高职人事档案信息化管理论文

[摘要]在新时代全面从严治党、从严管理干部的背景下，要落实党管干部、党管人才工作，加强干部人事档案的管理是基础工作之一。以下是小编精心整理的《高职人事档案信息化管理论文(精选3篇)》，欢迎大家借鉴与参考，希望对大家有所帮助！

高职人事档案信息化管理论文 篇1：

高职院校人事档案信息化管理研究

【摘 要】档案管理工作要紧随现代社会发展实际走信息化的发展道路。从高校人事档案管理实践工作来看，加强档案管理信息化是十分必要的。文章从现阶段高职院校档案管理信息化实际需求入手，分析导致信息化管理效率低下的主要原因，提出确保人事档案信息化管理工作顺利开展的举措，为高职院校的发展与进步奠定良好的基础条件。

【关键词】高职院校;人事档案管理;信息化管理

0 引言

我国现代教育产业不断发展与进步，特色文化、政治、经济条件的引导，人事档案管理范围的扩大化，受到各行各业的广泛关注。从目前高职院校发展情况来看，人事档案管理仍是重点工作内容，尤其是学生数量增多且教师岗位调动、变更等流动性的问题，会导致档案管理复杂性加剧。将多样化的信息资源利用起来，在有限的经济条件下进行技术应用，确保高职院校各项工作能够顺利推进，则学校教育教学指导工作能够顺利进行，且针对教师、学生等实际性的问题，能够凸显科学技术的应用价值。对此，笔者将结合实际展开细致化的分析与论述。

1 高职院校人事档案信息化管理的基本特征

人事档案信息化管理需要在政府及相关部门的主导之下，在进行档案管理的过程中，将现代化的信息技术应用起来，对档案信息进行处理，并做好档案管理工作，为社会提供更好的档案服务。档案信息化会将计算机、大数据技术应用起来，能够将多样化载体的档案材料进行数字化的档案信息存储。现阶段，我国的人事档案信息化管理步伐加快，当然与全面达成人事档案信息化管理目标相比还存在一定的差距，所以高校需要结合自身的发展情况，有针对性地完善人事档案信息化管理工作。

高校人事档案管理所涉及的内容较多，且整体的跨度比较大。在档案管理前期阶段，需要耗费大量的人力与物力。经过对人事档案信息进行分类汇总，做好数据输入工作，能够保证其他各项工作都能顺利进行。目前，人事档案信息化管理对计算机及科学技术的依赖性较强。而且，不同载体的信息存储也涉及技术应用的基本要求，相关的管理工作人员如果实践操作能力与科技素养不足，就会影响档案管理的最终结果。信息化网络的建立，能够确保人事档案信息资源具备永久性的特质，当然也会受到来自网络技术手段的侵袭，在校内完成信息资源的共享，并控制其他的风险性问题，也是提升人事档案信息应用价值的有效途径。

2 高职院校人事档案信息化管理的实际情况

2.1 人事档案管理模式

提升工作效率通常都需要电脑的配合，目前高职院校在人事档案管理期间，会利用诸多的办公软件，进而将台账建立起来进行检索工具的编制。但是，人事档案管理部门的管理人员素质不高，对信息技术的把控能力不足，甚至还会利用手动的形式完成档案管理工作。少数学校会利用电子化存储的途径，但是即便引入电子化存储模式其电子化程度也相对较低，不少高校还是会采用纸质信息存储的形式。

2.2 人事档案管理配置

高职院校人事档案信息化管理中，档案专业人员配置不合理的情况极为常见。而且，从事对应岗位的教职工基本上都不是档案管理专业毕业。还有部分高职院校对人事档案管理人员的学历、能力等方面的要求相对较低，从事高校管理其他工作，兼任人事档案信息化管理工作的屡见不鲜。从其整体的年龄结构来看，由于岗位的稳定性相对较强，所以青年教职工数量相对较少。由于人事档案信息化管理对扫描仪、照相机、打印设备等有明确的应用要求，因此做好人事部门的物资配置工作是基础。计算机已经成为高校管理不可或缺的设备。扫描仪、照相机等设备的应用率较低，导致人事档案信息化管理受到诸多因素的制约。

