档案馆数字化体系分析论文

[摘要]在现代信息技术高速发展的推动下，高校数字化档案馆建设逐渐成为档案馆建设的关键与核心。数字化档案馆又称数字档案信息共享平台系统，是一种通过网络对档案信息进行整合，进而进行利用的数字档案馆形式。高校数字化档案馆的建设作为我国信息化建设的重要组成部分，关系到档案事业的发展方向。本文对现阶段高校数字化档案馆建设中存在的问题进行分析并提出相应的实施策略。今天小编为大家精心挑选了关于《档案馆数字化体系分析论文(精选3篇)》相关资料，欢迎阅读！

档案馆数字化体系分析论文 篇1：

信息时代综合档案馆数字化管理研究

摘要：在现代信息社会中，信息资源是重要的关键性资源。档案信息作为信息资源的重要内容，是信息资源体系的组成部分。综合档案馆数字化管理，是实现档案信息从传统的封闭管理模式转变为现代开放管理模式的重要路径，也是档案管理工作从实体档案管理向档案信息管理转变的重要路径，是档案管理方式主动适应信息社会的客观要求，更是我国档案事业发展的必由之路。

关键词：档案信息;数字化管理;信息管理;管理方式

引言

档案在各种信息资源中是最重要的信息资源，蕴藏着各种信息和知识。在传统档案库中，档案信息以纸质的形式来进行存储，想要准确而迅速地找出自己所需要的档案，既费时又费力，而数字化档案的管理打破了传统的档案管理模式和方法，能提高各类档案信息管理工作的质量和效率，促进资源共享和提供利用。

一、数字化档案管理的优越性

数字化档案的管理方法主要是提高管理效率，推进资料管理的高效完成，促进数字化档案管理模式的改善。随着科技发展，数字文件主要以CD、光盘、硬盘来存储，档案以纸质文件和电子文件两种形式来存储，互相补充，纸质文件如果想要避免损坏，就一定要减少翻阅，电子文件可以保存多种格式，其中有一种是以只读形式来单独保存，这样就可避免在查阅时编辑、删除和修改。

档案管理人员应以数字化的数据为前提，加强数字化文件管理技术，提高信息数字化技能，使档案管理更灵活、更有价值。档案管理是为了更好地保存历史资料。在数字化背景下，需要对档案管理进行管理意识、服务方式、理论研究、人才培养等领域的创新，继续发展档案管理工作。因此，只有把纸质档案和数字化档案更好地结合起来，才能提高档案服务工作。

二、信息时代数字化档案管理的新路径

1、开通云储存平台。

“云平台”是进入“互联网+”时代后逐渐被人们认可和接受的数字资料存储的“新工具”。利用“数据云”的概念，充分参考磁盘阵列等数字档案存储设备的高安全性、高稳定性和高数字化优势，利用工作流引擎等技术的帮助，开通专门用于进行数字档案存储管理工作的“云平台”，将会大大减少因为物理设备的自身原因给数字档案管理工作带来不良影响的几率，有效提升数字档案管理工作的效率和效果。由于“云平台”的登录和操作不受时间和空间局限，“云平台”的开通可以在真正意义上实现数字档案的普及，真正意义上做到对数字档案的“全时管理”。

2、创新数据读取路径。

从数字档案应用管理工作的实际需要出发，兼容多种数字档案的读取方式，将能够为数字档案的应用普及提供最大程度的便捷帮助。基于此，在开展数字档案管理工作中，完全可以基于多元读取设备兼容操作的思路，依托于“云平台”的技术优势，开通多元化的数字档案模糊读取路径，允许相关人员从自身所处的实际环境的客观情况出发，选择最符合自己情况的数字档案读取路径，对数字档案需求进行“模糊处理”，进而通过对数字档案搜索管理系统的管理升级，实现对数字档案应用管理活动的逐级细化区分，并最终实现对数字档案读取需求的科学引流。

