浅谈档案的编研工作

第一篇：浅谈档案的编研工作

结合实际浅谈对企业档案编研工作的一些思考

单位：XX供电公司职称：XX手机：XXXX

【摘要】基层供电企业的档案编研工作，如何适应企业发展的新形势，以及科技信息化水平迅猛发展的新环境，笔者结合本单位实际，阐述了一些观点，主要是:一要创新观念，创意思进，敢于推陈出新;二要突出服务，注重实效，力戒为“编”而“编”;三要科技先导，表里求新，避免穿“新鞋”走“老路”。

电力企业档案编研工作是办公室档案管理工作中的一项的重要业务。随着档案管理信息化技术的飞速发展，赋予档案编研工作更为广阔的空间和更为丰富的内涵。编研工作必须走出过去单纯以档案史料编纂为主的狭窄空间，深化和拓展工作内容，变单一管理为主动服务，化技术操作为学术编研，彰显档案科研品位，提升档案管理服务水平，为企业的和谐发展、幸福发展发挥积极有效的指导作用。

一、XX供电分公司档案编研工作现状

近年来，我们XX供电公司(2012年前为XX供电分公司)积极开展档案编研工作，努力为各级领导及各族群众提供了更直接有效的档案信息服务，在促进各项事业的发展中起到了一定作用。编研成果主要有六种：一是宣传和介绍分公司档案馆概况的工具书如《馆藏档案全宗介绍》、《档案室指南》等。二是文件汇编，如《XX供电分公司重要文件汇编》、《XX供电分公司党委重要文件汇编》、《XX供电分公司机构调整、人事任免文件汇编》、《XX“十一五”电网规划与建设文件汇编》;三是专题概要如《XX供电分公司职代会简介》、《XX供电分公司安全生产、经济活动、优质服务三项分析会简介》、;四是《XX供电分公司大事记》、《XX供电分公司年鉴》等。总体上讲，吕梁供电分公司档案编研工作仍停留在文件汇编、会议简介等基础性材料的编写上，尚属于“低层次编辑”，缺乏“深层次加工”，可以说是单脚跛行，有编无研。显然，编研工作没能跟上档案管理信息化的脚步，也与企业日益发展的要求差距甚远。

二、编研工作存在问题的原因分析

(一)思想观念上滞后，造成编研工作单一性较大。思维“惯性”造成了编研工作长期围绕着惯有的题材打转，很少探究社会和企业管理需求，没有系统地去谋划编研题材，没有深刻地去挖掘档案信息，以致形成综合性的题材多，专项题材少;偏重文字记录形式，不重视多媒体介质归集;只讲编研数量完成累积，不在“研”字上深作文章，终使编研工作沿袭陈规、落于俗套。

(二)人员素质偏低，造成编研工作针对性不够。编研作为一种复杂的智力型投入，本身带有较强的研究性质。这就要求档案编研人员不但要有扎实的档案业务知识功底，还必须具备相当的文字撰写能力，同时要具有高度的政治敏锐性，才能及时捕捉企业重大决策部署信息，把握企业发展的方向有针对性地开展编研工作。而我分公司档案室隶属办公室，部门现有编制共9人，其中专职档案员只有2人。可见，人员匮乏是制约档案编研工作的“瓶颈”。

(三)编后工作相对乏力，造成编研成果实用性较差。编研资料完成后，不注重宣传应用，也很少调查利用效果，更谈不上收集反馈意见，以致编研材料“待字闺中”，坐等上门求助 ，使档案编研工作很难得到领导的重视、企业的认可，进而使得这项工作步入越做越难、越走越疲的“怪圈”。

三、改进企业档案编研工作的对策

(一)注重研究，编、研结合。编研工作的主要内容与任务就是：一要对档

案原始信息进行一次文献编研，二要对各种原始文献信息要素进行浓缩提炼，三要对有关文献信息进行综合、分析。因此，必须改变以往只编无研或重编轻研的倾向，加强对档案内容与选题等的研究，使编与研相辅相成、相得益彰。

(二)注重需求，突出服务。针对需求侧开展档案信息咨询服务，使编研工作直接与各部门接触，通过具体的交流来确定课题及编研方向，以更好地为企业生产、经营等各项管理决策进行档案编研信息的专题服务，大大增强编研成果的时效性和针对性。

(三)注重创新，改进做法。随着档案馆馆藏的不断丰富，使编研工作的创作空间愈加广阔。档案编研工作必须突破仅仅对文字档案进行编辑研究的局限，向文字材料编辑结合照片图册出版全方位发展。如果编研成果在文字材料编辑基础上，辅之以照片为主，配上简洁明了、生动形象的文字说明，并通过文字感染力与视觉冲击力的有机融合、相互叠加，势必会给增加查阅者的心灵感受，而从中直接获取更多信息。

(四)注重科技，丰富载体。在信息化高速发展的当今时代，统一的、高度集成的协同办公系统在国家电网公司系统得到广泛应用，为推进档案编研工作向数字化、信息化方向迈进提供了平台。要充分依托信息化网络的辐射功能、覆盖功能和信息量大、传输快等优势，利用多媒体技术，将分散在各基层单位、各全宗、各案卷中的某一专题或内容的档案资料，进行收集、加工、编排、编辑组合和深层次研究，并通过网络进行快速、准确的传递，实现信息共享。这样，档案编研信息与网络传输有机结合，将会使档案编研信息的传播如虎添翼、质效显著提升。同时，纸质材料与磁性材料、感光材料等制成的出版物并存，全类型、立体式为载体的编研成果会更加丰富人们的视野。

四、对进一步做好本企业编研工作的一些设想

(一)提高认识，确立编研工作在档案开发利用中的突出地位。克服“等”“靠”“要”思想，主动出击，变被动工作为主动服务。健全组织机构，实施部门联动，成立编研工作领导小组，确定专、兼职编研人员。明确责任目标，制定编研工作总体的目标和实施方案，开展阶段性检查督导。

(二)加强培训，建立一支高水平的档案编研队伍。邀请专家“引进来”对编研人员进行有针对性的教育培训，加强档案新知识、新理论和新技术的学习、吸收。组织人员“走出去”开展参观、学习、交流，拓宽视野,汲取先进技术、方法、成果,的学习以进一步优化知识结构，提高业务能力。建立编研激励机制，把那些热爱编研、具有一定知识水平和写作能力企业员工吸收到编研队伍中来。

(三)有的放矢，紧紧围绕公司任务确定编研课题。积极了解掌握企业发展动态，系统完整收集到有关重大活动的档案资料，根据目前国家电网公司推进公司和电网发展方式“两个转变”，构建人、财、物集约化管理体系，创新大规划、大建设、大运行、大检修、大营销组织架构的企业发展思路、方向、重大部署，有针对性地确定编研课题，统筹规划，贴近实际，有针对性地确定课题，并沿着课题方向，通过对馆藏信息的挖掘提炼，为企业贯彻落实各项工作部署和进行管理决策提供支撑、发挥导向作用、借鉴作用和指导作用。

