浅析如何在国有企业推进人力资源管理信息化

1 人力资源管理信息化的作用

人力资源管理信息化不仅是为企业引进先进的管理软件, 更为重要的是对人力资源管理理念和流程进行全面而彻底的改进, 从而助力整个企业管理水平的提升。人力资源管理信息化可以整合管理资源、提高工作质量, 有利于降低管理成本、提高管理效率, 同时还有助于推动人力资源管理转型。

2 遇到的一些问题

近年来, 很多国有企业投入了大量人力、物力进行人力资源管理系统的开发和应用, 但整体效果并不理想。调查发现, 主要呈现以下问题。

2.1 理念落后, 认识不充分

一是对人力资源管理信息化的重要性没有充分的认识, 将其视为可有可无的形式甚至是负担。在实际推广和应用的过程中拖拉不支持、层层应付。二是对人力资源管理信息化的理解有偏差, 认为就是一套普通的计算机软件, 信息化的内容仅限于处理事务性工作。

2.2 组织结构、工作流程落后

人力资源管理信息化要求组织内部无论是横向还是纵向的信息传输都畅通无阻, 实现最大程度的资源共享。国企现有的组织机构和工作流程大多是计划经济的产物, 以权力为中心, 有着严格的等级制度, 不能适应人力资源管理信息化变革的要求, 阻碍信息化进程。

2.3 缺乏专业的人力资源管理人员和信息化人才

我国国企中很多人力资源管理从业者没有系统地掌握现代人力资源管理知识, 应用信息技术能力也有待提高。据调查, 有三分之二的国有企业都缺乏专业的信息化人才。专业的人力资源管理人员及信息技术人员的匮乏将影响人力资源管理系统的实施效果。

2.4 数据质量差

数据质量是系统的生命, 俗话说“三分技术、七分管理、十二分数据”。但是, 目前国有企业特别是大型国有企业由于组织机构庞大, 管理层次多, 用工情况相对复杂, 数据质量问题很大。一是数据不完善;二是数据失真, 更新不及时、不准确;三是数据出现逻辑错误。

2.5 运行维护服务的大环境仍未形成

系统上线之后, 需要不断根据实际情况进行修改、维护, 以适应管理的需要。目前, 国内即便是委托软件开发商为企业量身定制的人力资源信息管理系统, 也多采用固定的结构、后期的软件更新和维护跟不上, 难以适应新增业务需求, 严重影响系统的应用效果和生命周期。

3 相关对策和建议

3.1 转变观念、高度重视、增强信息化意识

一方面, 各级领导要加强信息化建设的意识, 从政策和经济两个方面给予支持, 以保证信息化的顺利实施。增强员工的信息化意识, 有利于为人力资源信息化建设创造和谐的氛围。另一方面, 也要避免对这些软件的依赖, 真正起主要作用的还是人管理。

3.2 加强培训、提高人力资源管理从业者素质

人力资源管理信息化的实施, 实质上是对国有企业人力资源管理的一次根本性的变革, 不管是各种制度、管理流程还是从业者的思想都将经历一系列的改变。要想争取到他们的支持和配合, 最有效的办法就是进行培训。对领导人员的培训, 内容主要集中在企业人力资源管理先进思想和手段以及实施人力资源信息化的必要性和方式上。对人力资源管理人员的培训, 主要是要他们掌握先进的人力资源管理思想、方法、信息系统的原理和使用方法。

3.3 选择优秀的软件供应商, 获取适合本企业的软件产品

考虑到国有企业人力资源管理和信息化人才不足、信息安全性要求高等现实状况, 建议直接购进整套或者部分人力资源管理软件并获得顾问服务。实施过程中要注意以下几点:一是要选择有实力的软件提供商和一个强大的顾问团队;二是要选择拓展性强、开发技术先进的软件产品;三是要做好需求分析, 在进行流程设计或者建立数据指标体系的时候充分听取各业务模块管理人员的建议;四是在整个过程中与顾问保持良好的沟通。

3.4 提升数据质量

企业可以构建一个包括决策层、管理层、应用层等角色在内的维护、核查、反馈、应用的数据管理模式, 提高人力资源系统数据质量。

第一, 全员参与、共同治理。系统的使用应该贯穿人力资源管理的各个流程, 各角色完全进入状态、共享系统数据。决策层高度重视, 为系统数据治理提供强有力的资金、人员、技术保障;人力资源部门作为管理层坚持将系统作为工作的唯一平台和唯一数据来源, 引起各级人力资源部门的重视;应用层严格按要求对数据进行维护、更新。

第二, 分权维护、分类应用。人力资源管理系统承载着非常庞大的数据库, 在数据管理这个问题上应严格遵循“谁经办、谁维护、谁负责”的原则, 根据实际业务管理中的职责分工, 在系统内进行严格的权限划分, 同时系统内保留数据维护记录, 做到有源可溯、有据可查。

第三, 统筹管理系统数据。人力资源管理部门需要对系统数据进行统筹管理。首先, 要通过制定数据维护的有关制度, 明确分工, 落实责任;其次, 要对系统数据的采集、维护和查询利用等环节进行统筹规划、协调管理;另外, 还可以进行数据抽查并通报结果, 以督促各责任人及时准确地维护数据。

3.5 加强系统上线后的运维保障

人力资源管理系统后期的运行和维护是保证系统取得实效的一个重要环节, 企业需要同时在两个方面努力:一方面, 要注意培养既精通人力资源管理业务又熟悉信息技术的复合型人才, 以保证软件应用和推广过程中的小问题能够及时、有效地得到处理;另一方面, 要与顾问服务提供商通过合同约定, 确保在后期能进行及时有效的沟通, 不断改进、完善系统以适应不断变化的管理需求。

目前, 推进人力资源管理信息化是我国国有企业提高人力资源管理水平的有效途径。但是, 我们也应该充分认识到, 仅仅依靠信息化解决不了人力资源管理过程中遇到的所有问题。我们的人力资源管理部门应该转变传统思想、革新管理理念、优化管理流程, 才能成为企业的战略合作伙伴, 构建良好的选人用人育人留人环境, 增强企业竞争力。

摘要：人力资源是现代企业发展的关键因素之一, 有效地管理和开发人力资源可以大大增强企业的竞争力。从近年来信息化给我国企业管理带来的革命性变革中, 我们可以找到提升国有企业人力资源管理水平的有效途径——人力资源管理信息化。

关键词：人力资源管理,信息化,国有企业