教学档案数字化管理论文

摘要：高校档案数字化建设是实现高校档案事业有序发展的必然趋势，文章指出高校档案数值化管理有利于提升利用效率、保护档案原件、配置管理资源，但该项工作仍存在整体水平低、规范标准欠缺、专业人才不足、设施设备缺乏等问题。下面小编整理了一些《教学档案数字化管理论文(精选3篇)》，仅供参考，希望能够帮助到大家。

教学档案数字化管理论文 篇1：

学校教学档案数字化管理探讨

摘 要：学校档案管理数字化局限于学生学籍、学业成绩的现状比较普遍，其它教学档案的数字化管理没有得到应有的重视，数字化管理运用程度不高。本文分析了教学档案的内容、特点、分类，阐述了教学档案数字化的必要性，分析了目前学校档案数字化管理的现状与问题，提出了改进措施。

关键词：教学档案;数字化

随着信息技术的飞速发展与广泛应用，学校教学管理领域也发生了深刻变化。无纸化办公、大数据支持下的精准教学等借助信息技术手段促进教学管理效能提升的方式被普遍使用。然而，相当一部分教育管理者在推进教学管理改革过程中，忽视了学校教学档案管理的升级，对于教学档案的整理收集，还停留在“文件袋+文件柜”的传统管理模式，档案资源占用空间大，人力资源占用多，维护成本高，管理效能低下的弊端日益突出，改革学校教学档案管理迫在眉睫。事实上，对学校教学档案进行数字化管理升级，是信息时代下学校档案管理发展的必然。这对改进档案管理方式，提高学校档案管理效率，发挥档案作用，具有重要意义

一、教学档案的分类和特点

1.教学档案的分类

学校教学档案指学校在实施教育职能活动中形成的具有保存价值的各种载体的文件材料。广义上的学校教学档案包括：规章制度类的教学档案，如上级教育部门下发的各种教学文件、学校的教学管理制度、教学改革方案等;教学组织与管理类的教学档案，如年级教学安排、科组教研工作安排、科组教研活动记录、科组工作总结、教学人员档案（技术档案、职务晋升档案、考勤奖惩纪录）等;教学实践类的教学档案，如教师教学计划、课表、教学任务书以及课程标准、教材、教案、课件、讲义、微课、录课、题库、试卷等;教学研究类的教学档案，如科研规划、课题任务、科研纪录、科研成果（历年论文发表、参编专著及教材、参加学术会议的统计）等;学生学业记录类的教学档案，如学生学籍记录、学习经历记录、学业水平、奖惩记录等;教学保障类教学档案，如教学经费的使用及管理情况、教学科研仪器档案（仪器分类统计表、名称、数量、用途、性能、保管使用、维修登记表等）以及其他教学教具、标本、模型等的情况记录等。

狭义的教学档案主要指教学实践类档案，是教师在学科教学过程中的教材、教案、学案、课件、微课、试题等教学资源，以及教学活动记录、教学评价、分析报告、考核记录等。目前大多数学校没有将教学实践类的材料进行统一收档管理。这些材料散落在众多教职工中，有些是纸质文档、有些是电子文档，随着人员变动、教学场所、办公场所、教研活动场所搬迁以及设备更新等，这些材料不断失落，既让教学档案缺乏完整性，也阻碍了教学档案资源的再利用，实在可惜。

2.教学档案的特点

一是教学档案来源广泛。教学档案的提供者包括教学活动组织者和教学活动参与者。以普通高级中学为例，参与教学活动的教职工少则几十人，多则数百人甚至上千人，每位教职工几乎每天都在从事教学活动，不断产生教学档案。

二是教学档案形式多样。教学活动的多样性决定了教学档案的形式多样，丰富多彩。根据其载体形式区分，就有文字性的材料、有音频、视频、图片，还有实物等。

三是教学档案专业性强。教学档案的产生主体是进行创造性劳动的教职工，劳动设计、劳动过程、劳动结果都具有创造性，更何况教学档案来自于不同学科，各学科也有较强的专业型。档案管理人员对具有保存价值的教学档案进行整理、分类、保存，需要专业知识背景，否则很可能出现整理混乱、分类不清、取用困难的局面。

四是教学档案运用率高。学校教学活动具有周期性、相似性强的特点，每届教职工的工作开展情况对后届教职工都具有重要的参考和借鉴作用，如教学设计、教学资源、教研成果等这些教学档案重复利用率高，保存价值大。

