新时期医院设备档案管理方法探讨

2023-01-23

医院现代化程度的重要标志就是医疗设备, 医疗设备也是医疗、教研、科研以及教学工作最基本的元素, 与此同时, 医疗设备也是不断提高诊疗水平的重要条件之一。现阶段, 临床学科的发展与医疗设备的发展息息相关, 甚至可以说医疗设备对临床学科起着关键性的作用。医院设备管理的基础是医疗设备档案管理, 医疗设备档案管理的好坏影响着医院的技术水平和医疗质量, 那么提高医院设备档案管理水平的具体措施是什么呢?

一、医院设备档案管理的主要内容

医院设备档案管理主要是指相关设备在申请、购买、验收、管理、维修以及后期的处置等环节所产生的图纸、文字以及照片等具有一定的保存和参考价值的材料。根据相关部门的规定, 其管理的主要内容包括以下几个方面:

(一) 不断建立和完善管理组织

新时期医院设备档案管理工作需要成立一个以主管副院长为首的管理小组, 并建立一个以医院、科室及操作人员为小组成员的三级管理网络。设备管理部门要明确每位员工的职责, 从而做好相关资料的收集、整理、分类、立卷以及归档等工作。医院要将设备档案管理工作看成是医院整体管理工作的一部分, 对其管理给予高度的重视。在保持文件的关联性和应用性的基础上, 将每个设备的相关材料进行统一整理、归档。同时还要将申购设备过程中涉及的所有资料一起归档。将同一设备的所有资料收齐、整理完成之后, 需要准确、全面的填写备考表和目录, 案卷的标题要准确、简明, 并拟定案卷的封面。除此之外, 外文案卷的标题要控制在100字以内。

(二) 确定设备档案管理的归档范围

医院设备档案管理人员要根据医院的基本情况以及设备管理的要求, 明确各个设备档案管理的基本内容和归档范围。具体内容主要包括:1.申请购买时形成的材料, 主要包括了申请报告表、申请报告与批复文件、论证表;采购谈判记录、招标与评标记录、销售产品的经营许可证、到货验收报告、产品生产注册证、订货合同、协议书、发票复印件、运输单据、验收报告、安装调试以及相关的索赔记录等。对于符合免税政策的进口设备, 还要具有海关免税证明、进口证明等。2.设备技术材料, 主要包括设备样本、线路图、使用和维修手册等。3.管理资料, 主要包括维修保养制度、操作规程、计量信息、应用质量检测以及报废处理记录等。

二、医院设备档案管理现状

(一) 档案意识普遍较为淡薄

医院设备档案材料来源较为广泛, 从外部来源来看包括生产商、经销商以及售后服务商;从内部来源来看包括临床一线的医护相关人员、教学人员、科研人员以及行政后勤人员均有接触医院设备档案材料的可能, 以及均有产生医院设备档案材料的可能, 也可以这样理解:医院所有的工作人员都是医院设备档案的产生者, 也是医院设备档案的使用者, 但是我们的宣传力度却没有渗透到医院所有的全体工作人员中, 大多数的医院工作人员认为与其自身无关。

(二) 管理制度落实不到位

部分医院为了应付自身的评级或者是应付上级的检查, 就采取直接引用国家相关的医院设备档案管理规章制度的措施, 或者是采取引用其他兄弟医院制度的措施。上述的做法较为笼统, 缺少可操作性;或者是与本医院的实际情况不相符合, 缺乏针对性。

(三) 收集过程较为艰难

医院设备的使用者对设备档案的归档范围或者是对归档的要求不是十分了解, 或者是根本就不了解, 甚至是为了自己方便的使用, 部分科室或者是个人不愿意交出相关的档案资料, 将应该归档的相关材料数据占为已有。当科室或者是负责保管的工作人员发生变动时, 就极有可能造成医院设备档案的损毁或者是医院设备档案的丢失。

(四) 医院设备档案的完整度与规范要求相距较大

医院设备档案的完整程度与规范要求相距较大, 其影响因素包括以下三点:第一点, 大多数的人将说明书或者是操作手册看作设备档案, 却没有将医院设备的使用维修、申请购置以及报废等阶段的相关资料纳入医院设备档案管理中;第二点, 相关工作人员仅仅重视对设备材料的收集过程, 对数据、图标以及合格证卡等材料予以忽视, 认为数据、图标以及合格证卡等材料不属医院设备档案的内容;第三点, 近几年以来, 大型医院设备的随机资料已经由传统的纸质材料逐渐步入电子文件阶段, 大多数的相关工作人员没有将上述部分电子文件归集纳入到医院设备档案管理中。

(五) 服务意识不强

医院档案以及设备管理部门存有较强的看摊守业思想, 而且其思想较为严重, 工作进行比较被动, 仅仅等待医院设备使用部门将相关资料送来, 却不积极、主动的对相关资料进行收集整理, 因此建议医院档案以及设备管理部门要在最大程度上提供具有针对性的服务。

