学籍档案数据库建立论文

摘要：目前高校学籍档案工作中存在一些不足。要做好学籍档案管理工作，就要实行科学一体化管理，重视学籍档案管理队伍建设，提高他们的业务能力和业务素质，增强其信息化意识；要向信息化方向发展，提高学籍档案管理工作的质量和效率，实现高校学籍档案管理的规范化、程序化和科学化，不断适应信息化社会的需要。下面小编整理了一些《学籍档案数据库建立论文(精选3篇)》，仅供参考，大家一起来看看吧。

学籍档案数据库建立论文 篇1：

高校学籍档案管理以及信息化建设路径

摘 要：伴随着我国高校教学改革的持续深入与科学技术快速进步，信息时代已经悄然来临，自由市场经济竞争逐渐激烈，高校若想提升学生毕业就业能力与竞争力实现可持续发展目标，必须加强学生各方面管理。而学生学籍档案作为记录学生平时各项数据的有效载体从自身学籍档案管理出发。但是，学籍档案管理作为高校日常管理重要组成部分，校方领导应该重视对其管理水平的提升，尤其是在新时代信息技术广泛应用背景下，更应该加快网络信息化校园学籍档案管理工作，进而满足高校改革发展的实际需求。基于此，笔者结合自身数年高校文学籍档案管理工作经验，在查阅大量信息化档案管理文献基础上，对当下高校学籍档案建设存在的问题进行细致描绘，总结其中工作特点问题，提出全新的优化改进意见。

关键词：高校教学;学籍档案;档案管理;信息技术;创新

学籍档案是学校或其他部门直接获取学生个人信息重要途径，学籍档案管理工作是一种系统且复杂的管理工作需要真实记录下学生在校个人行为与接受教育的过程，其中不仅包括了学生的个人成绩、学籍异动记录、学生个人信息、家庭信息等个人基本信息，还包含学生在校期间的信用记录、惩罚奖励记录、学生校外表现评分记录、学生参与社会公益记录、党团组织关系等信息，这些信息能够充分地彰显出学生的个性爱好与人格特点，对于教师与招聘企业了解学生有着极为重要的作用。因此，强化学生学籍档案管理及信息化建设，对于促进教学管理与学生管理工作规范化、信息化、科学化、现代化有着极为重要的意义。

一、高校学籍档案的特点

学籍档案管理工作一般是由学生、任课教师、辅导员、班主任、学生处工作人员、教务处工作人员、招生就业处工作人员等互相配合，共同完成的信息收集、整理工作，随着时间推进校园学籍档案管理也逐渐形成了全新的规律与特点。

其一，数量庞大。随着我国高校在近几年招生人数不断增多，招生范围也逐渐扩大，学生毕业人数也随着增多，在大学教育开始转变成普通高校的教育的同时，学生档案数量也越来越多，直接严重影响了高校传统档案管理工作，无形中增加了高校档案管理的负担。尤其是在传统档案管理工作已经无法满足新时代发展需求，而且纸质档案占地面积较大，还容易发霉、变质，十分不方便保存。

其二，来源分散。学籍档案形成与学生日常表现与各项管理活动中，由于多个不同部门组成的汇报材料构成。很多情况下，高校都会为学生办理校园一卡通，一卡通的信息涵盖了学生自身信息内容，寝室情况、专业分院情况等基本信息，但是这种一卡通的信息一般来源于教务系统、辅导员工作系统、专业学科系统，这些系统在信息核对过程中，一旦存在偏差问题，势必会给学生日常生活带来不良的影响。而且随着高校招生的范围逐渐扩大，学生的个人信息也变得复杂很多，学生的家庭背景与学习经历差异较大，信息采集工作也更为复杂，若以单一的信息采集方式，无法建立完善的学生学籍档案。

其三，内容复杂。学生学籍档案一般都会包括学生基本情况、家庭情况、考试成绩，以及学生的专业名称、学分内容、学时情况、学位等级等等。但是随着高校档案管理工作改革需求发展，档案建设工作必须包含更多的学生信息，如学生学年评价、自我鉴定、班级考评建议、各类荣誉登记表、处分登记表、党团发展记录以及辅修专业等信息内容。这些档案信息在需要情况下必须在第一时间就找到全部内容，这对于传统档案管理而言，基本是不可能实现的，只有利用信息技术的便捷性与高效性才能满足此类需求问题。

其四，形式多样性。从新生到入学再到毕业，这一系列过程会形成多样性档案内容，记录形式必然也有不同之处，有的学校采用的A3紙记录学生档案，而有的学校用的却是普通A4纸，而各个学生档案采集部门采用的档案记录模板也各不相同，而这对校园档案整合管理工作有着极为重要的意义。

其五，保密性与专指性。学生学籍档案所涉及其个人隐私，与其奖励、处分、自我考评有关的某些事件在相当长时期内是保密的，不能对外开放。而个人学籍档案内的文件应反映特定的情况，其中不能夹杂或混入别人的材料，也不能将一个人的材料分散割裂。