二、教学档案管理数字化及其重要性

1.教学档案数字化的定义

教学档案数字化是指利用电子信息技术把各种载体的教学档案资源转化为数字化的档案信息存储及管理。教学档案数字化管理是信息技术时代学校教学管理发展的必然，也是数字化档案建设工作的一部分。

数字化的教学档案存储方便，节约空间。

2.教学档案管理数字化的意义

一是有利于提升教学档案的存储量。一方面原件存储（纸质存储）对存储环境有较高的要求，如适宜的温湿度以及微生物环境等等，这就意味着原件存储需要额外的空间建设，存储量受到空间的严重限制。电子档案存储形式则不需要受到太多的温湿度的限制，将储存工具密封保存，即可保存较长时间。不仅如此，一个8G中等容量的存储器可以存储4000张左右照片，占空间面积极小，容量是纸质存储无法比拟的;另一方面信息时代下的教学档案来源广、形式多样，多以纸质存储为主的存档形式，已经不能全面的反映教学管理、教学研究和教学其他方面的情况，无法满足现代学校教育管理发展的需求。采用数字化的方式存储教学档案，存储的方式更加方便，安全性得以提升，更重要的是教学档案的存储量也会大大提升，存储的内容丰富多彩。笔者调查了解到，因原件档案耗材多，分类整理难，学校在整理归档时往往只将制度性、计划性和总结性的教学材料进行收录，而作为教学档案重要内容的课堂教学实践类资料则无法归档整理，常常由教师自行零散保存，容易丢失。

二是有利于教学档案共享再利用。教学档案是教学管理者、参与者在教學实践中的重要总结性、真实性记录，它是管理者制定下一步教学工作决策、管理制度的重要依据，也是教师开展下一阶段教学工作的重要参考。和传统的档案存储方式相比，电子档案可以将教学过程以图像、影音或文档的形式记录下来，使档案的内容变得更加充实，也更容易按学科按时间按门类归档。教学管理者和参与者在查阅电子教学档案时只需要检索关键字就能找到相关档案资料，大大提高检索时间和档案利用率，充分发挥了档案的再利用作用，教学管理者和参与者在自己的工作台就可以找到需要的档案。

三是有利于节约人力资源。借助于互联网，教学档案的电子化可以实现网络端存储、管理和使用，实现教职工随时随地无人化调用，大大减少了传统意义下档案管理的人力资源配备。通过局域网，参与教学实践的所有人既是档案来源者，也是档案传输者，负责教学档案管理的专职人员通过网络完成档案的收集、传输、整理、归档工作，大大节省了收集归档时间，也节省了投入到档案管理的专职力量。

四是有利于环境保护。大量教学档案的存储管理如果采用传统纸质档案管理，需要耗费大量纸张、木材、钢材等自然资源，不利于环境保护。一般情况下，档案室的最小面积要能容纳单位各种资料的存放，还必须考虑未来20—30年的发展空间。笔者所提到的教学档案因内容丰富，如全部采用纸质载体进行记录，将耗用大量的纸张，还需要超大的存储室用于存放。学校电子化档案管理可以大大减少自然资源的使用，为创建资源节约型社会做贡献。

三、当前教学档案数字化管理存在的问题

1.教学档案数字化进程缓慢

在当前教育受到高度重视的形势下，学校均比较注重教学实践工具的方便快捷以及促进教学效能提升方面，因而数字化建设的进程相对较快，尤其是课室教学工具和教师办公工具的使用更新方面。但在教学档案的管理方面，因对教学档案作用的重视程度相对较低，教学档案数字化被忽视或者进展非常缓慢，其发展的水平普遍较低。笔者调查本地四所大型普通中学，有三所学校目前没有将教师教学资源、教研资料等列入教学档案管理。只有一所学校将部分公开课分享到内部网站，却没有专人负责收集、存档。

2.教学档案管理体系不完善

要实现教学档案数字化，必须有完善的教学档案管理体系。技术层面，有专门的渠道或专门的网络，并有专门的技术人员进行技术维护，并根据实际情况对渠道进行调整;制度层面，应该有完备的教学档案管理规章制度和收集存档流程，由专人为教学管理者和参与者做数字化流程和方式方面的培训，并最终实现教学档案数字化。从笔者调查的情况看，绝大多数学校教学档案的管理归口在教务部门，教学档案的收集整理仅限于教学常规，如课堂教学要求、课程安排、学科组工作计划、教学总结等。对教学档案种类缺乏系统的梳理、对教学档案管理责任缺乏明确的规范，造成了教学档案收集不全，资料存储混乱。

