浅议档案管理的创新工作

2022-10-11

档案管理工作是文书工作的终点也是文书工作的重点, 因此需要重视档案管理工作的创新, 不断促进档案工作的发展和创新。档案管理工作是对文书的最后处理, 对有价值的文书进行必要的归档, 因此文书档案必须遵循一定的规范和制度, 保证归档的额合理和有效。

一、档案管理工作的概况

(一) 档案管理工作的内涵

档案管理工作是对文书的最后归档, 因此档案管理实际上是对有价值的文件的归档, 但是归档工作并只是文件的存放, 还需要对文书进行管理。因此档案管理工作很复杂。一是对文书进行筛选, 主要是对机密文件和有价值文件的归档, 机密文件的归档是对文件的秘密保管, 对机密文书的管理并不对外开放, 因此机密文件的管理是要根据销毁的年限进行归档, 因此要根据销毁的年限进行存放。二是重要文书的归档管理工作, 重要文书的归档工作不仅要进行存放和必要的借阅, 还要注意文书的防潮和防虫的管理, 注意文书档案管理的环境管理 (1) 。

(二) 档案管理工作的必要性

档案管理工作在文书管理中十分的必要。一是档案管理是文书发展的必然, 文书工作并不是以文书任务完成为终点, 文书在任务完成后要进行文书的处理工作。文书的处理工作主要分为三个方向, 首先对使用完毕又没有任何价值的文书, 要及时进行销毁。其次对使用完毕但是有保密期限的文书进行归档, 对文书根据保密的期限, 进行归档。最后对使用完毕但是有使用价值的文件进行归档和档案的管理。有价值的文件在归档的同时还要根据使用的需要进行借阅。二是档案管理是现代化建设的需要。文书工作的档案管理有利于国家机关和企业进行文件统筹。

二、档案管理工作存在的问题

文书档案管理工作是文书工作的重点, 但是我国的文书档案管理的现状不容乐观。

一是档案管理工作并没有得到足够的重视。无论是单位的文书档案还是城市的发展文书档案似乎都随着时间的流逝被尘封了, 因此人们对档案管理工作并不重视, 档案管理的人员素质也没有随着时间的推移不断的进步。因此档案的重视不足阻碍着档案的进步 (2) 。

二是档案管理机制不合理, 档案的管理工作机制不完善, 沿袭传统的档案管理的制度, 因此制度的推进并不合理, 主要是档案管理组织机制匮乏, 档案管理的组织人员素质不高。档案管理的机制缺乏与时俱进。

三是档案管理工作管理水平不高, 档案管理工作需要在新时期借助新的技术和手段, 电子计算机技术和网络信息化技术都可以为档案管理服务, 因此需要借助现代化的技术手段促进档案管理的发展, 但是我国的档案管理工作并没有随着时代的发展不断的进步, 还需要进行必要的更新和发展 (3) 。

四是档案管理的管理者素质不高, 档案管理的人员不仅需要具备良好的文书管理知识还需要具备必要的文书归档的经验, 但是由于我国的档案管理工作重视程度不够, 造成了文书工作人员的素质不高。

三、档案管理工作的创新

(一) 借助高科技的手段

文书档案管理工作需要借助信息技术的成果和计算机技术。一是更新文书档案管理的设备, 文书档案管理的陈旧设备要进行更新, 对文书档案的设备进行高科技的配备和信息技术的支持, 促进文书档案管理的智能化。二是文书档案管理的软件技术更新, 购买必要的文书档案管理的软件, 促进文书档案管理的便捷性和高效化。借助高科技的手段对文书工作进行管理和更新, 促进文书档案管理的与时俱进。

(二) 管理人才的培养

文书档案的管理人员需要在时代的发展中不断的更新知识, 促进管理水平的提高。一是文书档案管理人员的培训工作, 需要对文书档案管理的人员进行定期的培训, 不断促进人才素质的提高和人员知识的更新。二是文书档案管理人员的选聘, 国家需要加大对文书档案管理人员的重视, 提高文书档案管理人员的招聘标准, 选择专业素质高的管理人员 (4) 。