城市档案数字化管理论文

【摘要】图书馆作为城市以及各高校的标志性建筑，其内部建筑及管理模式对图书馆，以及城市良好形象的树立有着极其重要的影響，随着当下社会高新技术不断发展，图书馆管理也逐渐趋向数字化、智能化，不仅使图书馆的管理效率得到了进一步提升，还大大降低了人力管理成本。本文将对城市图书馆的数字化档案管理建设中的具体举措作出分析，并提出了相应的完善方案。以下是小编精心整理的《城市档案数字化管理论文(精选3篇)》，欢迎大家借鉴与参考，希望对大家有所帮助！

城市档案数字化管理论文 篇1：

区县档案馆数字化工作思考

摘要：在大规模开展馆藏档案数字化工作的同时，应该加强馆藏档案数字化的科学规划，充分利用有限资金，提高档案资源利用效率；同时加强对数字化档案信息的安全管理。在此基础之上，加快馆室档案数字化工作同步开展步伐，保证数字化目标的基本实现。

关键词：区县档案馆档案数字化数字化工作

随着信息技术的快速发展，档案信息化建设也进入了一个崭新的发展阶段，档案数字化工作是档案信息化建设的基础和重要组成部分。所谓档案数字化是应用计算机技术、数据库技术、扫描技术等现代技术手段，将原有的纸质文件、声像文件等传统介质文件转化为数字化的档案信息，并将其纳入到数字档案信息库的过程。根据北京市档案局提出的“十二五”期间各区县档案馆馆藏档案数字化率达到50%的目标要求，各区县档案馆馆藏档案数字化工作正在积极稳步推进中，在大规模开展馆藏档案数字化工作的同时，我们应注意思考以下问题。

一、加强馆藏档案数字化的科学规划

馆藏档案数字化是新时期各级各类档案馆的主要工作之一，是延长档案寿命，方便档案利用的重要举措，并为档案信息的深度开发、广泛利用、信息资源共享打下了坚实的基础。

杨冬权局长2012年底在全国档案局长馆长会议上的讲话中指出：“到2020年全国各级综合档案馆纸质档案数字化的数量比2010年翻两番”，将大量馆藏档案进行数字化是一个复杂而浩大的系统工程。针对馆藏“浩瀚”的档案资源数字化工程，不要盲目，要合理规划，要根据馆藏档案情况科学的制定规划，确定档案数字化范围，有所选择。北京市档案局从2002年提出实施“全面数字化”战略以来，取得了显著成绩。“十二五”期间北京市档案局提出了区县档案馆馆藏档案数字化率要达到50%以上的要求，我馆在区委区政府的大力支持下，制定了“十二五”期间完成馆藏档案数字化率80%的目标，我们本着利用优先的原则，选择性地开展数字化工作，目前我馆馆藏婚姻、知青、招工及向社会开放的档案等利用率非常高的档案已经全部完成了数字化工作，为服务区域各项工作，服务民生，丰富数字档案信息资源，提高档案的利用率，有效保护档案原件起到了积极的作用。同时我们认为馆藏利用范围窄、利用对象比较单一的会计档案、审计档案等在当今档案数字化任务重、资金紧张的情况下可暂不进行数字化，这样既能合理利用数字化的有限资金，又能使利用率高的档案充分发挥作用，满足社会各界对档案利用的需求。

二、加强对数字化档案信息的安全管理

随着档案馆馆藏档案数字化工作的大规模开展，大批量的数字档案信息不断增加，应用范围不断扩大，在新的信息技术环境下，如何科学管理数字档案信息，保证其安全、完整、长期有效，是我们区县档案馆面临的新的课题。

