医院照片档案管理工作现状与对策

2022-09-10

照片档案是一种有价值的历史记录, 主体包括国家机或者个人的社会活动, 对国家和社会来说具有很高的保存价值, 主要以感光材料为载体, 并且在照片档案上辅以一些文字记述。但是随着电子技术的快速发展, 档案载体发生了很大的变化。传统的照片保存不受到重视, 导致照片档案管理比较落后。

一、照片档案管理的几个环节

照片档案管理主要包括照片的产生、收集、整理、保管等几个环节。在照片的产生环节中一般只要是有保存意义和价值的照片都可以进行保存;收集环节是做好照片档案管理工作的基础。收集工作要落实到具体的摄影摄像部门, 由摄像人员负责记录活动的相关事项。在每一次的拍摄完成后要及时的将收集到的各种信息进行登记。整理环节中, 首先要确定一个科学的整理原则和分类方案, 整理方法要具体详细, 完成照片整理后要认真填写备考表, 包括将照片形成过程中需要说明的问题填写清楚, 并签全名以示责任;在照片的保管环节中要注意保管库房的温度以及湿度, 加强对照片档案管理室的管理。

二、当前医院照片档案管理工作分析

(一) 医院照片档案管理制度执行力度弱

在当前的医院照片档案管理工作中, 都是有着相关的管理制度作指导, 但执行力度还是不够。虽然医院规定了档案管理制度, 但是由于制度没有完全落实到实处, 对档案管理规定的执行力度不到位, 对没有按规定移交档案室的照片采取相应的措施, 这也就造成了医院的照片档案管理难以发挥应有的作用。

(二) 管理工作人员的工作意识不足

医院照片档案管理工作人员大部分非专业人员, 因此工作人员在进行一系列的管理工作中会有比较薄弱的完整归档意识。特别是针对照片档案, 不能够做到及时归档。有的部门认为将照片移交档案室, 使用时难于寻找, 放在本部门便于寻找, 因此并没有将照片移交档案室;有的人认为拍摄照片属于其本人作品, 照片应该由本人保管;有的工作疏忽, 将应该上交档案室的照片没有及时的进行归纳等等, 上述行为都会导致档案资料的回归受到影响。

(三) 照片档案并没有形成产生、收集、整理、保管、利用的管理模式

最早时照片生成的过程是有传统的照相机对办公室或者单位活动进行统一的拍照, 照片的收集较为的集中和单一, 出现照片没有及时归档的情况很少。但是随着电子产品的发展, 出现了数码照相机, 医院部分科室在配备相关设备之后可以在进行科研、教学、讨论等活动中进行比较完善的电子记录。照片都由拍摄者存在自己的计算机磁盘或者光盘上。这种做法就会影响照片的收集和归纳。在利用照片档案时查找困难, 使照片档案失去了保存和利用价值。

三、对照片档案管理的对策

(一) 熟知医院照片档案管理原则, 做好重点范围的管理工作

在对医院照片档案进行管理的工作中要严格遵循“统一整合、分类管理”的基本原则, 将医院的制度及管理办法全部落实到实处。但是数码照片在收集和保管以及利用上比传统照片要复杂, 难度加大。因此对数码相机拍摄的照片, 要配备相应的电脑和刻录设备, 保证档案的完整保存。然后为了保证传统照片和数码照片档案的完整及管理安全, 医院内部对于有管理需要和调阅需要的部门科室都应当在医院管理制度的基础之上完善好适合自己科室特点的相关规则, 将档案由产生、收集到最后的整合、归档都循而有序地完成。

照片的筛选, 在选择过程中要主体鲜明, 影响清晰, 画面完整。照片档案最为主要的特点就是可以将事件是主体特征全面、详尽地反映出来。照片档案应该能够客观真实的反映事件的内容。对于将照片存入计算机磁盘中或者光盘中的照片, 要对照片进行去伪存真, 筛选出其中具有代表性和最重要的照片。要控制冗余, 不可重复收集整理内容相似的照片档案。另外, 医院的纪实照片是不同于艺术摄影的照片, 艺术摄影照片的出发角度是将食物更加的美化, 而医院纪实照片为了是真实的反映事件的内容与细节。在重要活动中拍摄的照片不能够随意的改动, 添加好合成。要尽可能的保存照片的原始数据, 保证照片的真实性和有效性。数码照片和传统照片在归档范围和分类方法方面可以进行互相借鉴, 依据性状需要来做好最优化的管理。其中在归档各项信息记录时, 相应时间、格式、像素以及档案光盘的数据备份等要做出具体的规定。传统照片在存档时要与底片同时归档, 并且在档案内容上注明事情发生的主要要素。

在工作中要将归档范围明确清楚。医院内所有科室具有保存价值的照片都应该移交档案部门进行整理归档。照片的归档范围包括:关于领导党政指导方面的工作照片, 上级领导做工作视察以及参加院内部分科研活动的照片;教学和科研学术方面的活动照片, 例如医院在承担国内、国际的大型交流座谈会, 国内外知名专家莅临考察等活动的照片;新技术、典型病例以及业务学习、健康教育等的照片;各种创建活动方面的照片;文明医院的建设以及医院治疗技术达标等的照片;有关医院节假日期间举办的晚会、文体活动方面的照片, 包括有内部职工运动会、比赛项目、开幕式、闭幕式等, 还有其他有重大意义和保存价值的照片。

