浅析水管单位的档案规范化管理——以连云港市临洪水利工程管理处为例

一、档案管理现状

连云港市临洪水利工程管理处是连云港市水利局直属的副处级水利工程管理单位, 所辖工程主要处于蔷薇河、大浦河、新沭河、乌龙河最下游, “洪水走廊”的最末端, 一直担负着市区、蔷薇河流域、乌龙河流域的挡潮、蓄淡、排涝、泄洪、调水、排污、拦淤、沟通航运等重要任务, 在保证港口建设、东陇海铁路防洪安全及市区工农业生产、生活用水等方面发挥着重要作用。近年来, 临洪管理处不断加大对档案工作的投入, 通过领导的支持, 档案人员和水利技术人员的共同努力, 临洪水利工程管理处的水利档案工作面貌一新, 成立了综合档案室, 全面实现对水利工程档案、文书档案和会计档案的综合管理, 并于2012年通过了档案工作三星级的认证。水利档案工作的规范化、信息化建设为水管单位的规范化管理提供的极大的便利。在档案的目标管理过程中, 主要存在档案意识薄弱, 硬件设施落后, 管理较为分散, 利用效率不高几个方面的问题。

(一) 档案意识薄弱

众所周知, 水利工程管理单位以“管”和“养”为主, 日常的中心工作为防汛防旱和开展工程设备的维修养护, 档案管理作为支撑性和辅助性工作一直不被重视。再加上临洪管理处所辖工程为连云港市第一大水利枢纽, 所管工程主要有四站三闸和20KM的堤防河道, 管理任务十分繁重, 忽视了档案的宣传工作, 常常将档案管理工作视为简单的资料收集。相关责任制度执行不到位, 档案工作人员专业技能不高, 工作积极性不够, 加之思想上重保管轻利用的传统思想影响, 导致档案管理工作有所滞后, 未能充分发挥档案在水利工程管理服务工作中应有的作用。

(二) 硬件设施落后

档案管理的特殊性就在于它是一项长期性和动态化的工作, 对档案的存储条件和检索利用设施都有较高的要求, 档案资料本身也具有易损耗的特性, 如果损坏或损毁将很难恢复, 造成难以挽回的损失。以前的临洪水利工程管理处一直为财政差补事业单位, 工程管理经费十分有限, 再加上管理人员多, 家底薄, 本来就不宽裕的管理经费能够落实到档案管理上的资金就微乎其微。开展标准化、规范化档案创建工作以前, 临洪水利工程管理处的档案室一直和管理处的计算机机房合在一起, 离“八防”的要求有很大差距。档案的录入和检索也一直没有专业的软件和专门的硬件设备, 对实现档案的信息化管理造成了一定程度的制约, 为工程利用造成了的困扰。

(三) 管理较为分散

作为基层水管单位, 临洪水利工程管理处的工作内容十分基础也十分庞杂, 由此而带来的档案管理工作也十分复杂。档案管理的内容常常涉及工程建设、工程运行、水行政管理、防汛防台、财务管理、人事劳资等多个方面, 由于相关工作业务由职能科室承担, 工作过程中形成的大量原始资料文件档案也就由职能科室收集管理, 由此造成了档案管理体系相对分散。再加上一直以来没有分工清晰, 职能明确, 运转协调的档案管理网络, 以及档案管理人员专业知识缺乏等因素的影响下, 容易造成档案资料分散, 收集整编不及时等状况, 进一步强化了档案管理较为分散的局面。

(四) 利用效率不高

伴随着水利工程管理信息化水平的不断提高, 自动化控制、视频监控系统、防汛决策信息系统等信息技术平台得到广泛的应用和大力推广, 但惟独档案管理一直滞后于整个工程管理的信息化。档案管理仍然是过去的老办法, 取用、查阅、归档每一步都存在重复劳动, 每一步骤之间也存在衔接不畅, 衔接不及时等问题。另外, 受水利工程建设和管理周期性的影响, 档案管理工作也具有一定的周期性, 而且冬春以维修养护为主, 夏秋以防汛排涝为主, 由此造成档案具有时空性的特点, 以前的档案管理工作没有区分这种周期性和时空性特点, 针对性不强导致利用效率不高。

