了医疗设备的运转情况,应该包括维修日期和维修花费等信息。医疗设备表的设计如表1。

用同样的方法依次建立设备维修表、部门表、设备类别表、设备状况表、设备折旧表等。

2.3 创建查询

通常进行查询的目的是要寻找出符合条件的记录。“医疗设备管理”数据库在日常使用中的主要用途.就是实现各种查询功能。

基于医疗设备表、使用部门表、类别表、状况表可建立医疗设备查询。已知设备名称,查询设备编号、原值、购置日期等;查看某使用部门所有的设备;查看原值在某一金额以上的设备等基本查询和条件查询。常用的查询可以在创建后保存起来,以便随时调用。

基于维修表、医疗设备表、类别表、使用部门表可建立维修记录查询。可以通过设备名称,查询设备原值、维修金额、维修日期、维修人员等。也可以查看维修日期在某一段时期内的设备维修信息等基本查询和条件查询。

2.4 设计简洁美观的窗体

设计窗体的目的是为了将来输入数据时方便和直观。可以针对一个表中的全部或部分字段创建窗体,也可从多个表或查询中选择所需要的字段创建基于查询的窗体。例如,使用“窗体向导”,可将“使用部门”和“医疗设备”两个表之间的部分字段联系。设计一个以使用部门为单位的所有设备信息表窗体。另外,还可使用窗体的“设计”视图,来创建自己风格的窗体。如建立“组合框”,就可利用“使用部门”表的数据记录完成“医疗备”表中的“使用部门ID”字段的录入。

我院设计的这个数据库设备档案需创建三个窗体,即封页窗、展示窗、功能窗。然后在这三个窗体下添加子窗体,如:在功能窗的下面添加三个窗体,即科室查询窗、价格查询窗、功能查询窗,从而实现对医疗设备的管理。

2.5 设计报表

报表是数据库的重要组成部分,可帮助用户以更好的方式表示数据。与创建窗体类似.可从一个表或多个表中制作简单报表和基于查询的报表。例如“医疗设备使用分布”、“各部门医疗设备使用维修统计”等等报表,并可打印输出。

我院创建的数据库制作了医疗设备资料和维修信息两个报表,可以对医疗设备的进库价格、数量、维修费用及所占百分比进行直观的统计。

3 数据库管理系统的应用

3.1 医疗设备的出、入库操作

医疗设备出、入库操作中的数据录入,打开“医疗设备管理数据库”一单击“表”标签一单击“医疗设备表”一在末条记录处输入医疗设备信息,以相同方法也可输入设备盘点信息。

3.2 检索与查询

医疗设备信息检索“医疗设备数据库”和各级查询表中的各个字段的医疗设备信息,均可通过“编辑”菜单中的查询命令来进行检索。医疗设备信息查询单击“查询”标签,根据工作需要选择并双击我们已建立的“查询文件”,根据屏幕提示输入时间参数或医疗器械名称简写参数,所需要查询结果可以使用“打印”命令进行打印输出结果。

4 小结

Access可以通过“导入”或“导出”将不能联网的大量数据进行传递与处理,使我们能及时得到准确的医疗设备信息和已有的医疗设备使用情况,可极大地提高设备科的宏观管理和决策能力。通过以上步骤,我院设备科在几乎为零成本的情况下自行开发出了适合自己的数据库管理设备档案,通过实际的应用,达到了预想的效果。

参考文献

[1]欧阳斌,刘科秋.Access2000在基层卫生单位中医疗器械管理的应用[J].医疗装备,2002,15(7):24-26.

[2]刘继航,衣红梅.医疗设备建档在医院管理中的作用[J].医疗装备,2006,19(8):26-27.

[3]郑小玲.Access2003中文版实用教程[M].北京:清华大学出版社,2006.

[4]毛一心,等.中文版Access2000应用及实例集锦[M].北京:人民邮电出版社,2000.

档案保密和利用 篇5

文章论述了档案保密工作的重要意义，从档案保管过程、档案利用过程和档案开放过程三个方面提出了做好档案保密工作的具体办法，

随着社会的发展进步，档案资源的巨大社会价值日益为公众所认知，这就涉及档案保密和利用工作的重要性，这项工作做得好和坏，将直接影响党和国家及单位的平安和利益。档案是一种重要的社会信息资源。对于档案信息资源，既要重视其载体的保管保护，更要重视其所含信息的开发利用，以实现信息资源共享。作为人类社会各项实践活动的真实历史产物，档案所具有的原始真实凭证功能及其权威性是现实客观存在的，同时它又具有“今世赖以知古、后世赖以知今”的巨大参考功能。利用档案是人类社会发展的客观需要，它的功能是其他信息资源无法替代的，所以利用档案为人类社会实践服务具有极强的现实性。保守国家机密是每个公民应尽的义务，更是档案管理工作人员的神圣职责，在严格做好保密工作的同时，切实完善工作职能，使档案得到充分合理的利用。

一、做好档案保管过程中的保密工作

1、档案的库房管理是档案保密的重点。从总体上讲，档案库房应按照国家有关规定单独兴建，但是有一些不具备条件的单位，往往将库房附设在机关办公楼内。应注重的是，不是任何一间办公室都可以用作库房的，从档案保密的角度来看，不宜将库房设在办公楼的最底层，库房门窗等应专门加固，以防盗窃。还应尽量做到库房和办公室分开，库房和阅览室分开。档案库房应指定专人负责管理，制定严格的库房管理制度，无关人员一律禁止入内。实践证实，档案库房的科学管理，是做好档案保密、维护档案平安的基本保障。

2、提高绝密档案管理人员的素质。绝密档案管理人员具有非凡的地位和身份，有知密早、知密多、知密深的特征。他们对保守党和国家的秘密负有比一般工作人员更为重大的责任，因此，档案保密工作好和坏，档案管理人员的素质是个关键。绝密档案管理人员必须有较强的责任心、事业心和高度的保密意识，不仅要有严谨的工作作风，经手的事情件件有头有尾，手续清楚，而且要防止“无形”储存在头脑中秘密的泄露。由于档案管理人员经常接触党和国家以及单位大量的秘密，这些秘密随着主人的社会活动被带到各个复杂的场合，往往一句话，说者无意，听者有心，在不知不觉中就泄露了秘密。所以档案人员无论在什么场合，都应把保守国家秘密作为自己的神圣职责和应尽的义务。

3、加强绝密档案的日常管理。绝密档案的调阅、移出、销毁等应严格按规定手续办理，必须经指定领导人审批，认真履行登记、签字手续，任何人无权擅自调阅。绝密档案使用完毕后应及时清对、检查，发现失密、泄密新问题，应及时查明原因，进行补救。

