民政档案信息化管理论文

摘要：在我国建设的新时期，民政档案管理工作遇到了许多的挑战，各级政府要随着新时期的发展建设新的民政档案管理机制，并对管理措施进行改革与创新，从而促进民政档案管理工作适应我国经济社会的发展与社会群众的发展要求。以下是小编精心整理的《民政档案信息化管理论文(精选3篇)》相关资料，欢迎阅读！

民政档案信息化管理论文 篇1：

新时期民政档案信息化管理与利用问题探讨

[摘 要]与普通的档案管理工作相比较，民政档案管理工作具有两点突出特点：系统性和综合性。当前，伴随着社会的发展，信息技术的进步，民政档案数量呈不断增长趋势。此外，民政档案涉及内容较多，要想做好新时期的民政档案管理与利用工作困难非常大。基于此，本文首先系统地阐述了档案信息化建设的内涵及重要性；其次，分析了当前我国民政档案信息化管理与应用过程中所出现的一些问题；最后，笔者结合个人工作经验就如何才能做好新时期民政档案管理与利用工作提出了几点看法，以期能够为更好地服务于人民建言献策。

[关键词]民政档案；信息化建设；新时期

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.22.105

0 引 言

民政局是我国最为重要的行政职能部门之一，主要职责就是通过职能发挥从而保障广大人民的各项生活权益，以实现社会稳定与和谐发展。民政档案管理工作是民政部门的重要工作之一，因此做好新时期的民政档案管理与利用工作，不仅能够协助行政部门更好的发挥自身职能而且还能够为我国的社会经济稳定发展做出贡献。新形势下，信息技术迅速发展，给民政档案管理与利用工作带来了发展的春天。我们必须牢牢把握住档案管理工作发展的新趋势，进一步加快信息化建設进程。

1 档案信息化建设的内涵及重要性

1.1 档案信息化建设的内涵

具有非常丰富的内涵，既包括传统意义上对档案信息资源的有序整理也包括现代意义上对档案信息资源的开发与利用。除此之外，档案信息数据库的建设、档案信息化人才的培养、与档案信息化相关的制度的制定与完善等等都在其范畴之内。

1.2 档案信息化建设的重要性与必要性

1.2.1 是提升档案管理工作效率的必要保证

以档案信息资源的共享与利用为例，在传统的档案管理方式中，要想实现信息共享必须要全部依靠手工操作来实现，繁琐的程序以及复杂的交接会使得单位对档案的利用率大打折扣。长此以往，各种档案就会因为其自身的查阅困难性而被闲置下来，这样不仅会造成资源浪费而且也难以发挥档案应有的服务功能。而伴随着信息技术的发展，档案信息化建设进程的加快，相关部门在进行档案管理时能够使文档直接通过计算机网络技术实现云储存。这样一来，无论是在网络运行状态下，还是在脱机状态下，查阅者都能够不受时间空间的限制而自由的进行档案调阅。因此，我们说档案信息化建设是提升档案管理工作效率的必要保证。

1.2.2 是充分开发和利用档案资源的客观需要

将信息技术运用于档案管理工作后，就可以通过对原生性档案信息资源的科学管理和合理配置而使档案管理工作实现数字化、标准化、系统化和网络化。除此之外，将信息技术运用于档案管理工作还可以实现原生性档案资源与“信息高速公路”的接轨，从而挖掘出那些隐匿于信息表面的档案内容，实现对社会档案信息资源的充分开发与利用。

2 新时期民政档案信息化管理与利用工作中存在的不足

2.1 对于档案信息化建设认识不够深刻

从当下来看，很多民政档案管理人员仍然缺乏对档案信息化建设的重视。他们认为档案信息化建设并不能给档案管理工作带来实质性的改变，之所以要促进档案信息化建设进程，仅仅是为了应对上级检查。在这种错误的思想观念指导下，档案管理人员对相关工作的开展缺乏足够的支持和配合。此外，由于档案管理工作内容较为繁琐，任务较为繁重，这给工作人员带来了巨大的心理压力，进而影响了民政档案信息化建设进程。

