学生档案信息化管理论文

一、当前学生档案管理存在的问题传统的学生档案管理存在着很多问题，如纸张保存长久后容易泛黄、字迹模糊，查询时要从众多的档案中搜寻极不方便、共享性差，档案的打印、整理等步骤都要花费大量的人力和时间，效率很低。下面小编整理了一些《学生档案信息化管理论文(精选3篇)》，欢迎大家借鉴与参考，希望对大家有所帮助！

学生档案信息化管理论文 篇1：

关于大学生档案信息化管理的几点思考

摘 要：高校学生档案是我国人事档案管理工作的重要一部分，在现代信息技术快速发展的今天。高校学生档案管理工作也面临着新的挑战。对于新形势，企业怎样逐步做到大学毕业生档案保存的安全、有序、便捷，是大学生档案管理者需要认真思考的问题。各部门要加强学校档案管理的专业技术能力，充分利用计算机技术，实现学校档案管理的全面数字化，是进一步提升学校学生档案管理水平的有效途径。

关键词：学生;档案信息化;管理基本现状

引言

高校学生档案，就是对大学生在校时期的学业情况和各类社会经验的真实记载，是大学生就业，以及今后各类组织招聘、录取、考评等的依据。就是每个学生人事档案建立的重要基础。近年来，由于中国高等教育事业的迅速发展、高等院校学生入校数量和规模的扩大以及就业途径的不确定性，学生档案保存工作也日益表现出了其复杂化与专业化，所以，在新形势下，对于提升高校学生档案管理的技术水平，将具有非常重要的意义。

一、目前我国高校学生档案管理的基本现状

（一）学生档案管理方法落后，信息化进度差较慢

由于中国高等教育向大众化教育方向的转变，大学扩招导致在校生数量激增，为高等院校学生工作增加了极大的困难。高校学生档案具备存放信息内容多、容量大、保管时间短、周转迅速的优点。目前不少院校都还停留在原始落后的手工纸质作业模式，无法满足现代化教育迅猛发展的需求，要想克服上述问题单靠简单地增加管理人员数量是不够实际的，学校还需要利用现代化的工具管理系统学生档案，才可以促使学校档案管理规范化、科学性、系统化。

（二）专业人员匮乏，檔案的现代化信息管理技术有待提高

随着高等教育网络建设与信息技术现代化社会的发展，高等院校学生档案管理工作还急需一些现代化信息管理技能方面的人员。但目前，高校学生档案保管的素质能够达到这些条件的还为数不多，且在校学生档案保管多是兼职，而兼职学生档案管理者由于受到专业的学生档案保存的培养较少，所以学员普遍欠缺学生档案保管的基本理论和技术、我国现代化管理工作的基本技能和方法、有关学生档案保管的国家法规与行业准则以及全面的企业档案保管专业知识，从而难以达到对学生档案的科学化管理。档案管理只适合于装回口袋，锁进书柜，而只徘徊于你查我调的简单阶段。这些传统的工作方法都费时长、工程量大、效率低、管理成本极高，并不符合学生档案管理便捷的特点。随着大学毕业生数量的增加，学校要将档案信息化工作达到现代性、互联网、数字化。但是，目前学校电子信息化的进度还只能由某些国家重点高校开启并应用，多数学校的信息化进程发展还是非常迟缓。

二、关于加快高校学生档案信息化管理步伐的几点思考

（一）更新观念，转变思想

现代档案学指出现代化管理宗旨的提出是文书与档案保管工作蓬勃发展的必需条件，该现代化代管宗旨将伴随目标、管理含义和技术条件的改变而完善。在当前新形势下企业，学校必须进一步增强学生对学校档案管理工作重要性的深刻理解，学校培养学生档案保存能力有利于促进学生的全面健康发展、改善学校管理工作与教学质量的新观念：建立学生档案科学化管理工作有利于学校特殊人才机制建立的新理念，建立学生档案科学化管理工作有利于学校就业招聘和学生自由选择管理工作进行的新理念：更有培养在新型科技条件下，学校档案保管工作要网络化、信息化、标准化的新理念。各类院校都必须把学校档案管理工作当作学校行政管理大系统的重要一部分，必须高度重视，大力推广，全面提高学校归档意识。把学生档案管理工作和学校其他管理工作、服务等管理工作置于同样重要的地位，同规划、同布置、同检查、同落实、同评价，这是保证提升学生档案管理工作建立良好管理水平的一项关键前提。唯有如此，学校的档案管理工作才能够更加科学合理、规范性，能够起到学校教育档案的凭证、依据和参照功能，从而服务于学校，服务社会。

