基层档案管理工作现状与对策

档案作为承载着经济社会发展变化信息的特殊载体, 客观真实的反映着时代变迁和情事变化, 具有原始性、真实性、长期性、完整性、严肃性、权威性和无可替代性及不可再生的特点。

从理论上说, 每一个历史发展进程, 每一项工作的开展都有详实的资料形成, 成为历史发展的见证。笔者近期在处理一些涉及档案资料的工作中发现, 基层档案管理工作现状并不乐观, 存在着许多急需解决完善的问题。在遂昌县档案局的协助下, 以所在工作单位的档案工作管理中存在的问题为例, 形成本文。

一、基层档案管理工作现状及成因

(一) 档案管理人员不稳定, 素质参差不齐, 管理不规范

档案管理工作不仅是一项政策性很强的工作, 还是一项专业性技术性很强的工作, 档案人员要有较好的专业素质, 才能胜任档案管理工作。笔者所在的镇为全国重点镇, 浙江省级中心镇, 自1992年在乡镇“撤扩并”时全县统一将1990年前档案移交到县档案局, 之后的档案全部留在当地, 目前已经形成1000余卷, 10万余件档案。据调查, 遂昌20个乡镇中, 没有一个乡镇有专职档案管理员, 档案工作基本由办公室人员兼任, 且超过一半以上的乡镇兼职档案管理员也只有1人, 不具备档案管理知识, 加之工作变动频繁, 档案管理队伍很不稳定, 导致上级档案部门的业务培训跟不上步伐, 形成了年年培训年年换人的局面。因业务不精, 导致归档文件的整理、分类和保管期限划分等问题上不够准确, 档案不按时立卷归档和未及时移交综合档案室等情况时有发生。这些因素严重影响了基层档案管理工作的开展, 致使档案管理质量达不到要求。

(二) 档案保管环境条件差, 硬件投入不足

乡镇档案事业是政府投入的公益事业, 档案事业的发展必须靠政府的投入。从遂昌近几年乡镇档案管理工作的发展来看, 尽管有所改善, 但对于档案管理所需的硬件依然不足, 对档案管理的投入基本上还处于被逼无奈才投入的状态, 乡镇档案保管场所基本上维持在上世纪八十年代的水平。20个乡镇中档案室面积都在10-20平方米左右, 笔者所在的镇档案工作在全县算是相对较好的, 档案室面积也只有19平方米, 近年来对档案工作无任何投入, 档案室拥挤不堪, 存放档案的橱柜多为有关部门淘汰的老式的木质柜, 没有防火、防虫、除湿等保护设施, 根本不具备档案保管的“七防”设施。随着信息技术的发展, 计算机网络技术等逐渐在一些大档案的管理中得到运用, 但在20个乡镇中都没有运用计算机网络技术。由于乡镇档案保管设备简陋、条件达不到要求, 保护措施不到位, 许多乡镇历史久远的一部分档案资料已经被虫蛀或发生霉变腐烂, 造成了无法估量的损失。

(三) 资料保管不善, 归档不及时, 造成档案缺失

2014年, 遂昌县全面落实浙江省人力资源和社会保障厅、省财政厅《关于调整城乡居民社会养老保险部分参保人员待遇政策的通知》﹙浙人社发[2011]222号﹚文件精神, 笔者所在镇出现大量符合条件的人员, 但他们在查询档案时却遇上了问题, 遍查镇档案室和县档案局的档案, 始终未发现他们的档案, 给他们办理养老保险带来困难。后来, 经笔者努力, 终于在离政府档案室一公里之外的老政府大楼的一个杂物堆里找到了上世纪六、七十年代的档案, 为他们解除了燃眉之急。究其原因是镇政府办公地点在2006年进行了一次搬迁, 由于这些资料一直以来就没有建档归档, 在办公地点搬迁时就把这些资料当作废纸留在了原地的杂物堆里, 所幸没有被毁, 但已经被老鼠等害虫咬得破损严重。