二、高校学籍档案信息化管理的意义

伴随着高校招生规模的进一步扩大，招生人数持续增加，学生学籍档案管理工作难度日益增加，档案类型也愈加复杂，面对这种情况，高校档案管理人员必须重视档案管理工作，创新管理模式，从而提升高校档案信息利用率。

1.便于整理查阅

学籍档案管理所需要的信息材料是来自不同部门采集人员，资源整合与信息收集难度较大，而且学生学习档案内容是学生在校期间所有行为的具体记录形式，时间横跨长度一般为3～4年，若没有科学式的档案管理办法，档案建设工作将会变得极为复杂，信息精准性与实效性会持续下降。为此，高校学生学籍档案管理工作人员若通过信息技术，建立线上学生档案收集、展示系统，可以及时实现学生档案编著、纠正、标引等工作内容，而且管理人员还可以向学生开放档案浏览权限，让学生对自身档案内容进行及时的审核，这样就可以显著提升学籍档案的精准性与实效性，实现学生学籍档案现代化发展变革，增强学生学籍档案的影响力与利用力，突破传统档案管理的“期限归档”问题，及时反映出学生在校学习的状态。

2.提升使用效率

根据有关数据调查显示，学生学籍档案信息是高校学生信息使用频率最高的档案内容，使用利用率高达88%以上。但是传统学生学籍档案管理工作十分复杂，人力、物力资源消耗巨大，查询方法与查询手段十分落后，严重制约了学生学籍档案的适用范围，很多高校导员甚至不会去学校档案部门收集学生信息，而是采用班级统计的方式，让学生亲自录入学籍档案，逐渐形成以班级为个体的档案信息形式，校园档案系统也将逐渐被忽视，无法满足时代发展进步，最终被学校领导所抛弃。但是，放弃校园档案管理工作也势必会降低学校对于学生的掌控力度，赋予班主任更多责任之外的权利，出现很多其他形式的问题，为此，校园档案管理工作必须得到应有的重视。

三、高校学籍档案信息化管理的问题

1.管理意识薄弱

现阶段，部分高校对于学生学籍档案管理工作并不是十分的重视。主要的表现在于对学生学籍档案正确性不明确，不会通过学生学籍档案分析学生的个人行为，引导学生积极向上，造成学生学籍档案材料质量下降。还有部分高校没有完善学籍档案管理机制，缺乏信息技术的持续深入，采用较为传统的人工档案录入方法，严重降低了学生学籍档案的准确性与时效性。

2.信息化程度落后

随着网络信息化技术的持续发展，各高校已经基本上实现无纸化办公、信息化办公，但是没有应用此类方法去实现高校档案管理发展改革。部分高校领导人员认为档案管理工作只是对学生信息的收集、整理、录入的简易工作，不需要太多的人力、物力的支持，甚至部分高校将学生学籍档案管理工作交于班级辅导员，让他们承担学生信息采集的重任，逐渐使校园档案管理部门失去原有的引导效果。学生学籍档案信息不仅能够对学生日常管理起到极大推动作用，而且在专业教师开展教学活动创新时也有一定帮助。教师可以通过对学生学籍档案的分析，了解学生的兴趣爱好与年龄认知，分析合适的教学方法，促使学生积极主动融入课堂教学活动中，让学生获得更加充分的学习体验感，激发学生内在的潜能。而若想达到以上教学效果，就必须对学生学籍档案管理模式进行优化。

3.管理水平过低

学籍档案管理工作是一项十分复杂且系统的工程，工作内容十分复杂，收集任务繁重，内容精确性要求高。作为学生档案管理人员，不仅需要拥有充分的档案管理经验，还要具有较强的信息综合素养，可以操作信息技术解决一切在信息录入时遇到的困难，增加信息内容的真实性与准确性。但是，现阶段真实情况是很多高校档案管理者都是由即将退休的教师担当，他们对于信息技术的操作还是停留于初级阶段，无法操作较难的信息技术，加之学生学籍档案管理工作愈加复杂且繁重，部分高校档案管理人员经常会抱着敷衍了事的态度，完成档案收集录入工作，这对于信息化档案管理工作改革而言有着极为消极的影响。

四、高校学籍档案信息化管理的对策

1.加强信息化管理意识

首先，高校领导要加强自身对于学生学籍档案信息化建设重要性的认知，将线上学生学籍档案建设放到一个战略的高度上进行分析，充分发掘信息技术的潜在作用。根据中央宣传部、教育部联合发布2020年高校信息化建设相关文件来看，习近平总书记就现阶段我国高校对于信息化的应用提出了更高的要求，“高校的发展与改革不能只停留于形式主义上，要充分利用全新的科学技术，创新管理方法。”“高校管理工作必须始终以保持学生思想先进性与政治性为主，让学生充分了解党对于我国人民的重要性，培养大学生党性，通过建立相关档案更加深入了解学生内心世界，持续引导学生积极向上。”因此，高校领导人员必须积极贯彻落实相关指导文件要求。其次，高校领导要转变传统学生学籍档案录入形式，树立全新的档案管理意识，将信息技术融入档案管理工作中，及时审批档案管理部门要求更换新设备的需求，据学校实际情况建立档案信息化管理方法，做到与时俱进，促使档案工作人员努力提升自身工作水平、工作效率、整体服务质量。最后，高校也要加大对学生学籍档案管理改革的宣传力度，让学生、教师以及相关人员都能够认识到档案管理的重要性，为推行信息化档案管理工作奠定基础。