(四)整合资源，推动档案编研工作多元化、立体化、系列化发展。根据选题，积极收集征集馆藏和馆外资料，实现档案资源的有效整合。并在此基础上，认真完成编研课题，不仅要出文字形式的编研产品，还要在制作照片、声像等形式的编研产品上下功夫，最大程度保证编研成果更完整、更系统、更权威。采用网络运行的技术手段，实行从选题到搜集资料、编辑加工、审校、出版、宣传推

广等全过程的跟踪控制，既便于检查督促、互通情况、互相学习，也能促进提高工作效率、缩短编研周期，并有效发挥编研成果的影响力、带动力。

第二篇：档案编研工作教案

第一章 编研工作综述

学习目的和要求：

阐述有关编研工作的基本概念，必须掌握这些内容，才能对编研工作有比较正确的认识。要求通过学习本章内容，掌握什么是编研工作;编研成果有些什么形式，相应的需要进行那些工作;编研工作对于社会，对于档案工作，对于档案工作者应有那些意义;了解编研工作必须遵守尊重事实和有利于社会发展的原则。 教学课时：4课时

第一课时

教学内容：编研工作的涵义 教学过程：

一、编研的由来

1、编研一词最早出现在1950年。

2、1980年编研一词开始出席出现在中共中央正式文件中。

3、编研的涵义：是档案人员富集档案中最有价值的部分，以具有倾向性专题成果的形式，提供给社会利用的工作。

二、性质

1、档案分为管和用两大部分。 管：收集、保管、整理等工作。

用：就是利用，就是使档案馆、档案室里保存的档案发挥作用，也就是档案信息的开发利用。

2、编研工作的优势：

第一、是一种主动服务型的利用工作。

第二、能提供系统化的经过科学整理的档案信息。 第

三、可以打破档案利用方面时间上、空间上的限制。

三、特点

1、从工作过程而言，编研工作的实质在于富集档案中最有价值的部分。

2、编研成果，作为编研工作人员劳动的结晶，不可避免地带有倾向性，既带有编研人员立场、观点、思想倾向的印记。

四、工作主体

工作主体：主要是档案工作人员

五、工作对象

工作对象：主要是有待有开发利用的档案。

六、服务对象

编研工作的定义规定了编研工作是一项为社会服务的工作。 将各种服务对象区分为领导和各种机关团体、企事业单位、各类学者、研究人员和工程技术人员，以及社会大众三种类型。

第二课时

教学内容：编研成果形式和工作内容 教学过程：

一、 编研成果形式

档案文献汇编;专题材料;组织沿革、大事记等。

编研成果形式大致归纳为三种类型：抄纂形成果;遍述型成果;著作型成果

二、 抄纂

抄纂，是一种整理、公布档案原文的编研工作。

抄纂，有时要求转达档案全文，有时可以节录或是摘录部分档案。 抄纂不允许改动档案原文，编研人员只能通过拟写标题、注释、或是撰写序言、按语等方式、表达自己的看法。

抄纂型成果有大、中、小型的区别。

三、编述

编述是一种把人们需要的档案信息提炼后，再按照一定的要求加以集中，用新的，不同于原先档案分类排列的体例重新组合的编研工作。

提炼可以是著录档案所包含的要素，可以四摘录档案内容的要点，可以是浓缩档案内容，可以用文字叙述，可以用图表反映。

编述型成果则是包括年表、专题目录、专题概要、会议基本情况简介等。

四、著作

3 著作是指形成以档案为依托、蕴涵编研人员独特的创造性思维的编研成果的一种编研工作。

五、其他

年鉴是一种混合型编研成果。

第三课时

教学内容：编研工作的意义 教学过程：

一、 社会需要的工作

1、编研工作的社会价值

2、编研工作会对社会进步产生积极影响

二、 档案工作的重要性

1、事关利用工作的龙头地位

2、事关档案部门的地位和影响

3、事关改革开放的推进

三、档案人员提高素质的重要途径

1、编研工作的开展对档案人员提出了更高的要求

2、编研人员应该具备的思想、文化素质 1)、具有较高的政治思想素质 2)、掌握档案工作的有关情况 3)具备比较广泛的文化知识

3、努力多出编研精品

第四课时

教学内容：编研工作的原则 教学过程：

一、尊重事实

1、编研工作必须慎之又慎

2、要尊重档案

3、尊重历史、尊重科学

档案作为原始记录，从总体上说，它的权威性可靠性无可代替，但是，不能就此得出结论，每一份档案材料都具有权威性、可靠性。要尊重档案，却不可以盲目崇拜档案。进行档案编研工作时，应该对档案进行鉴别，尽量使用真实可靠的档案;应该对档案内容作一些必要的解释。