2.3 信息系统建设与网络化引导

调查研究表明，现有的高职院校中极少数具备人事档案管理信息系统，该系统的建设本身就是比较独立的。而拥有信息系统的院校，未能做好技术跟进，在网络环境下能够有效应用的数据资源相对较少，学习的官网上未能将人事档案管理信息系统相关的链接、方法等进行解释说明，学校教职工未能明确系统操作应用需求，导致在线搜索及日常查询信息都会面临很大的困难。

3 提升高职院校人事档案信息化管理质量的相关举措

3.1 重视档案管理团队的建设

首先，要对现有档案管理工作人员进行专业培训与引导，确保员工能够掌握前沿技术手段。只有个人的实践经验与技术水平相对较强，在信息化拓展期间才能够具备优势条件。日常要与其他同级院校加强沟通与交流，彼此交流观念思想并做好信息化建设的大方向引导工作。高职院校需要在内部开展专题学术或业务交流会议，开展多样化的业务学习、业务交流活动，邀请档案管理领域的专家进行讲座，应用多样化的档案管理方式，则档案产业发展得到保障。高职院校高层管理人员需要与档案管理人员一起，实现对工作目标的优化推进，并结合各个阶段的发展目标做好战略部署。

其次，了解现阶段高校人事档案信息化管理在管理人员配置方面的问题。档案管理人员具备良好的专业素养是基础，同时结合信息化建设的目标提升个人计算机应用水平也是十分必要的。高职院校在进行档案管理人员选聘期间，不仅要考核其专业能力，还需要进行简历的筛选，明确应聘者的性格特点与兴趣爱好，确保计算机能力突出的员工能够在信息化管理中发挥优势作用，同时在信息系统建设阶段，还需要招聘网站开发人员，将高校人事档案管理工作升级，为现有的岗位提供新的动力，经过新员工与老职工之间的工作配合，则各自的专业优势特点展现出来，具备良好的专业能力并实现对人事档案管理部门的人员结构进行调整，则档案管理团队建设目标逐步建立起来。

3.2 重视人事档案信息化各项工作

学校领导是各项战略目标、各阶段管理工作的主要负责人，确保人事档案信息化管理工作目标达成，校领导需要对该工作给予足够的重视。档案工作者需要加大档案信息化宣传力度，并做好与政府相关部门的协同工作。高校管理人员要认识到信息化建设的重要性，并实现对人力资源管理工作的优化引导，从行为意识上发生改观，这样就能在思想上将档案管理工作全面落实。当然，人事档案信息化管理工作的周期比較长，尤其是初期各类人事档案信息的信息化转变工作量较大，后续还涉及高校专属的管理系统建设与维护各项工作。显然对资金的需求量相对较大，且需要做好制度建设与引导，给予人事档案信息化管理足够的支持。

档案管理部门基层管理人员对自身工作要足够重视，确保自身的工作价值凸显出来，同时定期地进行工作汇报，实现对整体工作进度的控制。高职院校会组织开展相关的会议与培训工作，确保人事档案信息化管理理念能够传递到位。当基层管理人员能够明确信息化管理所带来的便捷性、高效性，从高校战略发展目标要求来看，基层管理人员要与上级领导工作积极配合，主动承担自己的基本职责，加快学校信息化发展的速度。

3.3 做好管理机制的优化建设

提高人事档案信息电子化处理的效率，是实现人事档案信息化管理的必要手段。高职院校需要着重加强将纸质档案到电子档案转变的工作，通过对扫描仪、摄像机等设备的优化应用，做好各个阶段信息化的制度引导，实现数据库、信息技术、信息系统的优化应用，不断提升在档案载体转变期间的信息内容真实性与可靠性。要求员工及时进行核对并做好系统安全防护工作，提升人事档案信息共享与调用的基本速率，确保数字化、信息化建设阶段档案信息的安全。

高校人事档案信息化管理相对于其他的高校建设工作有自身的特殊属性，高职院校需要与基层管理人员密切联系，通过积极的沟通与交流明确基层管理人员的基本需求。通过应用针对性的激励手段，能够满足现代职工的个性与职业发展的基本要求。良好的工作环境对职工发展有重要影响，从个人的自我实现层面上看，了解个人的基本需求后就能采用更为积极有效的激励方法。常见的就是对基层管理人员进行物质奖励，或者提升其岗位阶层并附加物质奖励。当深入了解职工发展所需之后，建立个性化的管理机制，每个人都能将自己的岗位实践工作潜能激发出来，基层管理人员的责任意识的提升有助于更好地完成相关工作。

4 结语

高职院校人事档案信息化管理需要明确工作目标，并完成各个阶段的工作指导。一方面要结合高校的发展实际情况，另一方面要强化信息管理的基本意识，经過两者的相互促进、相互配合，能够紧密联系社会发展所需，将人事档案管理的整体质量提升，高职院校发展由此得到保障。

参 考 文 献

[1]陆俊先.高职院校人事档案信息化管理研究[J].中国管理信息化，2018（8）：159-160.