3.配套技术和平台较为滞后

教学档案来自于教学管理和教学实践一线，教学档案的收集、存储必须在存储库与档案提供者（教学一线人员）之间建立联系或平台，然后通过该平台实现数字化。笔者调查发现，学校教学档案管理数字化的基础配套技术整体上比较落后。一方面，相当一部分教学一线人员对教学档案的认识不到位，他们将本应归类到教学档案范畴的课件、教学数据分析材料等，放置在电脑存储中，经过一段时间之后的电脑更新换代，教学档案丢失;另一方面，因为技术平台缺失，教学一线人员无法及时整理、上传教学材料到档案存储库，只能将教学档案记录在自己的电脑和笔记本里，无法实现共享，再利用率非常低。

四、教学档案数字化管理的改进举措

1.规范教学档案的收集范围

一般来讲，教学档案的收集应该全面、准确，既要反映教学管理、教学活动的全过程，又要注意把握归档文件的准确、价值。其收集范围一般包含上级教育行政部门下发的和学校制定的有关教学管理、教学活动的文件、教师个人形成的教学文件材料以及学生个人形成的学习材料，还有与教学相关的各種研究性、分析性总结或其他材料。通常情况下，规章制度类的教学档案、教学组织与管理类的教学档案、学生学业记录类的教学档案由教学管理部门分门别类进行收集;教学实践类的教学档案，如课程标准、教材、教案、课件、讲义、微课、录课、题库、试卷等由学科教研组（备课组）分学科收集整理;教学研究类的教学档案由教师个人在相应的平台上传，由教研管理部门进行汇总。

2.更新教学档案的收集平台

教学档案种类多、数量大，学校应研发专门的技术平台加强对教学档案的收集整理，由教学一线人员在电子信息平台上传，教学管理部门、学科教研组和档案专业人员审核发布。收集平台可考虑划分年度、类别和保管期限。内容上可根据学校教学任务进行区分，如教学常规、教学实践、教研分享、课程资源中心等等。还可适当增加专题类：如体艺教育专题、心理健康教育专题、高考研究专题等，在子栏目中又可根据学科进行分类。平台设计上要尽量考虑包容多种形式，如文档、音频、影像等。内容全面、版式清晰、上传方便应是教学档案收集平台制作的重要原则。

考虑到部分档案涉密，不可以对外公布，因此学校在更新收集平台时，应针对档案管理的网络安全系统进行完善，避免由网络不安全所引起的档案丢失现象出现，将校内网与校外网进行区分，构建安全、有效的网络系统，确保教学档案管理的系统性以及规范性。

3.提高对档案管理数字化的认识

教学档案管理数字化的建设进展与学校重视程度相关。一般情况下，学校越重视教学档案及数字化工作，教学档案管理的数字化程度和管理水平就越高，教学管理及教学实践一线人员对教学档案的认识也会较高，反之亦然。做好教学档案数字化工作，学校在加强制度和平台建设的同时，必须不断加强档案管理数字化建设的宣传工作，比如在校园网站中设置宣传栏，或者是定期召开与教学档案管理数字化建设相关的会议，让管理层和一线人员充分意识到教学档案管理数字化建设对于自身专业成长和学校发展的重要意义。与此同时，还需要按照档案管理数字化建设的相关要求，开展相关的教育培训工作，让学校教职工在教学实践中深刻地感受到教学档案数字化带来的便利，他们才会更加积极主动地配合到相关工作中来。

4.加强对档案管理团队的培训

档案管理专业性强，除充分培训一线教学管理者和实践者作为“兼职管理员”外，学校还必须加强对档案管理团队的培训，不断提高团队人员的档案管理能力，从而加快档案管理数字化建设的进程。和一般性档案相比，教学档案的专业性还体现在学科专业知识等各个方面，因此专门的教学档案管理团队还要摸清教学档案的载体形式和相应的规律、要求。此外，学校还要对教学管理部门人员和学科教研组进行档案管理知识和技术的培训，促进其及时审核确认档案内容，并针对档案存储需要，提出平台改进方案或要求。

综上，传统的纸质教学档案已经无法满足教师发展以及学校现代化管理的需要，信息时代对学校的档案管理工作提出了新的要求，教育发展的新形式也需要学校及时变革观念，改进档案管理方式方法，及时推动教学档案的数字化管理工作，提高教学档案利用效率，发挥教学档案对推进学校教学改革的重要参考作用，促进学校教学质量的提升。事实上，为了适应新课改的要求，各学校均在教育管理和教学方式上做了诸多探索和突破，在探索和实践过程中行程的丰富的电子教学档案，短期内是教学管理者和实践者制定下一步工作的重要参考，而在未来的某一个阶段，这些电子教学档案将成为学校新课改实践的生动阐述。