二、做好档案利用过程中的保密工作

做好档案利用中的监督工作，档案利用监督是做好档案利用过程中保密工作的一项重要办法，它能有效地发现并制止纠正档案利用过程中不利于档案保密的各种不良行为，从而做到既能利用档案，又能保证档案的完整和平安。具体说来，档案利用监督可以从以下几个方面实施摘要：

1、制度建设。档案利用规章制度一般有阅览制度、外借制度、复制制度等。根据实际情况，对不同层次的利用人员确定不同的利用范围，规定不同的审批手续，使提供利用工作有章可循，在大力开展档案利用工作的同时，确保不失密、不泄密及文件的完好无损。各项档案利用规章制度的条文应严密而简明，便于执行，并在实践中认真加以总结，不断充实和完善。

2、队伍建设。担负利用服务工作的档案管理人员，是利用制度的直接贯彻者，对档案的平安负有直接责任，必须具备较高的素质。一是政治素质，要有高度的政治责任心和全心全意为人民服务的精神，热爱档案事业;二是业务素质，要具备专业知识，熟悉所保管的档案内容，熟悉档案法规;三是文化素质，要有较高的文化知识，能总结和分析利用工作中的经验和新问题，从中把握利用工作的规律。此外，还要有敏锐的观察能力，善于做利用者的工作，能独立处理利用中出现的一般新问题。

3、监督办法。在利用中，要根据不同的利用对象的不同目的，把握其心理和思想动机，加强重点监护。有条件的档案馆室还可以安装摄像监视器。对某些为获取凭证而来馆查阅档案的利用者，要防止其偷撕或涂改档案;对一些平时养成看书划线或翻书沾口水之类习惯的利用者，要及时提醒。做好利用监督，还要做到三勤摘要：一是嘴勤，勤宣传利用档案的制度和规定，勤和利用者交谈，把握其利用目的和动机;二是眼勤，勤观察动态，置每个利用者于视线之中;三是手勤脑勤，勤分析利用者的情况和利用效果，勤检查被利用的案卷，勤督促利用登记制度的落实。要在利用者离去之前，仔细检查翻阅被利用过的案卷和文件，发现新问题及时查处，并在利用登记簿上备注说明。对于损毁档案较为严重的违法行为，应及时报告有关领导，以便及时查处，挽回损失。

三、正确处理好档案开放利用和平安保密工作的关系

要坚持“保、放”结合的.指导思想，正确处理保密和开放，信息公开的关系，既要积极防范又提供工作便利，即把好保密关，又疏通公开、交流的渠道。日常工作中，档案管理人员十分重视档案保密，工作尽心尽职，但由于在传统的保密观念影响下，档案工作普遍存在着重保轻用、利用不足的现象。由此产生一些弊端摘要：大批档案得不到充分的利用，甚至有些很有价值的档案长期被束之高阁，变成一文不值的废纸，造成档案浪费;领导不能及时全面地了解情况，有效地利用档案;档案管理人员的管理价值也难以在利用档案的效果中体现出来。上述情况表明，档案部门改变传统的观念，在严格提供保密工作的同时，切实转变工作职能，为领导决策服务势在必行。机密档案应该保密，但保密的目的之一是为了利用，是有时间、地点、范围限制的利用，保而不用只会失去保的意义，失去档案的价值。当然，利用必须是在保密基础上的利用，无限制的利用会给党和国家以及单位的平安和利益造成危害。所以，对档案工作来说，保密和利用两者都十分重要，决不可偏颇。

1、我们保存档案的根本目的在于利用。在利用范围和对象上应做到摘要：(1)对外公布开放档案，是达到最大限度利用档案信息资源的社会化举措。一定要按照国家有关法律法规开放公布一切应该开放的档案，充分发挥档案的潜在价值。同时不应忽视档案的平安保密，在保证国家利益、集体利益和个人合法权益不受侵害的情况下公布开放档案。对一些把握不准的，应报请上级定夺或请有关专家鉴定。(2)在档案利用需要服务时，既要积极热情，又要坚持保密原则，

凡对涉及本单位、本部门的一些在一定时期和一定场合具有保密性质的档案(如疫情数据、突发事件等)，要严格把关，按照有关规定办理利用手续，对不该开放利用的或不属知密范围的人都果断不予提供，避免造成失密和损失。

2、加强归档力度。凡归档范围内的档案，都必须集中统一到档案部门依法保管，任何单位、科室或个人不得以任何借口拒不归档，以保证档案收集的齐全和完整。

3、大力宣传《档案法》《保密法》。对档案提供者和档案利用者加强教育，提高他们的档案意识和保密意识，自觉执行国家的法律法规，维护国家、集体和个人合法权益。

4、用创新的精神指导新时期的档案工作。要有新思路、新方法，探究在档案开放利用和平安保密工作中出现的新新问题、新特征、新要求。如对电子文件的完整、平安保密等新问题，应该是在充分利用电子文件的过程中加强保密工作，在加强保密工作的过程中促进电子文件的利用。

5、加强监管、完善监督机制。加大执法力度。凡发现有违反档案、保密等法律法规的要果断依法处理，从而达到档案利用和保密互为保障的辩证统一，努力使档案信息资源得到充分利用，体现其价值的最大化、社会化，又维护了国家、集体、个人的合法权益不受侵害，并使档案在利用中延续生命，焕发活力，促进档案工作更快更好地开展。

6、加强档案管理人员的职责，切实维护档案的完整和平安。这既是档案保管工作的基本任务，也是档案保管工作的目的。档案保管工作的具体任务就是做到不坏、不丢、不散、不乱。不坏，就是使档案保管得完好无损，不致因各种不利因素而使档案损坏。对已经破损的档案，要及时抢修。不丢，就是使档案绝对平安，不致因工作疏忽而使档案遗失或被窃，不仅保证档案实体平安，也要保证档案内容的平安。不散，就是要求档案的保管相对集中，不因档案的分散保管而使档案管理不便，甚至造成档案损坏或丢失等严重情况。不乱，就是要求档案保管工作有条不紊，档案排架整洁规范，有章可循，有目可查。档案保管工作的任务是艰巨的，也是光荣的，这是一项重要的基础工作，档案保管人员要持之以恒，时刻警惕，防止档案的损坏，确保档案的平安，为档案工作提供物质基础。

7、做好档案的保管期限和保密期限的区分工作。要正确分析和鉴别档案内容的现实功能和历史功能，根据本单位工作的需要和为国家积累历史文化财富的需要，全面确定档案的保存价值，准确地判定档案的保管期限。若在保密期限内被泄露，将对国家、单位的平安和利益造成危害。它表示该秘密事项在其确定的期限内，受国家有关保密法律、法规的保护，因此，必须按秘密事项确定其保密期限。在保密期限上，《国家秘密保密期限的规定》中规定摘要：除有非凡规定外，绝密级事项不超过30年，机密级事项不超过2，秘密级事项不超过。保密期限在一年及一年以上的以年计，在一年以内的以月计。

