煤矿档案管理工作现状及对策研究

2022-11-23

煤矿档案是煤矿整个建设和发展的原始记录, 更是煤矿建设和发展的记忆基石、记忆源泉。煤矿档案资源作为一种信息资源, 其质量是否保证, 记录是否完备将关系到整个煤矿建设和发展的记忆留存, 因此, 做好煤矿档案管理工作至关重要。然而, 目前煤矿档案管理工作存在诸多不尽如人意的地方, 如对档案管理工作安全性、法制化认识不足、档案资料收集不完整、档案管理工作信息化建设程度不高等。本文将对此问题进行一定的分析和探讨。

一、煤矿档案的涵义和特点

煤矿档案是指围绕煤炭开采的一系列生产和管理工作过程中形成的档案, 是煤矿生产和管理工作的原始记载。煤矿档案在类别上包括科技档案、文书档案、财务档案等, 其中科技档案是煤矿档案的主要内容, 其包括矿建、采煤、掘进、机电、运输、通风、地质等档案。

煤矿档案具有多样性、广泛性、使用频繁性等特点, 这是因为煤矿生产复杂, 涉及的井上、井下部门较多, 从煤矿的开采、勘测、挖掘、通风、维修、销售到地面的运输、土建和行政管理等以及生产和行政的交叉运作等都会形成众多档案, 包括生产记录、安全检查、条例规章等。特别是在当前“安全生产大于天”的背景下, 为保证安全生产, 经常需要监护地下煤层、检修维护设备、查阅相关安全生产章程等, 使得煤矿档案的调阅和使用非常频繁, 远大于其他行业。

二、煤矿档案管理工作现状和存在的主要问题

以笔者所在的四老沟矿为例, 随着煤矿事业的不断发展, 该矿的档案管理工作日益受到重视, 煤矿领导全面整顿了煤矿档案资源, 购置了必要的档案管理设备, 并建立了专门的档案科, 配备了专职人员实施档案管理工作。经过近20年的努力, 该矿紧紧围绕矿党政的中心工作, 深入贯彻《档案法》, 立足档案本职工作, 强化内部管理。坚持“突出收集, 重在服务”的工作理念, 不断拓展档案工作的内涵。2013年, 该矿通过档案资源的查询帮助解决了安全、生产和重大的技术问题等近100多个, 为该矿的煤炭生产、经营管理和科技进步提供了不可估量的价值, 2013年9月, 该矿通过了山西省企业档案工作规范化管理AAA复查。

正如金无赤足、人无完人一样, 当前该矿的煤矿档案管理工作也存在一些突出问题需要认识和应对, 主要有:1.对档案管理工作安全性、法制化认识不足。安全性方面如档案信息网络的安全性需要加强, 存在安全隐患;档案管理人员保密意识不强。法制化方面如存在某些干部或煤矿专业技术人员的档案意识和执行档案法规的自觉性不够, 如使用圆珠笔、铅笔起草、修改和签发文件;某些领导不按规定将需要存档文件移交存档等, 这些都是法制化程度意识不足的表现。2.档案资料收集不完整。主要表现为:某些该统一归档、集中保管的档案资料分散保管或未及时归还档案科;项目部某些管理人员只注重工程实体的进度和质量, 不住在对工程质量管理的相关资料的收集、整理工作;编研材料、全宗卷编制不规范, 内容不完整等。3.档案服务质量有待提高。如借阅时的登记程序不合理、资料的利用效果反馈不明显、档案总登记不完善等。4.档案管理的信息化程度不高。尽管煤矿的硬件信息化建设基本能满足档案管理工作的需求, 但在软件的开发应用和相关技术人员的培训方面还有欠缺, 无法满足档案管理工作的高效、便捷的使用目的。如检索工具不全, 档案管理人员缺乏培训学习等。

煤矿档案管理工作存在的上述问题, 迫切需要采取有效的对策加以改进和完善, 以保证煤矿档案管理工作的有序和可持续发展。

三、改进和完善煤矿档案管理工作的对策建议

针对煤矿档案管理工作存在的上述主要问题, 本文提出以下对策建议加以改进和完善:

(一) 重视档案管理工作的安全性、法制化

一方面, 煤矿档案管理工作要高度重视安全性。一要重视档案的日常管理工作, 如防火防盗、定期自查排查, 重点检查存在安全事故的隐患并进行有效管理, 确保档案安全;二要重视电子档案安全, 通过备份、密码访问设置、建立电子档案归档制度等加强电子档案的安全保障;三要做好档案的保密工作, 档案管理人员在思想上提高档案安全意识, 强化安全防范意识和责任意识, 在行动上要提纲档案管理技能, 认真做好文件的收发及整理工作, 严格按照保密法做好档案的保密工作, 保证档案安全利用。

另一方面, 要高度重视档案管理工作的法制化。一要认真学习《档案法》、《档案法实施办法》、《企业档案管理规定》等法律法规, 不断提高档案管理人员的档案法制观念。二要逐步健全完善档案管理制度, 明确档案管理工作的目标、任务、责任和权限, 制定文件材料归档和档案保管、利用、鉴定、销毁、移交等有关规章制度等, 并严格考核档案管理人员工作情况并对其进行有效监督, 增加档案管理人员的法制化操作和规范。