2.完善信息化管理措施

首先，高校管理人员要提升学籍档案数据库质量，完善整体结构，聘请专业人员架设后台系统，定时、定期对线上网络学生学籍管理系统进行检修，保障系统运行状态。简单来说，高校若想建立属于自己的学生学籍档案管理系统，就必须根据实际情况与发展方向，与专业科技公司进行系统的合作，使其为学校设计专业的线上学生学籍档案收集、查新、录入、反馈等功能的综合系统，而且还需要开设移动终端查询后台，支持学生在网络上查找属于自己的信息内容，并进行及时核对。越是繁重的系统，越需要专业人员进行维护，只有这样才能始终保持系统的运行状态。其次，学校还可以与学生学籍档案管理系统开发公司进行更加深入的合作，让开发公司组织专业工程师对学校档案管理人员进行更加系统的信息技术操作培训，使其能够更好掌握线上档案录入系统工作，激发工作人员内在的潜能，如此才能缓解工作人员的日常工作压力。此外，由于微信的普及，线上学生学籍档案管理系统还可以通过小程序、微信公众号，向学生、教师以及相关工作人员提供更加优质的信息查询服务。但是，由于网络自身存在的隐蔽性问题，线上查询系统一定要制定科学、安全的信息审核制度，以免学生个人信息被其他不法分子所掌握，对学生造成难以预估的伤害。

3.建立信息化管理制度

对于大部分高校而言，其档案管理工作基本是由管理部门负责，虽然在一定程度上需要对领导部门负责，但是在大多情况下没有明确的管理制度与管理手段，造成了高校檔案管理工作十分混乱，加上很多部门都拥有采集学生学籍信息的权利，严重制约了学校领导对于管理部门的监察。为此，高校领导需要建立一套完善的信息化管理制度，对人员的工作实际情况进行审核，保障档案工作统一化、规范化、科学化。首先，领导人员要对传统档案归类问题进行处理，将文件管理工作与档案管理工作进行结合，利用信息技术消除越权嫌疑，利用电子档案的归档便捷性，检查工作人员每日工作情况。其次，在业务流程和技术中，文件处理工作、录入工作、标引工作都必须进行统一的管理，消减更改档案人员人数，将主要控制权放在文档管理人员手中，这样就可以实现对线上学生学籍档案的控制，而且在出现记录错误时，也方便进行追责。最后，高校领导要在档案管理工作中，增添部分青年人员，对档案部门进行适当的换血，或者是采取工作转轮制，避免出现档案管理人员由于长时间坚守某一个岗位而丧失工作积极性，调动档案管理人员工作积极性，让每个档案部门工作人员都能够对信息化档案相关工作更加进一步的理解，进而提升档案服务的综合质量。

五、结束语

总而言之，对于高校学生学籍档案信息化建设而言，高校档案管理改革人员一定要充分了解学校实际情况，通过信息技术及时创新管理方法，制定全新的管理规定与高校学生学籍档案整合方法，在强化信息档案管理力度的同时，提升档案管理人员工作责任心与业务水平，促进高校档案管理工作快速发展，以保障高校档案能够结合时代的发展需求持续进步。

参考文献：

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[4]贾必江.面向学籍管理的高校学籍档案电子化归档系统设计[J].数字通信世界，2019

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[6]李 笃.关于高校学籍档案管理工作中存在的问题分析及对策探讨[J].智库时代，2019

[7]王晓慧，李国红，李青照.浅谈高校学籍档案的远程利用问题——以云南大学档案馆为例[J].兰台内外，2020

[8]冉 静.高校学籍档案数字化及其远程利用服务探究——以中山大学档案馆利用服务实践为例[J].兰台内外，2020

[9]XuDe-bin.＼“互联网+”背景下高校档案信息化建设路径研究[J].山东省农业管理干部学院学报，2019

[10]陈晓琴.“双一流”背景下高校图书资料管理信息化建设路径[J].赣南师范大学学报，2019

[11]钟 虹.浅谈大数据背景下中职学校综合档案管理信息化的实现路径[J].中国管理信息化，2020

（作者单位：洛阳师范学院学生处学生管理科（学籍档案室））

作者：赵元昊

学籍档案数据库建立论文 篇2：

高校学籍档案管理探析

摘要：目前高校学籍档案工作中存在一些不足。要做好学籍档案管理工作，就要实行科学一体化管理，重视学籍档案管理队伍建设，提高他们的业务能力和业务素质，增强其信息化意识；要向信息化方向发展，提高学籍档案管理工作的质量和效率，实现高校学籍档案管理的规范化、程序化和科学化，不断适应信息化社会的需要。