8、做好档案密级的调整工作。要贯彻落实《保密法》以及1991年国家保密局、国家档案局联合制发的《各级国家档案馆馆藏档案解密和划分控制使用范围的暂行规定》的精神，在广泛宣传、提高熟悉、大力协调的基础上，重点解决好两个新问题摘要：一要严格执行解密划控的时间标准、有关涉密内容标准及保密规范标准，做到有法必依，执法必严，违法必究。二要主动接受保密部门对调密工作的监督指导，齐心协力搞好档案涉密文件的清查鉴定。严格划清密和非密的界限，确定哪些档案能开放利用，哪些限制在一定范围内利用，哪些还不能提供利用，为今后进一步搞好规范化、标准化和涉密档案建设奠定基础。要建立起法制的新秩序，对涉密档案的变化调整，不仅要立足于当前的实际工作，还要着眼于长远。

四、进一步做好档案开放中的保密工作

一成不变地看待档案的秘密性，无视其秘密性的时效和范围，是不对的;但假如缺乏保密观念，对涉密档案无视其秘密性，无限地扩大开放利用范围，也是错误的。因此，在开放档案为社会所利用的同时，应当做好相应的保密工作。

1、做好档案的审查工作。审查工作是档案开放前的一项重要工作，也是开放档案工作的一个重要环节，其主要任务是科学而准确地区分、判定档案的开放和控制使用范围。对这项工作可以分三步进行摘要：一是初审，档案馆工作人员根据标准，对开放期限内的档案逐件进行审查，初步判定开放和控制使用范围。二是中审，由具有较高政策水平和业务能力的同志，重点审查初审中没能判定开放和控制使用的部分档案，以确定其取舍。三是终审，由有关领导，根据初审和中审的情况，权衡利弊，进行综合分析、审查，最终决定和批准档案的开放和否。

2、做好档案的解密工作。保密档案是有等级的，其划分等级是根据《保密法》规定，划分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级。确定档案的密级，就是为了让档案工作人员根据不同的密级采取不同的管理办法，最大限度地提供利用档案。但是秘密不是一成不变的，一旦秘密保管期限届满，便失去了它的保密价值，为此我们就不能按原有的保密文件管理，而应该按照公开文件进行管理。这就是档案保密的时效性。向社会各界开放的档案，必须是到了一定时限的档案，要开放，必须先进行划密解密，把未解密的列入控制使用的范围。过去，许多档案馆(室)，对其所保管的注有密级的档案，没有定期解密，影响了档案的开放利用。对划密档案进行解密工作，应当遵循保密法的有关规定，即摘要：“国家秘密事项在保密期限内不需要继续保密的，原确定密级和保密期限的机关、单位或者其上级机关应当及时解密。”(《中华人民共和国保守国家秘密法》第16条)这也就是说，解密是由原确定密级的机关、单位或其上级机关进行的。

3、人事档案的部分信息向个人开放。目前，我国的人事档案提供利用仅仅面向组织，任何个人都不能查阅自己的人事档案。人事档案对每个人来讲还是神秘的，大家不知道自己的档案里究竟有什么。在实际工作中经常碰到当事人对自己的某些情况记忆模糊，要求查阅自己档案的事例，但按照人事档案的利用制度是绝对不答应的。然而，这种利用制度和公开、透明的现代法治精神不相符合，人事档案应当以人为本，对于只要不属于保密范围的信息，个人应享有对自己档案的知情权。人事档案信息数据库中一些非保密信息可以向个人开放，对这些信息个人只有查阅权而没有修改权。人事档案信息部分向个人开放不仅方便了公民对档案的利用，而且可以增强公民的档案意识，有利于加强对人事档案工作的监督，使人事档案更好地为公众服务。总之，不论从国际惯例，还是从我国的社会实际来看，随着社会的进步、管理水平的提高、人事档案内容的日渐丰富，人事档案也会越来越受到社会的重视。它的凭证和依据功能会在新的历史条件下得到更完美的体现。在人才选拔、人才流动的过程中它的价值将进一步得以发挥，更好地服务于我国改革开放和新时期社会主义现代化建设。

设备档案利用 篇6

[关键词]档案整理时间；档案内容信息；虚拟整理；元数据

从档案信息内容的开发和利用工作上可以看出，档案管理工作的发展历程经历了多个不同的阶段，主要是由于社会发展的时期不同，社会现状也存在着明显的差异。档案管理工作的内涵不同，所以，档案管理的理论和实践就有所不同。可见，对档案信息以及档案管理工作进行研究，需要追根溯源，从不同的角度来对其进行了解，这样才能保证档案信息工作的科学性和合理性。

一、我国档案整理实践与理论的演变过程

纵观我国档案管理工作的历史，主要可以分成三个重要的阶段，首先是中华人民共和国成立到1980年左右为第一个阶段，这一阶段的档案管理工作主要是以手工整理为主，档案管理工作还属于按部就班，具有一定的保存载体，工作人员的工作内容就是对这些档案信息进行保管。档案信息的公开程度不是很发达，导致公众对于档案信息的了解程度甚少。但是这一阶段的档案管理工作却做到了对档案信息实体加强保护力度，一些档案信息还保存完整，很少遭到破坏。经过多年的改进和研究，档案信息的管理工作也在逐渐完善，档案信息管理工作也朝着更加先进更加开放的方向发展。但是从整体来看，这一阶段的档案管理工作主要是以信息的开发和管理为工作的重点。其次，从20世纪80年代到90年代中期为档案管理的第二阶段。这一阶段的档案工作和第一阶段相比较存在着明显的区别，进步程度较大。其中最为明显的特点就是采用了计算机技术等先进的手段来进行管理，出现了电子档案。因此，档案的保存类型也呈现出一定的多样性，其中包括内容信息，信息结构以及档案的载体信息等都有所改变。为了便于管理，信息载体除了纸张之外，还包括照片、光盘等等。可见，档案信息的多样性和现代化得到了实现。在这一阶段出现了档案实体整理和档案信息整理并存的阶段，所以，这一阶段的档案管理工作给档案管理工作人员提出了更大的难题。所以，档案管理工作的重点应该是保证档案信息的真实性和准确性。这样才能提升档案信息的利用率，增强其服务水平。第三，从20世纪90年代到现如今，档案管理工作由具体的实体保存和信息的开发逐渐转入了档案信息虚拟整理和保存的时代。档案信息的这一特点主要是和现如今的计算机系统以及网络的形成和发展有着直接的关系，电子文件的数量逐渐增加，档案管理的理论和实践都出现了明显的变化。计算机技术、多媒体技术以及数据库技术等逐渐成为档案管理工作的重要工具，这一阶段的档案管理工作已经实现了现代化的发展趋势。

