基于实验实训的高职院校仪器设备档案的管理原则及其保障措施

2022-09-10

高职院校担负着高等教育和职业教育两种角色, 其目标是培养生产、服务和管理第一线需要的高素质技能型专业人才, “到2015年, 高技能人才总量达到3400万人。到2020年, 高技能人才总量达到3900万人, 其中技师、高级技师达到1000万人左右”。面对机遇, 在积极探索和研究职业教育新思路同时, 各高职院校在人力、物力和财力方面持续对实验实训投入巨资, 用于技能实训各类设备建设, 与此同时形成了各种门类和载体的实验实训仪器设备档案。笔者拟从档案的定义出发, 明晰实验实训仪器设备档案管理的内容及归档范围, 明确实验实训仪器设备档案管理的基本原则, 浅析实验实训仪器设备档案正常管理的保障措施。

一、实验实训仪器设备档案概述

(一) 实验实训仪器设备档案的概念

仪器设备档案主要包括各种国产和国外引进的精密、贵重、稀缺仪器设备 (价值在五万元以上) 的全套随机技术文件以及在接收、使用、维修和改进工作中产生的文件材料。 (1) 实验实训仪器设备档案是档案分类体系中最低一级类目, 是承担实验实训任务的职能部门在实验实训仪器设备的购置、验收、调试、运行、管理、维修、改造、申请报废等活动中形成的、对以后实验实训工作有保存利用价值的文字、图表、声像等各种载体材料。

(二) 实验实训仪器设备档案的归档参照范围

实验实训仪器设备档案做为设备档案类目下一级类目, 其材料的归档范围可参照高校文件材料归档的范围:

1. 上级有关仪器设备的政策、业务管理工作文件;

2. 本校仪器设备管理的规章制度:

3. 设备工作计划、报告、总结、调查材料;

4. 本校仪器设备购置计划、报告及经费分配方案;

5. 本校仪器设备移交清册及报废、调拨报告和批复;

6. 本校仪器设备业务工作的综合性统计材料;

7. 本校仪器设备项目依据性材料、理论验收、安装调试、运行维修、随机图样等方面。

(三) 实验实训仪器设备类材料归档应注意

实验实训仪器设备类材料在校综合档案部门的业务指导下, 由实验实训基地相关部门指定人员负责收集、整理、分类、组卷、排列、编目和归档。

材料归档时需要注意的是:价值在5万元以上仪器设备的各种不同形式的载体文件材料, 包括整套随机图样、说明文字, 都是随时归档的重要材料。

(四) 实验实训仪器设备档案的重要性和价值

实验实训仪器设备档案是珍贵的科学技术资源, 是高职院校宝贵的历史文化财富。在高职院校职业教育建设中, 实验实训仪器设备档案对于促进实践教学改革和实验实训教学的提高, 具有重要的现实作用, 其具有的知识储备和依据凭证功能也日趋突出。首先, 实验实训仪器设备档案直接记述了实验实训教学实践和仪器、设备维护过程, 储备的是在实践教学建设中直接产生和形成的原生信息, 而所有这些原生信息都是以实验实训仪器设备档案的形式记载和储备下来的。如, 设备仪器的操作规程、使用说明书、校准方法等档案资料, 倘若平时这些资料没有及时归档, 或散落遗失, 一旦仪器设备出现故障, 就无法正常维护运转。其次, 实验实训仪器设备档案是处理法律纠纷的原始凭据, 具有十分突出的法律作用。比如, 数控机床在选型、购置、验收、安装、调试、使用、维修、报废的全过程都有同时而生的权责关系的随机样图文字说明、合同、协议、单据、检验等凭证依据文字材料, 一旦出现法律纠纷, 这些档案材料就是最佳的法律凭据。再次, 实验实训仪器设备档案是高职院校实验实训教学建设与发展的真实记载, 也是高职院校培养高素质技能型专业人才不可缺少的一项长期性、基础性的工作。