4、要有正确的世界观和方法论

二、有利于社会发展

1、服务于服从于社会需要

2、注意成果的实用性

3、增强法律和政策观念

第四章 选题与选材

学习目的和要求：

选题和题材工作是任何一项工作的开端，是课程的关键之一。学

5 习本章内容要求学会影响旋梯的因素;了解选材原则，学会提高选材工作效率和质量的方法;理解如何鉴别编研材料。 教学课时：3课时

第一课时

教学内容：

选题 教学过程：

一、选题的方向

选题，是编研工作的开端，也是它的首要环节。

1、意义

选择一个好课题，可以为编研工作的顺利开展奠定基础。

2、选题具有时代特征

3、要坚持正确的选题方向

二、影响选题的因素

1、选题必须符合社会需要 1)要重视满足现实需要的课题 2)不能忽视具有历史意义的课题 3)要调查社会需求

2、选题要以档案为基础 1)考察档案价值 2)考察档案的数量和构成

6 3)以利用本馆(室)档案为基础 4)不拒绝利用其他档案和资料

3、选题要从编研人员状况出发

第二课时

教学内容：

选材 教学过程：

一、意义和原则

1、意义

某一个编研课题是否成功，究竟提供了些什么样的材料是具有决定意义的。

2、原则

1)选择有价值的材料 2)占有充分的材料。

所谓充分：其一是说，要全面地占有同课题内容有关系的档案和其他材料。其二是说，要收集足够多数量的档案。 3)确定必要的材料

二、提高效率和质量

1、复式选材

为了提高选材工作的效率和质量，编研人员经常采用复式选材的

7 方法，把整个选材工作分解为初选、复选两个阶段。

2、从材料最丰富、最集中处着手

直接档案全宗是一种最为常见的材料最集中、最丰富的部分。

3、注意收集必要的补充材料

4、掌握和运用材料分布和规律 1)内容性质律 2)属地律 3)时段律 4)关系密切人物律

5、不能忽视对活材料的查找

6、科学的组织分工

7、充分利用检索工具

8、做好材料卡片

9、有针对性地收集材料

第三课时

教学内容：

编研材料的鉴别 教学过程：

一、鉴别的必要性

1、鉴别的基本任务

8 1)真实性鉴别

一是确实作者本身形成的;二是应该是在材料所表明的时间里形成的

2)准确性鉴别 3)完整性鉴别 4)有效性鉴别

2、鉴别是编研工作的生命所系

3、鉴别工作原则

一定要坚持的“孤证不立”判定原据。

鉴别编研材料，应该在有足够可靠证据的基础上进行绅密分析，考虑到各种可能性，谨慎地作出经得起推敲的判断。

二、形式鉴别

1、来源鉴别

2、著录和征引情况鉴别

3、载体鉴别

4、笔迹鉴别

5、字体鉴别

6、书写惯例鉴别

7、特殊用语鉴别

8、称谓鉴别

9、问题风格鉴别

10、印章鉴别

9

11、避违鉴别

三、内容鉴别

内容鉴别，主要是通过对编研材料内容的分析辨证，寻找编研材料记述的本身，以及其与客观事实之间的矛盾，以鉴别编研材料的真伪、记载的可靠性和准确性，并对其完整性、有效性作出判定。

1、书证

2、物证

3、人证

4、理证

1)根据编研材料所述事实是否合乎常理或公理进行鉴别。 2)根据编研材料内容与作品思想观点之间有无背缪之处判断材料真伪。

3)根据编研材料提及人物经历与实际情况有无出入判断材料真伪。 4)根据编研材料的记述是否和于社会实际情况来进行考察。 5)根据编研材料记述史实的时间有无矛盾来进行鉴别

四、档案形成时间的鉴定

1)根据编研材料中所提及的已知其发生日期的事件判定形成时间。 2)根据编研材料涉及的人物的职务和任职时间来判定其形成时间。 3)根据编研材料涉及的机构成立或撤消时间以及使用名称等有关情况来判断形成时间。

4)根据来往文件或相继发出的文件来判定编研材料的形成时间。 5)根据不同的版本考查时间。

10 6)根据有关编研材料相互征引和记述来判定材料形成时间。 7)根据编研材料提及的口号主张来判定形成时间。 8)根据会议记录判定编研材料形成时间。

9)根据编研材料的某些标记结合内容判定材料的形成时间。

第五章 抄纂型成果的编纂

教学目的和要求：

抄纂型成果的编研，是所有编研工作的基础，应是本课程重点掌握的内容。通过对本章的学习，掌握抄纂型成果的工作要点，能够从事简单的这一些成果的编研工作。 教学时间：5课时

第一课时

教学内容： 转录 教学过程：

一、方式

转录，是指将档案制作副本供编研人员进行整理之用的一项工作。

1、全录式

2、节录式 形式：删节;摘录

3、混合式

在实际工作中，编研人员基本上是采用以全录式为主、辅以节录式的混合式的抄纂方式。

二、要求

转录档案，最基本的要求是注意保持历史文献的本来面貌，保证转录件和档案原文的高度一致。

1、辩识档案原文

2、规范文字

3、保留与调整档案原有书写格式

4、以篇为单位单独转录。

第二课时

教学内容： 点校 教学过程：

一、范围和要求

点校，包括文字的校正、分段、标点、校堪、注释等方面的工作，工作量大，要求很高;工作中必须遵守存真、慎改、标注、护档诸原

12 则。

1、存真原则

2、慎改原则

第一、存真不等于任其自然。

第二、点校必须建立在认真研究、仔细校勘的基础上。 第

三、点校应该是“信以存信、疑以传疑”。

3、标注原则

4、护档原则

二、校正、校勘和恢复

1、校正

指档案原文中明显的讹、夺、衍、倒等文字错情。

2、校勘

是依据同一编研材料的不同文本，指明它们之间文字的异同。

3、恢复

三、分段和标点

1、分段

1)保持段落的单一性和完整性。 2)分段要与文献结构保持一致。 3)不能背离作者的原意。

2、标点

1)准确理解原文。

2)准确理解标点符号的意义用法。

四、注释

注释，是对档案中不容易被读者所了解的内容和文字的说明。

1、类别

按其注义的位置分，有正文夹注、脚注、篇(段、书)后注等。 按注释对象的性质区分，注释可分分成文字注释和内容注释两大类。

2、内容注释的编写。 1)史事注释 2)人名注释 3)人物注释 4)地名注释 5)语辞注释

3、编写要求 1)准确 2)规范 3)以述为主 4)以读者需要为转移

第

三、四课时

教学内容： 拟制标题 教学过程：

一、成分和标注

标题是构成抄纂型成果最基本单位的一段、一篇或一组档案的题目，是这一基本单位内容的准确概括的揭示。

1、作者

2、内容

3、受文者

4、文种

5、时间

6、地点

二、单份文献标题

1、标准型

2、双层型

三、组合标题

1、单一作者形成的一组文件

2、两个作者为同一问题而形成的一组文件

3、三个或三个以上作者为同一问题而形成的一组文件

4、特点

四、基本要求

1、完整

2、准确

3、简明

4、适度

5、统一

第五课时

教学内容： 编排 教学过程：

一、编排体例及其类型

1、不设类项的编排体例

2、单层分类的编排体例 1)按历史阶段分类 2)按档案反映的问题分类 3)按档案内容归属的地区分类 4)按作者或受文者划分档案类别 5)按文种分类

3、多层分类的编排体例

二、分类编排的原则

1、必须最大限度地体现档案文献间主要的基本的联系。

2、必须逻辑地、科学地分类编排。

遵守逻辑性原则，要注意时序问题、要注意因果关系、要讲究概念明确、要求直接关连着的同一级别只能按照同一个原则、要名实相符。

3、突出思想性

三、目录的编制

1、简要目录

2、详细目录

3、总分结合式目录

编制目录，首先要求准确，再要求使用方便。

第六章 编述型成果的编写(上)

学习的目的和要求：

编述型成果的编写，是编研工作的重要的组成部分。责一章阐述的指南型材料，种类繁多，所有档案馆室的工作人员对此应有充分的理解。要求通过学习掌握各类指南型材料的特点、构成和编写方法、编写要求。 教学时间： 5课时

