论档案信息宣传工作的问题与对策

近年来, 各级档案部门对信息宣传工作给予了高度重视和倾力支持, 有力地促进了信息宣传工作的开展。但在一些基层档案部门受客观条件和外部因素的制约, 信息宣传工作始终滞后于档案业务工作, 不同程度地导致了档案工作得不到社会各界的理解和支持, 档案队伍中的先进人物和典型事迹得不到各类媒体的关注和褒扬;同时, 通过宣传达到档案工作的外部环境进一步优化、档案工作的社会认知度进一步提升等目标。如何解决这些突出问题, 发挥好信息宣传工作引领引导、交流经验、促进工作的重要作用, 已成为基层档案部门面临的一项紧迫任务。下面, 笔者结合工作实际, 谈几点粗浅的认识, 供各位同行参考。

一、当前基层档案信息宣传工作存在的突出问题

(一) 工作人员更换频繁。近年来, 基层档案部门受人员编制、岗位待遇等客观因素的影响, 档案人员很难稳定。据笔者调查, 大多数基层档案部门的工作人员每两三年甚至每年都要进行更换, 难以形成一支相对稳定的信息宣传工作队伍, 影响了基层档案信息宣传工作的正常开展。

(二) 宣传力量比较薄弱。据笔者调查, 大多数基层档案人员一岗多责的现象比较普遍。繁杂的日常事务牵扯了他们大量的精力, 没有时间走出去深入、全面地了解区域内的档案工作情况, 对一些苗头性、倾向性、问题性的工作动态无法及时掌握, 为进行及时、客观、深入的报道带来了很大困难。特别是遇到大型的节庆活动, 宣传报道人手不足的矛盾显得尤为突出。

(三) 宣传方式较为单一。传统媒体受版面和发行范围的限制, 信息容量和受众相当有限, 而电视、电台、网站、微信、微博等现代媒体却拥有海量的信息容量、实时的传播速度、数以万计的固定用户, 宣传效果优势明显。但是, 据笔者了解, 目前大多数基层档案部门的宣传方式还是以传统媒体为主, 利用现代媒体进行宣传尚处于起步阶段, 多元化的宣传方式尚未形成。

(四) 宣传内容略显偏颇。业务工作和队伍建设历来都是档案信息宣传工作的重点。因此, 我们在对外宣传上, 倡导采取双管齐下的措施, 既要真实报道档案业务工作的重大业绩, 也要全面反映档案队伍建设的良好成果。但在一些基层档案部门, 往往突出纯业务建设和其它中心工作的报道, 对于新出台的政策法规和新兴的档案登记备份和档案文化建设等工作则反映不够, 宣传力度不大。

二、存在问题的根本原因

影响和制约基层档案信息宣传工作的原因是多方面的, 归结起来, 主要有以下几点:

(一) 缺乏正确的思想认识。部分基层档案工作者认为档案部门主要负责档案的保管和利用, 为社会各界提供文档服务是其主要职能, 信息宣传不过是一项辅助性工作, 抓得再好也无多大意义。笔者分析, 存在这种认识误区的原因主要有两点:一部分人认为信息宣传是一项“软性”工作, 不如从事业务工作见效快, 信息工作抓与不抓无碍大局;另一部分人认为信息宣传工作说起来重要、做起来次要、忙起来可以丢掉, 从事这项工作的人员只能算“二流角色”, 工作再出色也得不到领导的赏识和重用。

(二) 缺乏高素质的写作人才。当前, 基层档案部门从事信息宣传的工作人员大部分是“半路出家”, 缺乏做好信息宣传工作的基本素质, 即使工作热情再高, 但写出来的文章或信息没有理论深度, 抓不住重点、接不到地气, 达不到理想的宣传效果。据笔者调查, 大多数基层档案部门的信息宣传工作人员都没有经过系统、专业的培训, 撰写信息质量不高, 真正进入领导决策层面的较少, 工作能力强、写作水平高的专业人才极为匮乏。

(三) 缺乏现代化的办公条件。一些工作人员的办公环境不太理想, 通常是几个人共用一间办公室, 人来人往, 环境十分嘈杂, 工作思路和写作灵感经常被打断。

三、做好信息宣传工作的基本思路

面对当前基层档案信息宣传工作存在的突出问题, 笔者结合工作实际, 从提高基层宣传工作水平的角度谈几点拙见。

(一) 明确指导思想, 提高思想认识, 切实加强组织领导。思想是行动的先导, 思想到位, 行动才有方向。笔者认为, 做好档案信息宣传工作, 首先, 要提高领导干部特别是档案部门主要领导的思想认识, 真正做到从思想上重视信息宣传工作, 加强对信息宣传工作的领导, 及时帮助破解工作难题, 切实发挥好领导作用;其次, 要提高基层档案工作者对信息宣传工作的认识, 教育和引导他们改变重业务轻宣传的错误认识, 鼓励那些工作经验丰富、文字功底扎实的工作人员到宣传一线去, 培养和造就一支政治强、业务精通、反应敏捷的信息宣传工作队伍;再次, 要提高信息宣传工作人员的政治待遇和物质待遇, 让他们在政治上看到前途、在物质上尝到甜头, 使他们切身感受到信息宣传工作是一片“广阔天地、大有作为”。