为贯彻落实国家档案局“安全第一”战略目标，档案馆采取了多种应对措施加强对数字档案信息的安全管理。一是多套多介质备份，主要采用光盘、移动硬盘、磁盘阵列等多种介质进行备份；二是异地异质备份，开展档案异地异质备份工作是确保档案信息安全的重要手段。2009年全国档案馆工作会议上提出，为确保国家档案安全，各级国家档案馆要通过建立异地备份库等形式，对本馆重要档案及电子文件实行异地备份，对重要的电子文件还要实行异质备份，确保电子文件的长期可读，确保档案信息资源的绝对安全。国家档案局局长杨冬权在会议上提出，国家档案局提倡和支持省级和副省级城市档案馆自愿结对，互为对方建立档案备份库。北京市档案馆和各区县档案馆于2012年完成首批重要档案数字资源在陕西省档案馆的异地备份工作。三是采取数字档案信息缩微品输出技术，对数字化档案信息提供永久保存。2009年国家档案局制定出台了《数字档案信息输出到缩微胶片上的技术规范》（DA/T 44—2009）档案行业标准，将数字档案信息输出到缩微胶片上，是解决数字档案信息长期安全保存的一种切实可行的方法。

三、加快馆和室档案数字化工作的同步开展

近年来，档案馆馆藏档案数字化工作已经全部有序展开，并在档案提供利用、服务民生、资源共享等方面取得了显著成效，但各立档单位档案室的档案数字化工作开展的参差不齐，落后于档案信息化建设的步伐。

档案数字化工作范围应包括各级各类档案馆与机关企事业单位档案室的档案数字化。在实际工作中，档案室档案大多在进馆后由档案馆统一进行数字化，加大了档案馆数字化工作负担；部分档案室在进馆前开展了数字化工作，但由于与档案馆数字化工作标准不统一，造成档案室数字化成果难以与档案馆有效对接，使数字化工作重复进行造成资源浪费。引导和规范档案室档案数字化工作，使之科学系统、安全有效的开展，是加快馆室档案数字化工作同步开展的有效途径。

形成统一、可操作性强的业务规范，从而使档案室在数字化工作开展中有章可循；集中统一管理，确保档案室数字化工作质量及档案安全，实现馆室间数字化成果的有效衔接与共享；这是绍兴市档案局在实施“数字档案馆室一体化”建设中的成功经验。江苏省太仓市档案局形成了民生纸质档案与数字档案同步建档、同步检查、同步进馆、同步管理、同步利用的“五同步”现代化档案管理方式。在借鉴这些兄弟档案馆数字化经验基础之上，朝阳区档案局制定了“十二五”期间全面实施档案室室藏档案数字化工作的目标，要求区属各单位完成“十二五”期间形成的全部档案的原文数字化，并且在向档案馆移交档案的同时移交齐全配套的数字化副本，以解决区属各单位档案室档案数字化进程相对迟缓问题，实现全区数字化档案信息资源的有效整合。档案数字化馆室统一标准，协调一致，这样既能节约成本，又能大大提高工作效率，有利于馆室档案信息资源的有效利用。

区县档案馆在馆藏档案数字化工作中要不断探索，加强科学规划，增加安全管理意识，加强档案信息的开发和有效利用，从而提升档案馆对档案信息资源的服务能力和服务水平。

参考文献：

[1]郝晨辉.数字时代缩微技术的新发展[J].中国档案， 2013（9）

[2]梁国灿.“数字档案馆室一体化”的实践与思考[J].中国档案，2010（12）.

[3]嵇秋红.民生档案利用体系建设的探索与研究[J].中国档案，2013（1）.

[4]申玺朝，王桂云，张星连.档案信息化建设为“新四区”建设服务的几点思考[J].北京档案，2011（9）

作者单位：北京市西城区档案馆

作者：李茂福 陈凤丽

城市档案数字化管理论文 篇2：

试论城市图书馆的档案管理数字化建设

【摘  要】图书馆作为城市以及各高校的标志性建筑，其内部建筑及管理模式对图书馆，以及城市良好形象的树立有着极其重要的影響，随着当下社会高新技术不断发展，图书馆管理也逐渐趋向数字化、智能化，不仅使图书馆的管理效率得到了进一步提升，还大大降低了人力管理成本。本文将对城市图书馆的数字化档案管理建设中的具体举措作出分析，并提出了相应的完善方案。