参考文献：

[1]陈艳萍.论信息化时代中学档案数字化管理模式建立之研究[J].老字号品牌营销，2019

[2]康 妮.实现中学档案管理信息化刻不容缓[J].陕西档案，2018

[3]刘思宇.教学档案管理网络化的必要性研究[J].才智，2018

[4]孙翠云.中学档案管理信息化建设探讨[J].电子世界，2016

（作者单位：中山市第一中学）

作者：尹习梅

教学档案数字化管理论文 篇2：

高校档案数字化管理的路径研究

摘 要：高校档案数字化建设是实现高校档案事业有序发展的必然趋势，文章指出高校档案数值化管理有利于提升利用效率、保护档案原件、配置管理资源，但该项工作仍存在整体水平低、规范标准欠缺、专业人才不足、设施设备缺乏等问题。针对上述问题，可以从四个方面改善：一是提升档案数字化整体水平、二是开发档案数字化高校标准、三是配置档案数字化设施设备、四是注重档案数字化队伍建设。

关键词：高校档案;数字化;档案数字化

一、高校档案数字化管理的重要意义

1.有利于实现利用效率的有效提升。传统的档案管理从收集、整理、保管、检索、编研及提供利用等各个阶段主要依靠档案工作者手工管理，而档案用户的利用方式主要为到馆利用，受到时间和空间的限制，档案利用的效率整体较低。档案的数字化管理包括传统载体档案的数字化和电子文件、电子档案的管理，档案管理的各个阶段实现了信息化管理，效率得到极大的提升。譬如，档案的收集阶段，档案系统与学校OA系统实现有效对接，系统形成的电子档案可以直接完成归档，大大节省了人工成本。又如，档案检索阶段，依靠计算机通过关键词或主题词在档案管理系统中进行信息检索，检索时间短、范围广，极大地减少了档案管理人员的工作量，提升了档案管理效率。再如，档案利用阶段，档案用户通过档案网站提出利用申请，档案机构在线审核、查找档案并提供利用，突破时空限制，档案用户和工作者能够实现即时的沟通反馈，工作效率得以大大提升。

2.有利于实现档案原件的有效保护。从整体上来看，当前高校档案数字化管理的水平相对较低，特别是高职院校，档案的数字化管理仍处于起步阶段，起步慢、发展慢。档案管理的基础设施不够完善，“八防”措施不到位，档案利用仍以到馆利用为主，利用档案主要以原件为主，但长时间的翻阅、高频率的复印，对档案原件产生损害，不利于档案原件的长期安全保存。实现高校档案的数字化管理，将传统载体档案进行扫描形成图片文件或文本文件存入数据库，档案利用以数字文件为主，大大减少了档案原件的利用频率，减轻了长期翻阅对档案形成的损害。此外，对数字档案进行“备份”，避免因不可抗力因素造成档案资料的毁灭。

3.有利于实现管理资源的有效配置。当前，传统的档案管理模式，纸质材料占据大部分，而随着高校各项工作的推进，纸质材料呈现出逐年增加的趋势，所需的空间大。同时，传统的管理模式主要依靠人工，投入的人力资源大，此外，档案的日常维护还需投入大量的资金，管理成本相对较高。档案的数字化管理，主要依靠计算机技术，通过建立档案数字资源数据库储存档案，通过档案管理系统管理档案，通过档案利用平台实现档案的在线利用，这对于有效配置资源十分有利：首先，减少了档案管理的人工投入。传统的档案管理从收集到提供利用均需档案工作者全程参与，以手工为主，而数字化管理模式可以利用计算机技术进行自动分类识别和储存，实现在线检索和利用，较大程度降低了档案工作者的工作量，节省人力资源。此外，数字化管理模式信息储存密度大，能极大地减少档案存储空间，数字档案的利用能有效避免对档案原件的损害。

二、高校档案数字化管理的问题分析

高校档案包括党群、行政、教务、科研、财务及基建等类别，在推动高校长足发展方面发挥着重大作用，实行档案数字化管理将提高工作效率，更好地服务教学、科研等。数字化管理是一项长足系统工程，需稳步推进，在具体的建设过程中，需关注以下几个问题：