二、“虚拟整理”技术的产生促进了档案内容信息开发利用的发展

（一）适应了电子档案整理的需求

电子文件的出现，计算机让档案人员一下子完全丧失了对电子文件进行实体排序的可能和权力。具体地讲，电子文件实体在硬盘存储上的物理排列方式是由计算机及其技术自己控制的，究竟将一份电子文件存放到硬盘的哪一物理位置，是由计算机自己决定的，计算机对此总是遵循它自己的固定逻辑和算法。在电子文件整理过程中，虽然我们不能随便改变电子文件所在的地址，但能根据文件之间所存在的客观历史联系，通过对文件的排序，反映档案之间的历史联系。这种虚拟整理方法，它是以文件的历史联系为依据，对文件进行的非实体排列，仅用一套符号及语法逻辑来记录和解释档案历史联系的技术。

电子文件“虚拟整理”技术出现后，档案界很快地出现了虚拟立卷的技术。具体地说，电子文件的立卷实际操作对象并不是电子文件实体，而是电子文件信息。它并不是组成案卷实体，而是虚拟立卷，并且采用统一的标识来揭示具有有机联系的一组电子文件。具体做法：由业务承办人对社会实践中形成的电子文件的主要内容进行分析，并以此事的主题为名在电子系统中创建一个“文件夹”；给“文件夹”一个惟一的流水号，以便“文件夹”之间可以根据建立时间的先后依次排列；文件形成或收到时，通过标引其归属的某个“文件夹”的流水号，就可以将处理同一具体事务过程中形成的所有文件统统归入同一个“文件夹”中。至此，电子文件的虚拟案卷便形成了，这叫虚拟立卷。但是计算机毕竟只是一种设备，它只能从字面上来判定文件间的关系，这是未必准确的。

（二）对纸质档案也能进行辅助整理

在档案的传统整理中，由于文件实体的限制，只能保留档案间的一维历史联系。“虚拟整理”技术的提出，使得纸质档案在计算机及其技术的辅助下，也能实现多维的整理。计算机辅助整理是在不破坏实体排序的基础上，通过对文件材料历史特征进行著录，按照不同的原则对纸质档案的历史特征进行多维的排序，形成档案历史联系的多维信息系统，以达到更全面地记录纸质档案间历史联系的目的。

这个系统的核心任务就是利用计算机技术、运用历史性原则中的来源原则、事由原则以及时间原则对案卷、全宗的历史特征进行整理，使在传统手工整理中不能体现的历史联系得到完整的记录。

（三）使元数据技术得到相应利用

元数据不仅能有效地反映文件的真实性、完整性和有效性，而且能有效地组织信息资源并方便对电子文件的查询和利用，在达到信息整序的同时建立检索系统，实现智能控制，保持电子文件的有机联系。可见，在电子文件管理中利用元数据全面记录文件的背景信息和结构以及形成管理的全过程就显得非常重要。

三、抓住时机，做好档案内容信息的开发利用

我国的档案管理活动经过漫长的发展、演变，终于成长为一种担负着较大的社会使命、有一定的社会影响力的职业。但是，职业的发展也不是一帆风顺的，更是面临着严峻的挑战，需要通过增强档案职业的社会使命感，加强档案职业的教育和培训，全面提高档案从业人员的职业能力等方面来对档案职业进行重新定位。现在我们已经跨入一个崭新的电子时代，无疑需要档案人员与时俱进，面对电子文件的挑战，如果我们在理论上能做出科学可行的回应，那么我们就可能抓住了这个绝妙的时机，来提高我们的地位。

四、总结

综上所述，档案信息内容的开发和利用逐渐成为现如今档案管理工作进行的重点。档案管理工作在发展的过程中，呈现出不同的阶段和特点，但是每一个时期都是以档案时间和理论的基本内容作为前提，档案内容信息的开发和利用工作也应该符合社会发展的趋势，同时还应该根据社会的发展现状来进行探讨和分析。只有这样才能从根本上促进我国档案管理工作的长足发展。

参考文献

[1]韩云云.从档案信息处理视角看档案整理实践的演变[J].浙江档案，2007（04）

设备档案利用 篇7

一、设备引进及运行情况

韶关钢铁炼轧厂炼钢工序和轧钢工序棒一生产线共同组成一条“Consteel电炉冶炼→LF炉精炼→方坯连铸→坯料清理→坯料加热→小型连轧轧制→钢材收集打捆→钢材称重、挂牌→钢材堆存”短流程生产线。其主要设备为进口设备, 总重约1600t, 分别从意大利TECHINT公司和DANIELI公司引进。引进设备档案共120卷、90册, 约1500万字 (英文) 。

近年来主要设备运行情况见表1。

二、引进设备档案的收集整理

(一) 补充收集

收集工作是档案工作的起点。我们在当初接收引进设备档案时, 除着重把好设备开箱关, 确保设备随机技术资料完整齐全外, 还特别强调做好补充收集工作。即发动广大工程技术人员在设备安装调试阶段、试生产阶段等关键环节和关键时机有目的、有计划、有选择地收集。如:设计变更材料、经技术人员二次加工的材料等, 用来补充、完善引进设备档案, 以确保其完整、齐全, 为投产后设备正常运行, 早日实现顺产达产奠定坚实的基础。

(二) 科学整理

整理工作是一个承上启下的环节。引进设备档案只有经过科学整理, 才能进一步了解和检查收集工作的质量, 才能进行鉴别、比较, 为正确判定其保存价值几许及为日后的提供利用创造良好条件。如引进设备中的“多功能小车”、“推钢机”、“BLOCK轧机”因设计等多方面原因不适合实际生产已被替代、改造或封存, 其档案也随之被剔除出来另行保管;对所有在线使用的引进设备档案进行扫瞄录入, 做数字化处理;其纸质档案则无论原文、译文均按“专业分类法”划分类别并按工艺流程进行排架放置。

三、引进设备档案的提供利用及编研工作

(一) 电子档案的提供利用

在公司内部网按一定权限提供在线全文检索、浏览、下载、打印等网络利用服务。

(二) 纸质档案的提供利用

主要有开架阅览、内部借阅、内供复制三种方式。

(三) 编研工作

1. 选编、印发参考资料。

根据各岗位、各专业不同分工及利用者自身的实际, 我们将引进设备档案中的有关章节, 如《操作、维护手册》、《产品技术说明书》中的关键章节分成若干小册子, 作为参考资料印发至各管理室及作业区。供专业技术人员用的为中、英文版, 目的是为了减少译者对利用者在某些专业术语或关键词句上的干扰;供作业区操作人员用的为纯中文版, 这样利用起来更为直接。另外, 小册子参考资料便于交叉利用。

