高职院校教学档案利用服务实践中的问题反思

2022-09-12

教学档案是高职院校师生最关心、最直接、最重要的原始记录, 据统计, 高职院校档案查档利用中, 查阅教学档案占全部利用的85%以上, 同时, 学校的教学管理、师生的日常教学活动均围绕教学档案的查阅与利用展开的。因此, 做好教学档案的利用服务, 满足师生日益增强的教学档案需要, 促进校园和谐, 已成为高职院校档案同仁的共识。高职院校都在不同程度重视教学档案管理与建设, 在硬件中重视加强场地设施设备的添置, 软件中注重推进教学档案的信息化管理进程, 教学档案管理、利用水平在不断提高。然而, 教学档案利用服务实践要深入持久地开展, 就必须在不断总结教学档案服务工作经验的同时, 更加关注和反思教学档案服务工作中已有的难题和新出现的问题。

一、教学档案管理队伍不够稳定

大多高职院校教学档案管理人员为兼职非档案专业技术人员, 缺乏专职教学档案管理人员, 而且教学档案管理队伍不够稳定, 人员变化频繁, 造成队伍素质参差不齐, 整体管理水平偏低, 教学档案的形成、建立、收集、整理、服务利用等环节无法衔接到位, 导致教学档案缺失严重, 教学档案实用性差, 教学档案管理严重滞后, 严重影响教学档案的利用与服务质量。

二、教学档案管理还比较分散

(一) 管理场所分散。目前, 高职院校的教学档案管理在校、系两级不同场所中分散管理, 未建立起集中统一的管理场所, 分散的场所致使管理效率低下, 也造成校系两级的档案间不协调, 甚至相互矛盾的现象, 不利于教学档案的共享利用。

(二) 管理职能分散。高职院校的教学管理主要包括学籍管理、教学常规管理、实践教学、实验室管理、教学改革与教研等, 不少院校往往因日常职能模块的不同分属于不同管理职能部门, 即使同一管理部门也普遍存在不同模块使用不同的管理软件与系统的情况, 系统间的兼容性差, 尚未形成一体化管理格局, 导致管理中无法及时协调集中, 甚至出现管理的重叠矛盾和空白区域, 给管理利用带来较大的不便和困难, 利用服务效率因此而低下。

(三) 建设标准不统一。高职院校对教学档案的管理包括两方面, 一是对教学档案各形成单位的电子文件进行归档管理, 二是对教学档案进行资源整合。就前者而言, 最好的方式是实行电子文件到电子档案的自然归档和一体化管理, 但由于教学管理中各职能模块的管理系统与档案管理分属不同信息管理系统, 各系统的设计单位不同, 按照不同的标准、规范进行设计, 未建立起统一的共享兼容对接关系, 系统间形成的数据难以互相转换, 无法直接进行电子文件归档。就后者而言, 对教学档案进行资源整合, 建立教学档案目录与教学档案专题数据库是当前重点, 但由于目前还没有建立档案基础数据库的统一标准, 描述数字档案资源的格式规范还没有形成, 所以还没有建立起全面的、系统的、面向师生查档需求的目录和完整数据库。

三、缺乏有效的数字化网络化服务利用机制

提供优质的教学档案利用服务, 是教学档案乃至学校管理工作的目标, 其工作除具备丰富的教学档案管理资源和对这些档案资源的科学管理加工等基础外, 还必须建立起先进的档案服务运行机制, 在档案部门与师生之间建立起真正的绿色通道。传统的教学档案服务运行机制具有一定的优越性, 但在现代飞速发展的数字化及网络环境下的局限性显而易见, 数字化及网络利用服务体系的建立是大势所趋。但目前教学档案服务利用存在的问题主要有:

(一) 数字化网络服务认识存在偏差。目前, 受外围网络环境与政策导向的影响, 高职院校都已意识到借助网络环境进行数字化教学档案利用服务十分重要。事实上这种服务的宗旨、内涵、真正原因以及如何正确实施等问题由于缺乏理论上的深入研究, 形成了纯粹的数字化、网络化, 导致人们对教学档案服务利用认识上的偏差。所以, 应从师生需求服务、信息知识服务、服务效益等方面进行研究, 建立适合于高职教学与管理的数字化网络服务的理论体系, 并以此提高并指导教学档案的数字化网络服务的工作。