【关键词】城市图书馆;档案管理;数字化;现存问题;策略

引言

科学技术及网络技术的不断发展，为各行各业都带来了新的生机与活力，图书馆借助网络进行管理，不仅提升了管理效率，还能有效促进图书馆的发展，提升其影响力。图书馆应将传播知识作为目标，当下新兴媒体对图书馆的冲击力非常大，这就要求图书馆管理层面要结合现代人的需求对图书馆管理模式进行调整，使图书馆管理及提供的信息服务更符合现代社会的需要，以促进图书馆的发展，不仅能为广大群众提供更优质的服务，提升国民知识水平，还能使图书管管理更加有条理。

1.城市图书馆档案管理数字化的重要性

图书馆在城市中不仅能够起到传播知识，提升人们文化素养的作用，对城市良好形象的树立也起着非常重要的作用，本段落将对城市图书馆档案管理数字化建设的重要性做出具体分析。

1.1提高信息利用率

通过现代技术手段建立数字化档案，将馆藏图书资源使用扫描或是电子版图书的形式通过网络进行数字化管理，并将图书中的关键词以及大致内容进行标注，方便读者在搜寻图书时能够发现类似图书，发现平时没有注意到的资源，使得图书馆的图书资源能够得到充分利用。对图书资源进行扫描保存能够使读者利用线上资源进行阅读，降低纸质图书翻阅过程中的损毁程度，还有利于资源能够长时间保存下来，使馆藏资源更加丰富。

1.2提升服务质量，满足读者需求

这种方式能够使管理效率进一步提升，传统的管理方式中人工整理需要耗费大量的时间以及人力成本，不仅会使管理效率降低，整理资源的过程中还存在一定的漏洞，存在图书错位或丢失的现象。数字化管理能够使图书看起来更有条理，读者在寻找书籍时也能够在更短的时间内找到自己所需资源。对于纸质图书资源数量较少的资源，读者可以在线上进行阅读，减少了等待时长，提升阅读效率。

此外，借助数字化管理还在无形中为读者搭建了交流平台，在图书管内要保持安静，读者可以借助管理平台或读者交互平台来发表自己的意见，发表自己对图书的理解，从而在交互平台进行思想的交流，促进读者思想的多元化。

2.城市图书馆档案管理数字化的具体举措

当下已有不少城市图书馆加强了数字化管理工作，并在管理过程中对管理方案进行了调整，推动了图书馆管理工作的进行。本段落将对数字化管理手段在图书馆数字化档案管理中的具体运用做出分析。

2.1借助计算机平台，建立数字化管理系统

图书馆管理工作不仅需要图书馆管理人员加强对管理方案的调整，由于图书馆大多都是公益项目的，政府部门要进行一定的技术支持以及资金支持，加强对稀缺文献原版的保护力度，降低扫描过程对纸质图书的伤害。另外，还要加强对图书馆音频资源的保护力度，并建立数字化读者数据库，分析读者对各类图书的阅读倾向，加大翻阅次数做多的图书的摆放量，并将此类图书放在比较显眼并方便拿取的位置。同时要对读者借阅图书的过程进行监督，保证图书在读者借阅过程中不会受到损害。另外，还要制定合理的管理方案，由于图书在翻阅过程中会受到损伤，而读者的素质又是一项不确定因素，对损坏的图书便没有了保障，加强对读者借阅过程的记录能够保证图书受到损坏后找到借阅人并按照管理条例要求借阅人作出赔偿，以减少图书馆的损失。