1.高校档案数字化整体水平较低。高校档案实行数字化管理，对于提升管理效率、提升服务水平十分有利，但从整体上来看，当前高校的档案管理仍以传统的管理模式为主，数字化管理水平整体处于较低的水平。部分高校已经完成传统载体档案的数字化，但较少有高校实现了全程的数字化管理，数字档案利用仅停留在档案目录利用阶段，尚未实档案的全文检索，特别是旧档案的数字化管理。一些高校 虽然也在进行电子档案搜集、整理工作，但是由于缺乏统一规 范的标准化流程，使得这一过程中存在搜集信息不全面、整理 档案与目录不对应等问题。造成这种局面主要是由于当前高校档案的数字化管理缺乏统一的建设标准，缺乏引领全国高校档案数字化建设的主导机构，各大高校自主购买或开发管理软件，自主搭建档案数据库，从而造成各高校间的档案数字资源难以实现系统兼容、实现档案资源的开放共享。

2.高校档案数字化规范标准欠缺。建立统一规范的标准对于指导各高校开展档案数字化建设具有重要的意义，当前，为推动档案数字化建设，国家出台了相关的标准规范，如《电子文件归档和电子档案管理办法》、《纸质档案数字化规范》、《录音录像档案数字化规范》等，但针对高校档案数字化建设的文件相对缺乏，这也在很大程度上限制了高校档案数字化建设进程。高校档案管理涉及部门多，包括党政办公室、科研、教务、财务、后勤、人事等多個部门，主要服务高校师生的教学科研，档案“高校特色”明显。高校档案数字化建设除遵循已出台的相关标准规范外，还应根据高校档案工作实际开发个性化标准，兼顾档案工作的共性与个性。譬如，高校学籍档案的数字化管理、高校毕业生就业档案的数字化建设、高校财务类招投标档案的数字化管理，等等。

3.高校档案数字化专业人才不足。高校档案数字化建设，资源是基础，人才是关键，特别是兼具档案专业知识和计算机技术的复合型、应用型人才。而从当前的高校人才队伍建设现状来看，高校档案数字化专业缺乏，具体体现：一是业务人员专业不对口，知识不扎实。高校档案队伍专兼结合，队伍庞大，二级机构需对档案进行初步整理，但兼职档案员大多为非档案专业人士，专业知识相对欠缺，这就给档案馆的数字化管理工作带来了负担，二是档案业务人员年龄偏大，信息素养不高。档案数字化管理需档案业务工作者熟练掌握基本的计算机技能并能熟练操作档案管理系统和软件，但部分工作人员因年龄原因知识更新相对较慢，档案管理仍处于手动阶段，影响数字化进程。

4.高校档案数字化设施设备缺乏。高校档案数字化管理是一项系统工程，需配备完善的软硬件设施，但因经费投入不足，设施配备不到位成为影响高校档案数字化建设的重要因素。高端打印机、高精度扫描仪、高性能的档案管理软件等数字化设备的缺乏，难以满足档案数字化的管理需求，影响档案数字化进程，降低数字化管理效率。为确保档案数字化的顺利推进，一是应进一步重视，从高校领导层面到高校师生，特别是高校档案工作者应意识到数字化的重要意义与作用;二是要进一步投入，将档案数字化经费列入专项经费，购买先进的设备设施，为数字化建设提供物质保障。

三、高校档案数字化管理的途径分析

1.提升档案数字化整体水平。高校档案数字管理是学校信息化建设的重要组成部分，是推动智慧校园建设的重要推力，针对当前数字化水平整体偏低的情况，应从以下几个方面着手提升：一是完善制度。各高校立足学校档案管理的实际情况，结合高校档案数字化建设存在的问题，出台相应的制度和措施，将档案数字化纳入学校的整体规划，以制度的形式确定档案数字化的地位。二是提升意识。档案机构提升服务意识，变被动服务为主动服务，为全校师生提供优质服务，让用户体会到数字化管理带来的效率与便捷，进而提升档案意识。三是增大投入。数字化建设是系统工程，购买设施、更新软件、维护系统等均需资金投入，加大投入，为数字化建设提供充足的物质保障。

2.开发档案数字化高校标准。数字化建设需有相对完善的数字化建设标准来指导，但当前规范标准的缺乏也对该项工作的进程有一定的阻碍，有必要开发档案数字化高校标准。但开发标准并非易事，需关注以下几点：一是遵循已出台的法律法规、标准规范。如《中华人民共和国档案法》、《电子文件归档与电子档案管理办法》、《档案信息系统运行维护规范》、《录音录像档案数字化规范》等。二是多方联动。出台标准涉及到档案行政管理机构、教育主管部门、本科院校或高职院校、科研院所等各单位，形成各方的有效联动机制，协调好各方关系是研究制定出台相应标准的前提。三是兼顾共性与特性。各省份高校、本科院校与高职院校均存在不同程度的办学差异，其档案管理工作也具备其特点，在研究制定相关标准时，应相对统一，但也应允许个性的存在，正确处理好两者关系。