关键词：学籍档案；管理；信息化

高校学籍档案管理是高校教学和学生管理中的一项重要工作。学籍档案涉及新生录取名册、学生成绩单、学生学籍登记表等材料，它是大学生踏入社会的第一份凭证，也将伴随每一个高校毕业生的一生。它不但能为已经毕业的学生提供在校期间的资料，也能为社会提供辨别文凭真假的凭证，而且影响着高校教育教学和学生管理工作的正常运行。但是，伴随着高等教育的快速发展，办学层次的增加、专业数量的增多以及人才培养模式的灵活多样都给学籍管理工作带来了一定的困难和挑战。学籍档案因其原始性、真实性、系统性，构成了一个庞大的“数据库”，要想真正做好学籍档案管理工作，把高校学生在校的“轨迹”条理清晰、完整地记录下来，并非一件易事。在实际工作中，高校学籍档案管理工作存在诸多问题亟待解决。探讨高校学籍档案管理工作，主动适应21世纪高等教育改革的需要，充分发挥学籍档案信息资源为教学和学生管理工作服务的作用，已成为高校管理工作中的重要课题。

一、高校应对学籍档案实行科学一体化管理，为学籍档案管理提供制度保障

高校学籍档案涉及材料门类多，有“杂”“散”的特点。诸多的学籍档案由各部门提供的材料汇总而成，通常是由教务处提供学生个人信息、成绩记录，招生部门提供招生录取名册，学生处负责学生在校期间的奖、惩情况记录及毕业生就业情况。由于多头管理，加之各个部门都有自己的管理系统，不能相互兼容，造成资源的极大浪费，不可避免地造成档案工作者重复劳动。

高校学籍档案管理目前普遍存在两个方面的问题：一是缺乏统一的文件归档制度，容易造成档案文件分散，从而使一些有价值的档案文件资料丢失或者无从查找；二是学籍档案材料归档时间、归档范围不够明确，收集的档案材料不够齐全，鉴别核对、归档整理、保管保密和管理职责等方面的规章制度还不完善。

在学籍档案形成过程中，由于有关部门职责范围不清，因此学生在校期间的一些重要情况收集得很不完整，有的甚至根本没有记录，使学籍档案在一定程度上失去了完整性和真实性，这不但影响了高校学籍档案的质量，还给今后的管理带来诸多不便。由于管理制度不完善，在管理方法上随意性较大，致使学籍档案材料杂乱，主要存在以下两种情况。一是时间编排混乱。同一院系的档案材料年度互相穿插，有的按学生入学年度编排，有的按学习专业编排，有的按学生毕业年度编排，总之没有规范的做法。二是组卷、装订不规范。组卷没有严格规定，没有按照院系、专业的层级关系组卷，没有总的案卷目录，每个案卷没有分目录，也没有统一编排页码。

因此，加强对学籍档案管理工作的领导，实现学籍档案的科学一体化管理是做好学籍档案管理工作的重要保证。校领导和各有关部门领导应重视学籍档案管理工作，提高建立健全学籍档案管理制度重要性的认识，统一部署学籍档案管理工作，使各部门明确归档时间、归档范围，动员各有关单位将应归档材料及时、完整归档，以确保学籍档案管理工作的有序性、完整性、准确性和系统性，避免杂乱无章。档案馆应根据学籍档案材料形成的规律从源头抓起，完善学籍档案的管理体制，明确任务，落实职责，与形成学籍档案的各职能部门经常沟通，根据新的情况变化随时收集、补充、整理学籍档案。只有及时将各阶段的学籍材料收集齐全并加以整合，才能确保学籍档案的完整性。

高校要制定一套完善的学籍档案管理制度。严格制定每项任务的工作程序，必要时要制作工作流程图，努力做到档案材料归档率、准确率符合标准，档案的存放分类清晰，案卷摆放系统有序。学籍档案管理制度要统一标准，克服档案材料不规范、各行其是的局面。要建立健全收集整理、检查核对、转交等各项规章制度。实施科学管理方法，用制度规范管理工作，做到有章可循、有据可依、照章办事，使学籍档案管理进入科学、有序的轨道。

二、重视学籍档案管理队伍建设，提高其业务能力和业务素质

据笔者所知，有些学校虽然集中管理档案，但由于专职人员数量不足、学籍档案不能及时整理归档，等学生毕业时才集中处理学生档案，这就造成材料积压、效用降低、学籍档案不能及时提供利用。因此，学籍档案管理工作应配备充足的专职人员集中管理。在条件不具备的情况下，应明确数量充足的兼职人员，规定时段整理档案。学籍档案管理工作专业性较强，有其自身的特点和方法，专人管理有利于精力充沛地搞好学籍档案的收集、整理、保管、提供利用等工作。同时，集中管理学生档案，有利于合理安排档案工作经费，便于使用先进技术手段对学籍档案进行科学管理，使学籍档案管理工作真正做到集中、规范、高效，充分发挥它在选拔、发现人才方面的重要作用。

学籍档案管理工作要求管理人员必须具备档案管理专业知识。因此，高校应不断提高管理人员的素质，促进学籍管理工作的创新。建立健全继续教育机制，根据知识层次、专业特点的不同，采取多层次、多渠道、多形式的继续教育方式，不断加强高校学籍档案管理人员现代管理科学理论和业务理论知识的学习，努力提高管理人员的思想政治素质和业务水平，以观念创新带动学籍档案管理工作创新。