第一课时 教学内容：

指南型材料概述;文摘 教学过程：

一、编写指南型材料的必要性

指南型材料是以介绍档案内容为主要职责，帮助利用者熟悉馆藏档案基本情况的编研材料。它包括文摘、提要、专题目录、科技档案形成说明书、全宗介绍和档案馆指南等多种类型。

二、指南型材料的作用

1、社会了解档案资源分布情况的基本依据

2、档案馆(室)打开封闭之门的重要方式。

3、档案人员熟悉馆藏的捷径

三、文摘的特点和类型

1、特点：

文摘要求忠于原文，是被摘录对象中心内容的浓缩。

2、类型 1)报道性文摘 2)指示性文摘 3)报道/指示性文摘

四、基本构成和编写要求

1、基本构成 1)目的 2)方法 3)结果 4)结论

2、编写要求

18 1)严格忠实于原文 2)内容全面 3)文字简练 4)注意编写规范化

五、编写方法

首先通读文献全文，其次将抽出的要点进行综合编述，做必要的增删，最后将文摘与原文进行对照审阅。

六、编写档案文摘

文摘较多地被运用于对科技文献的报道。 档案文摘可以由编码、标题和正文3部分组成。

第

二、三课时

教学内容：

提要;专题目录;科技档案形成说明书 教学过程：

一、提要内容与编写方法

提要，原本是指从前书或全文中提出要点，简要介绍该书或该文主要内容的短文。

二、类型

1、参考型提要

2、推荐型提要

3、出版提要

三、专题目录的定义和用途

专题目录是根据实际需要将有关某个专题的档案资料标题，按照一定次序排列起来以提供利用的一种档案指南性材料，是向社会提供档案信息的一种重要形式。

四、编制方法

1、设计著录项

2、组合著录项

3、撰写编写说明

五、科技档案形成说明书的内容和作用

1、内容 1)项目来源 2)工作进展情况 3)项目基本情况 4)科技关键解决情况 5)任务完成情况

6)归档的科技文件材料情况

2、作用

六、编写要求和方法

1、编写要求

内容上做到准确、全面、简明。

2、编写方法

七、编写时应注意的问题

1、科技项目来源交代不清

2、科研、生产过程交代不清

3、产品(课题)的技术状况交代不清

4、文件檑木交代不清

5、归档材料鉴定意见交代不清

第四、五课时

教学内容：

全宗介绍;档案馆指南 教学过程：

一、结构

1、文档单位沿革

2、全宗历史概况

3、档案成分和内容介绍

二、编写方法

1、档案成分和内容是全宗介绍的核心和主体

2、充分占有材料

3、特殊全宗介绍的编写

三、档案馆指南的定义和功能

档案馆指南，又称档案馆介绍，是全面介绍和报道档案馆基本情况、馆藏档案和资料内容，指导利用者查阅利用档案资料的工具书。

21 编写档案馆指南，可以全面了解档案馆的历史，全面熟悉馆藏，为进一步开展保管、整理和开发档案馆信息资源等方面的工作打下坚实的基础。

四、种类和体例

1、标准型档案馆指南：

分提示、正文、补充3部分。

2、档案馆网指南

3、简介型档案馆指南

4、图片式档案馆指南

5、声像式档案馆指南

五、编写要求

1、反映档案馆特点

2、准确报道

3、内容取舍得当、详略适当。

第七章 编述型成果的编写(下)

教学的目的和要求：

撰述型材料的应用十分广泛。通过本章的学习，要求基本掌握各类撰述型材料的特点和基本的撰写要求，掌握撰写各类撰述型材料的特点构成和编写方法、编写要求。

22 教学时间： 5课时

第一课时

教学内容：

撰述型材料概述;年表 教学过程：

一、定义和特点

定义：是编述型成果中的另一大类，是指由编研人员从特定的课题出发，采集档案信息，并加以融会贯通所形成的编述型编研成果。

一、 作用

三、结构

四、表述

1、 使用语言文字

防止几种倾向：

过于口语化;半文不白;小说笔法，堆砌大量的形容词。 不能文不达意：用词贴切，语法规范，书写符合规范。

2、客观事实的表达 1)地点 2)时间 3)数量 4)名称

23 5)引文

五、年表的作用和分类

年表是一种依照时间顺序简要说明一定对象活动的表册。 年表：年谱和大事记两类。 年谱又称人物传记年表。

大事记分为综合性和单项大事记两种。

六、年表的构成和编写要求。

年表一般必须包括时间和事实两个部分。

七、年表的编写步骤。

1、熟悉材料，拟订提纲。

2、收集材料，制作卡片。

3、核对事实，精选材料。

4、拟制草稿，修改草稿。

第二课时

教学内容：

组织沿革;年鉴 教学过程：

一、内容和种类。

组织沿革是系统地记载特定单位、地区、专业系统的机构、人员变化情况的撰述型档案编研成果。

24

二、体例和编写方法

1、按系列分述

2、按编年分述

3、按阶段分述

三、年鉴的作用和种类

年鉴是诼年编撰出版的载录上一年有关重要信息的密集型资料性的工具书。 作用：

1、能及时提供大容量、条理化的密集信息资料

2、提供的信息准确、可靠、全面

3、具有索引的功能

四、体例和编研要求

1、条目式

2、篇目式

3、栏目式

4、资料汇总式

五、编制方法

1、地方性综合年鉴 1)制订总体规划 2)编制规范性文件 3)组织编排稿件 4)审核

25

2、专题年鉴

第三课时

教学内容：

基础数字汇集 教学过程：

一、种类和内容

基础数字汇集是指主要依靠数字反映一个地区、单位或某一领域基本情况的档案参考资料。

二、编写要求

1、目的明确

2、注意效率问题

3、注意基础数字汇集的特点

4、讲究可比性

三、编写步骤

1、明确选编范围

2、设计体例和图表格式

3、取材与编排、核意

4、编写目录与说明

第

四、五课时

教学内容：

专题概要;会议基本情况简介;摘报

26 教学过程：

一、专题概要的定义和作用

专题概要是以文章叙述的形式，简要而概括地介绍和说明某一类问题内容的一种文献参考资料。

二、编写方法

专题概要由4部分组成：题名、概述、正文、附件

三、会议基本情况简介的内容

又称会议简介，就是利用有关会议的档案材料，将会议的全过程简明扼要地加以叙述、以反映某一次会议基本情况的一种参考资料。

四、编写方法

1、文字叙述方式

2、条目式

3、表格式

五、摘报的定义和特点

摘报是及时问领导提供档案信息以作工作参考的一种撰述型编研成果。

摘报特点：短、平、快

六、摘报的编写方法

七、摘报的编写要求

要有针对性，及时性，参考性。

27

第八章 著作型成果的编辑

学习的目的和要求：

一般而言，著作型成果是比较高级的编研成果形式，通过本章的学习，要求对这一类的成果有一个基本的概念。初步了解撰写论文，组织展览和编制图册等方面的基础知识。 教学时间： 三课时

