学校档案的规范化管理对策

2022-09-11

作为一项基础工作, 学校档案记载着学校的历史真实面貌, 也是学校工作的一大重点部分。档案管理意识不高、专业性不强, 档案保护和管理不规范、档案制度不完善等一系列问题仍然是很多学校档案管理工作中的不足。随着档案管理重要性的逐渐提升, 不少学校领导对档案管理的重视程度也加深了。学校的各种管理工作的有效进行都离不开档案规范化管理的引导, 这能够帮助学校提高工作效率, 保护档案的安全性。更能够规范学校的其它管理工作, 推动学校教育事业的现代化管理发展, 为学校的管理工作提供决策依据。所以, 深刻认识档案规范化管理工作的重要作用, 有助于学校增强档案管理责任感, 不断解决档案工作中存在的问题, 为学校教育事业的发展提供了科学的依据。

一、注重学校档案材料的收集整理

领导在处理学校工作时, 往往会根据一些档案材料来安排、部署、决策工作。档案材料的完整性是由文件材料的收集为前提, 是学校工作有序开展的直接证明。过去, 学校的档案材料收集工作并不规范, 存在着资料不完整、短缺等问题, 尤其是学校的一些账外文件材料, 比如会议记录、计划、总结、名册、合同等等, 都没有科学地进行归档整理。因而, 具体来说学校应该要尽早每年制定一个考评表, 其内容就是针对学校各个科室的档案资料整理、归档, 以责任制来确定科室档案资料的规范管理负责人, 将这些工作和教职工的年终考核、评优等结合起来。如果相关的管理人员不能保管好档案资料, 档案没有及时归档, 就不发年终奖, 而那些在档案管理中成就突出的部门和个人, 应该获得一定的奖励, 以规范管理促进档案工作顺利进行。学校的档案材料的完整收集还与上级的档案管理要求密切相关, 根据上级要求及时传阅、归档文件材料, 适时清查档案材料, 才能保证档案材料的完整性。并且, 学校应该注重文书管理, 认真收集活动中的文件材料, 努力发挥账外材料的作用。档案管理者要认真查询那些没有请示、批复的文件材料, 以确保这些材料的归档及时。档案人员对于那些有价值的复印文件应该在归档时保存好原件, 便于以后归档时使用。

二、重视学校档案的开发利用

档案管理工作的有效开展能够促进学校教育事业发展, 分而言之, 要做好两个方面的工作:一是深入发掘档案信息资源, 扩宽档案收集范围, 根据当前的档案信息做好超前服务。学校档案室有很多有价值的信息材料, 例如关于教学研究、调查报告、规章制度、实验、管理经验等等, 这些文书档案能促进学校管理质量、教学质量提升。管理人员需要认真了解室藏, 通过超前服务工作来分类编制或者整理这些有价值的档案内容, 将其制作成专题资料或者专题目录。也可以用计算机进行扫描, 用网络信息技术将档案内容制作成光盘来收藏, 或者整理到专题网中, 让教职工在校园网上便捷使用。二是做好学校档案的编研工作。这是一项信息层次高的开发工作, 通过档案编研提高材料的档次, 深入地挖掘可以用来服务于教职工作, 帮助学校管理层在决策时获得准确的决策信息。档案人员要敢于打破常规的档案编研方法, 积极开发高价值的、关系到教育教学的档案材料。另外, 档案管理人员应该根据党政重点工作、学校教职员工十分关注的问题来开发档案资源, 整理档案信息, 为学校的教育教学提供共享信息资源。

三、完善学校档案规范管理制度

要保证学校档案规范化管理工作的有效开展, 就应该加强相关的档案管理制度。学校应该从本校的实际情况出发, 规范档案管理机制, 完善档案管理制度, 学校可以根据档案室、档案人员、档案管理工作及保密内容、档案利用和保管等方面来制定管理制度, 提高学校的档案管理意识。并对在档案编制中对文件材料进行分类保管, 制定相应的管理制度, 使之成为档案管理的依据。学校要有针对性地规范管理档案, 以制度规范管理程序, 以方法保证管理过程。档案保管按照程序进行有效地落实。档案管理科室在规范化的制度中明确职责, 根据制度来确定档案管理范围, 并以制度为依据, 对档案的立卷、借阅、保密进行详细规定, 以便于档案的开发利用, 帮助学校做好档案规范化管理工作, 促进学校的教育教学事业发展。