[2]王燕.高职院校人事档案信息化管理研究[D].济南：山东大学，2014.

[3]王辉.高职院校人事档案信息化建设问题的探讨[J].兰台世界，2014（S1）：140-141.

作者：詹艳辉

高职人事档案信息化管理论文 篇2：

浅议人事档案信息化在高职院校干部管理与监督中的作用

[摘           要]  在新时代全面从严治党、从严管理干部的背景下，要落实党管干部、党管人才工作，加强干部人事档案的管理是基础工作之一。从高职院校人事档案管理的误区、人事档案管理的现状出发，阐述加强高职院校人事档案管理信息化的必要性和途径，强调人事档案信息化在高职院校干部管理与监督的作用。

[关    键   词]  人事档案;档案信息化;干部监管

一、引言

党的十八大以来，以习近平同志为核心的党中央对新时代干部工作提出了更高要求，高职院校党委坚持围绕中心、服务大局，准确把握、坚决贯彻“信念坚定、为民服务、勤政务实、敢于担当、清正廉洁”的干部选拔标准，努力探索新形势下干部的培养工作，对培养造就一支忠诚、干净、有担当的优秀干部队伍起到极大的推动作用。2019年，教育部等七部门联合下发了《关于加强和改进新时代师德师风建设的意见》，对加强师德师风建设提出了明确的更高的要求。新形势下，加强高职院校干部管理和监督具有新的内涵和意义，其重要性和紧迫性也被提到前所未有的高度。而在党管干部、党管人才工作当中，加强干部人事档案的管理，则是基础工作，需要先行一步。

二、人事档案管理以及干部管理和监督的误区

我国的高职教育起步较晚，大部分的高职院校是由中专院校升格而成，高等职业教育的高等性和职业性特色不鲜明。长期以来，高职院校的内部管理或沿袭中专的管理模式，或套搬大学的管理模式，并且高职院校的行政化氛围相对更浓厚，教师应有的社会地位没有凸显，教师习惯将干部与教师分割成两个独立的群体，提到干部档案，则默认为具有党政职务的干部人事档案，而不是将干部档案与干部身份人员的人事档案联系起来。在思想上，对教师档案管理工作不重视，对本人档案材料重要性也缺乏应有的认识。由此，带来了人事档案管理和干部监管的误区。

（一）对干部人事档案的理解不到位

1991年4月中组部、国家档案局印发实施《干部档案工作条例》，时隔27年之后，2018年11月中共中央办公厅印发了新的《干部人事档案工作条例》（以下简称新条例）。新条例的印發实施，充分体现了从严管理干部的工作遵循。新条例从“干部档案”这一提法转变为“干部人事档案”，将档案被管理的人员重点从具有行政职务的干部扩大到高职院校所有教职工。而新条例中关于档案的数字化建设规定，也对人事档案管理和利用的范围从独立的单位扩大到多个主体，当然资料的保密性是必须考虑的前提。

（二）人事档案管理与干部管理结合不够

新条例明确规定档案审核要坚持“凡提必审”“凡进必审”。通常在党政干部的选拔环节，档案审核是规定动作，组织部门可以按照政策和标准及时进行档案审核。但是在专业技术职务晋升时，档案审核则往往被忽视，由此容易导致学术造假、学术不端等行为，重视教师业务能力、轻视档案管理的做法很普遍。专业技术人员的管理是高职院校干部人事管理的重头戏，教师人事档案管理与教师管理没有有效结合，造成管理漏洞，其显性和隐性的危害较大。