3.配备档案数字化设施设备。数字化设施设备是确保档案数字化进程的必要保障，具体而言，一是办公常用设备。如电脑、扫描仪、复印机、打印机等;二是库房常用设备。如恒湿恒温控制系统、智能档案密集架、防磁柜、除尘机等;三是档案管理软件，应采购符合高校档案数字化管理实际的软件，或自主开发，确保档案系统与OA系统和学校教务、科研、财务、学工等業务系统的有效对接，规范对电子文件和电子档案的管理。对重要的电子文件和数据进行备份或异地保管以防范风险。四是做好信息服务。通过档案利用平台开展档案的在线利用，通过“在线利用——在线审核——在线利用”的线上利用流程，为用户提供便捷优质的服务，打破时间空间的限制。此外，通过档案网站对常用问题和信息进行公开，主动服务，提升档案用户的体验感和获得感。

4.注重档案数字化队伍建设。数字化队伍建设：在人才引进阶段，注重人才专业知识的考查，主要引进两类人才：一是具备系统的档案学专业知识体系的人才，一是具备计算机专业背景或具有良好的信息素养和信息技术的人才。在人才分工阶段：注重资源的优质配置，根据档案工作者的优势和特长，合理分工。譬如，年纪稍长的工作者，其工作更加细心耐心，适合从事档案的基础业务工作，而年纪稍轻的工作者，其更具热情和创新，则更适合档案信息开发和信息服务工作。在人才培养阶段，鼓励档案工作者参与档案业务培训和继续教育，积极参与同行间的业务交流，积极组织与兄弟院校之间的工作交流。此外，鼓励工作者开展档案数字化的研究，掌握行业系统内最前沿的发展趋势以更好地适用档案数字化建设的需求。

参考文献：

[1]李洁.高校档案管理数字化建设探析[J].智库时代，2019（7）：112，114.

[2]葛咏.高校档案管理数字化发展面临的问题及应对措施[J].技术与市场，2019（9）：50-52.

作者：温明明

教学档案数字化管理论文 篇3：

医院档案数字化建设存在的问题与建议

摘 要 当前，虽然各大医院陆续开展档案数字化工作，但档案数字化建设进程依旧相当缓慢，存在数字化意识薄弱、软硬件基础设施不足、电子化认可度低、复合型人才稀缺等问题，严重影响医院档案数字化建设的进程，制约医院档案信息化管理。针对上述问题进行分析，提出加强医院档案数字化建设的几点建议，希望能够提高医院档案信息化管理水平。

关键词 医院档案 数字化建设 问题 建议

近几年，随着医药卫生体制改革的深入发展，医院服务模式不断优化，医疗业务量的扩大使得医院各职能部门在管理工作中的文件不断激增，形成了各种门类的医院档案。医院档案涵盖了医院管理的各个方面，涉及党政、科研、教育、设备、基建、人事和财务等多方面信息，形成了文书档案、科研档案、教学档案、设备档案、基建档案、人事档案等多种门类的档案。医院档案作为记录和保存医院行政管理工作和医疗、科研、教育等各项工作查考的凭证，在为医院临床研究、基础设施、设备建设等提供可靠资料的同时，也为医院管理者决策提供了科学数据和可靠依据[1]。

基于此，不断增长的档案文件总量使得档案信息的利用价值日益提高，各部门对档案的需求和期望值日益提升，为了提高服务质量与工作效率，传统的手工管理与单纯的实体管理模式已不能满足档案现代化发展的需要，医院档案数字化建设已经势在必行。虽然各大医院都建立了档案专用软件系统，并专设档案数据库用以存储电子文件，但使用范围仍旧非常狭小。目前，医院档案的目录信息已基本数字化，但档案全文信息的数字化进程发展缓慢，医院档案数字化建设仅限于表面工程，从而使得医院档案信息化管理处于滞后状态。