2.2 基础设施配置不够完善和合理

当前，我国部分地区的民政信息化建设基础设施配置仍然不够完善，更不要提基础设施是否能够合理利用的问题。管理信息化所需的基础设施配置分为硬件设施和软件设施两方面。民政档案管理信息化的前提是提供相应的设备，这对档案信息化管理起着重要的推动作用。其中比如计算机、管理软件、局域网及数据库的管理，都是民政档案信息化管理中不可缺少的硬件设备组成部分。在以电子信息档案保管为主导的今天，如果民政局档案管理部门没有这些可以接收、处理并保存电子档案的工具和网络，档案的信息化建设就是纸上谈兵。尽管经过多年的不懈努力，当前很多地区的民政局档案馆在信息化建设的硬件方面都已经有了非常快的进步和发展，但是档案管理的软件设施仍旧非常落后，严重阻碍了民政局档案管理信息化进程。

2.3 民政档案管理工作规范化程度较低

档案信息化建设是一个新兴事物，目前，管理人员仍然缺乏对此项工作的管理经验，从而使得民政档案信息化管理工作规范化程度較低。首先，信息化档案材料的收集程序不规范，这导致民政档案材料的内容不完整。其次，信息化档案材料的整理程序不规范，这导致民政档案内容查阅起来非常困难。最后，信息化档案材料的调阅程序不规范，这不仅容易造成一些需要保密的资料外泄而且还有可能导致资料丢失。

2.4 民政档案信息安全性得不到保证

造成民政档案信息不安全的因素有二：一是档案管理部门缺乏对信息化档案管理的安全意识，导致其审查与管理力度不足；二是伴随着信息技术的进步，黑客的窃密技术也得到飞速发展，严重威胁着民政档案的信息安全。以此前流行的“勒索病毒”为例，正是由于部分地区民政档案管理部门平时不注重加强防范，不注重技术维护从而导致其档案信息被封锁。

2.5 民政档案管理人员素质参差不齐

计算机技术的发展在给民政档案管理工作者带来便捷的同时也对其专业素质提出了更高的要求。由于电子化的档案管理摒弃了传统的档案管理方式，以现代化的手段对档案信息进行归档处理，因而更需要一些专业人员进行科技管理。这样一来，就对档案管理者的专业素质提出了更高的要求。

但是目前来看，仍然有很大一部分民政档案管理人员缺乏对信息技术及与档案管理相关的软件的学习与应用。不仅如此，一些编外人员工作积极性不足、专业性不强，导致人才综合素质参差不齐，严重降低了信息化民政档案管理利用工作效率。

3 新时期做好民政档案信息化管理与利用的措施

3.1 提升思想认识是做好民政档案信息化管理与利用的基础

首先，应当从提升单位领导干部认识入手，使领导干部明白做好档案信息化建设的重要性，最大程度地争取到领导对工作的支持。其次，民政档案管理部门内部应当细化分工，对每一项具体的与信息化建设有关的工作设置专职的管理岗位，将信息化的档案管理工作由被动局面转化为主动。最后，民政部门应当积极开展丰富多彩的宣传活动，普及信息化档案管理知识，以提升社会各界对档案信息化建設的重视程度。

3.2 加强基础设施建设是做好民政档案信息化管理与利用的关键

完善的软、硬件配置一方面有利于加快民政档案管理信息化建设进程，另一方面也有利于提升档案管理的质量和效率。因此，单位不仅要为民政档案管理工作配备良好的计算机及其系统，也要防患于未然，投入一定的资金来聘请专员设置严密的安全防护系统。