(四) 声像档案管理条件严重不足

声像档案有很强的时效性和特殊的归档要求, 这种独特的特点使得它们在存档时也要制定相适应的措施, 比如一些影像和照片的资料, 需要及时添加文字说明, 这对于以后的存档具有非常重要的作用, 如果没有能够及时添加, 日后摄影的当事人也很难追忆。同时声像档案不同于一般的文字档案, 在基层乡镇, 由于受到条件限制, 声像档案的管理明显落后于档案工作的整体水平。声像档案存在着保管条件差、管理混乱的问题。笔者所在镇在上世纪80年代未开始, 先后迎来了时任浙江省委、省政府领导的王芳、刘锡荣、李泽民、万学远、习近平、龚正等到当地视察检查指导工作, 镇政府自身也曾拍摄了电视宣传资料, 但通过对档案的整理发现, 由于缺乏保管条件, 照片已经全部褪色或粘连, 声像资料一直未能归档。据调查, 全县乡镇基层普遍存在档案室的硬件设施无法满足声像保管的需要, 直接影响了声像档案的保管和利用。

(五) 基层领导档案管理意识薄弱

迫于发展的压力, 大多乡镇基层领导把主要精力放在“抓经济, 搞建设, 树政绩”上, 对档案工作的重要性缺乏全面的认识, 忽视了档案所具有的重要作用, 没有把档案工作纳入中心工作计划和领导的议事日程, 年初无计划, 平常无检查, 年终不落实, 因此造成在工作中档案工作得不到重视。在平时工作中不重视档案的积累和保护, 甚至还存在着档案流失的现象, 人员调动时只注重财产移交, 不注重档案的交接, 直接影响到基层单位档案的规范。也正是由于观念的淡薄, 使基层档案管理体制、制度形同虚设, 造成乡镇基层档案资料收集不全, 整理不及时, 文件资料乱堆乱放, 丢失严重;档案管理混乱, 时间一长档案资料不知去向。

(六) 村级基层档案管理问题严重

党的十一届三中全会之后, 新农村建设步伐不断加快, 村等基层组织的档案工作量明显加大, 需要进入记载保留程序的资料也不断增加, 基层档案量也不断增大, 但是, 村级档案管理却未能跟上, 造成了困难重重, 问题多多。

1. 严重缺乏档案管理人员和场所。

全县203个行政村, 目前没有一个村具备档案管理的人员, 有正规档案室的占比不到10%。村级档案主要由村会计保管, 由于缺乏资金支持, 档案没能装订成档, 没有分类, 到目前为止, 上世纪80年代大包干时的村级留资料绝大部分还处于堆放的状态。

2. 档案个人保管现象严重。

由于村级工作主要由村两委主要干部承担, 在工作中形成的档案资料大部分由承办人员经手保管, 由于缺乏档案管理意识或其它原因, 未及时或不愿意将档案交村会计统一保管。加之三年一届的村两委换届, 人员变动频繁, 造成了每届村两委主要领导都保管有档案的窘况, 加之村级档案缺乏专人管理, 村级档案难以统一收集归档。

3. 村级档案移交困难。

由于村干部的频繁变化, 一些村干部将档案视作权力的象征, 在换届时不愿意将档案移交, 在以后遇到需要档案时, 让当事人上门找自己, 显示自己的权威或从中谋取利益。在某镇, 一位曾经在镇企业担任出勤记录的人员, 在离职时将所经手的档案资料全部带走, 今年, 同为一些原企业工作人员为了办理养老保险, 需要其提供在企业工作的工资证明时, 便利用这些档案谋取利益。

基层单位档案是基层组织工作活动的真实记录, 是基层单位不可再生的宝贵财富, 档案涉及的范围广泛, 具有丰富的内容, 是详实可靠的凭证。特别是伴随着新农村建设项目的扩大, 一些隐蔽性的工程关系到百年大计, 特别需要加强对其档案的保护。社会的发展对档案工作提出了新的要求, 档案在归档范围、重点等方面也有了新的变化, 档案管理面临着巨大的挑战。

二、基层档案管理水平提升对策

(一) 积极有为, 强化档案管理意识

档案管理工作是人的工作。在档案管理上要充分提升领导层与业务层两个不同层次人员的档案管理意识。县级档案管理部门要积极向同级党委政府汇报档案工作中所遇到的困难和档案工作在当地经济社会发展中的作用, 在重大历史问题的解决中积极提供可用的档案, 为党委政府决策提供有力的历史佐证, 通过积极有为的档案利用, 提升档案管理部门的社会地位, 最大限度的获得党委政府对档案工作的理解和支持。在对基层档案管理工作指导的时, 不仅要注重业务工作的指导, 同时要加强对基层党委政府领导档案管理意识的灌输, 从思想上树立起重视档案工作的理念。基层档案工作人员也要积极发挥档案的作用, 为党委政府的决策出谋划策, 达到以为促位, 提升档案管理人员的地位。同时加强对基层单位全体工作人员的档案管理知识培训, 提升全员档案工作意识。