三、高职院校人事档案管理的现状

（一）对干部人事档案工作重要性认识不足

由于长期以来档案工作体制机制的不健全，再加上档案业务的繁杂性、资料整理的特殊规范性、人事档案的保密性，导致该项工作的重要性没有被宣传，体现在高职院校管理层也对该项工作管理意识淡薄，更谈不上责任清晰划分，现代治理思维也没有运用到档案管理当中。

（二）干部人事档案场馆设施落后

新条例提出要加强干部人事档案库房安全管理和技术防护。目前高职院校基本设置了专用档案管理房间，但是据调研，阅档场所与保管房间混用、整理场所与办公场所不分情况较多，部分保管房间和阅档场所没有安装监控设备，没有必要的复印、扫描等设备，温湿度计、通风设备的配备不到位。

（三）干部人事档案工作人员素质有待提升

高职院校的“主业”是教育教学，教师作为人力资源的大多数，其引进、教育培训、职称晋升等渠道清晰，教师职业规划目标明确。作为内部管理的“辅业”，档案工作被“边缘化”在高职院校中普遍存在。档案工作人员的培训、晋升往往被忽视，由此工作人员的工作幸福指数不高，工作价值没有被宣传和利用，素质能力有待提升。

（四）干部人事档案数字化工作未普及

作为干部个人成长轨迹记录的纸质档案材料在收集、整理、查阅等流转过程中，不同程度存在磨损，随着干部人才流动性加强，档案材料流转次数增多，特别是档案材料收集版式也会跟随政策文件要求而改变，由此引起的原已收集档案材料重新整理而带来的磨损或者损坏很大。为更好保护档案原始材料，增强干部管理的信息化，人事档案数字化成为必然。档案数字化是档案信息化的第一步，但是目前高职院校普遍未开展档案数字化。

四、提高人事档案信息化水平的路径

（一）增强人事档案管理重要性意识

干部人事档案工作是新时期党建工作的重要内容，落实党要管党、从严治党，需从从严治吏、从严管理干部入手。各高职院校要调整档案工作内设机构，完善人员设置，从经费和条件保障等方面还原档案工作应有的地位，从严管理干部人事档案，监督查处造假行为，保证档案材料的权威性。

（二）加强人事档案管理工作考核

由于档案工作职责不清，管理不细，其考核工作在绝大多数高职院校未被纳入党建工作目标考核中[1]。档案材料从收集到真伪甄别、从整理到入档、从保管到审核利用，涉及学校的每个部门和每一位教职工。每一位教职工的档案又分为入校之前和入校后形成的材料，档案管理的主体会随着人员的流动而变化。针对个人，其履历、培训、进修、科研、政审、招聘录用、提报、工资材料等均需入档，需要各部门相互協调，及时沟通[2]，按照工作要求，及时做好本部门的档案工作。由此档案管理水平的高低，反映出学校管理底蕴的深厚与否，反映出内部考核的落实与否。三分管理，七分考核，只有加强考核工作，才能有效监管工作的落实情况，将考核情况纳入绩效考核中，与绩效工资挂钩，推动档案管理工作的落实。

（三）提升干部人事档案的信息化水平

以局域网、智慧校园建设为抓手增强组织人事工作的信息化，是目前各高职院校行之有效的提升管理效率的方式之一。但是人事档案管理的信息化由于档案工作的安全性和保密性要求而未普遍开展，档案管理的审核和利用效率仍然较低。各高职院校内部管理的模式不同、人员基础不同，很难有一个适合所有高职院校的人事档案管理系统可供各高校使用，这需要档案管理人员和系统开发技术人员充分沟通，开发出实用、适用、便利、安全且具有前瞻性的系统，集数据整理、工作管理和数据分析于一体，数据易于实现对接和交换，系统易升级，提升档案管理信息化。

（四）加大档案管理人员的培训力度

档案管理工作，不仅仅是档案材料的收集和整理，即使是材料的收集也需要专业知识，档案材料的整理和审核、利用，更需要档案管理人员加强党性修养，提高人事管理综合知识和能力。随着互联网技术的发展，信息化水平的提高，如何在档案工作中充分利用信息化技术，充分利用大数据技术构建“大档案”体系，则需要档案管理人员提高政治站位，更新意识，熟悉和学习互联网技术，将档案管理与信息化技术结合，熟练使用档案管理系统，保证系统的安全性和使用效率。只有对档案管理人员持续进行专业化培训，才能保证工作的顺利开展。