第一、二课时

教学内容：

论文 教学过程：

一、特点

论文是对哲学社会科学和自然科学中的一些问题进行科学的理论分析，揭示其本质、规律，表达作者看法的论说文章。

论文的特点：科学性、理论性、首创性、有效性

二、思路和结构

1、层次和段落

2、

3、 开头和结尾 过度

三、论证方法

28

1、归纳法

2、例证法

3、演绎法

4、类比法

5、反证法

四、修改

1、准确把握主题

2、增补删削材料

3、调整结构

4、推敲文字

第三课时

教学内容：

展览;图册 教学过程：

一、概述

展览也是开发利用档案信息资源的一种方式

1、特点

2、类型

3、作用

二、展览内容的组织

三、展览的布置

29

四、图册的编制方法

第九章 辅文的编制

学习的目的和要求：

辅文是编研成果的有机组成部分，通过学习本章内容，要求了解辅文的种类，来藕节序言、编辑说明、附录和索引等的特点、内容和编写方法。 教学时间： 4课时

第

一、二课时

教学内容：

序言、编辑说明 教学过程：

一、作用和内容

序言是阐明某一编研成果的宗旨缘起，概括介绍成果的内容，简要评论其价值，发挥编研人员心得体会的文章。

序言又称前言、引言、并言、叙言，等等。 序言一般包括以下内容：

1、交代编研成果的目的、意义

2、介绍背景

3、介绍基本内容

4、介绍档案作者

30

5、评论档案价值

6、说明编研人员对档案中某些观点的态度

二、编写要求

1、正面反映编研人员思想倾向

2、具有较高的学术水平

3、结合档案撰写

三、编辑说明的作用和内容

1、作用

一是介绍编研成果的构成，二是介绍编研人员所做的工作。

2、内容

1)介绍收录材料的状况 2)、介绍编研人员所做的工作

四、编辑说明的编写要求和写法

一是内容必须准确，二是文字简明扼要。

五、编辑说明与序言的异同

编辑说明是说明文，序言是论文 不同点：

1、两者内容不同。

2、两者所起作用不同。

3、两者要求不同。

31

第

三、四课时

教学内容：

附录;索引 教学过程：

一、附录的作用和种类

1、作用

一是供读者在阅读、使用编研成果时查阅某些资料而设的，为读者提供方便;二是可以使编研成果的内容显得更加充实、丰满。

2、种类

表册行;文献资料型;图照型

二、编制要求

关联性;实用性;准确性

三、索引及其检索特点

特点：

针对性;灵活性;准确性

四、索引的结构与种类

索引主要由名目和注码两部分组成

五、索引的编制方法

1、确定索引种类

2、标引

3、摘录名目

32

4、改编页码

第十章 审核和出版制作

学习目的和要求：

对于上岗人员培训而言，学习本章的目的，主要在于掌握有关校对的问题。通过学习需要了解有关校对工作的基本知识。 教学时间： 一课时 教学过程：

一、校对的意义 校对工作的两个阶段：

一是抄纂时的转录阶段和编述、著作时摘录材料的阶段;二是编辑成果编辑完竣、编研成果从稿纸上转移到样稿上的时期。

二、校对人员的职责

第一、消灭校样哂纳感与原稿不符合的文字、标点符号、图表以及格式等错误。

第二、校对校样页码的顺序，检查有无缺页、重页、错页、颠倒问题。 第

三、尽力解决版面格式文字、图表等的统行及统版等问题。 第

四、注意检查是否规范的使用简化字。

第五、发现原稿疑难，须在校样上用铅笔提出意见。 第

六、原稿应妥善保管，不得涂改、损坏和散失。

三、程序和要求

四、基本方法：对校、折校、读校

33

五、正确使用校对符号

34

第三篇：加强城建档案编研工作创新思考

在当今的信息时代，人们对城建档案信息的需求量大、覆盖面广、针对性强并且要求信息集中、传播便捷，有更强的适用性。因此，编研工作和编研产品已成为实现人们对档案信息资源需求的重要手段。但就目前城建档案编研工作现状远远满足不了用户的需求。一些单位和部门对编研工作重要性在思想上缺乏认识，认为可有可无，没有长远规划、缺少资金投入;在开发

研究的深度上只限于层面，不重视理论研究，编研成果形式单一，含金量少;在组织管理上不到位、有的没有编研机构，或者有机构也没有投入技术骨干参加等等。如何突破现状，适应形势发展，实现编研工作的创新是当务之急。

一、思想观念创新

创新的前提是思想观念的更新，思想观念的不断吐故纳新，是一切事物发展变化的动力。城建档案编研工作的创新首先要实现服务理念和工作思路的转变，应树立"四个意识"和处理好"三个关系"。"四个意识"即：①产业意识。档案工作属于新兴信息产业的一部分，要充分认识档案信息资源特别是科技档案信息资源在信息产业中的地位和重要作用，提高产业意识，城建档案信息资源开发就是一种信息产业，应深层次挖掘城建信息资源为城市规划、建设、管理服务，和最大限度的发挥信息的社会效益及经济效益。②服务意识。编研工作不是停留在档案利用的"凭证和依据"层面上，而是以用户需求为宗旨，全方位、大信息量的经过编研的成果在更高层次上进行服务。因此，要从十六大提出的全面建设小康社会宏伟目标这一全局出发，及时进行市场需求调研，分析和把握用户需求，牢牢抓住服务重点，增强编研服务工作的主动性。③精品意识。有特色才有形象，有精品才有影响。城建档案工作要进一步提高社会地位和影响，需要城建档案编研成果具有较高水平的文化产品。要把"编"与"研"相结合，使编研成果"理论"和"实践"融合在一起，提高编研成果质量，在讲求编研成果内在知识含量和科技含量的同时，也应注意外包装。④经济意识。城建档案编研工作在注重社会效益的同时，更要注重市场需求。从编研选题开始就应以市场为导向，找准服务对象，使编研开发具有针对性、目的性，形成以编研促利用，以利用检验编研的良性循环。"三个关系"即：①专业化与社会化的关系。长期以来，城建档案编研工作囿于科技档案的特性，多围绕建筑设计、施工等专业技术人员进行，服务范畴较窄，虽取得一定成效，但影响面不大，城建档案不为社会所知。要摆脱只为少数城建专业服务局面，将城建档案信息资源融入信息社会，扩大服务范围，让更多的人了解城建档案，利用城建档案以期最大限度地发挥城建档案社会价值。编研工作要走专业化与社会化结合的路子，既要有适合专业人员利用的成果，也要有将专业性、通俗性、可读性结合的成果。如绍兴城建档案馆编写的《绍兴古桥》、《绍兴老屋》，我馆拍摄的**近代优秀建筑专题系列片等，都是上述结合的有益实践，深为社会各界人士所喜爱。②城建档案与"大城建"概念的关系。要摆脱城建档案是单份文件、单个建设工程项目的概念束缚，要从城建档案历史价值和现实价值寻觅城市的历史变迁、建设发展的轨迹、建筑风格的形成等等，以大城建、大市政的眼光和思维角度把零散的建设工程串接起来，构成一条城市发展的线索，这也为城建档案编研工作开拓了广泛领域。那看似孤立的一段段防汛墙、一幢幢旧屋新宅、一条条马路、一座座桥梁，只要赋予"大城建"这一概念和主线，就能形成一部最真实、生动的城市发展史解读本。③后台与前台的关系。编研工作是一项潜心砺志、埋头苦干的工作，一直以默默无闻而著称。但时代在发展，档案工作所处的环境、条件、技术、需求等都在发生重大变化。档案信息资源要融入信息社会、档案工作管理机制要适应市场经济、档案利用服务要最大化满足需求，就需要档案工作者从后台走向前台，传统的默默无闻精神要宏扬，但服务的理念和方式要转变，要加大宣传力度，推出特色产品，服务从被动变为主动。编研工作也已不再是画地为牢，编研资源要整合、编研力量要联动、编研内容要贴近市场、编研成果要宣传推广，编研工作与档案工作要从默默无闻到默默有闻、有声有色，让全社会都了解档案工作、熟悉档案工作、热爱档案工作、支持档案工作。