3.3 完善规章制度是做好民政档案信息化管理与利用的根本

首先，应当要求民政档案管理工作人员严格依照《中华人民共和国档案法》（以下简称《档案法》）的各项规定进行材料收集、归档、调阅等。其次，要求单位要在《档案法》的基础上，依據单位实际发展水平对各项规则进行细化。最后，为了确保信息化档案管理制度的有效推行，单位应当制定责任追究制度，对于一些档案泄密行为、违反规则的行为进行追责与制裁。

3.4 加强档案资料的安全性建设是做好民政档案信息化管理与利用的重点

首先，民政档案管理部门应当通过宣传讲座等形式提升部门工作人员的安全意识；其次，单位要采取有效措施、运用先进技术加强网络信息的保护；最后，单位领导要加强内部管理，不仅要提升工作人员思想素质准入门槛，也要对现有工作人员进行定期思想素质考核。

3.5 培养具有较高素质的人才队伍是做好民政档案信息化管理与利用的保障

一方面要通过加强对民政档案管理工作者的专业知识培训，使其不断丰富与信息化档案管理工作有关的专业知识，并引导档案管理者树立起终生学习的理念；另一方面要加强对现有档案管理工作者的计算机技术培训，使其掌握一些现代信息技术知识，并熟练掌握与档案管理有关的应用软件的使用方法，以适应信息化的发展要求。

4 结 语

档案信息化发展对于进一步提高管理工作效率具有非常重要的意义。尽管目前我国的民政档案信息化建设成效显著，但是要想真正实现档案管理部门工作效率的提升任重而道远。仍然需要档案管理者进一步提升对民政档案管理工作的认识、加强基础设施建设、完善档案信息化管理机制、加强对计算机技术的学习，只有这样才能不断提升其对信息化档案管理工作的适应能力，才能切实做好新时期的档案工作。

主要参考文献

[1]杨莹.民政档案信息化管理问题探讨[J].才智，2015（35）.

[2]姚洋.新时期民政档案信息化的管理与利用[J].办公室业务，2015（23）.

[3]田东鑫.新时期民政档案信息化管理与利用问题探讨[J].管理观察，2016（29）.

作者：李沂滨

民政档案信息化管理论文 篇2：

以档案升级为抓手，开创民政档案管理工作新局面

摘要：在我国建设的新时期，民政档案管理工作遇到了许多的挑战，各级政府要随着新时期的发展建设新的民政档案管理机制，并对管理措施进行改革与创新，从而促进民政档案管理工作适应我国经济社会的发展与社会群众的发展要求。在进行民政档案管理工作的过程中，不仅要对民政档案进行升级，还要对管理档案的工作人员进行政治思想觉悟的升级，增强大局观和世界观，更加有效的解决民政档案管理工作存在的问题，促进新时代中国特色社会主义建设。

关键词：档案升级;民政档案;管理工作

引言：目前，我国处于经济迅速发展、科技飞速进步的新阶段，数字化信息技术与网络化信息管理工作已经融入到社会群众生活中。在经济全球化的今天，我国要更加注重民政档案管理工作，以档案升级位总抓手，积极开创民政档案管理工作的新局面，强化建设各级政府民政档案管理工作专业化队伍，加强对专业技术人才的引进，并引进先进的信息化技术与网络化管理系统，建立健全的完善的管理制度，提升我国民政档案管理工作的整体水平。

1、开创民政档案管理工作的意义

民政档案管理包括对民政局的婚姻登记管理、收养登记管理、社会救助信息管理等，是我国民政工作中十分重要的一方面，也是我国信息资源建设的重要组成部分。以档案升级为抓手，开创民政管理工作新局面是在我国经济与科技发展的过程中进行的与时俱进的改革与创新。随着人们生活水平的提升，许多人更加关注民生的问题，而民政档案管理工作能够促进民生问题更加清晰的展现在社会群众面前，这对于我国的社会福利、社会保障建设都有积极的作用。并且在农村敬老服务中心开展民政档案管理体系的建设有利于促进农村民生的发展，这对于国家民政整体性建设有着非凡的意义。