（二）改革管理模式，推进信息化管理

由于高等教育的扩招，在校生总量的大幅度增长以及全球信息技术的蓬勃发展，高等学校需要变革传统的教学手工模式，充分利用网络新科技、信息新设备，并力争采用以计算机为核心的现代信息技术，有规划地建设了学生学籍、信用、健康和贫困生档案信息的网络系统，通过以纸质文档和电子文档共存的形式，以自动搜索为主要使用方法的现代管理归档模式，有步骤地将中小学生文档详细划分、保管、传递，以达到学校档案管理的现代化。以减少档案管理的专兼职管理者的日常工作负荷，并大大提高了工作效率。学生档案信息化系统是一个要求利用多种学科知识，多学科专业协同，多部门协调，各环节配合的信息系统，在信息系统建设进展迅速地目前发展阶段，深入研究探索信息系统的协同组织建设、加强民主管理与科研决策工作，是十分必要的。学校经过核实后纳入学员个人档案，为学生档案材料的基础数据。全系统管理的学生档案管理人员通过这份登记表，将所有的基础信息全面记录在计算机系统。实现了一次性录入，多次使用。各系根据学员在校平时归人的各类相关材料。及时记录了学校各类最新的信息数据，动态地记载了一个大学生发展前进的历史。在已经建立好基本数据库的基础上，随时记录着学校的最新资讯，并适时地为录人的信息系统进行维护和更新，这样能便于学校学生求职，各种相关材料的自行制作和个人信息的交换。

（三）提高人员素质，重视队伍建设

在学生档案信息化建设管理方面，学校首先必须解决人才问题。学校可以培养了一批专门、服务精良的学校档案工作信息化队伍，是实施学生档案信息化管理工作的根本保证。大学毕业生档案管理工作有着强烈的政策性、原则性和服务性特点，这就需要归档保管员必须具备过硬的思想政治理论知识素质、较高的爱岗敬业和无私奉献，同时更需要具备比较厚的归档保管基础理论的专业知识功底，了解和把握与归档学、归档管理理论、归档维护技能等领域相关的专业知识，并熟练掌握计算机应用和计算机网络技能。能运用计算机网络技术，形成一个系统完整的学校各种文件档案信息系统资料，学员能够非常方便地统计、查阅、搜索学校的各类信息资料，从而达到学校档案管理互联网、信息化、数字化。

结语

综上所述，由于高等教育学校在校生数量和发展规模的扩大高等教育学生档案保管工作应当大胆开拓，主动借鉴现代性管理方法，进一步强化学生档案保管工作。一方面，学校要尽力创造条件完成学校学生档案保存工作由相对落后的手工操作向信息化管理的过渡，另一方面要完成学校学生档案检索内容的全面数字化管理，让学校各个部分的学生档案与信息等资料达到共享，这不但能够节约大量的人力，减少了学生档案保管的成本，同时也能够达到更为迅速、系统、全面、精确地提供各种学生档案材料的目的。

参考文献：

[1] 曾显策. 浅谈高校大学生档案管理信息化平台发展探究[J]. 现代经济信息，2021（15）：67，70.

[2] 谭军红. 教育信息化背景下大学生就业档案管理研究[J]. 科技资讯，2019，17（25）：74-75.

[3] 石艳艳. 信息化背景下大学生档案管理的高效措施[J]. 魅力中国，2021（24）：38-39.