二、内容形式创新

以往，不少城建档案馆的编研内容局限于大事记、工作或馆藏指南、效益汇编、资料汇编等，对深入城建档案的编研工作很少，远远不能满足城市建设和经济发展的需求。马克思讲"需求是一切动力中最大的动力"。编研工作要紧紧抓住用户需求，从编研内容的选择到编研成果形式，都需要有一个改变和创新。根据城建档案"是城市规划、建设及其管理工作的真实记录"特性，在编研选题上做到：其一，围绕经济发展和城市建设。这应始终是编研选题的重点。如我馆在**新一轮城市建设中，开展了专题资料汇编工作，选后汇编出版了苏州河治理工程、黄浦江沿岸综合改造工程、轨道交通建设、环保绿化等专辑，为规划、建设和管理部门以及

有关领导、专业技术人员提供了极具价值的参考资料，受到欢迎。结合苏州河整治和开发，利用馆藏资源，还启动了"苏州河畔老工厂"的编研项目，使编研工作紧扣时代主题，紧跟城市化进程。其二，体现专业特点和地方特色。城建档案含有丰厚的文化底蕴，反映着不同时期的施工技术、基础结构、建筑风格等，对现代设计业、建造业有极高的参考借鉴价值。例如，我馆历

史档案中，藏有旧**著名的公和洋行、马海洋行等设计洋行的大量作品，若仔细梳理，各个设计单位、设计师及设计技术、手法可一览无余，将给设计者受益非浅。城建档案的编研要充分利用这些资源，打造体现专业特点和地方特色的产品。其三，突出服务重点和馆藏优势。常言道"有为才有位"，档案工作的"有为"要靠服务来创造，而档案工作的"有位"要靠服务来提升。选择编研内容要明确服务对象，为领导决策服务，为经济建设服务，为建设单位服务，为社会各界服务。应研究不同利用者的不同需求，有针对性地选择主题，同时，尽可能地凸现人无我有的馆藏优势，逐步探索一套将城建档案内建筑文化、历史文化、科技文化相结合，将城建档案内地域、名人、名宅、历史事件、活动足迹相贯穿，将馆藏档案与征集收集来的资料相融汇的编研方法，走出一条具有地域特色、馆藏特色、专业特色的编研路子。在编研成果形式上，因进入信息社会，纸质档案的"一统天下"正逐步被纸质档案、声像档案、电子档案等多种载体并存的格局所替代，因此，传统的编研形式也必须进行转换和创新。以我馆编研工作为例：一是利用航拍、摄影、摄录像等多种形式和载体记录城市发展，并将其编制成专题片、画册、明信片等，这种生动、直观、说服力强的编研成果更能适应快节奏的社会，为处于"读图时代"的广大群众所接受。二是利用计算机网络、多媒体技术，将馆藏内容、城建信息、编研成果等制成网页，向社会提供利用，扩大服务领域。三是在保持传统的出版书刊编研形式基础上，进一步拓宽思路，尝试以邮票、纪念品的形式形成编研成果。随着现代信息技术的发展，又为编研工作提供了新契机和提出新要求，网络编研工作已被提到议事日程，编研成果形式注定要向多载体、全方位、深层次的方向转变。

三、组织管理创新

加强对编研工作的组织管理是加大编研服务力度的保证。目前，因受档案部门内部管理体制、机构设置及重视程度等不同因素的影响，城建档案编研工作组织不健全，管理力度不够，编研成效不理想。笔者认为，编研工作是城建档案工作这一系统工程中不可或缺的组成部分，为利用者提供的是一种"再创性"知识产品，有着原始档案所不能替代的信息量集中、系统、深入等优势，因此，有必要加强对编研工作的组织管理，做到机构到位、人员到位、工作到位。首先，要把编研工作纳入本单位业务建设规划中，纳入业务建设的日常管理。对编研工作既要有短期计划，单项任务计划，更要考虑和设计长远规划，这也有助于编研项目系统性，编研成果系列化。其次，要建立专门机构，加大人员投入，实现组织保障。编研人员的水平，直接关系到编研成果的质量。编研工作能否深入开展和有所创新，说到底，取决于编研人员能否胜任和档案信息资源是否丰富。因此，应把专业水平高、研究能力强、文字功底好的人员选派和充实到编研工作岗位上。第三，要建立横向联系，借助外界力量，实行联动效应。多年来，城建档案编研工作基本处于各自为政，依据自身的编研力量和馆藏资源进行开发编研，虽有成效，但局限性也是明显的，难上一个更高的水平。要想有新的突破，可以在馆内编研力量相对薄弱的情况下，借助院校或社会力量，走协作开发以及合作编研的路子，从而深入挖掘城建档案的内在价值，提高编研成果的科技含量。第四，要精心策划和组织，加强对编研成果的社会宣传，适时组织成果发布会，利用报刊、媒体等，对编研成果广为宣传。避免编研成果"躲在深闺无人识"现象，从而促进全社会的档案意识和档案界的社会意识。如，我馆将航拍的**城市建设景观，以空中看**的角度制作成明信片投放市场，受到广大市民们的喜爱，该成果还成为**市第十二届人大发给与会代表们的纪念品。再如，**市档案局去年举办的"黄浦江--**的母亲河"大型展览，通过新闻发布会、巡展等多种途径，取得良好的社会宣传效应，值得借鉴。

四、编研工作发展建设的思考

开发档案信息资源，全方位的提供利用服务是城建档案工作永恒的主题。编研工作作为提供利用的有效途径，也是一项长期和根本性的工作，必须从可持续发展的战略角度抓好四个方面的建设。第一，机制建设。建立城建档案信息需求和利用效果反馈机制，通过对城建档案利用的类别、频率、效益等统计分析，研究潜在的利用需求，预测市场所需的内容和趋势，抓住重点、热点编研适销对路的产品，从而加强城建档案资源开发及编研选题的针对性、目的性、时效性，充分发挥馆藏资源优势及信息服务功能。第二，资源建设。即大力加强城建档案的接收征集工作，丰富馆藏，因为丰富的馆藏是提供利用的不竭源泉，也是开展编研工作最重要的物资基础。城建档案工作最大的竞争优势依赖于城建档案，而要保持城建档案工作的生机和活力，在于最大限度地开发利用这些档案提供服务。采取多渠道、多方式努力丰富馆藏。今年来，我馆通过设置征集机构、发挥组织协调作用，在全市范围开展城市建设照片档案征集活动便是一个重要举措。第三，系统建设。要加强信息化、网络化的系统建设，充分运用计算机多媒体技术、光盘技术、数码影像技术及电子通讯等现代技术来进行城建档案的编研，加快编研速度和成果的多样化，使档案编研信息电子化，从而有利于利用、传播和反馈。使城建档案编研信息更趋社会化、更具时代感。第四，人才建设。创新和建立专家型编研人才队伍，还要注意培养和储备能适应网络时代的编研人才。可采取选派人员进修、委培和深造等方法培养高层次的研究人才，也可直接引进高层次人才。同时，积极做好在职人员的继续教育，提高全员的整体业务水平，为新的人才胜出创造条件。此外，编研岗位上的研究人员应相对固定，有利于熟悉馆藏、积累知识、深入研究，打造编研品牌。