学籍档案管理工作很繁杂，涉及大量原始资料的积累、处理、调阅、咨询、检索，高校要培养学籍档案管理人员严谨的工作作风、强烈的事业心、高度的责任感、满腔的工作热情。对各种原始资料的积累，要力求及时、完整、真实和规范，特别是学籍变动的情况，要做到记载全面真实、无差错，原始数据的处理要准确无误；对学籍档案材料的调阅和查询，要做到热情、及时，努力提高检索速度和查准率。

学籍档案管理工作的业务性很强，高校主管部门要促使学籍档案管理人员了解国家有关政策和学校的规章制度，熟悉学籍档案管理工作的整个流程，熟练计算机与网络操作技术，过好业务关。能够准确依据国家政策和学校规章制度，运用科学的方法来研究、分析学籍档案管理工作的特点和规律，解决工作中的实际问题，妥善处理各种矛盾；能够理清工作思路，高效无误地处理好各种繁杂的学籍档案管理工作；准确快速地处理学籍档案管理工作，为学校管理人员、广大师生及用人单位提供方便的学籍数据查询服务。

高校学籍档案管理工作是一项责任重大而又具体细致的工作，有管理和服务的双重职能，从事这项工作不仅要付出艰辛的劳动，还要有崇高的敬业精神和强烈的责任心，以及务实的工作作风和较强的综合能力。高校应高度重视这支队伍的建设，加强思想政治素质及业务素质培养，营造良好的工作环境，以稳定教学秩序、保障教学质量。

三、高校学籍档案管理应增强信息化意识，向信息化方向发展，提高学籍档案管理工作的质量和效率

教育部在《2003-2007年教育振兴行动计划》中明确提出，为适应社会信息化发展的需要，要逐步建立高等学校招生、新生注册、学生管理、颁发学历证书、毕业生就业一体化信息管理系统，规范高等学校学籍学历管理信息标准，通过建立规范的“高等学校学籍学历管理信息库”，采集在校学生学籍管理信息，实现从新生入学、注册收费、成绩记载、学籍变动、奖励处分、毕业审核、证书发放等方面的网络化管理。积极探索学籍信息数字化管理手段、设法提高管理效率成为高等学校学籍档案管理改革的重要手段。

目前，高校学籍档案管理信息化相对落后，管理系统利用率低，学籍档案管理工作的基础设施、设备条件和技术手段普遍落后，满足不了高校发展和利用的需要。尽管不少高校很早就提出建设信息化档案馆，但在现实中仍普遍存在不能有效整合学校各部门的档案信息资源，没有真正对档案信息进行深加工，更没有从中分析整理出有规律性、结论性数据资料来为教学管理、领导决策等提供服务。高校普遍存在精通档案信息化建设人才奇缺的问题，现有的学籍档案管理人员常常满足于登记、收藏、保管等一般性管理工作，而对实施高端的信息化管理却是无暇或无力顾及。

高校是否具有信息意识是高校学籍档案管理工作能否实现信息化的前提条件，这种信息意识主要包括档案资源的数字化意识、信息服务的网络化意识、信息管理的标准化意识。高校应不断加大投入，采取有效措施向信息化方向发展，以提高学籍档案管理工作的质量和效率。

第一，抓好多媒体数据库研究。近年，高校学籍档案管理馆（室）花费大量人力、物力进行机读档案目录库和机读档案信息全文库建设。信息资源大多采用扫描或用键盘逐字录入的方式进行，但是这种方式并不适合于动态的图像、声音等形式存在的学籍档案信息。全文管理、多媒体信息技术的出现为纸质档案、声像档案的计算机综合管理带来方便。从目前多媒体技术的发展水平和学籍档案管理部门数据库建设的情况看，研制多媒体数据库应注意两个问题。一是包容性。传统的数据库系统和多媒体数据库系统具有不同的体系结构，二者之间不能进行简单的转换。因此，多媒体数据库系统的选用要保证具有一定的包容性，能保证传统数据库的有效性、准确性，并能通过一定的手段达到相互间的共享。二是目录结构相对一致。声像档案与一般的纸质档案在形式上是不尽相同的。因此，在表达内容方面需要做大量的分析、研究和归纳工作，确保目录结构具有相对一致性，使建立的综合性目录数据库有利于对各种类型的数据的综合管理和查询。

第二，构建一个稳定的网络环境，加强系统的硬件设施建设，并进行集中管理，以保证系统网络运行稳定和数据的安全性。学校系统信息管理员应及时对各教务岗位的需求进行反馈，并及时做好系统更新，最大限度地满足各教务岗位的信息化要求。随着各高校校园网的建设和完善，提高信息的处理速度和工作效率、促进学籍档案管理现代化势在必行。因此，要统筹布局，注意档案管理系统与各部门学籍管理系统的接口工作，建立统一的操作平台，使学籍档案管理由原来的分散式手工管理模式转向网络化的集中式系统管理模式。要整合电子档案管理业务流程，强调学籍电子档案的背景，要求学籍电子档案提供单位负责其原始性、可靠性、完整性。要把学籍电子档案的提供和利用作为基点，进行加密与利用权限的授予，并确保远程利用的安全，真正实现档案信息开放与融通的社会化、远程化。