2、目前民政档案管理存在的问题

民政档案管理工作对于我国整体的民生建设有重要的影响，但是就目前我国的民政档案管理工作来看，仍存在一定的问题亟待解决。其中包括领导人员队伍档案管理工作不够重视，从而使得各级部门对于档案的管理工作进行搁置，导致无法形成良好的档案信息资源系统;并且对于农村养老服务中心而言，其档案管理设施过于陈旧，许多基础设施已经无法使用，更重要的是没有专用的档案室，导致一些历史悠远的档案丢失，民政档案管理工作变得更加困难;与此同时，有些农村养老服务中心虽建立了民政档案管理制度，但是档案借阅等制度不健全，导致有些读者在档案上进行涂抹，损害了档案的真实性和利用价值，而且制度的不健全还导致民政档案管理工作效率低下，无法真正的实现民政档案的利用价值。

3、档案升级管理的方法与策略

1.提升领导的档案管理思想，为民政档案管理创造良好氛围

在进行民政档案管理工作的过程中，领导的管理意识对于管理工作的改革与创新十分关键。在以档案升级为抓手，开创民政档案管理工作新局面的时期，需要提升有关部门领导的档案管理思想与意识，使他们意识到档案管理工作对于我国民政民生发展的重要意义，强化领导加强民政档案管理工作的责任感与使命感。与此同时，相关部门领导还需要带头学习民政档案管理新政策与相关法律法规，积极落实民政档案管理方案，及时解决民政档案管理中的问题，为民政档案管理工作营造良好的工作氛围。

2.以法制建设为根本，建立较为完善的档案管理体系

在我国进行法制建设的新阶段，开展民政档案管理工作需要建设更加健全与完善的档案管理体系，积极推动民政档案管理的法制建设，促进我国的法制社会的良好发展。首先，民政档案管理相关部门领导可以依据最新法律法规制定最基本的管理体系，各级各地必须严格遵守。其次，地方民政档案管理工作人员需根据当地的发展状况以及经济基础进行民政档案管理体系建设的细化，从而使得每个地方都能够建设具有针对性的民政档案管理体系。最后，在各级各地设立专门的民政档案管理机构，明确相关人员的主要工作，各级进行分工，进行统一化管理。这样的管理体系能够促进法制建设下我国民政档案管理工作的顺利进行。

3.引进信息资源与网络管理技术，进行档案的全面管理工作

近几年来，我国的经济与科技发展都取得重大突破，与此同时，我国更加重视民政档案管理工作，并且為促进民政档案管理工作的顺利开展，出台了一系列的政策，形成了较为系统的管理体系。在新时期的档案管理工作中，引入信息资源与网络管理技术，促进档案管理工作能够更加顺利的进行。第一，对于纸质的民政档案管理。一般来说纸质档案的管理是比较困难的，它对于档案室的要求和档案管理人员要求较高，如果档案室较为潮湿会导致纸质档案损坏，无法发挥其使用价值，因此要采用更加先进的档案柜进行纸质档案的存放，与此同时，利用网络管理技术，将纸质档案进行互联网信息输入与存档，这样可以保障其有效信息能够保存下来。第二，对于电子档案的管理。民政电子档案便是档案升级管理的一个重要内容，电子档案可以对民政档案信息进行完善的分类与整理，保障储存的安全性，提高民政档案信息的有效利用率。并且电子民政档案可以帮助使用者更迅速的查找到所需信息，为人们的生产生活提供了更大的方便。

结束语：

如今，改革创新是新时代发展的潮流，民政档案管理工作也随着时代的潮流进行深入的改革与创新，就目前的民政管理工作状况而言，我国民政档案管理相关部门还需要建立更加健全的规章制度，优化管理模式，进行整体化管理，促进相关工作人员积极进行民政档案管理工作，并且引入先进的信息资源技术与网络管理技术，创新档案管理服务模式，从而提升我国民政档案管理的综合水平。

参考文献

[1]姜波.试论基层民政档案管理存在的问题及对策[J].兰台内外，2019（36）：35.