总之，城建档案的编研是一项实践性很强的工作，要以库藏档案资料为基础，以市场需求为导向，以创新发展为动力，以利用服务为目的，努力开拓工作思路，不断推进深化编研工作的开展，并以此促进城建档案工作水平的提高和扩大城建档案工作的社会影响。

第四篇：档案编研资料

档案编研是档案部门根据馆(室)藏档案和社会需求，在研究档案内容的基础上，编写参考资料、汇编档案文件、参与编史修志、撰写论文专著。

目录

一、具体做法

1、 技术力量上采取“内举外聘”

2、选题上既坚持有所创意，又注重实用

3、选材上创新方法

4、专题编研成果突出地方特色、行业特色

二、运作方式

三、发展意识

四、内在意义

一、具体做法

1、技术力量上采取“内举外聘”

作为县(市)级档案馆，由于受人手紧张，专业人才欠缺、水平不高等因素的制约，我们采取了内举外聘的做法：“内举”即充分发挥馆内人员的专业特长，让其担任编研课题的负责人，参与编研的谋划工作;“外聘”即聘请有深厚文字功底和地方历史文化知识的已退休的老教师、老同志来担任编研的具体工作。

2、选题上既坚持有所创意，又注重实用

1 档案编研工作是将馆内静态的档案资源转化为动态的、可供利用的信息资源的加工制作过程。档案编研的选题只有贴近党委政府的工作中心，贴近人民群众，才能有效地为经济建设、社会发展服务，让档案编研成果满足社会各界及人民群众的需要，是档案编研工作的出发点和归缩。因此，在编研选题上要尽量避免过大、过深的做法，应坚持以编为主，研究为辅的方针，不囿于习惯性的模式，在选题的创新上作一些探索。如我馆坚持“注重实际，贴近现实，立足实用，讲求实效”的选题原则，确立了《xx民国档案概要》、《xx民国档案专题介绍》、《xx民国档案文献选编》、《历史记忆——xx民国档案图片集》等主题，在内容安排方面，专题性强，有深度，具有一定的史料价值，体现了为地方党委政府的中心工作和文化建设服务的基本理念。

3、选材上创新方法

档案信息是历代人类通过生产和实践保存和积累下来的，以档案的某种形式供后人利用的重要的历史文化资源。任何信息资源都有它的不完整性、不系统性和不准确性。因为档案在收集、整理、鉴定、归档时，无不受到当时当地的历史局限性，总有当时认识不到的、删除不准确的和未收集上来的现象，加上对未来变化和需要预测不足等原因，馆藏现有资源可能难以满足编研课题的需要。对此，我们不能仅靠馆藏档案资源进行编研工作，尚需馆外资料作补充。因此，

2 我们在选材上提出了“档案不足资料补，馆内不足馆外补”的编研工作方针。编研过程中，我们采取“内部发掘与社会调查相结合”的方法，根据专题的需要走访了一些了解当时情况和保存有历史资料的老同志，并进行了座谈。政协文史委、文化、图书、史志办等单位提供的历史文化资料作了补充运用，从而弥补了一些专题编研资料不足的缺陷，实践证明，不失为一种可行的办法。

4、专题编研成果突出地方特色、行业特色

在编研的选题中，专题编研要体现独特性、新颖性，专题不在大，重在能反映出一个地方独特的风土人情和人文特色。

二、运作方式

开放和谐，是疏畅档案编研通途的基本保障。档案编研的路子要想越走越宽、越走越通畅，在运作理念上务求开放和谐，走开放式社会化的编研之路。开放搞编研，编研项目成为多家的合作成果，这不是谁动了我的奶酪，而是充分利用各方优势，共同把档案编研开发这个蛋糕做大，这是档案编研理念的又一拓展。

开放搞编研，有两个基本特征：一是在形式上，不是编研部门独家，而是与馆内、馆外多家合作，优势互补，实现科学合理的课题组合;二是在内容上，不仅仅限于馆藏，在依托和立足馆藏档案的同时，适度吸纳社会文化资料作为补

3 充，以求编出更完整系统的文化产品。

开放式编研务须注意这样两个问题：其一，务必抱有开放的心态，讲求协调运作，妥善处理各方关系。其二，务必充分尊重合作单位的意见和建议，编研开发档案的目的是服务，那么，我们在合作中就要努力服务到家到位。只有这样，档案编研的路才能越走越宽。

三、发展意识

更新档案编研观念、适应现代社会对档案编研的需求，是档案编研实践发展的要求。从实践来看，一是开辟档案信息资源利用的新途径，把对内部馆藏资源的编纂发展到对外部馆藏及现实的信息资源的挖掘。档案编研的信息资源更具有时效性，为档案编研贴近社会生活和现代社会对档案编研的需求提供了新思路的基础。二是随着计算机技术的发展，声像档案在满足社会需求方面发挥了直观优势，“读图时代”的大众传媒的需要使档案编研的新的形式不断出现。如史志类、画册类、汇编类等档案编研手段较好地贴近了社会的需求。只有档案编研观念创新，它所产生的成果如档案汇编、专题综述、组织沿革、大事记、档案研究文章及专著、档案电视片等，才能够满足和服务于社会主义物质文明、精神文明和政治文明的需要。做好档案编研工作，笔者认为需要树立“需要”和“精品”意识。

1、需要意识。在社会高度信息化的时代，档案信息来

4 源于社会需要，又必须回归于社会需要。只有树立需要意识，档案编研才能把档案信息资源从封闭状态开发出来，实现其潜在价值与社会功用，成为全社会需要的公共财富。档案编研的“有作为”要靠服务于社会需求来创造，而档案编研的“有地位”要靠服务社会需求来提升。服务对象要从为领导决策和学术研究的需要服务的狭小范围走出来，向为广大人民群众的需要服务转变。档案编研不能停留在提供个别的档案凭证和依据层面上，而要以新时期的社会需求为目的，提供批量的信息服务。

