浅谈博物馆档案工作的创新

2023-02-18

创新是民族进步的灵魂;是国家兴旺发达的不竭动力。同样, 创新也是博物馆档案工作保持生机的力量源泉。尤其在信息和知识经济时代, 博物馆档案工作要保持与时代同步发展, 就必须与时俱进、开拓创新, 以创新思维指导档案工作实践, 使博物馆档案更好地适应新时期快速发展的要求。

一、博物馆档案工作创新的基础——丰富博物馆档案信息资源

档案信息资源建设是信息开发利用的基础, 也是创新档案工作的前提。从档案信息载体的多样化、管理对象的数字化、工作方式微机化、服务方式网络化, 以及整个档案管理状态的变革等等, 促进着档案馆藏的发展、壮大。现代新型的档案馆建设, 将整合和发掘现有馆藏档案信息资源, 改善网络基地设施, 增强数字化档案信息资源比重。因此, 在创新档案工作的过程中, 要不断丰富和完善档案信息资源。

(一) 博物馆档案馆库建设。随着馆藏档案的不断增加, 博物馆依法移交的档案不断接收进馆, 且档案移交接收工作要求规范化、制度化。一些档案馆库面积不足、功能不全、设施老化等问题与现代新型档案馆库管理严重不符。现代新型档案馆库追求管理效能的最优化, 档案工作由传统向现代嬗变的转型时期, 现代新型档案馆库建设有着崭新的思想内涵和丰富的工作内容。从管理体制的创新、载体形式的创新、检索手段的创新等方面, 说明博物馆档案馆库更新建设更显重要。

(二) 档案馆库业务重组。档案馆库应建立起以档案信息收集与开发中心、档案信息服务中心、档案信息管理中心等为主干, 以服务为宗旨, 以依法行政为原则的现代新型档案馆库运作格局。吸收传统档案利用部分功能, 构成数据采集、信息开发工作机制, 以档案资源整合为先导, 形成文书档案、科技档案、声像档案、其他专门档案及特殊载体共管局面, 且较长时期确保电子档案与纸质档案并存保管。

(三) 提高档案工作质量和管理水平。实现档案整理规范化, 目标管理制度化, 做到档案收集完善, 划分保管期限准确, 整理和编目科学, 检索和利用方便, 保管条件科学安全, 消除部门档案移交进馆时突击整理, 返工整理等现象。

二、档案工作创新的关键——加快博物馆档案信息化建设

信息化正以无坚不摧的态势席卷全球, 影响着人类历史文化的进程, 无疑也影响着传统档案工作管理模式更替的进程。面对信息时代带来的发展机会, 计算机技术和通信技术组成的现代高新技术, 给档案工作发展带来巨大的变革。依托计算机网络技术, 建立高效、方便、快捷的档案信息系统, 更好地服务于博物馆的发展。

(一) 博物馆信息化建设给博物馆档案工作提出了技术管理的新要求。电子政务、文档一体化管理系统的应用, 将电子档案信息网络技术服务于博物馆的管理, 重组博物馆业务流程, 改变和增加博物馆档案工作内容, 大大提高了工作效率。

1. 加快博物馆信息化建设, 从电子政务着手。以拓展现行文件的生成背景、环境及整个过程, 同时还对档案的前身现行文件形成提出要求, 不仅限于传统的归档环节, 而是延伸到对现行文件生成系统的开发设计, 提出功能需求, 增加了档案工作的内容。

2.加快博物馆信息化建设, 从参与文档一体化管理系统入手。档案部门渗透到与档案管理职能密切相关的信息软件设计开发工作。由于我馆将使用办公自动化OA集成的文档一体化管理系统软件, 为了规范档案管理软件的开发研制和安装使用, 提高计算机辅助档案管理的标准化水平, 确保档案数据的安全和有效利用, 档案管理部门已提出了涉及电子文件完整和有效、安全归档保存的设计内容, 又增加了档案工作的内容。