(二) 教学档案信息化管理不够完善。档案馆业务管理是档案利用服务的基础, 其目的是最大限度地满足师生对教学档案的需求。教学档案的信息化是推动教学档案利用服务的原动力, 直接影响教学档案的利用服务水平。目前高职院校的教学档案信息化仍处在发展阶段, 整体信息化程度差距较大, 不少教学档案仍未实现信息化、网络化管理, 未能实现开放性管理, 如教学设备档案、实践教学档案等因未能全面实现信息化、网络化管理而使其档案缺失严重、查阅利用困难、利用服务效率低下。全面实现教学档案的信息化网络化管理才能有效提高教学档案的利用服务水平。

(三) 未建立起多元化开放性服务利用机制。在现代网络化数字化时代, 教学档案服务利用形式仍然较为单一, 大多仍以网络服务形式为主, 缺少便于师生服务利用的服务方式。尚未建立起形式多样的借鉴网络环境下的电子阅览室、电子触摸屏技术、移动网络通信技术运用的服务利用形式, 未建立起开放性服务利用, 无法适应高效服务利用。

(四) 数字化网络利用服务缺乏完善的制度保障。由于观念、经费、人员等因素的影响, 不少高职院校对数字化网络化服务利用意识淡漠, 尚缺少对教学档案数字化网络化服务利用配套的制度建设, 尚未建立起完善的运行保障制度, 这也是各种服务方式无法综合利用的原因之一。所以, 制度规范是保障服务方式实现的关键, 目前最需要的是在多形式利用服务的同时建立一套适用于教学档案的数字化收集、档案网络开放、档案网络服务安全保障等相关的具体细则与操作规范。

综上分析, 高职院校教学档案管理与服务利用中管理队伍还不够稳定, 教学档案管理分散, 还缺乏有效的教学档案管理服务利用机制作为保障。针对以上存在的问题, 高职院校应做到以下几个方面:

第一, 正确把握“质”与“量”的关系。高职院校教学档案的建设与管理不仅要注重“量”的积累, 更要全面把握服务与利用“质”的内涵, 全面围绕教学档案的服务利用开展工作。

第二, 建立一体化教学档案管理体系。全面反思并正视存在的问题, 理清教学管理职能, 理顺教学档案管理关系, 建立起一体化的教学档案管理体系, 为教学档案服务利用创造条件。

第三, 建设高素质的稳定教学档案管理队伍。加强教学档案管理队伍建设, 提高管理队伍整体素质, 增强服务利用意识, 提高教学档案服务利用水平。

第四, 建立多元化开放式教学档案服务利用平台。推进信息化管理进程, 引入多元化服务利用方式, 建立便于师生的共享型开放式的数字化网络化档案服务利用平台。

第五, 建立有效的教学档案服务利用保障机制。高职院校教学档案服务利用应该建立起与教学档案职能以及数字化网络化发展趋势相适应的管理制度与保障机制, 确保开放性的服务利用平台安全有序运行, 最大程度发挥其应有的功效。

四、总结

高职院校的建设水平很大程度上取决于教学档案的利用与功能发挥, 高职院校要适时根据高职人才培养和技术发展的新要求, 在实践中坚持“走群众路线”服务师生, 不断“回头看”反思教学档案管理与服务利用中存在的问题, 突出教学档案的服务利用功能, 实时整改提高, 建立起服务于应用型技术人才培养目标的高职院校教学档案服务利用机制。

摘要：分析高职院校的教学档案管理的实践与现状, 其存在教学档案管理队伍不够稳定、教学档案管理还比较分散、缺乏有效的数字化网络化服务利用机制等问题, 反思教学档案服务利用中存在的问题, 提出了强化教学档案服务利用的几点措施, 为教学档案全面服务并适应高职院校应用型技术人才培养目标的发展需求提供借鉴。

关键词：教学档案,服务利用,问题反思