论影响行政事业单位档案质量的因素分析及规范化管理对策研究

2022-09-11

规范化的档案管理能保证行政事业单位运作的高效有序性。因此现代档案管理在行政事业单位中的突出作用越来越显著, 需构建配套完善的管理系统, 提高档案管理质量水平。在档案效率与质量的基础上做到科学化、规范化的档案管理, 从而保证行政事业单位紧跟现代社会良好发展。

一、影响行政事业单位档案质量的因素

(一) 缺乏完善的档案管理硬件设备

对于档案管理工作, 加强硬件配置很重要。但是当前我国仍有行政事业单位未根据自身的档案管理工作配备相应的硬件设施, 或者用于硬件设施的规范标准与现代化管理要求格格不入。这样就不可避免的发生了设备老旧、档案柜难统一的局面, 没有相关的防潮、防盗、防火措施。并且, 使用的档案管理方式手段十分的滞后, 不仅影响了档案管理工作的有序前行, 而且还使其出现了一定的安全隐患。

(二) 档案管理人员素质有待提高

行政事业单位的档案管理工作具有十分明显的政策性, 因此要求档案管理工作人员必须具备较高的技术水平、专业水平、综合素质。但实际情况却是, 有不少行政事业单位档案管理工作人员因日常工作量大没有过多的精力与时间涉及到档案管理工作, 加之专业素质低, 很难对档案管理质量提供保证。这种种因素的存在对行政事业单位的发展造成了严重的制约。

(三) 在思想上未认识到档案管理的重要性

现阶段, 有的行政事业单位档案管理工作人员在档案管理工作上还有着较大的认识误区, 他们一致认为档案管理工作并不能为单位创造经济效益。正是由于这样的思想观念存在, 有不少行政事业单位未把档案管理列入到工作日程中, 导致档案管理工作一直处于应付的被动状态。有的行政事业单位虽将档案管理当做了重要的工作来抓, 并且也将其列入到了工作日程中, 但实践中没有一套匹配的管理机制作为支撑, 档案管理工作并未落实到实处。

二、行政事业单位档案规范化管理对策

(一) 强化档案保密管理工作

行政事业单位档案管理工作人员必须定期的参加相关的保密教育活动, 深入学习《保密法》, 树立正确合理的保密意识。时刻关注档案资料解密划控与档案保管期限的明确工作, 对于没有通过批准的禁止抄录、复制。禁止在公共场合或电话等通讯工具中随意的散播保密内容。结合具体的密级程度选择具体的利用对象及利用范围, 保密材料只能在专门的阅文室中进行查阅, 编研过程中禁止涉及到保密材料。在销毁一些档案文件时, 必须在严格的鉴定批准后, 至少有两人对文件销毁过程实施监督。禁止剔除的文件材料流入废品站, 严防泄密行为。

(二) 增强档案管理信息化程度

档案管理信息化已经成为了现代行政事业单位档案管理工作的主要发展方向, 并且也是档案管理服务质量的实际发展需求。行政事业单位档案管理工作实现信息化, 不仅能够保证管理的高水平, 还使得档案使用寿命得到了增强。首先, 行政事业单位必须保证信息化档案管理的时效性, 对信息进行及时有效的传输。其次, 加强计算机辅助管理, 通过目前先进的技术进行档案资料的处理, 做好档案资料纸质形式与数据形式的存储、管理工作。另外, 通过先进的计算机网络加强创新档案管理工作, 同时保证档案信息在网上的全面共享, 以良好的服务于社会。信息化的档案管理在确保行政事业单位档案工作质量与效率的同时, 还促进了档案信息的有效利用。

(三) 提高档案管理人员素质

对行政事业单位档案管理人员加强职业素养与专业素养教育。不断增强行政事业单位档案管理人员的工作责任感、谨慎认真的工作态度以及“守口如瓶”的保密意识。培养行政事业单位档案管理人员正派的工作作风和落实职责任务的积极主动性。强化行政事业单位档案管理人员专业知识培训。行政事业单位档案管理人员应熟知所有的档案专业知识, 同时将已掌握的档案专业知识与实践相结合。定期不定期的举办岗位知识、技能竞赛, 全面调动档案管理人员的学习、工作热情, 从而使其具备较高的档案管理水平。

(四) 构建完善的档案管理制度

行政事业单位应构建完善的档案管理制度, 严格根据“三合一制度”原则对库藏档案进行详细的分类与整理, 明确适应于档案工作的基本框架。在归档范围及整体要求的基础上及时收集、有效整理、科学编目、正确装订单位档案, 以保证行政事业单位档案具有较高的真实性、完整性。制定并落实符合于行政事业单位档案管理工作的监督机制, 系统监管行政事业单位档案工作, 从而实现规范化的档案管理工作, 为档案管理质量的增强提供重要保障。