二、实验实训仪器设备档案的管理工作原则

(一) 遵循文件形成规律原则

实验实训仪器设备档案是在实践教学体系和实习实训基地建设活动中自然形成的, 具有一定的规律性。实验实训仪器设备档案的收集工作衔接着实验实习基地的建设和档案管理工作, 因此, 档案材料的收集和归档, 必须符合实验实训基地的建设和教科研活动的规律性, 除随时归档的设备全套随机材料外, 在设备的管理、维修、改造、申请报废等活动中形成的具有保存利用价值的文字、图表、声像载体材料要具体规定其归档范围、归档时间, 这样才能既做到集中统一管理, 又能保证实验实训仪器设备档案正常提供使用。

(二) 型号分类法的分类原则

设备档案的基本分类方法是型号分类法。分类形式一般为“性质——型号分类法”, 即按照设备的使用性质结合设备型号, 对设备档案进行分类。首先, 按照设备性质归类, 如金属切割设备、物流运输设备、温控设备等;然后, 在每一个类别内, 以型号为单元划分档案类别, 并排列档案保管单位。 (3)

(三) 随时归档原则

档案材料的归档时间依据实际情况而定。外购的设备仪器的随机图样和文字说明材料、委托外单位设计、加工的设备仪器图样和说明材料, 依据《文件材料归档范围和保管期限表》和其特点, 要随时归档, 保证原始材料的完整和准确。

(四) 分级归档原则

实验实训仪器设备档案管理按照“分级归档、妥善保管、充分利用”的原则, 贵重设备 (5万元以上的仪器设备) , 按照综合档案馆 (室) 、相关涉事单位实行二级管理。设立实验实训仪器设备档案室, 并配备档案库房和必要的办公设备, 选配一名从事实验实训工作的兼职档案员, 及时做好材料的收集、整理、组卷和归档工作, 确保档案材料的完整, 便于提供利用。

三、实验实训仪器设备档案有效管理的保障措施

(一) 制定符合实验实训仪器设备档案特点的档案管理制度

档案管理制度是档案管理工作的组织保障和物质基础。在实验实训基地的建设过程中产生的各种载体、类型的文件材料, 其收集、整理、鉴定、组卷、归档是一整套繁琐且细致的工作, 略有疏忽, 可能会造成档案管理紊乱, 甚至材料的散落或丢失, 所以, 档案管理容不得丝毫马虎, 必须高度重视。因档案工作效益的间接性和不确定性, 在实际工作中, 一些单位档案管理意识淡薄, 同样, 也存在高职院校的涉事部门对实验实训仪器设备档案重要价值认识不够, 造成档案管理工作被动的局面。要扭转这种局面, 行之有效的办法就是制定和完善符合实验实训仪器设备档案形成特点的档案管理制度。首先, 涉事相关部门从仪器设备酝酿购置到设备的购进、安装、调试、运行、验收等整个活动过程, 要指派一名兼职档案管理的实验人员参与, 并在综合档案管理部门的指导下对整个活动过程中收集到的仪器、设备材料进行鉴别、整理, 将文件材料组成案卷, 随时归档, 并要求基本编目;其次, 将实验实训仪器设备档案管理工作纳入部门年度目标考核范畴, 把档案材料的原始性、完整性和材料整理的系统性、规范性作为目标考核的重要指标;再次, 将实验实训仪器设备档案管理经费纳入实训基地建设预算中, 以保障档案管理工作的正常开展。