[2]郭英.认清新形势适应新常态 主动做好民政档案工作[J].山东档案，2019（06）：58-60.

[3]张钫.推进新时代民政档案工作创新发展[J].中国民政，2019（20）：37-38.

[4]姜波.浅谈信息化对民政档案管理工作的影响[J].兰台内外，2019（30）：51.

[5]曾月霞.刍议新时期民政档案信息化管理及利用[J].办公室业务，2019（12）：75.

[6]刘倩.基于大数据背景下民政档案管理工作创新策略[J].办公室业务，2019（10）：122.

黑龙江省尚志市尚志农村敬老服务中心 150600

作者：孙波

民政档案信息化管理论文 篇3：

谈谈您心日中的“档案信息化”

一笔谈：“档案信息化”是个。很宽泛的概念。请大家畅所欲言，谈谈自己心目中的“档案信息化”。

Zhz：我心目中的档案信息化是，无论在任何地方的任何电脑上都能够查询到各个档案馆和档案室的档案目录，点击任何一条目录都有回应，根据回应能看到所查询内容的全文，并可以下载。

沧海一粟：我心目中的档案信息化既包括物的信息化即档案设备的信息化，更包括人的信息化即档案人的信息化。档案人的信息化是档案信息化的必要前提，没有档案人的信息化，即使拥有再多、再先进的档案信息化设备，档案信息化也很难实现。物的信息化特别是档案设备的信息化在资金条件具备的前提下有可能一夜之间就能实现，但是档案人的信息化需要有一个过程，不可能一夜之间实现。因而档案信息化，尤其是档案人的信息化仍然“让人感到既紧迫又任重道远”。我个人认为。在档案信息化的过程中，应坚持“先化人、后化物”的原则，即先进行档案人的信息化，再进行档案设备的信息化。

Eqnwork：的确，档案信息化是以档案工作者和档案管理制度的信息化为前提的。尤其领导人的作用更是关键，培养适用的人才、建立完善的制度、投入有保障的资金是档案信息化的必要条件。

泊客：其实，“化人”与“化物”总体讲是同步的，在具体工作中虽有先后，但二者先后的“间距”不能过大。大了就是脱节，脱节会产生负效应。就会造成人力、物力、财力的损失。我的观点是“有什么条件打什么仗”。信息化是需要一定物质基础的，这一点不可否认。问题在于能否用有限的条件产生最高的效率。目前的设备条件不是最好的，但我们并没有让这些设备发挥最大的效用。我在给学生上课时常引用这样两个例子：一是当年阿波罗飞船登月时控制系统使用的计算机还不及286的性能：二三年前人们为“哈勃”太空望远镜更换新的“心脏”——计算机处理器，也只相当于486。我们目前的计算机最差的也比286、486要好得多吧!再举个身边的例子：前年单位为打字室添置新计算机，原来的486被下放到档案管理科。在没有专门的档案管理软件的情况下，这个科的同志先将馆藏档案中涉及的人名摘录下来，再以案卷为单位，将名字输入系统自带的写字版中。这项工作，全科三四位同志整整做了近两年。现在，再有人来查询档案，他们就用写字版中的查询功能进行查询。设备落后、没有专用软件、办法也很笨，但效果却很好。

