独立学院学生档案管理信息化建设研究

2022-09-13

一、独立学院学生档案管理信息化建设的意义

(一) 能够推动高校档案信息化建设进程。

独立学院作为我国高等教育办学模式和教学运行机制的一种创新形式, 对我国高等教育的可持续发展具有重要的现实意义。随着办学规模的逐步扩大, 独立学院的档案管理工作的重要性日益凸显, 加强独立学院档案管理信息化建设已成为独立学院档案管理的重要任务之一。在这样的背景下, 开展独立学院学生档案管理信息化建设工作, 不仅可以有效解决学生档案管理过程中的各种问题和困难, 而且还能够为独立学院档案信息化建设提供有效的建设思路和经验。

(二) 能够深化以生为本的档案管理理念。

学生档案是记录学生在校期间学习生活的重要材料性文件, 对学生的发展具有重要的意义。由于独立学院学生数量多, 档案资料纷繁复杂, 档案管理人员素能有限, 经常会出现档案资料重保存轻利用、工作态度重领导轻学生的现象, 致使很多学生对独立学院档案管理工作部门和管理人员感到不满。通过开展学生档案管理信息化建设, 能够在一定程度上简化学生档案的管理流程, 精简学生档案管理人员繁重的档案管理工作, 在这种轻松地工作环境下, 学生档案管理人员才能够贯彻以学生为本的管理理念, 全身心的从学生的实际档案问题出发。

(三) 能够满足学生和用人单位对学生档案的现实需求。

一方面, 档案管理的信息化建设对学生而言, 既能够有效、及时的收集和汇总学生在校的方方面面的档案, 满足学生升学、考试、就业等需求。学生通过智能化的档案管理系统, 在用户身份认证后可以查询、打印自己需要的各种档案材料。另一方面, 开展独立学院学生档案管理信息化建设工作, 不仅是将原来的纸质化时代学生档案管理材料进行电子文档的简单转换, 而且是要多渠道多维度的利用信息技术和网络技术, 搭建档案收集、查询、共享于一体的现代化办公平台, 供学生和用人单位进行自动化信息查询, 最大限度的满足学生及用人单位的档案需要。

二、独立学院学生档案管理信息化建设存在的问题

(一) 学生档案管理的信息化建设意识淡化。

在信息化时代, 依托信息网络技术的电子政务系统成为了众多高校档案管理工作的重要平台。在这种现代化的办公环境下, 如何有效利用计算机信息技术开展学生档案管理工作, 已成为独立学院学生档案管理工作的重要挑战之一。然而, 很多独立学院依旧沿用纸质档案时代的工作思维和工作方式, 信息化的学生档案管理意识十分薄弱。学生档案管理工作常常处于独立学院档案管理的薄弱环节, 很多管理人员没有意识到信息化学生档案管理的重要性和现实意义, 因此, 上至学校管理者下至一般档案管理人员, 没有完全贯彻信息化学生档案管理理念, 没有形成较强的信息化档案管理意识, 在很大程度上影响了独立学院档案管理的信息化发展进程。

(二) 学生档案管理信息化建设团队力量薄弱。

档案专业知识扎实和计算机应用能力强的管理团队, 虽然, 是提高独立学院学生档案管理水平和推动学生档案管理信息化建设工作的重要保障。但是独立学院学生档案管理部门工作量大、任务繁重, 很难吸引到优秀的档案管理人才, 很多人宁愿去教学和学生管理部门, 也不愿意去从事学生档案管理的相关工作。独立学院学生档案管理信息化建设对整体管理队伍的素质要求较高, 不仅要具备扎实而专业的档案管理知识, 还要具备较强的计算机技术应用能力。由于独立学院学生档案管理队伍的整体档案管理素质和计算机操作能力相对较弱, 很难应对信息化给独立学院学生档案管理工作带来的巨大挑战。

