网络环境下高校档案编研工作的思考

2022-09-10

一、引言

网络背景下, 高校档案编研工作是利用计算机技术, 根据相关选题, 提炼、筛选、整合及加工高校档案资料信息济, 在汇编与编述基础上, 将形成的成果传递给使用者, 这一过程被称为是高校档案编研。当前, 计算机网络技术应用日益广泛, 档案信息的数字与网络化管理发展势在必行。高校档案管理者应根据自身信息化建设情况, 借助网络优势, 更好的开展档案编研工作。

二、网络背景下, 高校档案编研特点分析

(一) 网络推动高校档案编研发展

网络环境下, 传统档案编研模式被打破, 工作范畴拓宽。网络时代, 高校档案管理中, 借助计算机高效特点, 存储、检索、传输及网络编辑大量网络信息, 为信息采集与加工提供方便, 利用网络平台, 档案编研人员能够快速搜索到相关资料。另外, 随着档案网络管理软件的日益完善, 高校档案编研工作发展前景更加广阔。

(二) 丰富多媒体技术的应用

高校档案编研工作中, 多媒体技术的应用, 使得高校可以全方位、多领域及灵活地开展档案编研。首先, 处理方法改变, 质量提升。计算机各类先进信息处理技术, 使得传统手工档案信息处理方法被打破, 快速有效地开展档案编研工作, 档案编研质量得到提高。其次, 高校档案编研工作领域扩大。多媒体计算机技术的应用, 可以统一处理与存储文字、图片及声音等信息, 从不同角度表现同一事物, 档案编研工作领域不断拓宽。

(三) 网络传播媒介使得档案编研作用得到充分发挥

网络时代, 高校档案编研与网络传播有机融合, 提高了编研信息传输效果, 利用电脑, 编辑最新编研成果, 完成后借助网络即时发行, 更加快捷的出版编研成果, 极大地改善了编研成果实效性, 准确、快捷及时效地公众档案信息需求得到满足。另外, 利用网络可快捷准确地检索信息, 按需阅览与印刷, 更好地满足公众个性化档案信息服务要求, 方便读者阅读。

三、高校档案编研工作的必要性

(一) 档案编研能够有效深化并扩大档案利用范围

一般利用属于查阅利用, 进一步来讲, 开发利用属于编研利用。其中查阅利用是一对一的被动式利用方式;编研则是根据一定方法与形式, 整理分散原始信息, 构建系统化资料, 档案信息更加密集, 传统一对一利用方式被打破, 扩大了传播与利用范围。在深层研发基础上, 编研将档案信息有机联系起来, 提高档案信息的深度, 充分发挥字学术与利用价值。

另外, 编研工作还能够将用户平时不理解的信息开发出来, 深入挖掘信息潜在价值。编研成果传播, 还有一定的社会效果, 比如《教授风采》的编制, 系统介绍了教授教学与科研情况, 发布于网络后, 教授受到国内同行联系新建, 这就为信息宣传加强了学术交流沟通的纽带。

(二) 提高了档案管理水平

对于档案工作而言, 利用是其最终目的, 可有效衡量档案工作的实际水平。档案收集、整理与保管等业务, 是利用的前提, 实际工作中, 利用是衡量档案工作质量的标准。档案利用与质量情况, 直接影响到公众对档案编研工作作用的认知, 对档案编研在学校管理中的地位也有一定的影响。日常查阅利用为档案利用电动了业务基础, 编研利用属于高级利用阶段, 是对档案的深度利用。档案编研工作, 需要系统与深层次分析馆藏档案信息, 调研实际利用需求, 因而对档案编研人员的业务水平与工作技能要求比较高。档案编研工作人员不但要具备一定的研究能力, 还要有一定的文字表达与综合素养, 档案编研工作使得从业人员工作水平不断提高, 推动档案利用纵向发展, 使得档案编研整体工作水平得到提高。

四、网络环境下高校档案编研工作现状

(一) 人员综合素养与技术水平低

现阶段, 高校档案编研工作中, 工作人员大多年龄比较大, 学历水平低, 不愿主动接受新鲜事物。在日常编研工作中, 因自身技术水平有限, 采用原始档案资料积累与汇聚等形式, 简单地进行汇编并形成相应的成果。此种情况下, 档案编研工作无法体现大数据信息技术优势, 档案信息工作也得不到进一步的挖掘与开发。