3、对档案数据定期更新。

从全面提升数字档案安全性的角度出发，只有对数字档案的内容进行及时备份才能消除数字档案被篡改或者损毁的安全风险，只有对失效档案、错误档案等数字档案进行及时清理，才能有效提高存储空间的利用效率。基于此，在开展数字档案管理工作时，应当在启用相关存储设备之初，就预设定一个对存储超过一定时限的“僵尸档案”进行定期更新、备份转存和痕迹清理的管理程序;一个定期升级防火墙的自保护程序以及一个定期更换密钥的动态登录密码管理程序。这样三个程序的设定，能够将数字档案管理工作中的人为影响因素降到最低，充分体现出“互联网+”时代数字化、安全化、信息化、高效化的数字档案管理思想，有效弱化数字档案安全管理风险对数字档案管理工作的不良影响。

4、积极推进档案数据结构标准规范的贯彻落实。

规范标准是数字档案馆建设的根基，信息记录的存储、传输、交换都是建立在标准基础上实现的，可以说，数字档案馆建设就是档案信息资源的标准化建设。积极推进档案数据结构标准建设不能只单单地靠下发文件和检查督促就能够实现，必须把各项标准融入贯穿到档案管理系统中，强制性地要求档案人员严格执行，否则将不能进行工作。如档号的规范问题，在系统设置中自动生成，档案人员将无法更改其格式。

5、提升和打造综合档案馆数字化管理专业人才队伍。

在综合档案馆数字化管理工作中，必须重视和强调“利用第一”的服务与管理理念。特别在现代信息时代，要更加重视档案资源对“人”的作用。信息时代的综合档案馆数字化管理，同樣也要以人为本，对综合档案馆管理人员在素质和能力上提出了新的要求。特别是档案管理方式和管理环境的变化，改变了综合档案馆的传统角色，更是对综合档案馆的管理人员在知识结构和服务技能上提出了新的要求。因此，在推进数字化管理过程中，综合档案馆必须重视提高管理人员的素质与能力，如果缺乏一支高素质、高技能管理人员队伍，综合档案馆数字化管理是无法有效推进的，而人才培养并非一朝一夕就可以完成。因此，各个综合档案馆在推进数字化管理过程中，要尽早行动，把好人才引入关，而且还要加强对现有管理人员业务技能的进修与培训，完善在职人员培训教育制度，对综合档案馆现有人才队伍基础结构进行优化和完善，更好地适应信息时代的综合档案馆数字化管理要求。

6、加强数字档案的安全管理。

为了确保综合档案馆数字档案资源的网络安全，必须增强综合档案馆数字化管理中的网络安全建设，采用必要的硬件设施和软件。同时，综合档案馆数字化管理过程中，也要投入一定专项资金，及时更新数字化档案管理网络安全技术，提高数字档案管理效率，增强网络化服务，建设符合标准、更加安全的现代化数字综合档案馆，更好地满足社会公众需求。

结语

总之，随着信息时代的不断发展，数字档案在社会生活中的应用越来越普及。数字档案管理工作面临的压力和挑战越来越多，越来越大。但可以肯定的是，对数字档案管理工作进行优化，有助于突出数字档案管理工作的实际作用，促进数字档案在信息时代背景下的社会生产和生活领域发挥更大更积极的作用。

参考文献

[1]谢珊.“互联网+”时代的档案管理机遇与挑战分析[J].中国市场，2020（15）：205.

[2]封盛龙.数字档案存储设备的比较及标准规范探析[J].数字与缩微影像，2020（4）：35-37.

作者：李彩霞

档案馆数字化体系分析论文 篇2：

高校数字化档案馆建设中存在的问题及改进策略探析

[摘要]在现代信息技术高速发展的推动下，高校数字化档案馆建设逐渐成为档案馆建设的关键与核心。数字化档案馆又称数字档案信息共享平台系统，是一种通过网络对档案信息进行整合，进而进行利用的数字档案馆形式。高校数字化档案馆的建设作为我国信息化建设的重要组成部分，关系到档案事业的发展方向。本文对现阶段高校数字化档案馆建设中存在的问题进行分析并提出相应的实施策略。