作者：高斌

学生档案信息化管理论文 篇2：

学生档案的信息化管理研究

一、当前学生档案管理存在的问题

传统的学生档案管理存在着很多问题，如纸张保存长久后容易泛黄、字迹模糊，查询时要从众多的档案中搜寻极不方便、共享性差，档案的打印、整理等步骤都要花费大量的人力和时间，效率很低。另外，这种学生档案管理模式不方便相关人员的借阅和查询，这些问题的存在，致使档案数量的增加和档案利用率的降低这对矛盾更加突出，造成档案资源无法共享，技术积累的成果无法被有效利用。

二、基于计算机网络的学生档案管理系统的构建

1.系统开发环境介绍

(1)开发工具简介:本系统通过ASP，结合HTML网页、ASP指令和ActiveX元件建立动态、交互且高效的WEB服务器应用程序。如交互式的动态网页，包括使用HTML表单收集和处理信息，上传与下载等等。更重要的是，ASP使用的ActiveX技术基于开放设计环境，我们可以自己定义和制作组件加入其中，使自己的动态网页几乎具有无限的扩充能力，这是传统的Web编写工具所远远不及的地方。使用ASP还有个好处，就是可利用ADO(Active Data Object，微软的一种新的数据访问模型)方便快捷地访问数据库，从而使得开发基于WWW的应用系统成为可能，这也是本设计选择ASP作为开发工具最重要的原因之一。在过去，客户机服务器结构的设计与Web的相关技术几乎处于平行线上，两者相互独立并无法作出集成性的设计。现在我们利用IIS+ASP构成三层式Web结构的中间一层，将客户机服务器结构与Web密切结合，完成前后端两者的集成输出功能，使得Web站点的开发更方便，实现的功能更强大。而使用ADO(Active XData Object)，为ASP提供了完整的站点数据库访问解决方案。ADO对象在服务器端执行，并向客户端提供含有数据库信息的内容，客户端也可以根据指定的权限返回参数来对数据库进行读写等操作。ADO的特点就是执行速度快、使用简单、低内存消耗且占用硬盘空间小。

(2)后台数据库介绍:本系统采用SQL做为后台数据库，SQLServer是一个后台数据库管理系统，它功能强大操作简便，日益为广大数据库用户所喜爱。越来越多的开发工具提供了与SQLServer的接口。SQLServer是一个关系数据库管理系统，它最初是由Microsoft、Sybase和Ashton-Tate三家公司共同开发的。于1988年推出了第一个OS/2版本，在WindowsNT推出后，Microsoft与Sybase在SQLServer的开发上就分道扬镳了，Microsoft将SQLServer移植到WindowsNT系统上，专注于开发推广SQLServer的WindowsNT版本。SQLServer2000是Microsoft公司推出的SQLServer数据库管理系统的最新版本，该版本继承了SQLServer7.0版本的优点，同时又比它增加了许多更先进的功能、具有使用方便、可伸缩性好与相关软件集成程度高等优点。MSSQLServer不但可以应用于大中型数据库管理中，建立分布式关系数据库，并且也可以开发桌面数据库。事实上，SQLServer数据库处理的基本结构，采取关系型数据库模式，尽管如此，相信大家都可以轻易地发现，在SQLServer的数据库处理方式，则是使用面向对象的操作方式与精神，也就是说，SQLServer的所有功能，都可以基于系统已经建立好的一些对象来达成，是相当OO(面向对象)的一个系统结构。

2.系统功能介绍

本系统包括用户登陆;新生登记;学生信息查询修改;分数查询修改;处分奖励查询修改;学生人数统计;系统管理页面;毕业登记这八个主要功能，下面介绍一下这八个模块的功能。

(1)管理员登陆部分:这一部分涉及到网页程序和数据库程序，首先在数据库里设置用户名和密码，然后在主页面中，根据用户名和密码判断是否为合法的登陆用户，若是，则进入功能页面进行操作，如果管理员输入的名称和密码不合法，则取消登录，并提示管理员重新填写，否则进入操作界面。

(2)新生登记:这一部分分前台接口和后台管理，前台用户界面为web页面，登记信息由管理员依次填写。然后经过一段填写合法性程序验证之后，再进行后台数据库操作。如果用户填写的信息不完整或违反了预先设定的数据约束规则，则取消登记并提示管理员重新填写合法的信息。否则将提交管理员的信息到数据库并保存，并建立数据库连接。

(3)学生信息的查询修改:这一部分是为了保证学生信息的准确性和实时性而设定的，因为学生随时可能有一些要修改的信息，例如电话，家庭地址等，所以为了保证和学生信息同步，要不断更新数据库中的信息。所以设定了这个功能。基本上只需更新数据库数据即可。