五、人事档案信息化水平提升对干部监管的意义

（一）有助于促进干部忠诚

随着新时代党建工作的加强，人事档案收集材料范围的扩大，材料的全面性和真实性要求更严，反映干部个人诚信、对党忠诚等的材料需要收集，而同时干部本人提交的入档材料也是干部本人对党忠诚的具体体现，也反映了干部个人诚信。干部的培养，重在管理和监督。档案材料数字化、档案信息化水平的提升，可以有效降低材料的涂改和造假，有助于强化干部的规矩意识和纪律意识，使他们心存敬畏，提高自我管理要求。

（二）有助于保证资料准确

档案材料是干部成长轨迹的真实记载，在管理和流转过程中，由于监管不力、转递不规范等原因，容易出现档案材料丢失、涂改、造假等情况。人事档案材料繁杂且数量巨多，很难将所有的材料均复印备份，档案副本材料增多，同时带来保管空间的增加及保管成本的提高。将档案材料数字化，方便了查询，减小保存空间，节约成本，最重要的是有效减少涂改和造假，有利于为学校干部队伍建设提供准确的数据资料。

（三）有助于实现管理实效

干部人事档案工作的核心在于利用。干部的选拔和培养，不是孤立的工作，与干部档案管理、党建工作、教师培训等相互联系，从“大档案”“大数据”的角度，客观记录和分析干部成长的轨迹，更具有真实性和客观性，更有利于为干部的成长提供预警支持。从学校层面，通过人事档案信息化管理模块，设置总体干部队伍状况动态统计，分析及预测干部队伍变化情况，及时为领导决策提供建议;从干部个体层面，准确以及实时记录个人在管理、教学、科研、社会服务等方面所取得的优秀成绩与出色表现，有利于干部强化有效的自我监督，有利于干部的全面发展。

（四）有助于提高工作效率

将计算机信息技术与干部的管理相结合，既增强了干部管理工作的准确性，同时也为工作人员节省了更多的时间，从而有更多的时间与空间去研究干部管理工作，有利于提高干部工作人员自身的业务素养、道德素养和培养优良作风。

参考文献：

[1]中共中央办公厅印发《干部人事档案工作条例》[EB/OL].[2018-11-28].http：//www.12371.cn/2018/11/28/ARTI15433968306

61437.shtml.

[2]葛菖霞.干部人事档案信息化管理研究[J].中国管理信息化，2015（12）：218.

◎编辑 司 楠

作者：杨彩英 于美慧

高职人事档案信息化管理论文 篇3：

浅谈高职院校人事档案管理信息化

[摘 要]信息化管理是高职人事档案建设的必然趋势。本文阐述了高职院校人事档案管理信息化的现状并指出档案信息化的必要性，分析了档案信息化可能遇到的问题，并且提出了高职院校人事档案管理如何信息化的方案。

[关键词]高职院校；人事档案管理；信息化

档案事业也是社会事业的有机组成部分，而档案中的人事档案又是社会各项工作，尤其是人事工作中必不可少的核心部分，高职院校人事档案在高校的发展、科学的管理等各项管理工作中发挥着极其重要的作用，随着信息时代的到来，信息速度效率的高速运转，认真分析档案本身及其管理工作的历史发展变化，对高职院校人事档案管理工作的研究有着深刻的启迪，对高职院校的建设和发展有着长远的意义。

一、高职院校人事档案信息化建设的现状

（一）管理体制不够规范，人事档案工作重视程度不够

各高职院校人事档案有的由人事部门或组织部门管理，有的院校则由学校档案部门管理。现在高职人事档案的管理模式主要是传统的封闭式管理它是指人事档案主要由单位内部的组织人事档案部门进行封闭式管理供领导或组织上使用，一般不对外由于制度还不够健全，封闭的档案管理系统运行秩序还不够完善，档案管理人员有部分兼职管理，人事档案材料的收集不够重视，档案材料收集方面还处于被动阶段这种模式虽然在过去的人事档案管理中起到了重要作用，但在市场经济开放化，各类信息网络化的今天，這种管理模式利用面还较窄，不能更全面的为查阅者服务。