一、医院档案数字化建设中存在的问题

1.档案数字化意识薄弱。医院档案反映了医院在医疗运作与管理建设中的方方面面，虽然目前医院对档案的收集与保管利用愈加重视，但对档案数字化建设趋势仍然认识不足。医务工作者对档案文件的观念仍然停留在纸质存档阶段，文件的相互流转也仍以纸质传阅形式为主，极少开展电子文件的阅览，使得档案数字化建设进程缓慢。与此同时，兼职档案员的档案数字化意识不强。不少兼职档案员仍以传统的收集管理模式整理文件，即使在实际工作中产生了电子文件，有些经过多次修改确定了最终版本后，也会以纸质化的形式进行归档，而将电子版本删除，在对该份纸质文件进行数字化时必须重新开始扫描，录入数据库，无形之中就增加了档案数字化的工作量。

2.档案软硬件设施不完善。档案的数字化建设需要硬件与软件两方面设施的保障。在硬件方面，将“存量”档案数字化需要适配专业、高效且功能强大的扫描仪器。目前，多数医院对手写的病历档案进行电子信息化时均采用高速拍摄仪，其优点在于拍摄速度快，成像质量高，且无需拆卸档案，避免了装订还原档案的过程。虽然高拍仪的使用相当便捷与轻松，却无法满足不同类型不同载体档案的数字化要求。档案数字化的目的不仅仅在于利用便利，同时也为了保护档案的原始性与完整性。开展档案数字化工作就是要保存档案的原始面貌，以电子化的途径获取有价值的信息。但高拍仪在对档案进行拍摄时，受到外部影响因素较多，很难保证扫描仪批量化录入时的品质与一致性，且图片质量也低于扫描仪扫描出图片的品质。因此，陈旧的单一类型的扫描设备难以满足档案高质量的成像效果，新型扫描设备的购买与更新非常有必要。与此同时，“增量”档案电子化需要依赖软件方面的支持。虽然医院档案有专设的软件系统，但管理系统单一且孤立，未与医院的办公自动化（OA）系统进行对接。由于医院的办公自动化网络系统与档案管理系统的设计单位不同，软件形成的环境也不同，造成两系统间形成的数据难以转换，无法进行电子文件归档，因而给原始数据的收集和录入造成了一定的困难[2]。同时，档案的数字化建设需要基于网络实现，但数据库存储的服务器仅设置于小范围的局域网之内，无法将目录数据库与医院其他利用者共享，也造成档案数字化相对“鸡肋”的现象。

3.电子文件的认可度低。医院档案数字化的实现以电子文件为基础[3]，邓巧玲在《当前医院档案数字化建设存在的问题及对策》[3]中谈到电子文件的功能较弱，其中提及电子文件的修改操作非常简单，容易复制粘贴，且电子文件无法实现领导签名盖章，难以判断原件属性等。笔者认为电子文件确实存在这些问题，但它在提供利用方面非常简便，且能保护原始档案避免翻动与查阅，其操作的便捷性不言而喻。因此电子文件的功能其实非常强大，但由于形成的简易性与可修改的特殊性导致其保密性与安全性相比同类纸质文件有所减弱，从而降低了人们对电子文件的认可度，并未将它视为正式的文件。没有签名或盖章的电子文件仅作为参考之用，即便有电子签名的电子文档，签名的有效性也一直处在争议之中。所以电子文件的低认可度延缓了档案数字化建设的进程。

4.档案专兼职人员信息化程度不高。档案数字化是一项技术工作，因此医院档案数字化建设需要大量既通晓档案专业知识又熟悉信息化技术的复合型人才。但医院多数兼职档案员为各部门所属人员，主要处理本职能部门的专业事务，其档案知识的储备能力与业务水平相对有限，加之信息化程度不高，难以胜任档案数字化的工作，从而产生抵触厌恶的情绪，影响电子文件的预立卷与归档工作。而档案专职管理人员虽然在档案管理工作中较为专业，但对数字化档案管理知识掌握程度不足，在計算机技术、网络技术、通信技术等方面较为薄弱，也难以驱动医院档案的数字化建设。

二、医院档案数字化建设的几点建议

1.转变医院档案数字化观念。首先，医院领导要高度重视医院档案数字化工作，这是保障该项工作有序开展的首要条件。虽然医院的工作以医疗、教育、科研为主，档案仅是为各临床与职能科室提供利用的服务部门，但如果档案的查询借阅一直使用纸质档案，会严重影响到各部门的工作效率。实现档案数字化可以打破档案利用的种种局限，使档案管理更简便、更开放[4]。医院应将该项工作纳入医院的整体发展规划中，给予大力支持，档案数字化建设工作才能真正有的放矢，平稳开展。其次，兼职档案员要转变文件收集整理的传统观念，意识到电子文件有利于实现资源共享的重要性，在工作初期产生的电子文档并非无用的“电子垃圾”，而是有利用价值的档案文件，从而在前期工作中做好档案数字化的第一步。再次，档案专职管理人员也应与时俱进，更新管理理念，改变原先“收集滞后”的工作状态，将管理工作的关口前移，提前参与到兼职档案员产生文件的电子化中，这样才有利于减少后期整理归档中纸质文件数字化的工作量，从而真正做到“增量档案”电子化。