2. 编辑《工艺、设备故障分析汇编》。

通过多年的生产实践, 全厂员工借助引进设备档案对“洋设备”经过了“陌生→了解→熟悉→控制”的过程, 也征服了生产中出现的各种工艺、设备故障, 积累了一些处理故障的经验。为了使这些经验能够在员工中相互交流, 以便提高他们的操作水平和处理故障的能力, 决定编辑棒一线《工艺、设备故障分析汇编》作为经验总结材料供大家学习。该《汇编》内容包括故障现象描述、故障原因分析及故障处理方法, 汇集了自投产以来所发生过的工艺、设备故障。该《汇编》对下发以后的生产过程中出现相似的工艺、设备故障的排除起了指导作用, 较以往来说缩短了故障原因分析及故障处理的时间, 提高了设备可开动率。

四、效果

我厂技术人员通过利用引进设备档案, 对其进行反复学习、不断消化和吸收, 不仅完成了大部份引进设备备件国产化工作 (据不完全统计:截止目前, 备件国产化率已达94.2%) , 大大降低了备件采购资金, 节约了生产成本, 还进行一系列的技术改造工作, 并取得了较好的经济效益。表2是历年来我厂利用引进设备档案进行技术改造取得成功的典型实例。

五、结束语

在做好收集、整理、编研等工作的前提下, 引进设备档案通过人们的利用活动能使其潜在价值变为现实的经济效益。今后, 我们将不断努力, 以便更好地实现档案管理工作的有效利用。

摘要：档案管理工作的最终目标是为了实现有效利用。没有利用, 档案工作将失去生存和发展的意义。本文通过对我厂利用引进设备档案取得的效果分析, 阐述做好档案收集、整理、编研等工作能使档案的潜在价值变为直接和现实的经济效益, 从而实现有效利用的目标。

浅析医院医疗设备档案管理与利用 篇8

一、医院医疗设备档案管理的重要性

医院必须切实抓好管理工作, 这是自身生存与发展的重要基础。医院在实际经营发展过程中, 需要重点做好医疗管理、护理管理、药物管理以及医疗设备档案管理等, 其中, 医疗设备档案管理工作的顺利开展, 直接关系着医院的正常运转, 是医院管理工作中的重点环节。由于医疗设备档案能够跟踪和管理医疗设备的购买、维修、报废过程, 对医疗设备的正常工作影响很大。医院在引入先进的医疗设备以后, 如何正确使用与维护设备变得尤为重要, 只有采取有效管理策略, 才能避免医疗设备发生故障, 并降低损坏的概率, 这无疑凸显了医疗设备档案管理的重要性。对医院医疗设备档案管理工作而言, 一般包括设备的采购、使用、维修等内容, 能够全面、有效和全过程的管理医疗设备的使用。因此, 做好医院医疗设备档案管理工作, 既能够延长设备使用寿命, 还可以实现医院医疗工作的顺利开展。

二、医院医疗设备档案管理与利用的问题

(一) 医疗设备档案管理意识薄弱。在医院各项管理工作中, 医院设备档案管理是重要内容, 能够在很大程度上将医院整体管理水平情况反映出来。对于档案管理中出现的问题, 也是医院各方面管理工作问题的体现, 表现在工作人员医疗设备档案管理意识薄弱, 缺乏科学的管理意识, 未能将全部精力投入到档案管理工作中, 导致工作效率与质量十分低下。例如:工作人员在档案的收集整理过程中, 若是缺少了良好的意识与态度, 就会随意对档案进行归类, 很多档案被错置, 造成延误和耽搁档案的利用。医疗设备档案有着动态性特点, 在管理时必须投入足够的时间与精力, 但是由于工作人员责任心不强, 往往不重视这点。此外, 个别工作人员只重视医疗设备档案内容的管理, 忽视了设备论证、设备验收、设备说明书等管理内容。所以, 工作人员是否具备较强的管理意识, 对医疗设备档案管理工作的质量影响很大。

(二) 定期管理医疗设备档案时间短。与医院其他档案资料相比, 医疗设备档案涉及内容较多, 用时很长, 相当于是一台医疗设备的户口本。由此可见, 医院医疗设备档案有着周期长、记录内容全面、使用方便等特点, 管理工作也要突出周期性特点。在医疗设备的申报、开始运行、中间购置、使用、维护、计量、降级、报废等环节, 都必须详细而全面的记录下来, 单项设备管理全过程所需时间, 比档案管理所需时间还长, 同时会受到各种因素影响, 造成管理质量不高。

(三) 缺乏现代管理手段。近几年我国经济实力不断增强, 医院也引入了很多先进的医疗设备, 以此为患者提供更好的医疗服务。因此, 需要及时改变医疗设备档案管理工作, 适合管理各种类型的医疗设备档案。虽然很多医院在医疗设备档案管理工作中, 逐步加大了对计算机网络技术的应用, 然而管理上并不规范, 不能将其作用充分发挥出来。此外, 个别医院的医疗设备档案管理还以手工收集与检索为主, 信息化水平较低。

三、加强医院医疗设备档案管理与利用的策略

(一) 转变管理人员管理观念。只有提升医疗设备档案管理工作质量, 才能确保医院医疗工作正常进行, 所以, 要切实增强为档案管理人员的科学管理意识。在实际工作中, 妥善解决医疗设备档案管理中遇到的问题, 这是医院医疗设备档案管理工作的基础与重点, 对此, 要进一步增强档案管理人员的科学管理意识, 通过长期的培训和教育, 逐步转变档案管理人员的管理观念, 对工作认真负责, 能够真正将自己的职责落到实处, 充分认识到医院医疗设备科学管理工作的重要性, 从而将全部精力投入到档案管理工作中, 不断提升档案管理工作的效率和质量。同时还要以此为契机, 持续推进医院综合管理进程, 在临床工作中运用这种观念。

(二) 完善档案管理规章制度。只要不断完善档案管理规章制度, 才能将更加优质的服务提供给患者, 同时将医院的文化特色彰显出来。对此, 要将医院各级管理与使用人员的责任明确下来, 实行岗位责任制, 保障医疗设备档案管理中的问题得到妥善解决, 并符合相关法律法规。档案规章制度是否健全, 直接影响着医院的综合实力, 所以在完成医疗设备档案管理规章制度的过程中, 应将医院各部门、各科室的协调作用发挥出来, 并加大监督力度, 确保档案管理规章制度更加完善。