Zhz：“化人”关键是“化领导”。在我国，几乎是所有的经验材料都有一条“领导重视是关键”。基层档案部门领导观念淡漠，也是信息化建设举步维艰的重要原因之一。

泊客：今天再谈第二点“好钢用到刀刃上”。档案部门可用的资源有限，特别是资金。如何将有限的资源用到最需要的地方则直接影响到档案信息化建设的效能。一方面我们缺少资金，另一方面资金与设备使用不合理的现象随处可见。从一般意义上讲档案信息化的大部分工作在档案馆，但在一些地方特别是经济不发达地区，最好的计算机不是首先装备档案馆，而是放到了领导的办公桌上和打字室里。不是领导和打字室不能用最好的计算机，只是有没有必要。领导同志在没有实行无纸化办公的情况下，可能整天坐在计算机前吗?即便是实行了无纸化办公，领导同志也不可能整天坐在计算机前办公。在档案局(馆)领导同志的计算机使用率不会也不可能是最高的，打字室主要任务是“打公文”，一般的办公套装软件对计算机的配置要求也不是特别高。因此，将最好的计算机设备优先配置给领导与打字室是不经济的，这就好像一支军队为了进攻敌人坚固的堡垒，特地花大价钱购买了一些先进的坦克，可是却没有将坦克配置给负责进攻的前线攻击部队，而是配置给了指挥官和参谋部。前线部队的攻击效果如何不言自明。过了一些时候，再购买更先进的坦克，仍然优先配置给指挥官和参谋部，再将先前购买的已经面临淘汰或者已经淘汰的坦克配置给前线攻击部队。就这样攻克敌方堡垒的时间被拖下来了，

如果我们不能将有限的资源用到最需要的地方，不是将设备当作武器来使用，而是当作某种待遇。那么，攻下档案信息化这个堡垒就要花费更大的代价了。

接着再说说第三点：“任务驱动与利益一致”。在计算机与信息化教学中常用的一种方法叫：“任务驱动法”。就是将要讲授的内容按捺在一个个实际任务中，通过引导学生完成这些任务，达到学会并掌握相关知识与技能的目的。没有任务的压力与驱动，做也可，不做也可；早做也可，晚做也可：快做也可，慢做也可：做好也可，做不好也可，结果就是建了十好几年的库，仍然没有可供使用的目录数据库。

多年以前，审计系统开始推行信息化，那年我们所在地的审计部门先是全员培训，培训完毕考核，不合格的重新培训。随后，上级要求所有上报文件一律通过网上传输，不接收纸质文件：下发的文件先从网络上发，纸质的在网络上办理一个时间段后再发。不会使用计算机与网络的工作人员，限期学会使用，如果到期还不会使用，就离岗培训，直至学会使用。离岗的压力使大家必须做出选择，要么去适应信息化的工作环境，要么离岗。结果不用说，大家都清楚。

当然我们档案部门的工作没有审计部门那样高的时效性，但如果国家、省、市分别要求将某些内容(如开放档案目录)在指定时间内上报，并进入上一级的数据库，同时对外开放……也会推动档案信息化向有用、能用、实用、好用的方向前行。

一笔谈：泊客提及的档案信息化问题，与我曾经研究过的国家档案目录信息中心问题有相似之处，我们都主张建立档案目录的移交与报送制度，在《政府信息公开条例》背景下，还可以与政府信息公开结合起来，这是个好的发展方向。

泊客：今天再说说：“导体、半导体与电阻”。任何一级领导大都是承上启下的中间环节，这个环节可以是导体、半导体，也可以是电阻。就档案信息化这项目作而言，各级领导同志的信息化意识及应用能力决定了其在这项工作中是导体、半导体，还是电阻。

前不久，参加了一次工作汇报，当说到档案信息化工作时，听汇报的领导同志发出了一系列相当专业的提问，比如存贮量、空间容量、硬盘、字节等。面对这样的提问，我们汇报者明显有些准备不足，一时语塞。没有拿下这个机会。

当我们的信息化意识与应用水平高于上级或部下一方时，我们无论是导体、半导体、电阻都可以生存。因为这时的电压来自一端，只是传导不好而已。但如果我们的信息化意识与应用水平低于上级或部下两端时，情况就不一样了。对于来自于两端的电压只有做个导体还可生存。当