2.2通过网络平台，创新管理方案

城市图书馆要建立完善的管理方案，除要加强图书馆内部建设外，还要加强图书馆的影响范围，搭建完善的外网系统，由于图书馆属于密闭空间，馆内网络会出现不稳定的现象，搭建完善的外网系统能够有效保证图书馆内网络的稳定性，提高网络性能。网络的通畅不仅能够提高图书管理效率，还能够为读者提供良好的阅读环境，使读者享受到更优质的服务。除此之外，对图书管理人员的待遇也应进一步提升，由于在图书馆内的管理工作长年不变，管理人员极易产生厌倦心理。当下图书馆管理人员专业素养也有待提升，虽然数字化管理加强了对于各项仪器的使用效率，但管理人员在其中依然扮演着重要作用，这就需要加强对管理人员的职业道德素养的提升，使管理人员以更加专业的水平投入到管理过程中，为读者提供良好的阅读体验。此外，还可以开通读者反馈平台，保证读者能够通过有效渠道将自己对图书馆的建议反馈给图书馆管理人员。管理人员可以根据读者的反馈以及图书馆的具体情况对图书馆的管理工作及书籍的摆放、补充等作出调整。使图书馆的建设及管理更能适应读者需要，从而扩大图书馆的影响力。

3.结束语

总而言之，城市图书馆对于提升城市形象及提升人们文化素养等各方面都发挥着重要作用，加强图书馆档案管理工作的数字化能够使图书管理工作更加有效进行。因此，管理人员更要加强对数字化在档案管理工作中的运用，使图书馆管理更加有条理。但在这一过程中还存在一部分弊端，这就需要管理人员加强对这一系统的完善，使图书馆管理数字化能够更有效运行。

参考文献

[1]黄建军.论城市图书馆的档案管理数字化建设[J].山西财经大学学报，2019，（z1）：32-34.

[2]张悦.试论城市图书馆的档案管理数字化建设[J].现代营销，2019，（2）：118. DOI：10.3969/j.issn.1009-2994.2019.02.084.

[3]张建锋.浅谈数字化时代公共图书馆档案管理信息化[J].数码设计（下），2018，（12）：132.

作者简介：张宏（1985.01-），女，苗族，贵州人，大学本科，助理馆员，研究方向为图书馆相关方向。

作者：张宏

城市档案数字化管理论文 篇3：

开展地震档案数字化工作的思考

一、地震档案数字化工作的意义

1.地震档案数字化势在必行

随着社会信息化进程的加快，引发了世界经济与社会的深刻变革，尤其是现代信息技术提供的万物互联、万物智能、无时不在、无处不联的强大功能，为用户提供无所不有的智能服务，使得社会各行业都呈现出信息化的发展趋势。作为地震档案管理工作必须与社会发展保持步调一致，必须适应时代发展潮流转变工作方式，由传统的档案实体管理向现代的档案信息化管理转变，拓展档案管理工作新局面，切实做到使用户借助计算机通讯网络，能够随时、随地、信手掂来地高效、便捷查阅地震档案。

但是，要想全面实现地震档案信息化管理，首先就要解决地震檔案信息化资源的问题，没有档案信息化资源，档案信息化管理系统也就无法正常运行，也更谈不上开展档案信息化服务。而获得地震档案信息化资源的一个重要途径，就是对现有存量纸质地震档案资料进行数字化，这是实现地震档案工作科学化、信息化、现代化管理的重要前提基础工作。

2.数字化工作为地震档案妥善保管创造了条件

1966年邢台地震后为了探索地震预报，广大地震科技工作者在我国大地上陆续开展起了地震活动、地壳形变、地下流体、地磁和地电等地球物理项目的观测与研究，2000年以前的观测方式为人工读数记录、机械仪器模拟记录，2000年以后观测方式才先后变为数字化自动记录，期间产生、积累、保存了大量的原始纸质科技档案及其与之相关的纸质文书档案、基建档案、财会档案等。随着时间的推移，这些纸质档案特别是一些极具馆藏价值的地震记录图纸、观测数据记录手薄等第一手原始纸质档案资料，不同程度地存在风化、发黄、变质、变脆的堪忧状况，亟需采取措施予以拯救保护。近年来现代数字化技术的迅猛发展，为解决这些档案保存的难题带来了千载难逢的机遇。