(4)分数查询修改:这一部分由网页程序和数据库操作程序段组成。根据用户输入的学号和姓名，进行数据库查询修改操作，然后返回操作结果，在同一页面显示出来。核心部分为数据库操作语句。

(5)奖励处分查询修改:这一部分同样由网页程序和数据库操作程序段组成。根据用户输入的学号和姓名，进行数据库查询修改操作，然后返回操作结果，在同一页面显示出来。

(6)学生人数统计:这一部分主要是实现查询功能，通过查询来统计信息。通过输入数据，对数据库进行查询操作，然后返回操作结果。

(7)毕业登记:这一部分分前台接口和后台管理，前台用户界面为web页面，毕业登记信息由管理员依次填写。填写后，再进行后台数据库操作。如果用户填写的信息不完整或违反了预先设定的数据约束规则，则取消登记并提示管理员重新填写合法的信息。否则将提交管理员的信息到数据库并保存，并建立数据库连接。

(8)系统管理:这一部分主要是对数据库进行插入、删除操作，它里面包含了四个页面，这些页面也可以单独成一体，这些页面主要是为了防止以后有新的学生和科目的出现，即可以添加数据库中没有的学生和科目，也可以删除数据库中已有的学生和科目。

三、加强学生档案管理信息化建设应注意的问题

1.加强电子文件的管理是做好学生档案信息化的关键

电子文件的载体稳定性差，易损坏，随着校园网的建立与发展，越来越多的重要文件被传输上网。上网前，又按着信息管理部门的统一要求进行了文件格式的转换，在一定程度上保证了数据的可靠性和通用性，对那些未输送到计算机信息管理网上的具有保存价值的电子文档，应由电子文件形成部门编目整理，也可利用网络技术向学生档案管理部门传输，可以借助信息管理网络在各业务管理机构与学生档案管理部门之间开通电子文件归档专递网线，建立依附在信息管理网上的归档专用子系统。将上网与未上网的具有保存价值的电子文件通过此系统传输给学生档案管理部门。学生档案管理部门经与办公自动化和信息管理部门协商后，要对归档的电子文件提出格式要求。无论利用何种途径归档，必须由电子文件形成单位按统一格式整理后，传输给学生档案管理部门，不能由档案部门自行从网上下载，以保证电子文件形成部门对其数据的真实性、准确性负责。学生档案管理部门接收的电子文件一律应存入光盘，最好不用磁盘存贮。

2.做好学生档案归档电子文件的技术处理工作，实施电子文件管理战略

新型文件材料的归档势在必行，这就要求学生档案工作者必须深入到现行文件工作领域，对产生的大量电子文件的接收、处置乃至存储工作进行指导，保护电子文件的原始信息，了解文件信息重新组合的来龙去脉。也就是说，通过采取技术处理，将已归档的电子文件改为“只读性”文件，即只能读不能写的不可更改的文件，从而识别和保护电子文件的原始结构，保证电子文件的可靠性，使之与纸质文件一样发挥社会效用。

3.解决好学生档案电子文件的保存问题

以化学磁性材料为载体的电子文件，从理论上讲能够长期保存，因为它的信息读出是无接触式的，不存在磨损。电子文件记录在介质层上的信息被密封在塑料保护层内，不怕外界磁场的影响，不会直接受到空气中的灰尘、水份及有害气体的侵害。但是，由于电子文件形成的时间短，缺乏实际贮存的验证，所以，电子文件中原始信息的长期保存问题是有待档案工作者进行深入研究和探讨的重要课题。目前，对于长久保存的电子文件，需要定期进行复制，以防止信息损失。

4.稳定学生档案管理队伍，提高业务素质，档案人员必须专业化

保证学生档案系统现代化管理工作有序、正常、持续的发展，人的因素是主要的。学生档案管理领域缺乏懂软件开发又精通档案专业知识的复合人才;提高整支队伍素质，创造条件有针对性适合不同工作岗位的学习，进行知识更新，适应对外指导工作和内部基础管理工作;建立竞争机制，克服人的惰性，充分发挥人的主观能动性，有他们的用武之地和施展才能的场所;建立激励机制，合理设置岗位，工作科学量化，体现一个单位内工作量大与小不一样、专与不专不一样，有利于工作人员的积极性和创造性充分发挥。

参考文献

[1] 任仲萍，贾凤禄.档案信息网络化建设的几点思考.中国建设信息，2006(17).