（二）经费投入少，人事档案信息化建设程度不高

高职院校人事档案信息化首先要搞好基础设施建设。除此之外，还要有合格的硬件设施，才能够开展档案信息化建设。由于高职院校档案工作的重点是对文书、教学、基建、学生等档案的管理，高校档案工作的经费大部分用于学校档案的建设与开发，所以目前很多高校在学校档案管理方面都已实行了档案信息化管理，有先进的基础设施和专用的软件系统，采用了计算机、缩微、光盘、多媒体等技术。而作为国家档案的重要组成部分的高校人事档案却因为经费缺乏而投入不足，影响了信息化建设。高职院校大多数人事档案室都存在保管条件差，工作场所不足，库房条件简陋，硬件设施落后等现象。有的没有专用的人事档案室，办公室与存放人事档案的场所合二为一，档案信息化程度几乎为零。

（三）人事档案管理队伍建设落后，科学管理程度差

管理人员中有的为兼职管理，人员素质参差不齐，缺乏素质高技术强的管理人员等原因造成的，即使有专职人员，但职称、学历层次低，档案管理专业毕业的极少。无论兼职或是专职档案管理人员，接受档案管理专业知识培训的不多，缺乏档案管理的基本理论知识，基本技能的掌握也少。有的甚至不会用电脑，更无法开展信息咨询、网络检索等服务；有的不会使用扫描仪、复印机等仪器设备，难以制作电子档案。

二、高职院校人事档案信息化建设的迫切性

高职院校档案信息化建设是时代发展的需要，社会信息化水平的高低在一定程度上已成为衡量一个国家或地区现代化程度的重要标志。档案是立档单位为适应日常工作需要而依法建立的反映个人和综合管理信息的具有保存价值的文件与材料。档案反映历史活动的原始记载，是国家重要的信息资源库。为了适应国家信息化建设和档案事业发展的要求，实施信息化建设和管理便成为高校档案工作开展的一项具体举措。

三、高职人事档案信息化建设的对策和措施

（一）规范高职人事档案管理体制，统一高职人事档案信息化建设标准

做好档案各项工作的规范和标准是人事档案信息化管理的重要内容但由于历史、社会等种种因素，档案馆藏的管理规范标准不相统一，材料收集整理立卷等质量不高，人事档案的信息自动化管理暂无可依据的标准和应执行的章程这些因素制约了档案管理的信息化建设。

（二）提高管理档案人员素质水平，积极开展科学研究

高职院校人事档案的信息化管理如何更快更准的实现，其关键在人的管理首先要有具有现代化技术管理水平和思想意识的人，管理人员不仅要有较高的知识层次还要有科学的技术水平，不能仅会一般的计算机操作就得已满足当前，许多高校人事档案部门几乎都缺乏现代化技术过硬的人才。随着社会信息化的迅速发展，用户对高校档案管理利用提出了高标准严要求，传统的服务方式无法满足用户的需求，而档案信息化管理能够解决用户的需求，加强档案管理人员的培训也是实现档案信息化管理的必备途径，培养一支适应信息时代要求的档案队伍，通过经常举办人事档案知识技能管理培训业务，不断增强档案人员的工作责任心，档案人员既是档案信息的管理者，又是档案信息利用的咨询者。学校领导的重视对高校人事档案管理队伍的建设非常重要，若领导者档案意识弱，那么对档案的重视程度也很低，若领导者档案意识强，其所在单位的档案管理工作就好，这是能否做好人事档案工作的重要因素之一，在人事档案管理的实际工作中，许多高校因为其分管领导对人事档案业务的不重视，致使人事档案人员素质较低，业务能力不高，人事档案专用库房及设备等落后，现代化技术设备缺乏，而档案管理者的更未参加过业务培训进修等学习。

高职院校人事档案信息化是未来的发展趋势。加强信息化人事档案管理，提高其质量和效率，是一项艰巨、复杂的系统工程，任务之繁重，学校只有不断发现自我、创新自我才能在管理上下工夫、上手段、要水平，才能更好地为高校事业发展发挥应有的作用。实施高职人事档案信息化管理，为人事工作提供了更好的数据平台。作为档案管理人员要加强业务知识学习，提高计算机应用能力，为高职院校人事档案管理工作做出更大贡献。

参考文献：

1.黄伟.高校人事档案信息化建设的问题及对策[J].贺州学院学报，2011年06期

2.赵妍.档案信息电子化问题研究[J].黑龙江档案，2013年06期

作者：冯志丹