三、提高医院设备档案管理水平的具体措施

(一) 提高医院工作人员对设备档案重要性的认知程度

使医院所有工作人员对医院设备档案重要性的认知程度得以提升, 可以尝试从加强档案法规的宣传和学习方面入手, 使医院全体工作人员的设备档案意识得到不同程度的增强。可以选择应用《档案法》作为依托, 不断加强对做好医院设备档案管理工作规范化的宣传力度;此外, 还可以加强如何对医院设备档案进行利用, 以及工作做好后有哪些好处的宣传力度, 使医疗相关技术人员对设备档案相关知识的认知程度得到不同程度上的提高, 从而激发医院所有工作人员的积极性, 让医院所有工作人员都觉得有义务关心和支持这一项工作。

(二) 提高对人才队伍建设的力度

将医院设备档案管理工作做好的关键就是提高医院设备档案相关管理工作人员的素质。需要采取多种形式, 并将不同的形式区分开。可以采取定期对专职档案工作人员、兼职档案工作人员以及医院全体工作人员进行培训的措施, 加强对专职档案工作人员、兼职档案工作人员以及医院全体工作人员的培养, 多途径让设备档案管理相关工作人员及时了解专业的最新动态, 最大程度上熟悉相对应的科学发展趋势, 使设备档案管理相关工作人员解决实际问题的能力得以最大程度上的提升。与此同时, 还要尽可能减少医院设备档案管理工作人员更换的频率, 尤其是尽可能减少医院设备兼职档案管理工作人员的更换频率。

(三) 使设备档案整理办法得以不断的创新

医院设备档案管理的发展方向为数字化管理。每一个医院都应该针对适合本医院实际情况的计算机管理软件系统进行不同程度上的研究、开发, 实现建立医院设备档案数据库的目标。其数据库不仅要具有一般的查询功能, 还要具有一定的统计分析相关的功能, 可以实现效益分析和增值分析, 可以进行完好率统计与收支结存, 进而达到为医院设备档案管理提供多种多样的信息服务的目的。

(四) 为医院每一项工作提供更好的利用服务

医院设备档案管理的终极目的就是为医疗提供最为有效的服务, 以及为医疗提供最大的经济效益。不仅可以为设备使用者提供日常的借阅服务, 而且还可以利用计算机等手段, 为医院设备的试用合格、维修以及保养提供可以借鉴的经验, 不仅可以为医院增创效益提供相对应的数据分析, 而且还能为医院相关领导提供较为可靠的决策信息, 除此之外, 还可以为维护医院合法权益提供相关的依据。长期实践证明, 医院档案管理工作人员所提供的设备档案利用服务越好, 其相对应部门档案的收集整理工作进展得就会越顺利。从而让医院设备档案使用者可以感受到设备档案在其使用过程中带来的便捷与好处。上述两项工作相辅相成, 两者之间互相促进, 不可以单独存在。

(五) 确保档案完整, 做好资料收集工作

医院设备档案, 指的是各种国产和国外引进的仪器设备的全套随机技术文件以及在招标采购、接收、使用、维修和改进工作中产生的文件材料。主要包括:设备购置申请、可行性报告、批文、招标公告、投标邀请书、开标记录、招标报告表、招标公示、中标通知书、合同、开箱、安装、调试、验收、维修记录及随机文件, 以及设备移交、转让、报废等资料。所以, 医院设备档案管理相关的工作人员需要做好设备档案资料的收集整理工作。一方面为购买之前进行相关的资料收集工作, 也就是说, 在购买意愿设备之前, 对设备的发展状况、产品动态信息等进行收集, 对设备相关的产品现状以及设备的发展动态进行全面、充分的了解, 为计划性的引进医院设备提供较为有利的依据;另一方面为购买过程中进行收集工作, 也就是说在确定购买医院设备之后, 要对原始资料进行重点的收集以及相对应的保存。除此之外, 在购买医院设备之后, 要注重对设备安装、运行、检修以及技改过程资料进行全过程的收集、整理, 比如设备使用说明书、操作规程以及保养等。

四、小结

档案管理相关工作人员应该在最大程度上保证设备档案质量的稳定性, 完整性。设备档案的有效利用是档案管理工作发展与提高的基础, 医院设备档案管理专职、兼职工作人员更应该在工作中做到积极主动、周到服务。本文从医院设备档案管理现状入手, 进而引出对提高医院设备档案管理水平的具体措施的详细阐述, 将档案在设备管理中的重要作用得以充分的发挥, 进而实现促进医院各项事业发展的目的。

摘要：医院管理中较为重要的一项内容就是对医院设备档案的管理, 而且医院设备档案管理是现代化医院管理进程中不可或缺的一个重要部分。医院重要仪器设备管理的程度将对医院的医疗质量以及诊断水平造成直接的影响。做好医院设备档案管理工作不仅可以保证医院创造的经济效益, 而且还对社会效益有一定的保证, 所以做好医疗设备档案管理工作有着十分重要的作用。本文从医院设备档案管理现状入手, 进而引出对提高医院设备档案管理水平的具体措施的详细阐述。

关键词：医院,设备档案,管理