(三) 运用现代管理模式。医院医疗设备档案管理工作要与时俱进, 运用现代管理模式, 从而让医院发展得更加正规化和现代化。要用现代管理模式代替传统人工管理方式, 这样既能够在整体上提升医院管理水平, 还可以帮助医院树立良好的形象。对医疗设备档案管理工作而言, 要从医院实际情况出发, 运用相应的网络管理系统, 从而更加准确的登记和查询医疗设备采购信息、出入库信息等。另外, 在运用网络信息管理手段后, 还能推动医疗设备技术管理、维修管理、财务管理等发展, 不断拓宽医疗设备档案管理空间, 实现管理效率的提升。因此, 要最大限度发挥出现代管理模式的作用, 让医院更加稳定健康发展。

(四) 保证责任落实到位。若是不能真正落实好管理责任, 会造成管理局面出现混乱, 管理制度也流于形式, 不利于医院的可持续发展。因此, 在实际医疗设备档案管理工作中, 要严格落实相关责任, 不断提升档案管理工作的质量与效率。第一, 管理人员要加强监督检查工作, 严格检查医疗设备资料的形成、累计、归档等工作, 并及时将问题反馈给相关部门, 确保能够尽快解决;第二, 在医疗设备购置管理中, 要认真制定医疗设备购置方案, 做好监督与控制工作, 组织设备技术部门、财务部门、临床科室等共同进行探讨, 完善医疗设备购置方案;第三, 管理人员要加强医疗设备档案质量鉴定工作, 认真仔细检查档案内容, 确保医疗设备档案的完整性、真实性和准确性。

四、结语

总之, 认真开展医疗设备档案管理工作, 能够提升医院的管理水平, 掌握医疗设备实际使用情况, 清楚医院每年医疗设备维修和养护费用。为实现医院医疗设备档案管理工作质量的提升, 要定期组织开展对档案管理人员的培训教育, 切实提升他们的业务能力和综合素质, 并更加重视医疗设备档案管理工作, 防止出现档案资料破损和丢失的情况, 从而让医疗设备档案更好地服务于医院的发展。

摘要：在医院医疗设备档案管理中, 要经历设备的采购、维修、报废等阶段, 以文字、图纸、照片、影像等形式, 将有保存价值的文件材料信息呈现出来。只有加强医院医疗设备档案管理, 才能实现档案利用效益的提升。本文试阐述医疗设备档案管理的重要性, 并分析其中存在的问题, 提出了相应的解决策略以供参考。

关键词：医院医疗设备档案,管理,利用

参考文献

[1]褚张琪.医疗设备照片档案管理的研究[J].中医药管理杂志, 2015 (13) :160-161.

[2]谢晶.医院医疗设备档案管理新思路[J].黑龙江史志, 2015 (11) :130.

[3]周嫱.我院医疗设备档案管理工作的探讨[J].中国医疗设备, 2013 (05) :105-106.

设备档案利用 篇9

1 医疗设备维修保养的分类

医疗设备的维护保养工作,一般可分为日常保养、定期保养和巡查。

1.1 日常保养

细致的日常维护保养,对保障仪器设备的正常运转至关重要。日常保养需要临床使用人员积极配合,主要应做到:保持仪器表面清洁,使用前应检查电压、电源或稳压装置是否正常,在使用的过程中注意观察仪器的功能、性能是否正常并及时填写日检记录,仪器设备发生故障时,除做好必要的记录外,要及时通知维修维护人员,不得私自拆卸。

1.2 定期保养

为了确保仪器设备的正常使用,应根据仪器设备的性能要求,由维修维护人员按预防性维护计划对仪器设备进行定期预防性检测。

定期预防性维护内容应包括:(1)外观检查;(2)清洁保养;(3)更换易损件;(4)功能检查;(5)性能测试校准;(6)安全检查:a.电气安全检查:b.机械检查。

1.3 设备巡查

巡查是对重点科室的设备或重点设备的运行情况、磨损和老化程度进行检查,以便早期发现设备存在的隐患,及时进行修理,避免或减少突发故障,提高设备使用率。

设备巡查应包括:设备摆放位置检查;设备外观检查;设备开机运行状态(功能、性能、噪音等)检查;设备安全检查;使用人员操作设备情况检查。同时询问设备日常使用人员有关设备的日常使用与保养的情况,做好相关记录。

2 医疗设备维修保养档案归档的主要内容

医疗设备维修保养档案是指与医疗仪器设备维修保养有关的所有资料,是医疗设备档案动态管理中的重要组成部分。我院根据卫生部关于印发《医疗卫生机构医学装备管理办法》的通知的要求,单价在5万元及以上的医学装备应当建立医疗设备信息管理档案。由医院档案科统一管理,内容主要包括申购资料、技术资料及使用维修资料。为充分发挥其在医疗临床工作中的重要作用,每台大型医疗设备都必须建立使用维修记录档案。其具体内容如下:科室名称、责任者、设备名称、型号规格、机身号、故障现象、故障分析、解决措施、维修内容、维修费用(包括更换零配件的数量和金额、修理费)、维修日期、维修类别(包括安装及测试、保修期内维修、保修期外维修、检查及保养、其他)、维修工程人员、验收确认以及设备日开机情况记录和设备运行状况等记录资料。这些内容都真实地记录了每台设备在使用过程中的运行情况、故障现象、维修保养情况,也是每台仪器设备的健康档案。单价5万元以下的医学装备,也应当建立的医疗设备信息管理档案,由医院设备科统一存档。

3 医疗设备维修保养档案的收集

医疗设备档案的收集包括医疗设备临床使用前评估过程中形成的文档、记录等信息,具有可追溯性。其中维修保养档案的收集工作是大型医疗设备实行动态管理的基础工作,是丰富医疗设备档案室的重要手段。由于每台设备都是分布在各个科室,而设备使用维修保养记录的第一手资料往往也就分散在使用科室的个人手中。所以这部分资料是延续时间最长、分散范围最广、最难收集的资料,稍有不慎就会收集不全,造成不可挽回的损失。此类文件保存期限为医疗器械使用寿命周期结束后10年。卫生行政部门对医疗机构的医疗设备信息档案,包括器械唯一性标识、维修记录和保障记录等,进行定期检查。因此医疗设备维修保养档案收集必须落实到位。

(1)落实设备一级保养、二级保养的具体时间、保养项目和保养人;必须要有严格的人员管理,医学工程部门实行专业划分,工作分配到組,落实到责任人;设专人管理维修保养资料,定期整理。

(2)落实设备常规检查和定期检查的具体时间、检查内容和检查人;建立维修人员与操作人员的联系管理,由维修人员做好每次的维修保养记录,每月汇总一次,一份及时递交设备档案管理员存入档案,另一份由维修人员自己保管以备统计使用。

