关于高校档案管理现代化的几点思考

高校的档案管理工作是高等学校事业发展的重要组成部分。随着科学技术的迅猛发展, 人类社会步入了一个快速发展的知识经济时代, 作为信息时代重要传播基地的高校, 信息管理技术现代化和信息的开放利用使高校档案管理工作面对了一个新问题—档案管理的现代化。档案工作要为学校的建设和发展服务, 档案管理就必须要加快现代化的步伐。

那么如何真正实现高校档案管理的现代化, 就必须重点解决好以下的问题。

1 高校档案管理现代化中的管理思想

转变思想观念。要加速高校档案管理的现代化, 只有传统观念的的转变, 才能真正解决实际问题。首先, 高校领导思想观念的转变, 校级领导是学校各项管理工作中的决策者、指挥者和组织者, 倘若他们的思维方式能率先进入信息化时代, 就必然会注重档案在学校发展中的重要作用, 必然会改变旧的管理模式, 就会通过各种行政手段, 来促进档案管理的现代化。实践证明, 哪个学校的领导重视档案工作, 哪个学校的档案工作就开展顺利。其次, 档案部门专业人员观念的的转变。档案专业人员直接管理档案, 负责档案信息的开发利用, 因此只有清醒的认识到面临的挑战和机遇, 才能加强工作责任感, 树立现代档案管理、开发、利用的意识, 在工作中从档案整个管理系统的角度而不是从纯粹的各个独立部门的利益角度出发去考虑问题, 才能努力用现代化管理手段去管理档案, 适应时代发展的要求。

2 高校档案管理现代化中的组织机构

健全组织机构。成立档案工作领导小组, 由分管校长任组长, 成员由档案部门负责人和各中层部门主管档案工作的负责人组成。学校成立综合档案科。对于这种跨层次的组织机构既能充分发挥横向协同工作机制与纵向控制指挥机制的作用, 又能有效地避免许多相互推委、彼此指责的问题, 而且能够根据高等教育的改革和发展趋势以及档案利用者的多种需求进行快速而有效地组合、部署、重新调整工作重心, 迅速发挥其集体的综合才能。

3 高校档案管理现代化中的队伍建设

抓好队伍建设。人作为档案工作中的主体, 对档案事业的发展起着决定的作用。在档案管理过程中, 人是最重要的。今天我们面临的是一个科技革命日新月异的新时代, 档案管理的重点转向档案信息深层次加工和信息处理的开发、研究, 因此, 建设一支忠诚事业、业务精良、开拓进取、结构合理的档案工作队伍是振兴档案事业、实现档案管理现代化、为学校改革与发展服务的重要保障。所以, 要加速档案管理现代化, 有效发挥其职能, 就必须重视档案人员的素质教育。要做到这一点, 一是必须加强档案人员继续教育, 掌握新知识、新技能, 以满足时代的需要。高校档案人员的素质不仅包括知识素质和道德素质, 而且要求有较高的业务素质, 包括现代人应具有的职业技能和业务手段。如:计算机操作手段、档案专业知识、社会公关能力、组织协调能力。高校档案管理工作还是一项社会性很强的工作, 它注重的是操作和应用, 因此, 提高高校档案工作人员的自身素质势在必行。只有提高档案工作人员素质才能促使现代化档案管理工作顺利进行。二是加强兼职档案员队伍建设。学校应明确兼职档案员在学校工作中的地位, 并就其配备、职责、考核、奖罚、培训、职务职称晋升等方面做出具体的规定, 定期开展档案工作检查评比活动, 引进激励机制, 充分调动他们的工作积极性。

4 高校档案管理现代化中的管理制度

健全规章制度。建立比较完善的档案管理制度是做好高校档案管理现代化管理工作的基础。首先, 必须遵循《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》和《普通高等学校档案管理办法》的基础上建立。依据这些法律法规, 实行依法治档, 促进档案现代化管理工作的发展;其次, 档案管理制度的建立必须从各高校的实际情况出发, 具体问题具体分析, 做出符合各高校实际发展需要的档案管理制度。同时, 建立的档案管理制度还必须充分考虑现代化的要求。符合社会经济和科技发展的要求。档案管理制度的建立是档案管理现代化的象征, 它必须发挥其档案现代化管理的功能。只有建立档案现代化管理制度, 才能处理好开放与保密的关系, 有偿利用和无偿服务的关系, 现代化管理和基础性工作的关系, 是档案管理现代化的根本保障。

5 高校档案管理现代化中的目标管理

实行目标管理。目标管理是学校档案管理规范化、标准化的必要举措, 对于提高档案综合管理水平, 实现档案管理现代化具有重要意义。要运用现代管理技术实现高层次管理目标, 首先必须制定周密科学的计划, 研究和制定中长期计划。长远规划应统筹兼顾、分阶段逐步推进, 体现学校发展对档案管理的要求和档案管理上台阶的需要;其次应抓好计划的实施与检查, 及时补充, 调整管理措施, 不断提高现代化管理水平;另外要建立自我发展、自我约束的机制, 推行一人多岗、一岗多责和质量管理和目标管理责任制。

摘要：高校的档案管理工作做为高等学校事业发展的重要组成部分

关键词：高校档案,现代化,思考