(二) 坚持以人为本, 提升管理人员的综合素质

档案工作的专业性、实践性和操作性, 决定了必须加强和提高档案管理人员的综合素质。选择工作责任心强, 具有相当的文化程度和良好职业道德的同志担任档案管理工作;加强对基层档案管理人员的学习培训, 实施“走出去”、“请进来”的学习战略, 积极组织参加各种专业性培训, 到上级档案管理部门顶岗锻炼, 邀请档案管理专业人员到本单位进行现场操作讲解档案的接收、整理、保管、提供利用等基本知识;加强对基层档案管理人员的关爱, 积极为其开展工作创造条件。

(三) 加大经费投入, 改善档案工作条件

基层政府组织应提高认识、统筹安排, 在财政收入中建立档案预算资金, 保障档案工作日常经费支出。改善设备、整合资源, 缓解现存库房紧张、保管条件差等突出问题, 对明显不符合档案管理标准的库室, 要及时调整修缮, 同时适时购买和添置档案专用柜及防火、防虫等保护设施, 逐步增加硬件设施投入, 改善乡镇档案保管保护条件, 确保乡镇档案的完整与安全。有条件的地方要积极开展电子档案系统的建立试点, 建立独立的声像档案存放场所, 促进电子文档的形成和完善。加大遗留在个人处的基层政府组织的历史档案、破损档案的搜集、整理和修复力度。

(四) 健全档案移交、收集等制度, 使档案工作制度化

建立使用方便、操作性强的档案收集、移交和归档制度, 以制度来规范、保障档案工作。领导干部调动时要加大对档案的移交监督, 做到人走档案清, 每年要限定各部门的文件材料的收集、立卷归档工作时间, 并集中到档案室统一保管利用。基层政府组织在职权范围内制定考核办法, 将档案工作纳入岗位责任制和年度考核办法中, 档案室管理工作与绩效考核挂钩, 提升工作人员档案工作的自觉性, 提高基层档案管理水平, 促进档案管理的工作的规范化、科学化、标准化。

(五) 将村级档案管理纳入村干部的工作绩效考核

根据村级档案管理缺人员、缺场所, 管理乱的特点, 对村级档案工作要有具体的要求, 首先要求各村明确档案管理人员, 落实工作报酬, 并保持相对稳定;其次在村办公楼中划出一块场所专门用于档案的存放;再次是要求村干部在工作中形成的档案有明确的移交时间。将村级档案管理纳入村干部的工作绩效考核内容, 在年终考核时, 基层党委政府要对档案工作进行考查, 将档案工作直接与村干部的报酬挂钩。对于在换届中离任的村干部的档案移交列入村各移交的工作范围, 拒不移交的可以采取暂扣当年县级下拨的工资等限制办法。

三、结论

实践证明, 基层档案工作是一项民生工程, 功在当代, 利在千秋。但档案工作是一项复杂庞大的系统工程, 仅凭某一个部门或个人是不可能完成的, 只有各级党委政府加强领导, 各级工作人员平时注重档案工作, 让档案工作成为每个人的自觉行动, 才能使档案工作做得更加详细, 为后代留下一份宝贵的财产。

摘要：档案可以真实地记录人类社会发展和进步的情况, 它提供的信息是社会的宝贵财富。随着社会发展的步伐不断加快, 档案管理已成为基层单位规范化管理一项必不可少的内容, 在工作中的重要性也日益凸显, 引起了人们的高度重视, 但在基层档案管理过程中, 仍然存在着管理人员不稳定、硬件投入不足等诸多问题, 使基层档案管理工作难以顺利进行。鉴于此, 笔者以基层档案管理现状及存在的问题为切入点, 进而提出加强基层档案管理的有效对策, 为加强基层档案管理提供一定的参考。

关键词：基层档案,现状,对策