(三) 学生档案管理信息化建设投入不足。

独立学院学生档案管理信息化建设是一项十分复杂的系统工程, 它不仅需要现代化的档案管理设备, 还需要先进的档案管理应用软件, 以及充足的资金投入。但是, 由于很多独立学院对学生档案管理工作缺乏足够的重视, 因此在基础设施、设备、资金等投入都相对较少, 从而限制了学生档案信息化建设的进程。独立学院学生档案管理信息化建设投入不足主要有两个方面。一方面, 学生档案管理信息化建设需要实现网络化存储和共享, 需要管理人员和使用者能够快速的登录、查询和应用, 因此对计算机设备和网络速度等具有较高要求, 但是现有的计算机硬件设备和网络覆盖难以满足学生档案信息化建设的要求。另一方面, 由于资金和技术的限制, 独立学院学生档案管理系统等办公软件相对落后, 因此影响了学生各种重要的影音视频等档案资料的存储和处理。

三、推动独立学院学生档案管理信息化建设的主要策略

(一) 强化学生档案管理信息化建设意识。

学生档案作为独立学院档案管理的重要内容, 加强学生档案信息化建设, 对提升独立学院档案管理水平, 推动独立学院教学质量和学生管理效率具有重要的现实意义。因此, 独立学院要积极树立现代化的学生档案管理理念, 强化独立学院学生档案管理信息化建设意识。首先, 独立学院领导要充分认识和重视学生档案管理信息化建设的重要性, 要将这一工作纳入到学校整体现代化发展规划之中, 加强对本校学生档案管理信息化建设工作的宏观调控, 从学校整体发展和档案管理工作的角度做好建设规划, 同时要加大对学校档案管理部门的支持和投入。其次, 独立学院与学生相关的各个部门, 尤其是教务处、学生处要充分认识到学生档案管理的重要性, 共同协商, 积极配合与协调学生档案管理信息化建设进程。最后, 作为执行部门的档案馆, 既要改变传统的学生档案管理理念, 提高学生档案管理信息化建设工作的重视程度, 又要做好学生档案管理信息化建设流程及中长期计划, 确保学生档案管理信息化建设工作的有序发展。

(二) 提升学生档案管理信息化建设团队素能。

独立学院学生档案管理是一项任务重、流程繁琐、责任重大的档案工作, 因此对档案管理人员的职业素能要求较高。学生档案管理团队的素能力的高低, 在一定程度上决定了独立学院学生档案管理信息化建设的进度和水平。要有效推动信息化建设进程, 切实提高学生档案管理信息化水平和成效, 必须要组建和培养一支档案专业知识扎实、计算机应用能力强劲档案管理团队。第一, 独立学院学生档案管理部门领导要对现有的学生档案管理人员的职业素能进行深入调研, 了解和掌握已有团队的问题和不足, 并针对学生档案管理信息化建设需求, 通过进修和培训的方式, 提升在岗学生档案管理团队的档案专业知识和计算机操作技能, 使学生档案管理人员既掌握了扎实的档案专业知识, 又强化了对信息技术应用和现代化档案管理软件的使用能力。第二, 独立学院档案管理部门领导要结合现有的学生档案管理团队的年龄结构、学历结构、知识结构, 有计划的引进高素能的现代化学生档案管理人才, 逐步优化学生档案管理团队结构, 改善和提升学生档案管理团队的综合素能。

(三) 加强学生档案管理信息化建设投入。

独立学院学生档案管理信息化建设工作是一项长期的系统化工程, 因此需要充足的资金投入和软硬件的支持, 才能够达到学生档案管理信息化建设工作的基本要求。首先, 档案管理部门要提升档案管理水平, 积极争取学校对信息化学生档案管理工作的资金投入。学生档案管理部门要做好中长期发展规划和资金配备说明, 同时要明确学生档案管理信息化建设工作的重要性, 提升学校对学生档案管理工作的重视程度, 争取更多的发展建设资金。要对现有的学生档案管理设备和软件进行更新换代, 做好学生档案管理信息化建设所需设备的规划与采购, 及时升级和引进先进的学生档案管理需要的各类软件, 建立科学地现代化学生档案管理系统, 同时也要加强学校的网络建设, 给予档案管理部门足够的网络支持, 满足学生档案管理信息化建设所需的数据和容量需求。

摘要：独立学院学生档案管理在信息化建设过程中存在一些问题。要解决这些问题, 应强化学生档案管理信息化建设认识, 提升学生档案管理队伍综合素能, 完善学生档案管理规章制度。

关键词：独立学院,学生档案管理,信息化