(二) 博物馆信息化建设改变了博物馆内部管理, 提高效能和监管能力。博物馆管理流程重组, 使得文件、档案管理职能融入业务流程, 并与业务职能的履行密不可分。因此, 档案工作的管理部门应主动与有关部门沟通, 介入政务信息公开和共享档案信息, 博物馆将档案信息化建设纳入单位信息化建设的整个规划, 并提出加强网络环境下档案信息安全工作等等。这必然会打破博物馆内部以分工过细、业务单一为突出特点的传统手工管理方式。随着博物馆信息化进程的建设, 管理事务中借助于计算机技术为主体的现代办公系统以集成化或一体化工作模式的形成, 要求在电子政务实际应用中改变博物馆传统的组织结构, 建立新型的组织结构将会提高博物馆组织效能和监管能力。随着博物馆机构改革和信息化建设的推进, 有成立文件中心和文档管理中心的趋势, 将集中统一保管现行文件和档案。档案管理部门的工作职责、工作程序、方法以及档案工作都会随之发生变化, 为适应这种变化, 必须创新档案工作。 (下转第67页)

(三) 加快博物馆信息化建设, 也是充分开发利用档案信息资源的需要。随着社会信息化进程的加快, 信息资源已成为人类经济活动、社会活动的战略资源。档案是一种重要的信息资源, 是整个社会信息系统的基石之一。信息技术的迅猛发展和广泛应用, 为档案信息资源的开发创造了条件。加强博物馆信息化, 可使档案信息资源合理配置, 科学管理, 使其实现数字化、标准化、系统化、网络化, 使之成为博物馆对档案信息的需要, 成为档案工作创新的需要。

三、拓展博物馆档案的开发利用, 改善服务方式, 是博物馆档案工作创新的目的

按照“坚持创新, 突出服务”的工作思路, 加强档案业务建设的目的就是拓展档案的开发利用, 提供优质服务。一是档案开发利用要向深层次转化。根据博物馆生产建设、发展的规律和特点, 工程建设需要编研一些有价值的资料。二是向多种服务转化。除了做好上门利用服务外, 还要主动参与和了解有关重大工程项目建设的前期准备工作, 建立咨询服务等。三是改进服务方式, 更新服务手段, 提高服务水平, 提升服务功能。

( 一 ) 建立现代新型档案馆库的工作原则。博物馆信息化建设的发展趋势催生了档案管理工作的新理念, 现代新型的档案馆库, 不再是各自孤立、自行其是的独立个体, 而是整个档案信息利用网络的一个节点。它既是整个档案信息网络的提供源, 又是档案信息的接受源、利用点, 确立“协调、规范、开放、服务”的工作理念, 建立全新的工作机制, 使档案工作有着蓬勃向上的生机和活力。

( 二 ) 坚持协调发展原则。努力与社会的信息需求相协调, 与社会经济基础相协调, 与信息技术发展相协调, 与地区或全国档案信息化工程建设相协调。追求协调发展, 也是与社会经济同步发展的需要。

( 三 ) 坚持效益服务原则。市场经济实质是效益经济。作为博物馆档案工作创新的内容, 作为一种全新的管理模式, 应该考虑效益优势, 更有效地发挥创新机制模式, 还应处理好效益与服务之间的关系, 求效益, 重服务。

总之, 创新是时代的要求, 是博物馆发展的需要。档案工作的创新是为档案管理工作重心转移服务的, 有利于博物馆档案信息资源的发挥作用, 有利于档案信息“大服务”观的形成, 有利于档案事业的做大做强。

摘要：加强档案专业人才的培养和档案工作者的学习, 丰富博物馆档案信息资源是档案工作创新的基础;加快博物馆档案信息化建设是档案工作创新的关键;拓展博物馆档案的开发利用, 改善服务方式是博物馆档案工作创新的目的。

关键词：博物馆,档案工作,创新