档案利用与保密

2023-01-24

收藏档案的根本目的之一, 就是要满足广大档案用户对档案信息资源的利用需求。档案也只有在利用过程中才能彰显它的作用, 才能为社会创造财富。目前有些档案部门在提供利用档案时, 只重视档案的利用而忽视档案的保密性, 造成机密材料泄露;而有些档案部门则又“重保轻用、利用不足”, 致使许多宝贵的档案没有得到及时、合理的开发与利用, 造成资源浪费。因此, 正确认识和处理档案利用和保密间的关系问题, 是新时期开展档案利用工作需要认真对待和解决的问题。

1 加强档案工作人员队伍建设

档案管理人员是档案利用工作的主体, 是利用制度的直接贯彻者, 对档案的安全保密负有直接责任, 必须具备较高的素质。在《中华人民共和国档案法》规定:“档案管理人员应当忠于职守, 遵守纪律, 具备专业知识。”它从法律的角度对档案管理人员的政治素质和业务素质上提出了基本要求。随着社会发展的日益加快, 科学技术的是新月异, 档案业务也在不断地更新和拓展, 给档案工作提出了更高的要求, 对档案管理人员的素质也提出了新的要求、新的标准。

(1) 高尚、坚定的思想政治素质。档案管理工作是一项政策性、原则性、保密性很强的工作。档案管理人员必须以高度的政治思想素质为基础, 坚持原则、秉公办事、严守机密、排除各种不良影响, 才能切实做好档案工作。

首先, 政治立场要坚定。档案管理人员要注重学习马列主义、毛泽东思想、邓小平理论和“三个代表”的重要思想, 能够用科学发展观指导档案工作的理论和实践。其次, 具有强烈的责任感。档案作为记录历史事实的载体, 是一种非常珍贵的信息资源。

(2) 良好和崇高的职业道德素质。所谓职业道德素质, 是指从事一定职业的人在其工作中行为规范的总和。档案工作职业道德素质, 是一种做好档案工作的理想行为规范。良好的职业道德是保障档案管理工作稳步发展的前提。

首先, 档案管理工作者要爱岗敬业。档案管理工作繁杂而枯燥, 地位很不起眼, 所以默默无闻, 埋头苦干为该工作的特点。再次, 要有良好的服务意识。档案部门是一个服务性窗口, 其档案资料向社会各单位、各类人员提供利用。同时, 要注意在服务的态度上要热情、周到;在服务的语言上, 应当准确得体, 谦逊有礼。

(3) 全面、扎实的业务能力素质。档案管理人员的业务能力素质是应是全方位的, 既有扎实的档案专业知识和丰富的相关学科知识处, 还有要求了解掌握现代科技知识, 只有做到这些, 才能为做好档案工作奠定坚实基础。

首先, 要具备扎实的档案专业知识。档案学本身是一门系统的管理科学, 具有很强的专业性, 从档案的收集、整理、管理到提供利用等都有一套系统的理论和工作方法, 作为档案工作者只有掌握这些理论知识和方法, 才能保证工作的质量。而专业知识技能的高低和熟练程度, 直接关系到档案管理的水平和服务质量。其次, 要具备丰富的相关的学科知识。档案人员除了要掌握一定的档案专业知识和操作技能外, 还要加强学习其它相关的社会科学和自然科学知识, 如社会学、情报学、统计学、心理学等。同时, 要知晓本地区历史沿革和组织发展史, 熟悉本单位业务。只有全面了解和重点掌握各方面知识, 才能做到科学管理、合理使用档案资源。再次, 要了解掌握现代科技知识。随着现代科学技术的发展, 特别是计算机、数据库技术以及复印机、光盘刻录机、扫描仪等办公自动化设备的应用, 档案管理工作的方法和手段也随之发生了变革, 从传统的手工管理模式向现代化管理模式转变。