[2] 武茜，李月萍.谈谈档案管理工作的新机遇和挑战.吉林水利，2001(02).

(责任编辑 孙晓雯)

作者：胡映君

学生档案信息化管理论文 篇3：

浅论高职院校学生档案管理信息化建设

【摘要】在高职院校的档案管理工作中，主要分为学校发展和学生个人信息的管理。做好两方面的管理工作，有利于提高内部管理的水平，促进高职院校的发展。在传统的学生档案管理工作中，主要采用的是纸质档案管理方式，但在新时期这一方式比较落后，而且很容易出现档案丢失等各种情况，开展档案管理信息化建设，利用信息技术进行管理，能够有效地改善纸质档案管理工作中存在的问题，在内部管理中构建一个有效的信息化管理系统，提高内部管理的水平。

【关键词】高职院校 档案管理 信息化建设

在高职院校中实现学生档案管理的信息化，引进各项信息技术，实现纸质档案向电子档案的转化，建立统一的档案处理系统，有利于统一管理，提高档案的利用率。而在建设的过程中，首先要从管理层出发，树立管理层的信息化意识，准备管理观念，在档案信息化建设方面投入诸多的力度，建设完善的管理制度，投入大量资金，以及信息技术构建完善的系统，并做好人才的培养，从而高效地实现档案管理信息化的建设，为档案管理提供优良服务。

一、高职院校开展学生档案管理信息化建设的意义

（一）有利于解决传统管理方式中的问题

在传统的档案管理工作中，由于档案是纸质档案，需要由各个专业的辅导员和各班班干部做好资料的收集工作，学生手动填写，然后归档处理。在管理的过程中，如果需要应用学生的档案资料，档案管理人员需要慢慢查找纸质档案，这个过程消耗了大量的时间，而且在档案传递的过程中，很有可能会出现信息的丢失等情况，增加了档案管理人员的工作难度，也为学生的发展带来了一定影响。基于此高职院校引进了信息技术，如互联网、物联网、云计算和大数据，等等，这些信息技术构建了一个完善的管理系统，档案管理人员可以根据系统的各项功能满足工作需求，将纸质档案转化为电子档案，然后进行备份，防止数据信息的丢失。解决传统管理方式中存在的问题，提高档案管理水平和档案的利用率。

（二）有利于提高高职院校内部管理水平

档案管理工作是高职院校内部管理工作的重要组成部分，在档案管理工作中引进信息技术，加强信息化建设，不仅改善了档案管理工作的现状，还推动了高职院校内部的信息化建设进程，完善了各项规章制度，通过档案管理信息化建设，积累了一定的经验，并培养一批现代化信息人才，为高职院校内部管理工作提供了重要的力量支持，提高内部管理水平，推动高职院校朝着现代化的方向进行发展。

二、高职院校开展学生档案管理信息化建设途径

（一）树立管理层的信息化意识，转变管理观念

为了做好学生档案管理的信息化建设工作，首先就需要提高管理层的重视程度，引导他们认识信息化建设的重要性，树立信息意识，这种信息意识会引导管理层转变思想方向，将思想重点放在信息化管理工作中，投入更多的精力。在开展相关决策时，主要负责人提供了一些成功的案例，无论是企业医院还是各大高校，他们应用OA办公系统实现自动化办公，节省了一定的时间，降低工作难度，这一系统实现信息的共享方便快捷。而在这一系统应用于档案管理工作中，也能有效的消除传统工作中的问题，再加上其他技术的辅助，它会取得良好的效果。这些信息帮助决策者了解信息化建设的重要性，建立信息化意识，确保决策的顺利开展。决策活动结束后，管理层决定了信息化建设的投入資金，根据国家政府的扶持政策，制定了关于信息化建设的相关规定，并成立了专项资金，在资金的支持下，学校可以根据档案管理工作的需求，引进相关设备、软件，并做好对相关人员的培训工作，使得信息化管理工作逐步走上日程。