就地震行业而言，所谓地震档案数字化主要是将纸质地震档案资料通过手工著录、扫描、拍照等形式， 将其由原纸质载体形式体现出来的信息， 全部以数字记录方式移送到计算机硬盘、移动硬盘、U盘、光盘等各类存储设备中， 从而完成现有地震档案资料向数字化转化的过程，为纸质档案资料长期、安全妥善保管创造了条件。

3.数字化地震档案更加便于科学化管理与利用

与传统的纸质档案相比，数字化地震档案更加便于科学化管理与利用。（1）在传统纸质档案保存过程中，要始终注意防尘、防潮、防高温、防光照、放风化，而数字化档案保存无此忧虑;（2）数字化档案的储存不仅可节省大量库房空间，而且可很容易复制多个备份进行异地保存，有效防止由突发的不测灾害事件所造成的档案资料损失;（3）数字化档案可有效规避传统纸质档案在借阅过程中，因用户翻阅所造成的档案出现缺页、褶皱、磨损、破损、损伤等问题;（4）可把数字化档案资料放置计算机网络服务器上，可使异地信息本地化，实现资源共享，众多用户在不同的地方，通过计算机网络可同时调阅同一份资料;（5）传统纸质档案查询、检索时，用户往往要在众多的卡片或书本式目录索引、文摘中进行手工检索，检索速度慢效率低，而数字化档案检索非常方便，只要在计算机网络终端电脑上，键入索引号或资料号或关键字或责任者等检索信息，即可在数秒内又快又准地查询到。

二、地震档案数字化工作的状况

2014年中共中央办公厅、国务院办公厅下发《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》通知，要求加强对档案信息的分析研究、综合加工、深度开发，提供深层次、高质量档案信息产品，不断挖掘档案的价值，努力把“死档案”变成“活信息”。为了贯彻落实中办、国办通知的指示精神，充分发挥地震档案资料在地震工作中的服务功能，在全国地震系统迅速开展起了主要以现代计算机扫描技术为抓手、以实现地震档案信息化管理为目标的历史纸质地震档案数字化工作。比如，（1）河北省地震局2014年开设专题，对全省20多个台站近30年的22万多张纸质观测资料图纸进行了数字化扫描，将其转化为电子图片文档、对近18万条观测资料数据报告进行了计算机人工录入，将其转化为电子数据文档。2014年河北省地震局地震科技星火计划支持设立了《电磁扰动模拟图纸资料规整》课题，该课题采取以研究带动工作的方式，于2014年6月至12月对全省153盒电磁扰动模拟图纸进行了数字化扫描;2015年河北省地震局地震科技星火计划批准立项了《历史文书档案整理和数字化》课题，在该课题实施中，对全省不涉密的1160卷、馆藏纸质文书档案资料进行了数字化扫描，转化形成了9万余张电子文书档案;（2）中国地震局第二监测中心从2014年开始，陆续将纸质地质图、地形图、水准路线图进行了扫描，观测资料成果进行人工录入，初步实现了地震档案资源数字化;（3）陕西省地震局严格按照档案数字化现行技术规范，完成了1970年—2016年该局文书档案数字化加工工作，累计扫描38万余页，工作内容包括条目著录、档案扫描、图像处理、数据质检、案卷封装等;（4）2015年4月27日中国地震应急搜救中心公示了人事档案数字化及专项审核服务项目对外招标结果公告、2018年10月30日云南省地震局公示了基本建设项目档案数字化加工服务项目对外招标结果公告、2019年5月20日湖北省地震局发布了历史档案规范化整理及数字化服务项目招标公告。

总体看来，目前我国地震系统地震档案数字化工作仍处于起步发展阶段，由于此前中国地震局各直属事业单位和各省、市地震局都积累了庞大的、质量参差不齐的纸质档案，故各单位都尚不具备对所有馆藏纸质档案一蹴而就地进行数字化的条件，应本着先易后难、轻重有别、循序渐进、分期分批的原则逐步开展数字化工作。另外，在数字化工作实践中，也发现了一些值得今后注意和改进的问题，归纳起来主要有数字化工作资金投入不足的问题、对原始纸质地震档案保护问题、统筹谋划数字化扫描的问题、提高档案管理人员素质的问题以及数字化产品的安全存放等问题，采取有效措施及时化解这些问题，对于加快地震档案数字化工作无疑具有积极意义。