2.努力完善档案基础设施建设。软硬件基础是达成档案数字化管理目标的基础条件[5]。在硬件方面，医院需要根据档案数字化建设的要求配备较为先进的硬件设施，比如电脑、高清数码摄像机、复印机、打印机、平板扫描仪、高速扫描仪、刻录机等设备。其中扫描仪的采购应根据不同门类不同载体的档案的实际需求进行，务必要保证档案扫描成像的质量。在软件方面，档案管理软件系统应与医院办公自动化（OA）系统设置对接接口，如在收发文模块中增加预立卷一栏，提前建立电子文件入口，开放相应权限，使档案专职人员可以提早查看文件预立卷归档情况，指导兼职档案员如何整理组卷收发文，提高档案工作效率。如果有条件将档案管理系统与医院现有的财务、人事管理、设备管理等系统进行衔接，就可以更好地建立医院档案资料数据库，使档案资源变得更加丰富与充实。同时将档案数据库从狭小的局域网升级为医院大网络版，让档案信息的查询与利用变得更加便捷，档案资源的使用更加灵活多样，档案管理不再是徒手整理布满灰尘的文件资料，档案的数字化建设才更具实际意义。

3.建立数字档案相关管理制度。由于电子档案在其形成、处理和归档、保存等各环节，均有可能出现信息删改或丢失等情况，故在积极引进各类信息安全技术的同时，医院档案管理部门还需制定出管理制度，以确保各项信息安全技术作用的充分发挥，进而在实现档案的数字化管理基础上确保档案信息的安全性与完整性[6]。医院应结合自己的实际情况，参考1997年7月国家档案局公布实施的《电子文件归档与电子档案管理办法》，制定出迎合本院数字档案管理工作的相关制度，如建立《电子文件管理办法》，对电子文件最初的形成、收集、鉴定、归档作相关规定，或制定档案数字化规程、档案安全保密、档案数据管理维护、档案设备维护使用等制度，以确保数字档案的安全，提升電子文件与数字档案的认可度。

4.加强档案复合型人才培养。医院档案数字化建设要取得良好效果，高素质复合型人才队伍的建设至关重要。由于医院档案特殊性，如涉及科研档案数字化时，不但需要专业化的档案管理知识，同时也要有一定的医学科研知识背景，同时还要具备高水平的信息网络技术，如掌握多媒体、计算机软件、互联网操作等技能与知识，成为综合型的管理人才[5]，为医院档案数字化建设做好铺垫。医院要鼓励档案专兼职人员参加各类档案继续教育培训，提高档案管理人员必要的理论知识水平。医院档案室应当邀请专业的计算机信息技术教师来院授课，强化档案人员信息化队伍，并引用档案数字化实际操作中的案例鼓励大家分析讨论，丰富培训内容，提高兼职档案员的热情，积极主动地投入档案数字化的工作中。

三、结语

综上所述，医院档案数字化建设是一项繁复而又艰巨的工程，未来医院的医疗信息会发展到何种程度，不得而知。但医院档案要想更好地发挥自身价值，只有不断地务实创新，求同寻变，将数字化建设坚持到底，才能守护其历史使命，为医院的发展战略规划尽职尽力。

参考文献

[1]杨亦军，等.浅谈如何做好医院档案的登记与统计工作[J].中国保健营养，2016，26（9）：314.

[2]付善锋，刘志刚，耿辉.浅谈医院档案数字化建设[J].现代企业教育，2012，4（4）：137-139.

[3]邓巧玲.当前医院档案数字化建设存在的问题及对策[J].办公室业务，2016（4）：182.

[4]徐茁.医院综合档案数字化建设的应用与体会[J].医院管理论坛，2013（3）：57-59.

[5]黄桂敏.医院综合档案数字化管理的可行性探讨[J].办公室业务，2015（13）：91-92.

[6]赵雪玲.创新医院综合档案在信息化环境中数字化管理的应用[J].科技创新导报，2012（33）：195.

作者简介：黄思敏，复旦大学附属华山医院档案室科员，研究方向为医院档案管理。

作者：黄思敏