[关键词]高校；数化；档案馆

doi：10.3969/j.issn.1673-0194.2017.18.102

[中圖分类号]G270.7 [文献标识码]A [

建设数字化档案馆可以集中管理数字档案信息，并对之加以集中利用。在社会信息化的要求下，全国各所高校档案馆加大了网络化和数字化服务的推广力度，信息化服务的水平有了极大的提升。但由于数字化档案馆建设正处于起步阶段，各项手段和设施还不够完善，目前出现了很多亟待解决的问题。

1高校数字化档案馆概述

高校数字化档案馆是一种新型的档案馆，它是在多媒体技术、数据库技术和计算机网络技术发展的基础上形成的。高校数字化档案馆建设是高校建设“数字化校园”的重要一环，主要负责存储、管理以及利用本校档案数字信息资源。相比于传统档案馆，在使用媒介方面，数字化档案馆可实现纸质向数字信息的转变；在利用方面，其完成了由单一查询转向综合利用；在管理方式上，其完成了低效向高效的转变；在管理内容上，其实现了由单一保管向全面信息采集的转变。高校数字化档案馆最突出的特征是，在档案管理中完成档案的收集、存储、处理、查询等的网络化、数字化、电子化。

2高校数字化档案馆建设中存在的问题

2.1缺乏数字化档案管理的复合型人才

高校数字化档案馆建设的工作人员，既要精通计算机技术，还需熟悉档案业务知识。目前，部分档案管理人员年纪偏大，计算机操作水平不高，整体素质不过关，跟不上信息技术的发展步伐，无法胜任数字化档案管理工作。高校数字化档案馆建设管理人员的能力直接着决定档案管理工作的工作效率和质量，因此，有能力的复合型档案管理人才的缺失，是高校数字化档案馆建设问题的重中之重。

2.2标准化水平有待提高

数字化档案信息易更性、可靠性与长期利用之间具有很大的矛盾，配备健全的数字档案馆的建设标准体系，是解决上述矛盾的最好办法。然而，值得注意的是，现阶段高校数字化档案馆建设硬件和软件的标准化水平都不高，还有部分档案信息不具备统一的规范、标准，因此，数字信息之间的转化一时难以实现。除此之外，由于硬件的环境不够统一、设备的档次参差不齐，使档案信息分类编码的标准不够完善。这些都对高校数字化档案馆建设具有消极的影响。

2.3信息技术外包的风险大

由于高校档案馆在信息技术水平、物力、人力方面的限制，高校数字化档案馆建设，大部分是由信息技术供应商提供并完成全部的信息技术、软件及硬件构造，借此实现具体的数字信息化的服务功能。虽然这一做法有一定的优越性、可行性和合理性，但同时也存在相应的潜在风险。第一，信息技术外包商的技术水准、服务质量、服务信誉不高，可能引发质量和维护服务方面的风险。第二，外包商无法充分掌握档案管理数据库带来的信息数据的利用不便。第三，由于对承包商的过度依赖，致使档案部门在人才队伍建设方面缺乏进取、安于现状。第四，在安全和保密方面留有隐患。第五，双方在设备技术要求等问题上有意见的分歧、人员关系处理方面的矛盾等，致使工期延误。

2.4宣传力度不足

高校档案馆数字化建设的目的是，更好地实现资源的利用与档案信息的存储。然而，高校在宣传方面的力度不足，致使数字化档案的利用率和使用率低下，浪费了数字化档案馆的有效资源。

2.5基础设施落后

高校数字化档案馆建设，是基于传统档案馆的查询、馆藏、分类等原有模式，借助畅通无阻的网络与计算机技术的发展，最大限度地应用各种不同的信息网络技术，进而建立一种新型的档案管理模式，达成档案资源的共享与科学保护。由此可见，高校数字化档案馆建设，需要以网络和数据处理基础设施为依托，但目前高校档案馆的基础设施，根本无法满足高校数字化档案馆建设的要求与需要。

2.5.1网络建设方面

高校网络建设问题突出。首先，高校档案馆网络建设故障连连，极大地影响了用户的使用。其次，没有按时对运行的网络系统进行日常维护、改造和升级，没有对网络资源进行充分利用，加上资金链的匮乏，极大地影响了资源共享的实现程度。