（二）制定管理制度，保障信息化的落实

有了资金的保障，还需要完善相关的制度，为信息化档案管理工作提供双重保障，避免信息化管理流于形式，充分发挥信息技术的优势和价值。首先是针对档案人员的各项工作规定，需要完善相关制度，形成一定的保障力度，要求他们严格按照各项操作，提高信息技术的应用率，根据自己的工作选择恰当的职能，并实现数据信息的共享。其次是信息化管理等相关制度，引进责任制，详细的划分职责，并根据档案人员的岗位等情况设置权限，一旦出现信息泄露丢失等情况，及时追责处理。在制度的约束下，确保信息化管理工作的有效推进，提高管理效率，也能确保档案得到有效地利用。

（三）引进相关技术，构建完善系统

在信息系统建设方面，首先需要根据学生档案管理工作的需求，引进相关的软件设备，同时也利用现有的所有设备对重要的档案进行扫描整理，转化为电子档，然后储存。在这个过程中可能会应用到扫描仪、硬盘等各种设备，在此基础上引进办公自动化系统，利用互联网大数据等技术实现各岗位的有效连接，建立一个信息共享平台，在这一平台中，包含了学生的各类档案，用户只有通过权限，才可进入到信息公开平台当中，获得自己所需的信息，以此来确保学生档案信息的隐私性和安全性。在这一系统中，会根据档案的不同类型进行分类储存，用户只需要根据自己的需求选择不同的文件夹，通过检索便可获取信息，方便快捷，提高档案的利用率，节省档案查找的时间，也减轻了档案管理人员的工作压力。在日常的工作中，也可以通过这一平台加强工作上的联系，及时获取相关信息，确保学生档案管理工作的顺利开展。

（四）建设开放网站面向学生

在传统的工作中，学生需要去档案管理部门查找自己的档案，这一过程比较繁琐，浪费了大量的时间，而且有时学生还无法查询。针对这一情况，高职院校可以建设一个开放网站，在这一个网站中，主要包括学生页面和教师页面，不同的页面包含了针对性的功能，主要面向学生群体的页面中，包含了学校的招考信息、学生档案、未来的各项活动、党建工作，等等，学生利用自己的学籍号注册相关账号，利用账号密码登录这一网站，查看成绩等信息，这一过程方便快捷，拓宽了档案管理和利用的途径，使得档案管理工作更加地灵活多样。

（五）培养信息化管理人才

当然，高职院校还需要注重人才的引进和挖掘，利用现有的教职工资源，寻找信息技术专业人才，加强对档案管理人员的信息技术培训工作，引导他们学习一些新技术和软件的操作，应用熟练后，在工作中，他们会下意识地选择信息技术，摒弃了传统的管理方式，提高了信息技术的应用效率。而通过一段时间的培训和工作后，档案管理人员积累了丰富的经验，提高了自身的综合水平，他们认识到信息化管理工作中存在的优劣势，然后提出自己的一些意见和建议，完善信息化的建设，为档案管理提供了一定的人才支持，推动了学生档案信息化建设的进程。

三、结语

总而言之，在信息时代，高职院校的发展面临着诸多挑战和机遇，为了获得更好的发展，高职院校需要提高自身的管理水平，改善管理方式，完善管理制度。而在学生档案管理工作中，需要加强信息化的建设，构建完善的信息化系统，提高高职院校内部管理的信息化水平，便于各项工作的有效开展。而在档案管理信息化建设的过程中，高校的管理层、档案管理人员、教师、学生等的一些思想也会发生转变，他们会认识到信息化建设的重要性，并给予一定的支持，推动高职院校信息化建设的进程，提高档案管理的质量和效率，满足高职院校的需求。

参考文献：

[1]徐桠.探讨高职院校档案管理信息化建设[J].现代经济信息，2020，（13） ：35.

[2]汪海燕.探讨高职院校档案管理的信息化建设[J].电脑知识与技术，2020，（13） ：303.

[3]王雅丽.高职院校档案管理信息化建设实施理论探析[J].卷宗，2020，（12） ：137.

[4]杨其民.浅谈当今高职院校档案管理信息化建设[J].文渊，2020，（1） ：834.

作者：余亚浩