大数据时代背景下高校档案管理模式的变革和优化

2022-09-12

大数据，又称巨量资料，顾名思义就是拥有海量的数据和资料。大数据时代是不同于以往的高科技时代，大数据渗透与生活、生产的各个方面，给生活和生产带来极大便利并创造了很大的社会价值。高校档案管理模式存在于大数据时代的背景下一定会受到影响，相应的会带来一系列的变革，进而达到高校档案管理模式的优化。

一、大数据背景下高校档案管理的现状

（一）对大数据档案管理模式不够重视。

在很多高校中，档案管理人员有着相对稳定的工作环境，缺乏活力和新鲜事物的刺激和竞争的激励，导致很多档案管理人员对新式档案管理模式存在一些抵触感，对大数据档案管理模式不重视。正是由于对大数据档案管理的不重视，依然坚守传统档案管理模式，导致在数据众多的情况下很容易出现档案信息的遗漏、数据的错误等问题。

（二）高校档案管理中归档工作落实较差。

档案管理的一个重要环节就是档案的归档，然而在归档过程中存在许多问题。由于高校的运行体系正在不断完善，各部门的职能划分越来越细，这就出现了更多的部门进行档案管理工作，档案就需要在多个部门之间进行流动，但由于缺乏完善的归档制度和归档规范，档案在各部门流动时就会出现滞留、信息泄露、丢失、无法归档的问题。

（三）高校档案管理缺乏专业人员。

当前，我国一些高校为了培养档案管理专业人才已经开设了相关专业和课程，但是随之大数据时代的到来，专业档案管理人才供不应求，这就导致了很多高校中进行档案管理工作的人员是非专业甚至是身兼多职的人员。不专业的档案管理人员就很难很快的接受大时代档案管理模式的变化，相应的很难快速学会专业的大数据档案管理模式，业余的水平进行着专业的档案管理工作很容易导致工作中错误百出，工作效率低下，档案积压严重。

二、大数据背景下对高校档案管理的好处

（一）提高档案管理的工作效率。

随着时代的发展和时间的流逝，各高校的历史越来越悠久，所涉及的档案也就越来越多、越来越复杂，在传统档案管理的模式下很难对冗杂的档案进行分类、管理以及提取。人工进行档案的分类和查找既费时间工作效率又低，而且人工成本较高，不利于物尽其用。而大数据背景下的新档案管理模式不同，它能够依据计算机等技术快速进行分类和管理，既节省了人工的费用又提高了工作效率。

（二）能够提高高校档案管理的质量。

以往高校档案多是纸质的，要对其进行细心的管理和保护，不然很容易出现纸张的破损，一旦发生漏水、火灾等问题时，很难及时并完整的将档案全部救出，由此造成的档案损坏、丢失会给学校档案信息方面带来不可弥补的损失。但在大数据背景下，高校可以使用大数据对档案进行管理，这样就可以完整的保存大量数据，由于可以备份和修复，在很大程度上减少了档案损坏和丢失的风险，从而提高了档案管理的质量。

三、大数据时代背景下高校档案管理模式的变革和优化

（一）普及大数据档案管理理念，进行专业人才培养。

之所以在大数据时代高校档案管理还存在一些问题，这和档案管理人员的思想理念是分不开的，意识对实践具有指导作用，如果不改变传统档案管理理念就很难实行新档案管理方法。通过向档案管理人员进行大数据档案管理理念的普及和专业大数据档案管理技术的培训，培养出专业的档案管理人员从而实现大数据下的专业档案管理。

（二）完善档案管理制度，规范档案管理程序。

档案是重要信息的收集和证明，具有十分重要的作用，但由于在各部门之间进行流动时制度不完善、程序不规范，导致很多档案信息丢失和泄露。所以要对档案管理进行严格的监管制度，要限定档案使用者，并对其进行身份验证，确认档案使用前和使用后有无区别以保证档案的安全性。

（三）构建档案安全系统。

档案的完整和安全事关重要，必须对其进行完备的安全保障措施。在档案管理和档案服务客户端都要进行安全防护，在档案管理上，高校应该加大资金投入进行购买专业的安全软件，并重视对安全软件的维护和升级;在服务客户端方面同样要进行客户端的软件升级和维护，要选用专业的网络安全维护人员进行维护和升级，进而提高档案的安全性。

结束语：

大数据的“大”就体现在它所涉及的资料和数据量是非常庞大的，是用人脑和普通软件无法获取和处理的。它早已存在于金融、通讯等行业和生物学、物理学、生态环境学等领域，随着时代的发展和科技的进步，尤其是计算机、互联网的广泛使用使得大数据被更多领域和行业所熟知和应用。高校档案管理同样适用于大数据时代，并将以大数据为对象进行高质量、高效率的管理。

摘要：大数据时代已经到来,使用大数据进行档案管理已是大势所趋,也是高校将来档案管理的发展方向。然而,由于我国计算机技术相较于发达国家来说起步晚,虽在国民中电脑的普及率较高,但计算机技术掌握程度还不够高,所以,当前高校进行档案管理时还存在一些问题。因而需要对高校档案管理模式进行变革和优化。

关键词：大数据,档案管理,管理模式,优化