参与重大生产、竣工验收等活动的频率和机会, 从而对档案的及时归档进行有效监督。

(二) 加大档案资料收集力度, 规范收集工作

一要强化档案收集组织力量, 在煤矿生产过程中的档案收集工作, 要囊括档案分管领导、部门主管、档案管理人员和兼职档案员等成员形成一有效的档案收集力量, 档案管理部门要对各人员的档案收集工作的职责和范围进行明确划分, 做到人尽其责。

二要确保档案资料的接收、登记和保管工作的顺利进行, 通过建立接收登记台账对煤矿生产中的招投标资料、施工、竣工验收、审批、财务预决算等文件资料, 以时间为顺序进行, 分类集中保管。如可以利用Excel表格、数据库系统等软件进行输入登记和管理, 保证资料的查询利用方便, 方便日后查询。

三要规范档案资料收集。按照《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》DA/T28-2002和《科学技术档案案卷构成的一般要求》及本行业档案管理标准, 规划竣工文件的编制要求, 避免档案资料的不合规。

此外, 如上所述, 煤矿档案资料专业性较强, 涉及面交管, 这就决定了煤矿档案资料的收集工作要按照档案的自然形成规律, 由档案生成人员负责资料的收集、积累和立卷工作, 然后进行统一归档保管。

(三) 增强档案服务意识, 提高档案服务质量

深入贯彻科学发展观, 坚持以人为本, 树立利用者至上, 档案为民的新理念不断拓宽服务渠道, 优化服务质量。要把满足各方面日益增长的档案服务需求作为档案工作发展的根本出发点, 认真实施“服务先行”战略, 不断改进档案服务的手段, 在全矿职工心目中树立起良好的服务形象。我科以多样化、人性化的服务为依托, 通过建立服务投诉和反馈机制, 采取咨询、函查、电话查询、在线查阅。对特殊困难伤病职工家属实行上门服务等多种服务方式, 不断改善服务条件, 丰富服务手段, 有效拉近了档案科与职工的距离树立了新时期档案部门的良好形象。例2013年8月15日生产技术科李智鹏通过查阅四老沟矿东404盘区煤仓给煤机安装和给煤机峒室图纸, 为改装压煤、漏煤眼设计图纸提供数据。2013年10月15日护卫队郝敏因买棚户区房发现房储本丢失, 来我科通过查阅工资账, 查出每月所扣房储, 为其补办房储本提供数据并顺利提出房储基金买棚户区房。全科各类档案共查档达1211卷, 311件次, 查档1071人次, 查全率、准确率达100%。全科员工对待每位查档人员做到微笑服务, 使每位来查档的人员高兴而来, 满意而去。我科有专问征求各部门对我科服务工作的意见和建议, 切实做好整改工作, 使档案服务工作更加扎实有效。

一方面, 要增强档案管理人员的服务意识, 要认识到煤矿档案管理工作的最终目的是要为煤矿生产、技术和安全等服务, 具备主动服务意识, 努力为煤矿的技术、安全等提供信息支援。

另一方面, 要不断提高档案服务质量, 实际工作中, 要调查、预测煤矿企业各部门的档案资源需求类型、内容、方式、时间、频率, 并进行整理汇总, 根据各部门的档案资源需求逐次开放档案资源, 做到主动服务, 保证各部门查询档案资源的便利性和及时性。

此外, 还应通过培训和脱岗学习等提高档案管理人员的专业和道德素质, 提高其档案服务和管理工作的专项技能, 同时增强其服务的意识和工作的责任心。

(四) 加强档案信息化建设

一方面要加大硬件投入, 推进煤矿档案的信息化建设。硬件上要及时更新, 配备专门的计算机、存储器、扫描仪、照相机、打印机等, 同时还应配备专门的信息化办公室, 实施档案的信息化建设工作。

另一方面, 要加大软件投入, 如建立数字查询系统等方便对档案资源的查询;建立安全密钥系统保障档案资源的安全性, 以加强电子文件归档管理工作带动档案信息化建设, 以档案信息化带动档案管理现代化建设, 进而带动档案工作整体水平提高。同时, 要注重对档案管理人员的信息化培训, 组织其认真学习并实施《电子文件归档管理暂行办法》, 注重档案工作各项业务的相互结合和促进, 正确认识和把握关系档案发展的一系列问题。

综上所述, 在明确问题的基础上进行相应的改进和完善是煤矿档案管理工作保持不断发展前进的有效途径, 煤矿档案管理工作是一系统性工作, 需要从技术、人员到相关软硬件设备的全方位支持, 才能在发展中获得突破, 为煤炭生产、经营管理和科技进步提供源泉和动力。

摘要：本文在概述煤矿档案的涵义和特点的基础上, 分析了当前煤矿档案管理工作的现状, 指出其存在的主要问题, 并针对问题给出了改进和完善煤矿档案管理工作的对策建议。希望本文的分析能为当前煤矿档案管理工作提供一定的理论借鉴和实践参考。

关键词：煤矿档案管理,现状,对策