(二) 提高实验实训仪器设备档案管理人员的综合素质

实验实训仪器设备档案具有较强的专业特点, 形式多样, 其涵盖的内容十分广泛, 既有文字记录、数据、图纸、图表、设备性能等教科研资料, 又有设备维护、保养等实验实训管理资料, 以及各种管理方面的规章制度等文书资料。因此, 档案管理人员要具备以下条件:第一, 管理人员需要具备档案专业方面的理论知识和实践操作技能, 在材料的收集和整理的基础上, 将文件材料按型号分类法, 独立完成组卷, 并进行卷内文件排列、编写页号、填写卷内目录、拟定案卷题名等系列工作;第二, 提供利用服务是档案工作最终目的, 因此, 档案管理人员除有丰富的工作实践经验外, 还应具备甘于奉献的兰台精神, 为需求者提供优质服务;第三, 档案管理工作中, 要坚持文件材料的来源原则, 保证材料的原始性、完整性, 维护文件材料的历史真实面貌;第三, 随着高职实验实训仪器、设备投入, 教科研实践对实验实训仪器设备档案信息需求也在急剧增长。目前, 实验实训仪器设备档案管理水平难以满足实践教学需求。因此, 要把档案人才培训纳入人才培养整体规划之中, 创造机会让他们参与各类档案业务培训和研讨, 提高他们操作技能和管理水平。

(三) 加大实验实训仪器设备档案信息资源建设步伐

实验实训仪器设备档案信息资源建设是高职院校档案信息化建设的重要组成部分, 其档案信息资源的开发利用程度是衡量实验实训教学改革的一个标志。其主要内容有以下几个方面:

1. 实验实训仪器设备档案目录数据库建设。

目录数据库建设, 是实验实训仪器设备档案信息资源建设的当务之急, 它能从根本上提高实验实训仪器设备档案的选用效率和质量。

2. 档案全文数据库和多媒体数据库建设。

目前, 高等院校及部分高职院校都在积极探索和推进档案馆 (室) 档案数字化进程, 加强对珍贵、重要档案的保护, 提高档案利用的效率和水平。实验实训基地可以在综合档案馆 (室) 的协助下, 通过对重要纸质实验实训仪器设备档案和图片等形式档案的数字化, 建设相关的全文数据库和多媒体数据库, 逐步实现实验实训仪器设备档案全文信息查询。

3. 电子文件归档管理。

高职院校综合档案 (馆) 室应当根据档案管理的要求, 加强对实验实训基地的电子文件积累、鉴定、著录、归档等工作的进行业务指导和监督, 保证基地产生的有保存价值的电子文件真实、完整、有效。同时, 基地档案管理部门要研究电子档案接收、保管、利用的技术方法, 制定电子档案管理办法, 开展电子档案管理工作。

综上所述, 实验实训仪器设备档案管理是一个科学、系统的管理工程, 具有突出的原始性、系统性、完整性。在实践教学改革和实验实训教学过程中, 从选定实验题目、制定计划、拟制实验大纲、到编写试验方案、分析有关数据, 甚至在编写阶段小结、撰写成果报告时, 都经常要查找和参阅实验实训仪器设备档案信息。可以说, 查阅档案几乎贯穿一项实验实训课程的全部过程。因而, 对基地建设和发展过程中购置设备、自制设备仪器、设备仪器安装调试、设备仪器操作规程、设备改进改装、设备申请报废等材料价值的鉴别, 档案管理人员要把握历史观点、全面观点和发展观点, 遵循文件材料的形成规律, 在设备项目酝酿起始就积极参与, 做好档案材料收集工作。为确保实验实训仪器设备档案管理工作的顺利进行, 实验实训基地应做好年度档案管理经费预算、人员培训、管理软、硬件更新等保障, 制定完善的档案管理制度, 实现实验实训仪器设备档案管理工作的有序进行, 便于实践教学提供利用。

摘要：实验实训仪器设备在高职院校实验课教学中起着不可或缺的作用, 对其档案材料的收集和分类不仅要遵循形成规律, 更要维护其完整性和真实性。为确保有效利用, 应制定符合其特点的档案管理制度, 提高管理人员的业务素质和服务意识, 加快设备档案信息资源建设的步伐。

关键词：实验实训,仪器设备档案,管理原则,保障措施