2.5.2数据库建设方面

很多高校都具有丰富的馆藏资源，但数据库种类、内容贫乏，检索途径单一，部分档案信息审视无法提供检索途径。

2.5.3硬件基础设施方面

高校数字化档案馆建设离不开高端硬件设备的支持，而技术设备越来越短的更新周期，给资金不足的高校档案馆带来了巨大的压力。目前，有很多高校在硬件基础设施方面存在资金投入不足的问题，从而延误了数字化体系构建的基本进程。

3高校数字化档案馆建设的相应策略

3.1提升数字化档案馆管理人员的技能水平

档案管理人员作为高校档案管理工作的关键、核心，对高校数字化档案馆建设具有直接的影响，因此，提升数字化档案管理人员的技能水平，是高校解决问题的重点。高校可以通过对数字化档案管理人员进行专业培训，提升其专业知识和专业技能，如，以会代训、集中培训、网络培训等多种培训方式，特别是以信息技术为核心的业务技能培训。高校还可以通过各种方式引进精通电脑、年轻有为，且对档案管理有着浓厚兴趣的复合型人才。

3.2制定统一的标准、规范和制度

高校馆藏档案数字化这项工作，是以档案电子化、网络化、数字化建设为基础的。这要求高校数字化档案馆在资源的存储、标志、查询、搜索、管理以及借阅等方面，要有一个统一的制度规范，进而形成完善的高校数字化档案馆建设的管理体系，这样，档案数字化工作才能有章可循、有据可依。

3.3防范外包工程的风险

面对高校数字化档案馆建设中，信息技术外包存在一定的技术风险和管理难度的问题，高校要做到积极防范、措施到位，尽可能减小和规避风险。第一，确保技术合同的完善，明确具体要求和承包内容；第二，全程进行严格的监督管理，对工程需求的变化积极应变、严格验收；第三，全面了解承包商的资质、专业实力、品牌信誉度等；第四，承包商必须通过严格的保密资格审查，保密技术要达到相应的要求；第五，挖掘技术人员的工作潜力，掌握核心技术，以确保档案数字化建设工作顺利进行。

3.4加强宣传力度

加强高校数字化档案馆建设的宣传力度，进而提高资源信息的传播速度，提高数字化档案馆的使用率。首先，高校要以为用户服务为原则，加强使用推广力度，积极提供技术服务，并通过技术咨询、示范等形式，提升其对社会的影响力。其次，高校要通过网上教学、定期召开座谈会、报刊、书籍等方式，学习数字化档案馆的相关知识，充分提高档案馆的使用率和认知率，进而避免资源浪费。

3.5强化基础设施建设

针对基础设施建设落后的问题，高校应适时加大基础设施建设的经费投入，包括处理设备、服务器、网络通讯设备的购置，以及完善软件设施的开销。一方面，高校要满足档案管理与利用；另一方面，高校要保证数据库构建的顺利完成。第一，高校要最大限度地利用资金链，使资源共享面得到最大程度的扩大，这样用户才能以最快捷、最方面的方式，收集到所需要的信息。第二，高校要提高信息检索的智能化程度，做到既能进行分类查询，又能根据相关的要素查询所需信息。第三，高校要做到管理好馆藏档案馆，数据库的内容要做到翔实丰富，并及时进行填充和更新，进而满足用户多元化的需求。

4结语

高校数字化档案馆在数字时代和知识经济的呼唤下早已成为现实，同时，档案的现代化、信息化对数字化档案馆也提出新的要求。因此，高校无论从数字化档案馆建成后带来的巨大经济效益考虑，还是从科技发展和社会发展的目标出发，数字化档案馆都是在时代的推动下势在必行、为今后造福的伟大事业。高校档案管理人员需要实时更新自己的观念，不断学习，积极掌握新形势下档案管理工作的业务知识，提升网络技术和计算机技术水平，进而适应高校数字化档案馆建设的需要，确保档案馆数字化建设顺利进行。