二、实现档案规范化管理的有效途径

2012年开始, 连云港市临洪水利工程管理处以工程管理处规范化、标准化工作为契机, 在推动省级水管单位创建工作中不断加快档案管理工作提档升级, 从思想认识到资金投入, 从硬件设施到管理制度都发生了很大变化, 档案管理的规范化、标准化、效能化、信息化水平得到全面提升。

(一) 高度重视档案管理工作

将档案规范化管理工作作为工程管理工作的一项重要内容来开展落实, 认真贯彻《中华人民共和国档案法》《江苏省档案管理条例》等档案相关法律法规, 夯实档案管理工作基础。在具体工作中, 临洪水利该工程管理处成立了档案升级达标工作领导小组和档案鉴定工作领导小组, 建立了以一把手亲自抓, 分管领导具体抓, 专职人员分工配合, 职能部门密切合作的档案目标管理体系, 逐步完善档案管理的各个方面各个环节, 确保档案管理工作的顺利开展。

(二) 加大资金投入

水管单位常常未处江河湖泊的附近, 档案存贮的气候条件较差, 因而建立合乎规范要求的综合档案室是规范档案管理的必要条件。市临洪管理处在办公用房并不宽松的情况下腾出两间办公室作为专门档案室和档案查阅室, 近90平方米的办公空间专门用于档案管理, 彻底实现了库房、办公室、阅档室的三分开。同时先后投入资金10多万元用于购买档案柜、除湿机、碎纸机、档案管理软件等专用档案设备。所有设备全部按照标准化档案室的要求购置, 并明确了专人进行保养维护。档案管理再硬件设备上完全达到了“八防”要求。

(三) 建立规范管理网络

档案管理网络是否健全, 运转是否协调是检验档案管理水平的重要标准。临洪管理处在档案管理网络建设中, 初步建立起了由分管领导, 专职档案员, 各科室兼职档案员组成的档案管理网络, 形成了档案领导小组统一协调管理, 档案室专职档案管理职能科室辅助协作的档案工作机制, 并对重要制度全部上墙公示, 在人员设置上, 挑选了1名忠于职守、事业心较强的专职档案员, 同时明确了各个部门的档案兼职人员, 并持有专业上岗证书, 在规范使用方面, 从档案的移交入库到定期巡视再到档案借阅全部明确工作细节, 落实责任制度。每一个步骤都有具体要求, 每一个环节都做到统一规范, 从而确保了档案应用的标准化和效能化。

(四) 加快信息化建设

在加快信息化建设中, 临洪管理处配备了必要的档案信息化设备, 加强对设备使用的培训, 专职档案员已经完全掌握了“永乐”和“文盛”档案管理系统, 档案系统的各项功能得到了充分运用。积极开展档案数据库建设, 实现档案收集归档借阅检索查询统计等工作的电子化网络化管理, 逐步推行纸质文件与电子文件的同时归档, 并且在单位网站开辟档案之窗专栏, 及时发布档案管理相关信息。

三、结语

档案管理工作在开展水利工程管理工作中发挥着着基础性和支撑性的作用, 实现档案管理规范化也是实现水利工程管理现代化的必要条件。但档案规范化管理涉及到方方面面的工作, “软件”和“硬件”都有要求, 实施起来殊为不易, 在此过程中, 我们总结了基层水管单位实现档案管理工作规范化的一些经验和做法, 为更好地做好档案工作打好基础。

摘要：水管单位拥有大量的水利工程, 在工程建设和日常运行管理中会形成许多珍贵的资料, 这些资料既是对一定时期水利工程建设和管理的总结, 也是水管单位今后开展工程建设、维修养护、防汛抗旱等诸多工作重要的参考。水利部的《水利工程管理考核办法》对开展档案规范化管理工作和考核细则也作了明确的规定。本文结合市临洪水利工程管理处档案工作达三星级的经验做法, 旨在积极探讨基层水管单位实现档案规范化管理的有效途径。

关键词：水利工程,档案管理,规范化