然，最好是做一个变压器，增压变压器。

沧海一粟：所谓档案信息化建设，就是要在档案管理活动中全面应用现代信息技术对传统的档案工作模式进行根本性改造，促使档案管理从传统的手工作业型向现代管理型转变，从对实体档案的管理为主向对实体档案管理和虚拟档案管理并重转变，使档案工作者从档案管理者转变为档案信息管理者。档案信息化建设是一项宏大的工程，内容涉及软硬件基础设施建设、档案信息资源建设、档案管理应用系统建设、档案信息资源管理标准规范建设、档案信息资源管理专门人才建设、档案信息管理系统的安全管理等方面。

档案信息化就是要利用信息技术手段实现馆(室)藏各类档案的数字化，网络化办公条件下电子文档管理一体化，档案信息提供利用网络化。馆(室)藏各类档案的数字化，就是利用数据库技术，通过对纸质档案、声像档案、实物档案等的扫描录入、数码处理，实现数字化，达到对档案信息管理和利用的高效、准确的目的，也有利于馆(室)藏各类档案的完好保存。电子文档管理一体化，就是通过办公网络，使用文档管理一体化软件来完成电子文件的归档工作：制发文档单位要对电子文件进行准确的归档鉴定，执行电子文件归档办法，及时进行网络归档处理：档案管理部门要对电子文档进行及时的接收和进入相应数据库的处理。档案信息提供利用网络化，就是利用网络技术，为利用档案的人们提供档案信息的查阅使用。具体又包括三种情况：一是非保密的、公开的档案信息，在公众信息平台上自由查阅：二是日常办公所需的内部档案信息，利用办公网络通过个人授权方式在专用服务器的数据库中查阅：三是保密档案信息，通过档案管理部门信息管理人员对有权查阅的对象在档案专用服务器中调用和提供。档案的真正价值在于利用，档案信息化的实现将为档案信息的充分利用提供前所未有的条件。在信息化时代，档案信息化的目标就是利用信息化手段实现馆(室)藏档案数字化、电子文档一体化、档案信息利用网络化。

临溪羡鱼：结合工作实践，我认为以下环节是档案信息化建设中是必不可少的：一是档案部门人人都要学会打字。如果连打字都不会，空谈信息化毫无意义。方法有很多，泊客先生前面提过的审计系统强制培训是个办法，搞打字比赛寓教于乐也是办法，单位不设专职打字员各部门的材料均由自己来打也是个办法。但最关键的是想法调动人的积极性，比如一尘先生，他以前连计算机摸都不摸，现在已成打字高手了。二是配备必要的计算机。配置不一定多高，能用就行。但数量上，最好人手1台。配备计算机是为了改变人的工作和学习习惯，一个单位仅有1台计算机，只有一两个计算机高手，其他方面搞得再好，也不能算档案信息化。我曾见到一些垂直管理部门，早就实行了公文网上传输并且不发纸质公文，单位的计算机办公系统也完全可以实现网上办公，但由于一些领导不习惯看计算机，办公室的内收发在网上收到文件后只好再打出来按以往大家都习惯的流程再运转一遍，三是引进计算机档案管理系统。我这里说的是引进，不一定非要自己开发。现在已经有非常成熟的档案管理软件了。泊客先生介绍的档案管理科的同行，精神可嘉，但确实下的是笨工夫。从长远看，有的可能是事倍功半，有的甚至会完全无用。其实，开发档案管理软件也不太难。安阳市档案局(馆)七八年前就开始使用自己开发的软件，听说现在还在用。我们这里，以前用的软件也是自己开发的。四是输入档案目录实现计算机检索。这个可先从利用率高的档案开始，我们这里最先做的是劳动局的招工档案，接着又做了知识青年下乡档案、干部任免档案、干部处分档案等，然后才从劳动局、人事局、民政局、市委、市政府全宗……一个一个全宗展开。说起好笑，最初开展这项工作的动因是，新来的局长受一位熟人之托帮忙找一份招工表，看利用人员忙得不行，就主动借了两本档案回办公室一页一页翻(当时的检索工具查不到人头)，整弄了一上午也没找到。局长提出来，能不能把这些利用频繁的档案输入计算机，一来可以提高工作效率，二来也保护了档案原件。当时也有阻力，但几年下来。再查找类似的档案，只需报个名字，很快就可以在计算机里找到与该人名字相同的所有人的记录，只要本人在场，判断一下，很快就能准确调卷。五是做好电子文件归档工作。这项工作很重要，否则，一方面我们在做现有档案的数字化转换，另一方面电子文件都流失了，日后还得再来一遍。如果能将电子文件归档与电子政务建设结合起来，实现电子公文的在线即时归档就更好了。六是现有纸质档案、其他载体档案的数字化转换工作要做，但要慎重对待。七是建立档案网站。包括内网网站，也包括外网网站。