(二) 应用范围有待扩大

高校档案编研工作中, 工作人员安于现状, 完成编研任务, 不重视编研成果的应用、传播及普及推广等。比如, 现阶段, 一些高校每年都会编辑并出版年鉴, 但其大多存放于学校统管, 学校官网与招生就业宣讲等活动中, 却很少会用到这些资料, 外界也想不到通过年鉴资料了解学校概况。总之, 高校档案编研传播范围比较小, 成果认知度比较低。

(三) 缺乏时效性

高校档案编研工作中, 保管与利用是工作重点, 一般在档案收集到某一阶段后, 才开始进行编研工作。一定程度上, 使得编研成果缺乏时效性, 与档案信息利用需求明显不相符。比如对外经贸大学出版的年鉴, 通常在上半年收集上年度资料, 而在下半年实施整理编辑, 年底完成出版, 这种编研成果比实际晚了一年, 导致年底工作总结需求得不到满足。

五、网络背景下, 高校档案编研工作的创新

(一) 对档案数据库进行丰富, 为网络编研提供保障

网络时代, 高校档案编研工作以馆藏数字档案资料为前提, 如果没有数字档案丰富的数据库, 如同厨艺再好, 没有材料也无法做一桌好饭一样。对于数字档案数据库的丰富, (1) 对馆藏档案加强数字化建设, 积极引入计算机、录音及录像等技术, 将馆藏档案转为原文与多媒体数据库相结合的电子档案。 (2) 档案编研工作中, 对电子档案加大收集力度, 尤其是要及时搜集并归档整理高校重要活动与重大事件相关的电子文件。 (3) 甄别收集通过校园网络与其他相关媒体公布的相关信息, 提高档案信息资源含金量。 (4) 加大征集档案资料, 向师生与群众收集与高校发展有关的音视频资料, 为数字档案数据库提供丰富的信息资源。

(二) 积极应用网络技术进行档案编研

选题时, 档案编研工作人员可通过网络搜索, 拓宽编研信息范围, 响应时代号召, 根据客观情况进行编研, 科学选题。编研工作中, 借助丰富数据库资源与多媒体技术, 丰富编研成果。多媒体技术的应用, 使得档案编研工作由以往单纯的文字编辑, 转为集文字、图片、录音及录像等为一体的, 图文并茂且趣味性强, 有很大的吸引力。编研成果传播中, 网络环境使得档案编研传播由以往印刷出版转为网络传播, 档案信息资源实现共享, 信息处理、查找与传输功能得到提高。对网站内容进行充实时, 还可为使编研成果使用者提供浏览、查询及下载方便。另一方面, 先进的网络反馈技术, 及时接收用户意见与建议, 利于编研工作人员掌握实际工作动态, 了解读者需求, 发现工作不足, 以此从广度与深度上更好的开发并拓宽档案编研工作范围, 提升编研成果质量, 为顺利进行编研工作奠定基础。

(三) 培养并引进档案编研优秀网络人才

高校档案编研工作中, 工作人员必须要具备一定的档案业务能力、计算机知识与技巧, 还要有文字编辑能力。首先, 网络档案编研工作中, 人员必须要熟知馆藏数字数据库资源, 熟记实体数据库, 以此编研时代与高校自身特色相结合的成果。其次, 网络编研人才, 必须要精通计算机网络、多媒体、网页制作及维护等技术, 具备编辑与审美能力, 以此确保网络编研成果的丰富与美观性。另外, 创新精神对网络编研人才也是非常重要, 具有一定的预见与前瞻性, 面对激烈的市场竞争, 挖掘利用者潜在需求, 提供更好的信息服务。因而, 高校应积极培养并引进复合型网络编研人才, 从根本上保障档案编研水平得到提升。

六、结束语

综上所述, 随着网络技术的快速发展, 一定程度上, 为高校档案编研工作提供的发展机遇与挑战并存。

为了顺利开展并实施档案编研工作, 高校不但要丰富档案编研形式, 完善编研机构, 充实馆藏资源, 积极引入现代技术水平, 加快档案编研数字与网络化进程基础上, 深入挖掘潜在档案信息资源, 充分发掘档案编研价值, 拓宽工作思路, 为档案编研制定高标准, 在此基础上, 推动高校档案编研工作稳定发展。

摘要：随着改革开放的深入推进, 我国高校管理中, 作为一项重要信息资源, 档案资源对高校建设与发展发挥的作用是不可小觑的。高校档案编研工作质量, 直接反映了高效档案信息资源开发与档案管理工作质量。网络时代, 高校档案编研工作还存在一些不足。基于此, 本文主要论述了网络背景下, 高校档案编研工作相关知识, 希望对相关领域研究有帮助。

关键词：网络环境,高校档案,编研管理