第三，强化标准研究和应用。建立计算机学籍档案管理网络涉及许多因素，标准化是不可缺少的组成部分，否则，计算机软件难以统一，信息难以实现共享。建立计算机学籍档案管理网络要求使用包括高速传输、宽带交换、网络管理和传输监控等大量现代化通信技术，要求有高度统一的通信规程、技术规范和信息格式。信息标准化主要包括三个方面：信息本身的规范化、信息处理界面的标准化和网络体系结构的标准化。这三个方面有些已被实践证明的成熟技术可以结合实际加以使用，但仍有许多问题需要我们去研究、探索，如学籍档案业务处理的规范化、档案数据库设计的规范化、软硬件设备配置的规范化等。

参考文献：

[1]陈东海.高校学籍档案管理浅议[J].商丘师范学院学报,2005,(3).

[2]王艳玲.浅谈高校档案管理信息化建设[J].现代情报,2007,(6).

[3]王利.谈高校学籍管理及管理人员素质[J].科技信息,2008,(11).

责编：路童

作者：李英

学籍档案数据库建立论文 篇3：

大数据环境下的高校学籍档案信息安全管理探析

[摘 要]学生的学籍档案涵括学生就读期间的重要信息，也是学生能力与学历的重要证明材料，若该信息被他人非法窃取、利用，将会严重影响学生的前程，甚至会对学生的人身安全构成威胁。随着网络的快速普及、各类信息系统的广泛应用，目前大部分高校在管理学生的学籍档案信息时，均已经实现了网络信息化管理，高校的学生学籍信息数据也在急剧的增长。因此，如何在大数据环境下更好地维护学籍档案信息的安全，高校应从理念、制度、技术等方面入手，不断优化学籍档案信息安全管理环境，提高管理水平。

[关键词]大数据环境；高校；学籍档案信息；安全管理

[DOI]10.13939/j.cnki.zgsc.2019.23.192

1 引 言

2017年2月，教育部颁布的教育部令第41号文《普通高等学校学生管理规定》中，第十三条和第十八条中分别提及了“学籍档案”，意味着学籍档案管理工作正式被提到一个不容忽视的地位，它是学生管理工作一个重要的组成部分。学籍是学生从入校到毕业的一个记录，真实体现了学生的学习生涯情况，对于学生来说是人生中的重要经历，不可缺失。学生的学籍档案作为这段学习经历的有效载体，必须得到真实、长久的保留，因此，学籍管理工作的重要性显而易见。

伴随着网络的普及、大数据技术的快速发展，各高校对校园信息化建设也越来越重视，由于学籍档案所涉及的人数众多，信息量巨大，并且是需要永久保存的档案，因此学生的学籍档案信息就可以认为是海量的数据集合，其数据量往往远超常规数据库能够获取的范围，同时，随着学生年级的升高、新生的入学，档案数据也不断在更新。因此，学籍档案的管理工作也应该从传统的纸质存档转变为数字化存储。大数据技术在高校学籍档案信息管理中的应用，不仅可以减少管理人员的工作负担和压力，档案管理的效率也能得到极大提高。但是，由于各种因素的影响和制约，高校在学籍档案管理方面还存在较多的不足：一方面体现在管理人员的意识还没到位；另一方面表现在信息化技术与管理方法层面。因此，各高校应该积极分析和探讨学生学籍档案管理的现状，革新管理理念，创新管理方法，规范管理制度，不断提高管理水平，持续优化学生学籍档案信息管理工作。[1]

2 大数据环境下的高校学籍档案信息安全管理的重要性

当前，高校学籍档案的用户中，首先是学生占了80%；其次是与学校具有一定联系的企事业单位的档案占有15%；最后是政府机关、其他用户以及学校职能部门的档案信息分别占2%、1%、2%（如图1所示）。由此可见，学生的学籍信息在整个档案信息管理中占据最大的空间，对其进行科学有效的管理，是学生信息安全与财产甚至生命安全的基本保障。

图1 学籍档案基本构成

从饼状图中可见，学生占整个学籍档案用户的大部分，学生学籍档案的完整、安全对其毕业后的就业与发展均有极大的影响，涉及学生出国、升职、职称评定等方面，有些需要延续到退休甚至更久。所以，在大数据环境下，需要做好学籍档案的存储工作，更要加强学籍档案信息的安全管理，防止黑客与病毒的入侵，防止学籍信息的泄密和丢失。

学生对学籍档案的使用率最高，这说明学籍档案信息的丢失与被盗对学生切身利益的影响也最大，学籍档案完整记载了学生的个人信息、在校学习成绩、综合表现等情况，有些涉及个人隐私问题，这些信息一旦泄密给不法分子，后果不堪设想。所以，基于大数据环境的学籍档案信息管理，不但要加强学校调取和使用信息的管理，還需要增强信息的存储、保管能力，保障学生的信息安全。[2]