(3)落实设备小修理、中修理和大修理以及强制维修、定期维修、预防维修、事后维修的情况;规范维修保养报告的填写内容,确保维修记录的完整,以备查询及效率核算。

(4)落实好对在用医疗设备的预防性维护、检测与校准、临床应用效果等信息进行分析与风险评估,保证在用医疗设备处于完好与待用状态、保障所获临床信息的质量和安全。对临床工程技术支持与保障的过程、结果进行记录并存入医疗设备信息档案。3.5医疗设备临床使用发生安全事件或出现故障,应立即停止使用,并通知医学工程部门按规定进行检修;经检修达不到临床使用安全标准的医疗器械,不得再用于临床。医学工程技术服务全过程及其结果均应真实记录并存入医疗设备信息档案。

4 医疗设备维修保养记录档案的利用

建立医疗设备维修保养记录档案不是为了保存而保存,其最终目的是最大限度地为各项工作和医院建设提供服务,而实现这个目的直接手段,就是做好利用工作。

(1)首先是具有查考借鉴作用。当设备出现故障时,及时提供使用维修保养记录,方便管理者和维修工作人员调取设备检测数据,为其快速诊断故障原因提供经验借鉴,从而缩短维修时间,节约维修费用,提高医疗设备的使用率和运转效益。

(2)通过利用使用维修记录,还可摸索设备的性能,采取预防性维护,最大限度地延长设备使用寿命,以此消除医疗设备事故的隐患。

(3)为设备维护人员积累和提供了丰富的经验资料,有益于医护人员和工程技术人员的经验总结和维护技术的提高。

(4)可为医院增创效益、成本核算提供数据分析。根据设备维修的费用、维修记录情况进行成本分析,从而为医院降低成本、提高社会效益和经济效益服务,并为领导决策提供真实可靠的档案信息。

(5)通过利用医疗设备维修保养档案信息,可掌握同类设备质量性能及稳定性,为新设备购置和设备维修及报废提供了技术依据和支持,避免采购的盲目性,以此充分发挥可用资金的最大效益。

综上所述,医疗设备维修保养档案对加强设备检修质量和提高修复率有重要的促进作用。建立和健全医疗设备维修保养档案是做好医疗设备档案管理、用好医疗设备仪器的重要条件。这就要求我们档案管理人员要积极探索医疗设备档案管理工作的新规律,加大收集等环节的工作,加强与相关科室、相关人员的联系和配合,确保医疗设备档案的完整和提供利用的质量,为促进医院各项工作的开展,促进社会效益和经济效益的提高作出更大的贡献。

摘要：医疗设备维修保养档案是指与医疗仪器设备维修保养有关的所有资料,是医疗设备档案动态管理中的重要组成部分。加强与相关科室、相关人员的联系和配合,把医疗设备维修保养档案的收集落实到位,保证医疗设备档案的完整和提供利用的质量,是确保设备正常运转、缩短停机时间、节约维修费用,获得更大的经济效益和社会效益的关键问题。

关键词：维修保养,收集,档案,利用,使用率,效益

参考文献

[1]曹家多.大型医疗设备维修记录档案管理工作初探[J].新西部.2007,(12):56

[2]王晓等.建立医疗设备质控电子档案的可行性研究[J].医疗卫生装备,2010,(4):110-111.

[3]李亚等.大型医疗设备档案管理存在的问题及对策[J].社区医学杂志,2009,(4):8-9.

[4]胡军智等.发挥医疗设备档案优势,努力提高设备检修效率[J].医疗设备信息,2002,(8):49-50.

[5]姚新琴.医疗仪器设备的保养与维修资料的档案管理[J].医疗装备,2006,(7):26.

设备档案利用 篇10

医院档案管理的内容主要包含两个方面的内容, 一是医院业务活动中形成的软档案, 如病历档案, 而另外一种则是以设备为主的硬档案。概括来说, 所谓的医院设备档案是医院在医疗设备购买中形成的, 并且与医疗设备有关的有价值的资料, 其常见的表现形式有文件、图片、光碟等。医疗设备管理工作的开展, 是医院医疗水平的和医术质量的重要指标, 同时, 也是保证医院正常经营的重要手段之一。

二、加强档案归档工作是保证档案编研工作开展的重要基础

当前, 医疗设备已经成为了医疗诊断过程中重要的辅助工具。同时, 其在医疗过程中发挥的作用也越来越重要, 因此, 医疗设备也得以在临床中广泛的使用。此外, 各个医院为了提升自己的医疗设备也加大了购买设备资金的投入。与此同时, 科学技术的发展, 也使得医疗设备获得了快速发展, 种类也获得了极大的丰富, 一些高精尖、智能化的医疗设备也得以研发出来。但是医院不得不面对这样一个问题, 如何保证医疗设备的正常运转呢?为此, 相关规定中规定, 二级甲等以上的医院必须设立设备管理部门, 规范设备的管理。但是, 基层医院中普遍存在设备档案管理的问题, 即没有规范的对档案设备进行统一管理, 不具备完善的设备档案管理制度, 部门分工混乱, 档案管理人员档案意识薄弱等原因的影响下, 造成了设备档案资料管理的混乱, 设备档案信息无法发挥价值。此外, 设备档案管理工作者由于专业能力的限制, 也不能很好的完成档案的收集、归档、整理工作, 进而影响了档案价值的发挥, 也就无法正常的使用医疗设备, 最终影响医院的医疗技术水平。

因此, 做好档案的管理工作要从档案的归档基础做起。将设备购置过程中涉及的一系列治疗集中进行管理, 从而能够为档案的编研工作提供可参考的资料。加强对档案的管理工作, 就要不断的提高职工的档案保护意识, 定期对之进行培训, 让他们明白, 档案管理工作的开展, 有利于档案编研工作的开展。此外, 建立健全医疗设备档案管理工作制度, 从而让档案工作的开展能够有指引方案, 将档管理工作详细的划分到每一个职工头上, 而不是单一又档案部门进行管理, 以来, 权责落实制与责任追究制度的开展, 能让每一个员工都参与到设备档案管理工作中来, 明确职责。从而减少设备档案资料在各个部门之间分散的情况。最后实现档案管理工作的统一管理, 进而促进设备档案编研工作的顺利开展。

三、加强档案工作者的专业素养是编研工作顺利展开的重要保障

设备档案编研工作的开展, 主要目的还是为了实现设备档案的价值, 为档案利用者提供更方便的档案信息。而更为深入的挖掘设备档案内的信息, 在已有档案管理的基础上, 还有对这些档案进行深入的分析与研究, 从而发掘档案内在的东西, 而挖掘这些内在的价值信息, 则要求档案工作者加强自身专业素养。

