浅析干部人事档案管理的信息化建设

干部人事档案是组织、人事部门在人事管理过程中形成的, 记述和反映一定个人社会经历和德才表现的, 以个人为保管单位集中保存起来以备查考的文件资料, 是历史地、全面地考察了解和正确选拔使用干部的重要依据, 是国家档案的重要组成部分。人事档案具有全面性、真实性、现实性、动态性、保密性和统一性的特点, 起着依据、凭证、参考作用。干部档案信息化建设是干部档案工作在电子信息时代的必由之路, 是提高干部信息管理和开发利用水平的必然要求。全面推进干部人事档案信息化建设是提高干部人事档案管理工作效率, 更好地为干部人事工作和经济社会发展提供全方位、更准确、更快捷服务的现实需要, 是适应信息化社会发展和推进干部人事管理工作改革创新的需要。随着信息时代和电子政务的发展, 利用计算机和网络管理干部信息将大大提高人事档案工作的全面性、真实性和时效性, 以人事档案信息化、网络化为突破口进行人事档案管理方式的改革, 是一项刻不容缓的重要任务。

一、实现干部人事档案信息化管理的优势

(一) 能很好地将人事信息资源共享。干部人事档案主要职责之一即为有关部门提供干部人员信息, 使组织和领导能直观快捷地了解和掌握各级干部队伍状况。

(二) 能有效地提高干部人事档案信息的利用率和使用价值。通过链接干部人事档案信息到信息库以供查询调阅, 既提高了档案的利用率, 又最大限度地保护了纸质档案。

(三) 能保证干部档案信息的时效性、真实性。能使人事档案存放更加规范、系统, 使查询档案方便、快捷。

(四) 在干部选拔任用、调整配备和交流等工作中, 均可利用信息库。直接产生干部任免审批表、基本情况表、干部名册等, 大大提高了干部工作的运转速度。

二、当前推进干部人事档案信息化管理的主要工作

一要建立干部个人电子档案系统, 实施干部人事档案自动化管理。将干部人事基本信息 (如干部履历表上的信息) 通过专门的干部人事信息软件输入微机, 制成电子卡片的形式, 形成电子档案, 以便于人事信息的查阅流转, 适应人才流动的需求。

二要建立干部人事档案数据库系统, 实施干部人事档案动态和无纸化管理。要利用计算机、扫描仪, 照相机等现代设备和现代技术, 将常用的档案资料、表格等制成PDF文件或用制成JPG格式的图片文件, 使干部档案数据化、信息化, 在档案的查阅、借阅、归档、统计等日常工作方面实行微机化操作。也可减少纸质案卷因磨损而造成的毁坏, 达到长期保存使用的目的。

三要建立干部人事档案网络化管理体系, 实施干部人事档案的分级管理。逐层逐级建立干部人事档案局域网, 实行干部档案的网络化管理。建立干部人事档案网络化管理系统, 重点要解决好使用权和管理权问题。笔者所在的卫生系统已部分采用了干部人事系统, 极大方便了干部考察、任免、调动、交流、政审等工作。

四要整合资源, 推进干部人事档案管理信息工作网络化建设。要善于运用新思路、新办法研究解决信息化工作中遇到的新情况、新问题。坚持从实际出发, 根据干部人事档案管理工作需要, 以业务应用为导向, 逐步建设适应业务工作需要和发展的网络化应用系统, 不断提高信息化水平。要依托政务专网和内部局域网, 充分利用现有资源推进干部管理信息化、网络化的进程。

五要健全制度, 促进干部人事档案信息管理规范化。要制定信息录入、信息分析、设备管理、网络维护等管理办法和规定, 建立信息化工作自检自查制度, 做到有章可循、有规可依, 以科学、规范、严密的制度来保证系统的可靠运行, 保证利用系统开展工作的正常运转。

三、需要注意的方面

(一) 加强对电子文件原始性、真实性认定和管理。对于纸质文件来说, 人们可以借助形式的原始性来证实和确认内容的原始性, 但电子文件的内容与形式是相对独立的, 没有相对固定的形式, 要对采集的电子文件进行全面、认真地检查。可通过电子信息加密技术、签署技术、身份验证和防写措施等技术措施, 提高电子文件的可靠性。

(二) 是根据实际工作, 制定相关档案信息化法规。为了防止工作中的盲目性和随意性, 要结合工作实际, 从管理、业务、技术三个方面提出并完善档案信息化标准规范体系, 以保证电子信息的采集、制作、分类、存储等各方面工作有章可循, 职责明确, 以保证数据准确、真实、规范、统一。

(三) 要加强对电子文件归档管理。加强对本单位电子文件积累、鉴定、归档等工作的监督、指导, 保证本单位产生的有保存价值的电子文件的真实性、完整性、安全性和长期可读性。

(四) 要在干部人事档案信息化管理工作制度中严肃档案管理工作纪律。严格执行有关网络信息安全保密方面的各项规定, 严格限定上网信息的内容和范围, 严禁处理干部业务的计算机与网络连接, 确保信息安全。

(五) 加强档案信息安全保障工作。切实抓好网络信息安全保密教育, 增强干部人事档案管理人员网络信息安全防护意识, 严格遵照国家有关安全保密的规定和要求, 提高安全防护的技术水平, 运用先进的安全保密技术, 全面强化安全管理。建立健全系统安全保密体系, 确保系统的安全性、可靠性和可控性, 防止失泄密现象的发生。

总之, 信息化建设作为加强干部人事档案管理日常工作的一个重要内容, 能为广大干部职工提供优质便捷服务, 也是实现人事档案工作与时俱进, 加快发展的必然趋势。