3 大数据环境下高校学籍档案信息安全管理存在的问题分析

目前，大数据环境下高校学籍档案管理信息系统的基本构成如图2所示。由于设备、技术以及管理工作人员素质等方面的因素影响，部分高校在学籍档案信息管理系统的构建中往往会出现各种各样的问题，再加上该系统的构建本身不可能百分百完美，都会存在着一些不可避免的漏洞，导致学籍档案信息的安全管理难以达到理想的标准，学生学籍信息的外泄风险随之增高。从学籍档案管理信息系统的构成来看，档案信息管理系统的规模较小，与许多中小企业的档案信息管理系统十分相似，其对用户的管理以及入网规定、安全物理防范等方面都缺乏完善性。

图2 高校学籍档案信息管理系统基本构成

3.1 学籍档案管理理念滞后，管理能力欠缺

大数据环境下，部分高校学籍档案信息管理人员的管理观念还比较传统，没有很好地使用信息化管理方法，很多学籍档案信息管理人员不是专业的技术人才，不具备很好的专业背景，专业能力相对比较薄弱，学籍档案信息安全管理理念和技能还有待进一步加强。现有许多管理人员能做到的仅是自我保密，对于之外的安全管理的认识较差，导致学校学籍档案信息管理系统的升级与维护较少，难以成功抵御病毒和黑客的攻击。从学籍档案的实际管理中发现，若只对用户密码以及账户进行安全管理，能够发挥出来的信息安全维护作用非常低。当受到专业的网络黑客攻击时，档案信息管理系统很容易被攻破，不法人员也极易获取系统的登录账户信息，导致学生的学籍信息被盗用、篡改甚至丢失。[3]若管理人员的理念没有更新，没有认识到信息环境下的学籍档案管理和传统的纸质档案管理有很大的区别，没有提前做好硬件或软件上的防御措施，极有可能造成学生学籍档案系统的被破坏。

3.2 学籍档案管理制度建设不健全，管理工作落实不到位

对于高校学籍档案信息的安全管理来说，制度建设是保证管理质量的基础。但是，从高校内容的相关制度建设情况来看，其中对学籍档案信息安全管理涉及的内容较少，许多制度都只是对基本的工作内容做出了规定，而对于大数据环境下，应该考虑的领导组织架构、工作人员岗位职责、安全应对措施、档案网络管理办法、学生调档方法等没有完善的制度，特别是网络安全隐患方面的管理规定提及较少。因此，在系统不能充分完善的前提下，会导致一些黑客或者是病毒的攻击，导致部分学籍档案信息遭到盗取或篡改，给学生学籍档案信息的真实、完整以及可靠性均带来较大的影响。[4]因此，在大数据环境下，应该健全各项制度的建设，充分认识到信息化建设是学校各项工作开展所必不可少的部分，学校需要针对校内网络安全防护机制的建设状况，加强网络安全管理制度的完善，督促学籍档案信息安全管理的有效落实。

3.3 档案管理人员网络安全意识淡薄，危害性认识不足

通常情况下，考虑到系统实施及使用的便捷性，学籍档案系统的安装环境往往不是单机版，都是C/S架构的网络信息管理系统，最终数据会聚在学校的信息化中心。学生毕业后，也可能通过外网授权来访问自己的学籍档案信息。因此，在网络数据传输的过程中，如果外网中接收到的信息，譬如一些系统提示信息、系统升级信息、校外用户发送的信息、邮件、外部链接等，这些信息一旦藏有病毒、木马等，就有可能给系统带来不可估算的攻击和损失。档案管理人员认为数据和服务器都在校内，还有学校层级的防火墙，应该不会轻易被网络攻击。但是，殊不知，现在很多攻击性的邮件、病毒外链等，一般学生用户极有可能就中招。他们用中毒的机器，从外网访问进来，就有可能导致学籍档案系统受到病毒感染。总的来说，高校学籍档案管理部门安全防范意识不高，对网络安全导致的危害评估不足。

4 大数据环境下高校学籍档案信息安全管理策略分析

从上面的分析中可看出，高校学籍档案信息安全管理对于学生利益的维护具有重要意义，但是部分高校在管理理念、制度建设、安全意识等方面均存在较多的不足，使得学籍档案信息的管理水平难以提高。因此，高校的相关管理机构与工作人员需要全面认识学籍档案信息安全管理的不足，不断提升自身的档案信息安全管理技术、网络安全管理技术，提高学籍档案信息安全管理质量，保证学籍信息的完整、可靠、真实性，为学生未来的就业与发展保驾护航。

4.1 革新管理理念，提高工作人员的主动管理意识

预防是避免安全事故出现的最好方法，信息安全也是同理，在学籍档案管理信息安全管理中的预防措施构建需要工作人员对系统管理具有全面的认识，对信息安全技术有一定的了解，提高自身的安全管理意识，建立安全管理防御机制，从而提高学籍档案信息安全管理效率。因此，工作人员首先，需要自主学习先进的学籍档案信息安全管理理念，了解前沿的学籍档案信息管理模式与技术，积极参与到互联网技术培训中，从而提升自身的互联网技术操作技巧。同时，管理人员还需要培养自身良好的信息安全管理习惯，主动检查、分析学籍档案信息安全管理中存在的问题，并对完善和改进管理措施提出科学的建议。[5]其次，管理人员必须对大数据环境与传统的学籍档案信息管理环境进行对比分析，掌握两种管理环境存在的优势与劣势，转变自己的管理观念，根据大数据环境下的技术要求与素质要求培养自己的技能与职业素养。此外，学校也应该根据学籍档案信息安全管理的需要，为管理人员提供相关的实践学习与培训机会，促进管理人员的管理意识不断提高，增强管理人员对学籍档案信息管理的全方面能力。