三、加快地震档案数字化工作的对策

1.建立健全数字化工作管理体系

数字化工作不仅为档案信息化带来了技术保障，更是为档案管理带来了全新理念，对此各级领导应予以高度重视，要具有超前的思想意识，地震系统各单位应适时成立数字化工作领导小组，统一指导本单位纸质地震档案数字化实施工作，除了从人、财、物给予必要支持外，还要及时研究、协调解决工作中出现的问题和困难，形成工作目标明确、分工精细、各司其责、合力行动的数字化精干建设团队，确保地震档案数字化工作落地生根、顺利开展，肩负起对历史负责、为现实服务、替未来着想的使命担当。

2.制定数字化工作操作流程

制定完善的数字化工作操作流程，对于有章可依、有条不紊开展地震档案数字化工作至关重要。（1）确定进行数字化处理的档案。首先对馆藏纸质地震档案进行技术鉴定，对无需和不宜进行数字化处理的档案进行筛选，在此基础上，对馆藏纸质档案中最为珍贵的、最能体现馆藏特色的、具有极其重要保存价值的、利用频率最高的纸质档案优先进行数字化。此外，考虑到地震监测预报、震灾预防和紧急救援三大工作体系，在我国防震减灾事业中所占据的突出分量，还要把这三大工作体系的纸质档案优先进行数字化;（2）确定扫描与不扫描的范围。国家档案局颁布的《纸质档案数字化技术规范》对区分纸质档案的扫描件和非扫描件做出了规定，即：无关和重份的文件要剔除，有正式件的文件可以不扫描原稿。对纳入数字化处理的每一档案，严格按照规定的要求，具体确定其数字化扫描文本，如果文本出现破损、污损、折皱、霉变、虫蛀、字迹不清楚等问题，要采取合理技术措施先进行修复，然后再进行扫描;（3）注意保护档案原件。在对档案文本进行数字化扫描时，要注意保护档案原件。首先要使数字化场所必须具备防火、防盜、防潮等条件，其次档案文本调取及需要拆装时要轻拿轻放，严禁不规范操作， 数字化扫描完成后档案要及时归位，力求最大程度地维持档案实体原貌。

3.增强安全防范意识

鉴于地震系统在日常工作中所形成的震情月会商分析报告、大中城市震害预测、重力测量数据、精密水准观测数据成果以及全国大震速报台站的精确座标等都属于国家机密资料，因此在地震档案数字化建设过程中，要自觉增强安全防范意识。当遇到涉密档案时，根据不同的密级等级、不同的数字化工作方式（外包式、单位临时专班式、内外组合式、专设机构式），按照相关政策规定，制定不同的安全保密操作工作规范，以确保国家机密的安全。

此外，对生成的数字化档案产品，要严格按照国家档案局出台的《电子文件归档及电子档案管理办法》进行安全保存，要特别注意做到数字化一份，脱机保存一份，异地保存一份。同时，在存储和使用时，还要特别预防并避免电磁波干扰、非法拷贝、计算机病毒入侵以及储存介质的损坏等不利情况发生，筑牢数字化档案产品安全的屏障。

4.提高档案管理人员的综合素质

地震档案数字化建设离不开高素质人才队伍， 这就要求地震系统各单位档案管理人员，不仅要具有扎实的档案专业知识，还要掌握现代科学信息技术和本行业专业知识。因此各单位要加大对档案管理人员的培训力度，采取不同形式着力开展计算机技术、网络信息技术、数字化技术、地震地质课程、地球物理课程、震源物理课程等知识学习，全面优化和提升档案管理人员知识结构，使之成为适应信息社会不断发展的档案管理复合型人才，合力助推地震档案数字化工作不断取得更大发展和进步。

（作者单位：河北省地震局）

作者：平彩鹏 杨柳