作者：刘熙桥

档案馆数字化体系分析论文 篇3：

室藏档案数字化存在的问题及对策

摘要：当前，各级国家综合档案馆都在实施馆藏档案数字化工程，部分档案馆已经实现了馆藏档案数字化率100%的目标。但很多基层立档单位的档案数字化工作刚起步，还存在一些问题，解决好立档单位室藏档案数字化问题，是当前档案行政管理部门的重要任务，也是实现“馆室一体化”的重要前提。

关键词：室藏档案档案数字化档案管理

2013年10月，国家档案局提出在15年内全面实现“存量数字化，增量电子化”战略目标。在“存量数字化”方面，几乎所有国家综合档案馆都已经部署实施，但作为国家档案资源体系基础的基层单位档案室，档案数字化工作还刚起步，在实施过程中还存在一些亟待解决的问题，需研究相应的对策。

一、室藏档案数字化存在的主要问题及原因分析

（一）对室藏档案数字化工作认识不够，造成室藏档案数字化进展缓慢

一是，地方档案行政主管部门对开展室藏档案数字化工作积极性不高。目前，地方档案行政主管部门把重点放在了馆藏档案数字化工作上，对室藏档案数字化的推进力度不够，缺少统一规划和政策支持。二是，基层档案部门室藏档案数字化积极性不高。在基层档案部门，因室藏档案数量相对较少，服务对象固定，且档案查阅利用率不高，采用传统的管理模式仍然能够应对，因此，基层档案部门并没有太多开展室藏档案数字化工作的积极性。三是，基层档案部门存在畏难情绪。开展档案数字化工作需要一定的人力、物力支持，一些重要的业务部门，如人力社保局、民政局等单位，年产生档案数量达20-30万页，且累积数量较多，数字化工作需要大量的人力物力投入。

（二）档案数字化协调机制不够健全，造成档案数字化进度不统一、内容不规范

第一，各级国家综合档案馆都制定了明确的数字化任务和实施步骤，但基层档案室却缺少这么明确的要求，这是导致馆、室藏档案数字化进度不统一的主要原因。第二，馆、室藏档案数字化目标不统一，部分自行开展室藏档案数字化的单位，其工作对象主要是日常业务档案，如工商、房管、人才等档案，需要移交进馆的具有永久、长期保管期限的档案却没有进行数字化。第三，由于没有统一的档案数字化协调机制，导致室藏数字化标准规范与有关的业务要求不一致。在开展室藏档案数字化过程中，难免会遇到档号项设置不规范，案卷级和文件级条目录入不完善等业务问题，造成档案数字化工作“两张皮”现象，基层单位数字化成果难以与档案馆有效对接。

（三）档案信息安全存在隐患，造成基层单位档案保管部门顾虑较多

在传统档案管理中，档案实体安全较容易掌控。但经过数字化后，由于电子档案的易复制和易修改等特性，使档案管理控制难度加大。特别是部分单位存在档案工作人员变动频繁、档案库房安全措施不到位等问题，档案信息外泄风险加大。此外，由于电子档案对存储硬件的依赖较为严重，如果存儲设备性能不稳定，则易造成数据信息的丢失，软件系统也容易遭到木马或其他病毒的破坏，使档案信息面临被窃取、篡改、泄露的风险。

（四）档案信息化人才队伍建设力度不够，造成档案数字化人力资源成本倍增

目前，基层单位档案信息化人才队伍建设情况不容乐观。一是，档案员更换频繁，培训压力大。以笔者所在地区为例，全区共有基层立档单位100余家，每年更换档案员20余个，档案行政管理部门不仅要对新档案员进行档案现代化管理培训，在开展室藏档案数字化过程中还需多次进行实地指导，人力资源占用较多。二是，档案信息化知识储备不足，难以适应档案现代化管理需求。据统计，目前基层单位专职档案员比例不足50%，专职档案员中45岁以上的占80%左右，专、兼职档案员对档案信息化建设存在畏难情绪，档案信息化队伍建设及培训力度等方面还需加强。