档案编研编研工作的开展主要包含以下五个方面的内容, 分别为:选题、文献查找、文献挑选、文献编辑, 以及文献内辅文的撰写。选题是医院设备档案编研工作的出发点, 且选题的目标就是在于规定编研内容的主要方向。如何做好选题, 档案编研者可以从技术从执行工作、技术研究以及档案工作者自身思考三个方面返现的问题, 而下一步的工作就是制定编研的方案。

编研方案的制定。首先, 要确定研究的主要方向, 也就是说研究的内容要切合选题, 并制定研究大纲, 以及研究范围, 最后转换成为文本形式。此外, 编研工作者的工作态度也是直接影响编研成果的直接因素, 尤其是在文献编研的选题上, 编研者对文献筛选的态度认真, 编研的成效就会高, 筛选文献时候草草了事, 编写出来的设备档案文献就不具有很好的效用。因此, 文献筛选过程中, 档案工作者要树立积极认真的工作态度, 从而做好档案编研的准备工作。此外, 档案编研工作的对象是原始的档案材料, 这就需要档案工作者要对档案内容考证, 确定以及筛选适合自己的档案内容。在对图书馆、资料室的档案进行初步的审核之后, 还要自己对内容进行推敲审核, 最后对这些内容进行整合。最后将整合的结果交由上级领导审核, 批准后送入影印室。

此外, 还要适当地对使用者反馈信息进行整合处理, 了解使用者的使用状况, 从而适当的改进编研的内容, 最后完善编研成果。但是编研过程中要注意, 档案选题的确定, 选题范围的确定以及主干内容的构建等都要切合医院设备档案的实际情况, 同时, 编研内容也要围绕文章的中心进行论述。

医院设备档案编研工作的开展, 还要注意收集广泛的信息, 如选取一些最新的期刊资料、报刊资料以及图书资料等, 从而提高档案编研成果的信服力。对于档案编研工作人员来说, 要尽量提高档案编研工作的效率, 缩短编研周期, 并保证资料的收集切合最新的发展趋势, 采用新的技术方法进行编研, 以免编研成果过旧, 不能发挥设备档案的价值效用。当前, 电子计算机的普及也推动了电子档案的发挥在那, 对于档案工作者来说, 档案的编研工作也要适应电子文件的发展, 从而提高设备档案的编研成果。

传统的档案管理的核心就是实现档案实体的次序性整理, 也可以说是档案的第一次整理。但是档案编研, 则是对档案信息进行挖掘整合, 也可以说是档案的第二次整理。而这种信息的挖掘整合则是通过人的智力将不同档案之间内在的相似性进行连接在一起, 最后形成多种形式的档案文献出版物, 增加档案信息。其并不是简单的档案内容的增加, 而是通过智力提取有价值的档案信息, 最后加工, 同时其也是档案利用的高级阶段。因此, 提高档案管理编研利用效率, 提高管理人员专业素质, 是保证编研工作顺利开展的重要条件。

四、落实医院设备档案编研工作职责是推动编研共组开展的有效手段

医院设备档案编研工作实施过程中, 落实部门职责, 是推动档案编研工作顺利开展的重要条件。如何落实医院设备档案编研工作的职责, 在本质上要求档案工作人员要提升全体员工的档案意识以及业务素质, 但是, 职责的发挥也是医院内医护人员不能推卸的责任。

首先, 实现档案管理工作的统一管理, 将档案的管理集中在档案室, 为档案工作的开展提供档设备档案查询基础, 从而了解本医院内部档案设备使用过程中存在的问题, 有见解的提出一些解决措施和改进建议。其次, 加强医院内部的档案管理观念, 动员更多的部门参与到档案管理中来, 从而夯实医院设备档案的基础。在对医院设备档案进行编研时, 要深刻的对该设备进行分析研究, 了解服务供应商的要求和组织的责任, 并给予一些改进建议, 从推动医院设备档案编研工作的顺利开展。

但是, 医院设备档案编研工作的开展并没有理论中那么顺畅。医院设备档案编研工作的开展, 我们必须明白这样一个概念, 就是医院设备档案编研并不是对医院档案设备进行简单的相加, 而是对其内在的联系进行整合。

首先, 档案的分类虽然有统一的标准, 但是这些标准又是经常变化的。因此, 也就造成了档案分类的杂与乱, 这就要求档案工作者要具有全局统筹的观念, 从头到尾按照一定的标准对档案进行分类。其次, 档案编研过程中, 对信息的需求达到了一定的高度, 这对医院设备档案编研共组来说, 实现与信息部门的合作已经成为了必然趋势, 也是两者相互促进, 共同发展的必然条件。第三, 医院设备档案编研工作的直接来源就是医院内的设备档案资料。而医院内设备档案资料并不能满足档案编研工作的信息需求量, 因此, 网络途径以及图书途径成为了弥补这种不足现状的有效手段。

编研的成果必然是为了更好地为利用者服务, 而这种服务必然会通过一定的形式将其富含的价值表现出来。常见的就是文献刊物的出版, 因此, 文献的出版就会涉及出版商和供应商, 可以与相关信息部门进行合作, 提升档案文献内容的可信度。

五、“三重原则”的采用是保证档案信息原始性的关键

医院设备档案的编研成果具备的客观性要求其选取的资料也有具有客观性。因此, 这就要求档案管理工作中要坚持“三重原则”的理论, 首先, 坚持来源原则。尊重历史时间以及客观事实的时间发展脉络, 客观的档案内容进行描述。其次, 整理医院档案, 提供医院主要领导人参考意见便于决策事项以及支援技术人员的产品研究和开发。坚持以部门主管的要求、执行业务以及产品研发的中心, 通过对医院档案编研人员进行组织和研究, 最后提高医院档案的利用价值, 从而提高编研成果的利用效率。最后, 医院档案编研人员要坚持职业准则, 保持意志的清醒, 通过建立行之有效档案保管方法与档案保管制度, 为档案编研工作构建良好的基础。

六、结束语

医院设备档案编研工作的好坏是衡量医院设备档案管理工作的重要指标。其成果的好坏也直接决定了医院能否实现医院设备的档案价值, 进而影响医院的经济效益。信息化时代的来临, 迫切要求医院要加强信息的管理, 而医院设备档案的编研则是对设备信息的直接处理。可见, 加强医院设备档案的编研工作已经成为了一种不可逆转的发展趋势。

摘要：本文从加强档案归档工作、提升档案管理者专业素养以及落实档案管理职责三个角度系统的分析了提高设备档案管理与编研利用效率的措施。

关键词：设备档案,档案管理,档案编研,利用效率

参考文献