4.2 加强安全管理制度建设，为学籍档案信息安全管理提供制度保障

不可预见性与复杂性是网络发展比较突出的特点，大数据环境下，网络的这些特点更加明显，数据信息获取变得越来越简单，若学籍档案信息发生泄露，对学生自身的影响也十分严重。所以，高校必须针对大数据环境下的网络发展特点，从以下四个方面建立和完善相关的学籍档案信息安全管理制度，为实际的管理工作开展提供有力的制度保障。

首先，结合高校现有的信息管理系统与制度体系进行完善，使得相关的管理制度更加全面、合理；根据学籍档案信息安全管理的目标、内容、采取的措施以及相关安全问题的影响、管理范围等，制定针对性且全面的制度体系。[6]

其次，建立学籍档案信息安全管理辅助监督机制，督促相关管理制度中的内容能够充分落实和贯彻，提高档案管理的效率。

再次，细化学籍档案安全管理工作流程和措施，使得管理人员不仅对学校内部网络的基本情况具有全面的认识，对整个互联网的安全状况也具有更多的了解和掌握，从而加强外部网络风险对学籍档案信息安全影响的管理。管理人员需要重视学生登录信息的获取和管理，加强学生客户端登录权限的控制，设置科学的身份验证方法，掌控登录人员的合法性，防止系统受到非法入侵。

最后，增强档案信息管理的专业技术，在制度建设与完善中要对管理人员的专业技术与职业素养做出明确的要求，对于专业技术较差的管理人员，必须督促其加强技术培训和学习，使得其自身的专业素养不断提高，才能为学籍档案信息安全管理提供更好的技术保障。

4.3 提高网络安全意识，提高系统的防御能力

首先，需要学籍档案管理相关人员加强学习，充分认识到网络安全的重要性，提高网络安全意识，通过邀请信息化中心工作人员现场演示、专家讲座、同行学习等方式，多层次地革新理念，意识到提高网络安全管理水平的必要性和紧迫性。

其次，针对目前系统的实际使用情况，从内部和外部两方面入手，提高系统的防御能力。从内部来讲，需要配合信息化中心，定期检查物理防火墙和杀毒软件的更新升级问题，及时更新档案服务器的Windows补丁包，一定要使用正版的杀毒软件和应用软件。需要注意的是，防火墙虽然具有较强的病毒抵御能力，但也不是万能的，学籍档案系统不能仅依靠防火墙来实现安全管理，应适当建立有效的网络系统安全预警系统，及时检查并预防学籍档案信息安全管理系统中存在的安全隐患，从而尽早采取弥补措施，防止系统遭到破坏，学籍信息被不法利用。从外部来讲，目前，邮件和链接类消息是病毒传播的主要形式，且传播的方式越来越复杂。所以，高校学籍档案管理人员需要对相关的往来邮件的安全性进行全面的监测，结合高校实际情况，及时处理邮箱内的垃圾邮件以及携带病毒的邮件。因此，外部防御工作的重中之重，就是一定要避免学校邮箱信息外泄的情况发生，应提高教职工邮箱管理意识，加强邮箱的基础保密工作，不要贸然点击陌生邮件，更不要转发。另外，信息中心应该建立科学的邮箱管理方式，采取黑名单管理、病毒查杀等手段，提高监测和处理病毒邮件的效率。

5 结 论

总而言之，大数据环境下，高校的学籍档案管理工作和传统的管理方式存在很大的不同，我们一定要高度重视理念灌输、制度建设、安全意识等方面的工作，通过培训教育，提高学籍档案信息管理人员的业务水平，技术人员的系统操作维护能力；尽快建立一套完善的管理机构及保障制度；不断更新学籍系统的漏洞，从内部和外部两方面入手加强信息管理风险防御系统的构建和完善。

参考文献：

[1]秦巧云， 周枫， 杨智勇. 大数据环境下数字档案馆信息安全研究[J].北京档案， 2017（6）：18-21.

[2]肖秋会， 李珍. 大数据环境下档案信息安全保障体系研究[J].中国档案， 2018（4）.

[3]梁俊荣. 基于大数据决策的图書馆信息系统安全分析与管理研究[J].图书馆理论与实践， 2017（3）.

[4]黄忻. 大数据背景下档案信息安全保障的SWOT分析[J].山西档案， 2017（2）.

[5]潘建华. 大数据背景下档案信息共享平台安全性研究[J].山西档案， 2016（3）：73-75.

[6]张杰， 邱洪军. 大数据环境下统计数据安全防护的要素[J].中国统计， 2016（1）：19-21.

[作者简介]傅敏燕（1981—），女，江苏常州人，硕士研究生，助理研究员，研究方向：职业教育。

作者：傅敏燕