二、解决室藏档案数字化问题的应对策略

（一）开展试点，以点带面，提高立档单位对室藏档案数字化的认识

提高对室藏档案数字化工作的认识，必须转变思想，通过示范带动，充分发挥档案数字化带来的便捷与高效。以笔者所在地区为例，2014年，区档案局将两个镇档案室作为档案数字化试点，开展了基层档案数字化工作。两个镇档案室共计扫描档案6800余卷/件，3.4万页，在村委换届、村干部补贴发放和党员管理等实际工作中实现了档案快速查阅服务，实现了不进库房即可查阅档案目录及原文，查阅速度大幅提高，一改过去“钻进档案库房查档案”的低效查阅方式。在试点单位的带动下，在区档案行政管理部门的组织引导下，2016年，全区完成了剩余16个乡镇、街道的档案数字化工作，基层单位数字化总量达到40.6万页，291GB。

（二）任务明确，标准统一，确保室藏档案数字化成果共建共享

开展室藏档案数字化工作，需遵循“统筹规划、分步实施、资源共享、确保安全”原则，体现“三个统一”的要求。即统一业务标准，用档案信息化建设标准重新审视现行的档案业务流程，将档案数字化思想深入到文件材料形成、收集、鉴定、整理、保管、利用等多个环节，确保档案业务规范与数字化建设相辅相成、互相促进；统一操作平台，采用统一的档案管理平台或规范的档案管理软件，从网络和终端配套、数据库建设、安全策略、数据迁移等方面协调一致，确保数字化成果能够实现共建共享；统一管理制度，制定并认真落实基层档案数字化规范，优化工作流程，确保室藏档案数字化成果的真实性、可用性和规范性，确保档案数字化成果能够与档案馆无缝对接，实现共建共享。以笔者所在地区为例，档案行政管理部门把基层单位室藏档案数字化工作列入了“十三五”规划，提出了“基层单位室藏档案实体与数字化副本同时进馆”的硬目标，制定并完善了《基层档案室数字化技术标准》《档案数字化工作安全保密制度》等规范。通过一系列措施的实施，明确了室藏档案数字化责任与目标，为实现“馆室一体化”奠定了基础。

（三）强化监督，狠抓管理，确保档案数字化成果应用平台的运行安全

首先，对于重要的档案信息资料以及数据文件，应该进行多次备份处理，并置于不同的存储设备或者数据库之中进行保存。如，基层单位办公电脑保存一份，移动硬盘备份一份，刻录光盘一份，移交档案馆备份一份。其次，对于档案数字化管理的网络环境应该进行净化处理，通过安装安全防护软件，并设置好防火墙的访问设置等措施，避免由于病毒或者是木马程序造成数据库的破坏。第三，对于涉密文件进行解密处理，如未到解密期限，应按照保密规定单独进行扫描与存储，避免泄密事故的发生。

（四）转变思想，开拓创新，建立适应档案管理现代化的档案人才培养机制

当前，档案管理正由传统纸质材料向档案信息管理转变，档案工作人员必须加强学习，更新专业知识。一是，要有针对性的吸纳专业型的人才充实到档案队伍中来，如掌握计算机软、硬件技术或数字通讯技术的档案管理人才。二是，提高现有档案工作人员的信息化知识水平，通过参加电子档案管理、计算机技术、数字通信技术等培训，使他们迅速掌握电子档案管理的技能，解决人才缺乏的现状。三是，丰富学习途径，利用互联网、移动终端等现代化手段，积极开展档案信息化数字化培训、研讨与交流，为基层档案工作者提供便捷的学习渠道。

参考文献：

[1]吕和顺.信息化发展给档案工作带来的挑战与机遇——在国际档案理事会东亚地区分会2014年研讨会上的报告[J].北京档案，2015（1）：5-7.

[2]史建侠.对档案数字化管理工作的几点认识[J].黑龙江档案，2014（3）：165.

[3]梁国灿.“数字档案馆室一体化”的实践与思考——以绍兴市档案局（馆）工作创新为例[J].中国档案， 2010（12）：42-44.

[4]刘美静.档案工作的发展趋势及档案数字化建设[J].山西档案，2007（s1）：66-67.

作者：张宁