泊客：临溪羡鱼所谈的正是他们近几年来积极有效稳步推进档案信息化工作的体会与经验。他们就是这样一步一步，扎扎实实地将这项工作做到了全省前列。经验中并没有什么特别的，不同的是他们做了，扎扎实实地做了。这其中“一把手”的作用不可不提。信息化工作从来就是“一把手”工程，主要领导同志对此的重视程度往往起着决定性作用。这是经验，也是规律。从另一个角度讲，一个单位信息化水平的高低考量的是“一把手”学习的能力与运用新知识新技术的能力。

沧海一粟：我认为，档案信息化建设的基本内容无外乎两大部分：一部分是计算机档案管理系统的建设：另一部分是档案信息化系统的保障体系建设。

关于计算机档案管理系统的建设，由于受外部环境、投入资金等诸多因素的制约，一般来说不可能一步到位、一气呵成，需要有计划地分年度、分系统一步一个脚印地逐步建设。我认为可按以下步骤进行：首先，要制订具体的工作目标、规划。逐步实现。档案信息化建设是一项系统工程，要统筹规划、突出重点、整体推进。要坚持实用为主，在硬件投入上应本着“能用就行、实用为好”的原则，以合适的投入于合适的工作：在具体操作时应坚持做到“新账”不欠，“老账”逐步转化，尽量避免出现“新账”变“老账”、“老账”越积越多的现象。其次，要进行档案信息化基础设施建设，具体包括计算机硬件系统的建设、网络软件的设计和应用。第三，要与办公自动化同步发展，实现“文档一体化”管理，即从文件形成之时到文件办结归档乃至档案管理成为一条流水线的操作过程。第四，进行档案馆(室)藏档案资源的数字化建设，为建立数字化档案馆(室)创造条件。

要想实现计算机档案管理系统的功能，使其正常运转，还必须建立一套完整的保障体系，这是档案信息系统的重要组成部分。我认为档案信息化系统的保障体系建设应包含以下内容：一是档案信息化系统的制度、标准建设，包括管理、业务、技术三个层面，应与计算机档案管理系统同步建设、相辅相成。二是档案信息化系统的资金和技术支撑建设。没有资金方面的保障，维持正常运转和实现档案信息化都将是一句空话：没有技术层面的支撑，功能就会陈旧和老化，就不能适应信息化技术的发展要求，整个系统将会处于瘫痪状态，成为制约功能拓展的“瓶颈”。三是档案信息化人才队伍建设。这是档案信息化建设的关键，因为任何先进的设备和技术都需要人去操作，离开档案信息化人才都将成为“无魂之尸”，难以发挥任何作用。四是档案信息系统的安全管理。这也是档案信息化建设中不可忽视的一个主要方面。

(摘自《档案界》网站)

作者：一笔谈　Ｚｈｚ　沧海一粟　Ｅｑｎｗｏｒｋ　泊客　临溪羡鱼