2 加强档案利用管理中的制度建设

在档案利用过程中, 严格的规章制度和得力的监督机制, 是确保档案保密性, 维护档案完整性的有力保障。

(1) 制定有效的规章制度。档案部门要加强档案法规建设, 各级各类档案收藏部门, 应当以国家的档案法规为准绳, 逐步完善本单位的档案利用法规制度体系, 并使档案利用的章则制度起到保护档案用户合法利用权益, 促进档案信息资源开发利用, 维护国家档案完整与安全的作用。档案管理部门在日常的管理中应制定相当的档案利用规章制度, 如阅览制度、外借制度、复制制度、保密销毁度等。根据实际情况, 对不同层次的利用人员确定不同的利用范围, 规定不同的审批手续, 使提供利用工作有章可循;对待保密期限, 能够快速、及时进行保密与解密工作, 使档案的利用做到最大化。保证在大力开展档案利用工作的同时, 确保档案的完好无损, 并不失密、不泄密。各项档案利用规章制度的条文应严密而简明, 便于执行, 并在实践中认真加以总结, 不断充实和完善。

(2) 进行得力的监督措施。加强档案利用中的监督是做好档案利用过中安全保护工作的一项重要措施。它能效地发现并制止、纠正档案利用过程中不利于档案安全保护的各种不良行为, 从而做到既能充分利用档案, 又能保证档案的完整与安全。在实施监督工作时, 可以做到软、硬件兼施。所谓“硬件”, 是指可在档案馆 (室) 内安装摄像监视器, 记录下利用者利用档案的全部过程;所谓“软件”, 则是指档案管理工作者, 档案工作人员作为管理者, 应具备良好的档案安全保护意识和观念。在工作中针对不同的利用对象的不同目的, 掌握其心理和思想动机, 加强重点监督。对利用过的档案进行登记制度, 并在利用者离去之前, 仔细检查翻阅被利用的档案, 发现问题及时上报, 以免造成损失和发生意外, 做到早发现, 早上报, 早处理。

3 正确认识档案的利用与保密的关系

从根本上讲, 档案的利用和保密的作用是一致的, 都是为了更好的发挥档案对单位和社会的积极作用, 同时, 避免和有效防止档案使用中各种消极作用的产生。保密的目的, 是为了更好地利用档案信息资源。保密档案是有等级的, 其划分等级根据《保密法》规定。国家秘密的密级分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级”。确定档案的密级, 就是为了让档案工作人员根据不同的密级采取不同的管理措施, 最大限度地提供利用档案。但是秘密不是一成不变的, 也会随着时间的推移和环境而变化的, 那么管理的期限和方式也会随之而改变, 那么, 就不能再按原有的保密文件进行管理, 而应根据国家有关规定, 在保密部门的监督指导下及时进行解密。解密后的文件按照公开文件进行管理, 向社会各界开放。

总之, 在实际工作中, 档案管理工作人员应正确处理好档案利用与保密间的关系, 使档案信息资源既得到充分的利用, 体现其价值的最大化, 还要做好保密措施, 维护好国家、集体、个人的合法权益不受侵害。

摘要:档案的利用和保密的作用是一致的, 都是为了更好的发挥档案对单位和社会的积极作用, 同时, 避免和有效防止档案使用中各种消极作用的产生。档案管理人员要正确认识和处理好档案利用和保密间的关系问题, 在加大档案利用力度的同时, 必须做好档案的保密工作, 把有效利用档案与科学保密有机结合起来。

关键词:档案管理,利用,保密

参考文献

[1] 邓绍兴, 陈智为主编.档案管理学[M].北京:中国人民大学出版社, 2005, 2.

[2] 中华人民共和国档案法[Z].中华人民共和国主席令第71号, 1996, 7, 5.

[3] 中华人民共和国保守国家秘密法[Z].中华人民共和国主席令第6号, 1988, 9, 5.

[4] 王萍.档案利用与保密问题的再审视[J].科技情报开发与经济, 2007, 17 (24) :138-139.