(二) 落实到位照片档案管理, 便于后期的调取及利用

1. 加强对照片档案管理的宣传力度, 争取各部门的支持。

我国大多数医院在档案管理方面都做出了较为系统的规定, 对档案的接收、收集和移交等操作都有明确的限制。其中规定, 要利用现代化的信息手段和媒介进行广泛的宣传, 让领导和相关的工作人员都能够认识到照片档案管理的重要性。医院在重大活动工作中产生的照片是医院历史记录和未来发展的重要资料, 与一般的文字档案的作用不一样。加强照片档案管理的宣传工作, 掌握并运用相关的档案知识, 这不仅对提高照片档案管理质量大有帮助, 同时也充分调动有关部门和档案工作人员的工作热情与自觉性。其中争取领导的支持能够更加使照片档案收集工作顺利进行。

2. 提高档案人员的综合素质和业务能力, 也是改变照片档案管理工作现状的方法。

有些档案管理人员是兼职人员, 因此, 在选择医院档案管理工作人员时要严格要求;随着电子产品的产生, 高科技发展越来越迅速, 对档案工作的要求也越来越严格, 档案人员必须加强自身的综合素质和业务能力的提高。学习照片档案管理方面的知识, 将医院及科室内档案管理原则牢记, 灵活运用照片档案收集、整理、调取和利用等方面的知识。

3. 加强对照片档案的归档整理。

在档案管理活动中, 数码照片档案的整理是一项全新的内容, 是目前重要的声像档案资源。简要介绍照片档案归档的要求:首先, 将收集到的照片档案产生时间及收集时间记录好, 依据归档时间及相关资料的存档要求特性来进行分类整理。例如部分照片资料对时间的要求比较多, 在某时间需要做特定的整理和调取。在严格的制度要求下以时间为分类轴实行管理。其次, 传统照片和数码照片的整理。比如在需要保存的一张或者一组照片上要有相关的文字说明, 进行整理归档、编目和统一存放。最后是数码照片的保管和保护。由于数码照片的特殊性, 一般会存在计算机磁盘或者光盘上, 数码照片整理后应该按照年度刻录光盘, 并且采取一式两套的方法, 其中一套入库保存, 另外一套供医院其他的活动利用。如果是刻录到光盘上, 应该定期的重新刻录光盘, 一面光盘内容的毁损。

4. 加强档案的库房管理。

在照片档案管理中, 应当依据照片资料的性质需要配置符合一定条件的档案装置, 主要考虑的方面包括有防盗、防磁、防尘和防潮、防高温等。档案存放的库房温度应当保持在合理水平, 通常来讲可以在14—24℃, 湿度建议保持在40%—55%, 这些条件是照片得以长久保存的重要保证。如果是存在计算机的磁盘中, 要定期的对磁盘进行杀毒, 一面磁盘中的照片信息收到病毒的感染;如果是存在磁盘中, 磁盘最好是每四年进行重新的刻光盘, 一面光盘内容出现毁损的现象。

四、加强对照片档案的管理, 提升医院文化建设

(一) 立足责任意识, 提供优质服务

随着经济的快速发展, 医疗事业也取得很大的进步。其中最大的变化是院容院貌的改变。在这个过程中相机及时的记录下了医院的变化, 将医院由小到大, 迅速发展的历程以照片档案的形式记载。因此, 曾经在医院工作过的老职工看到照片档案, 回忆起当年艰苦创业的情境便会触景生情。展示的这些照片档案一方面记载了老一代医务工作者克服困难, 创造出的辉煌成绩。另一方面也在告诫医护人员要珍惜现在良好的工作环境, 热爱本职工作, 树立起以“病人为中心”的服务态度, 提供更加优质的医疗服务。

(二) 提升医院文化, 丰富精神内涵

医院的文化建设体现在医院的建设和发展过程中, 积极良好的医院文化对于增强职工凝聚力, 提高医院核心竞争力都有非常大的推动作用。宣传栏是当前大多数医院开展文化传播的重要媒介, 可以将医院多年来积淀的精神底蕴加以宣传, 向患者树立起医院伟大的形象。照片的视觉冲击力强, 有趣味性, 使读者能够快速领会到医院的精神文化内涵。近年来各家医院都重视起医院的文化建设, 立足于此, 更是不断地提高医疗质量, 落实管理规范, 转化服务理念, 用院训来激励和提升医院职工的素质和服务态度。把演讲比赛、抗震救灾、爱心捐助和医疗队下乡等活动的照片贴到宣传栏上, 能够极大的提高医务人员的荣誉感。使医院干部职工对医院产生更加强烈的归属感和责任感。

五、总结

相比于医院内的文本档案, 照片档案有着相对的特殊性和价值性, 在医院工作中也会发挥更大的意义及作用。作为医院文化精神建设的一部分, 照片档案管理必须要从日常抓起, 切实提高综合管理水平, 不断丰富医院的文化内涵。

摘要：虽然医院照片档案作为医院档案中的重要组成部分, 但是医院在照片档案管理方面存在的一些问题, 使照片档案失去了本应发挥的作用。虽然在医院活动中, 领导在拍摄工作方面非常的重视, 并且配有专业的人员负责, 但是在拍摄之后并没有及时的记录, 导致照片记录信息很不完整。照片有拍摄、收集、整理和保管等几个方面, 只有做到这几个方面才能做好照片的档案管理。本文对照片档案管理工作现状和成因进行分析, 在照片管理的几个环节等提出对策, 以期使医院的照片档案管理迈向正规化。

关键词：医院,照片档案,档案管理,规范化