(二) 建章立制, 加强管理, 着力构建工作网络。没有规矩, 不成方圆。笔者认为, 做好基层档案信息宣传工作, 关键要建立一套靠制度管人、靠制度管事、靠制度推动工作的工作机制。一是抓好配套制度建设。既要从宏观上制定工作的指导思想和工作重点, 确定阶段性工作目标, 不断完善各项工作制度, 又要从微观上对工作任务进行量化分解, 使责任落实到人, 提高制度的可操作性;二是抓好工作网络建设。要利用制度把信息宣传工作与各项业务工作进行有机融合, 把工作触角向基层单位延伸, 建立起纵横结合、灵活机动、反应迅速的工作网络, 形成上下联动、内外配合、广泛参与、整体推进的工作机制;三是抓好督查机制建设。明确工作人员的岗位职责, 把信息宣传工作列入岗位目标责任制, 结合岗位目标管理, 采取月检查、季分析、年评比等措施, 进行严格考核。要把考核结果与年终评先、树优、职务晋升等挂钩, 并根据工作实绩, 给予一定的物质奖励和精神鼓励, 充分调动广大信息人员的工作积极性和主动性, 形成“人人写稿, 好稿见报, 多写多得”的良好机制, 积极营造“大宣传”的工作局面。

(三) 提高能力, 强化素质, 抓好宣传队伍建设。任何工作队伍的培养都不可能一蹴而就, 特别是在人才匮乏的基层档案部门, 提高信息宣传队伍素质更要着眼长远。笔者认为, 抓好队伍建设可以从以下3个方面着手。一是提高工作人员的业务素质。继续加强对宣传骨干的知识培训, 有条件的可派遣到上级业务部门或高等院校学习深造, 提高政治素质, 提升思想境界, 丰富知识结构, 提高工作能力;同时, 要鼓励他们大胆尝试和探索新的宣传方式, 使信息宣传工作不断取得新突破。要以提高写作水平为重点, 切实加强兼职信息员队伍建设, 提供更多的机会, 让他们在日常工作中得到锻炼和提高, 使其尽快熟悉和掌握做好信息宣传工作的基本方法;二是培养工作人员的敬业精神。牢固树立“爱岗敬业、争创一流”的工作精神, 在为信息宣传工作创造条件、营造环境的同时, 积极倡导“多出作品、出好作品”的工作理念, 增强工作人员做好信息宣传工作的责任心和使命感;三是保持工作队伍的稳定性和延续性。在一段时间内, 要相对固定一批宣传骨干, 老同志要传、帮、带, 新同志要比、学、超, 形成良性循环, 让信息宣传工作这根“接力棒”能够不间断地传递下去。

(四) 优化环境, 寻求支持, 不断拓宽宣传渠道。做好信息宣传工作不能仅靠档案部门一家之力, 需要社会各方面的配合和帮助, 基层档案部门应该通过多种方式寻求社会各界的理解和支持。一是在工作环境上寻求支持。要主动加强与当地宣传主管部门和新闻单位的联系, 建立良好的联络机制, 通过开展形式多样的宣传活动, 提高社会各群体对档案工作的认知度, 为信息宣传工作创造良好的外部环境;二是在写作技术上寻求支持。信息宣传工作人员可以采取合作撰稿等形式, 加强与媒体记者的沟通和交流, 主动学习他们的长处, 熟练掌握新闻稿件的写作技巧, 提高自身写作能力;三是在媒体用稿上寻求支持。衡量宣传工作的好坏, 用稿率是一个比较客观的标准。要想提高稿件的见刊率, 除了宣传稿件本身要有很高的质量外, 媒体的支持也是一个关键的因素。有条件的档案部门可以与媒体联手, 通过开辟档案宣传专栏等形式, 增强宣传效果。

(五) 注重效率, 提高质量, 努力提升工作水平。笔者认为, 基层档案部门要提高信息宣传工作的质量和效率, 关键要在“快、实、深”上下功夫。一是抓住一个“快”字, 做好动态性信息的报送出手要快。要根据不同时期、不同阶段的工作重点, 紧密结合自身实际, 快速反应, 及时报送工作中采取的新举措、取得的新成效, 增强信息的时效性;二是抓住一个“实”字, 要做好经验性和问题性信息的报送, 经验总结要实在、问题分析要深刻。信息宣传工作人员要经常开展调查研究, 及时总结成绩和经验, 找准问题的“症结”所在, 提出切实可行的对策, 形成有深度、有特色的经验性和问题性材料;三是抓住一个“深”字, 做好深层次信息的报送。在坚持及时、准确、全面报送信息的同时, 要善于对收集的信息进行整理和辨析, 抓住事物本质, 深入研究存在问题的根本原因, 努力提高信息稿件的层次和价值。

摘要：本文分析了当前基层档案信息宣传工作存在的问题及根本原因;做好档案信息宣传工作的基本思路。

关键词：档案信息宣传,问题,对策