2、精品意识。社会需求是一个质的概念。有特色才有形象，有精品才有影响。档案编研要彰显和提高社会地位和影响，其编研成果应该是满足社会需求的具有高水平的文化产品。在讲求编研成果内在知识含量和科技含量的同时还要注意地方特色的总结和挖掘，才能适应现代社会的需求。多出精品、满足社会需求，是档案编研的重点。精品是社会需求对档案编研工作有效的检验和推动。提高质量必须树立精品意识，实施精品战略，以满足社会需求的高标准。满足社会需求，档案编研不仅要讲社会效益，而且要将社会效益同经济效益有机结合起来。档案编研要有精品计划，并对精品精心组织、精心设计、精心编制，争取更多的适应社会需求的精品推出。

四、内在意义

1、编研工作是档案利用工作的一个重要组成部分，是档案部门系统、广泛地向社会提供利用服务的一项重要的基础性工作。有了编研工作，才能通过主动提供档案的编研成果，直接服务于社会各项事业，有助于推动和促进地方人文历史、社会科学的研究。

2、编研工作是保护档案史料、方便利用的有效措施。档案大部分为孤本，在开展利用服务时，老是把原件提供利用，容易破损，影响档案的寿命。以编写档案史料的方式提供利用，可以避免档案原件的重复使用，减少磨损，从而延长档案的寿命。也能使这些资料长久保存，便于后人利用。

3、开展档案编研工作，可以扩大档案工作部门在社会上的影响力。通过编研工作，向社会提供编研成果，使广大利用者看到档案的价值，加深对档案和档案工作的了解，能起到很好的宣传作用。

4、档案的编研成果具有存史、资政、文化功能外，其教化功能更为明显。如我馆编研成果中的“红军活动”，“抗战时期的讲稿、诗文”，“鼠疫及预防措施”等重大历史事件的专题资料，都是对广大公众，特别是青少年进行爱国主义的生动教材。

5、档案编研工作有利于做好统战工作。档案中有许多弥足珍贵的历史资料，其中不乏个人的档案资料，这些档案的主人在当时往往是有一定影响的人物，现在他们的子孙遍

6 布祖国各地。通过编研工作，把这些档案信息提供给他们的后代，使其更加了解祖辈的情况，从而与之交友，建立友谊，互通信息，献计献策，为地方经济和社会发展服务，具有重要的现实意义。

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第五篇：档案编研材料的编写

怎样编写《全宗介绍》

全宗介绍是以文章的叙述形式介绍和揭示档案室所保存的某一个全宗档案内容和成分及其利用价值的一种材料，又称全宗指南，是一种书本式检索工具。某体例包括以下内容：

立档单位和全宗的历史概况。此部分可简要叙述立档单位成立的时间、人数、机构设置情况，主要领导的配备，立档单位的性质、任务及主要职能活动情况，隶属关系以及全宗历史的沿革等。

全宗内档案内容和成分的介绍。这是全宗介绍的主体部分。其叙述方式，首先介绍全宗内档案的构成及数量;其次，以档案内容或以组织机构为主线分别介绍档案情况，突出有价值的内容;第三，介绍全宗内档案的整理(分类、编目)及保管情况。

全宗介绍的辅助材料。此部分主要包括：关于利用全宗内档案材料的说明(利用方式，服务手段，利用效果)，有关立档单位历史和全宗历史的参考资料情况(自编参考资料的种类、数量)等。

怎样编写《组织沿革》

组织沿革，也称组织机构沿革。是系统记载一个机关、一个地区或专业系统的组织机构、人员编制、体制变革情况的一种档案参考资料。

一、组织沿革的作用

(一) 为利用者研究和查考某一机关或系统的机构演变人才培养情况、进行经济体制

改革和政治体制改革提供参考资料。

(二) 为研究国家机关史、革命史、专业史、地方史提供必要的参考材料。

(三) 为整理、鉴定档案价值、熟悉立档单位情况、编写全宗介绍提供系统的素材。

组织沿革的编写形式有文字叙述式和图表式两种。组织沿革所记载的内容，要根据机关的职责范围，内设机构情况编写在组织机构沿革演变中对日后有一定查考利用价值的有关事项。其内容主要包括：

1、 组织机构建立、合并、撤销、名称更改、办公地点迁移的原因、时间;

2、 组织机构职责范围、性质任务、隶属关系、编制的扩大与缩小;

3、 主要工作;

4、 内设机构设置、职能变化;

5、 领导人任免职务及时间;

6、 文书工作制度及变化情况、文书处理使用的各种印章戳记及其作用。

二、组织沿革的特点及内容

(一) 特点

第一， 它着重记述和反映机关自身在组织系统方面的有关情况，至于该机关做了哪些

工作，开展的哪些活动，取得了哪些成绩等，则不在组织沿革的记述范围之内。

第二， 它以系统地反映该机关自身发展、变化的历史过程为主要目的，而不能片面、

孤立、静止地只记一时的情况，否则就不能称之为“沿革”了。

(二) 内容

组织沿革的内容包括：地区、专业系统或机关历史概况;行政区划、建制变更情况：

机关成立、合并、撤销和复建的情况;机关名称变更、办公地点的迁移情况;机关性质、职权范围、主要任务及其情况;机关隶属关系、所辖机构和地区范围及其情况;机关主要领导人的任免情况;机关领导体制及其情况;机关人员编制及其变化情况;机关内部组织机构的设置及其变化情况;主要内部组织机构的职能及其负责人的任免情况;其他与所谓“组织”有关的情况。上述内容有的同志把它归结为“五大要素”：①机关性质和主要职能;②隶属关系;③人员编制;④内部机构设置;⑤领导成员的组成。

三、编写组织沿革的意义

1、 为主要领导人和有关工作人员查考本地区、本专业系统或本机关内部组织机构设置

和人员变化等情况提供了资料，有利于借鉴历史的经验，吸取历史的教训，做好今后的工作。

2、 编写组织沿革工作可以与编史修志活动有机地结合起来，它既可以作为编史修志活

动的一个步骤，又为编史修志提供了比较全面、系统、准确的史料，因此深受史志部门的欢迎。

3、 编写组织沿革可以为编写立档单位历史沿革提供系统的材料，对做好档案的收集、

整理、鉴定、编目和提供利用工作，都有积极的作用。

四、组织沿革的体例和形式 比较常用的体例有以下四种：

1、 编年法

这种体例是以为单位，以先后为顺序，逐年编列机关自身各方面情况的一种方法。通常在再分问题或设项来记述或填写有关情况，即采取“——问题(或项)”的形式。此方法适用于变化较多、较频繁的机关。

2、 系列法

这种体例是以机关内部的组织机构为主线，将每一个组织机构的人员编制、主要负责人的沿袭、变化等情况，分别作为一个系列来加以记述或填写。此方法适用于组织系统比较稳定的机关。

3、 阶段法 阶段法是根据机关历年来自身变化的特点，将其历史划分为若干阶段，再于每个阶段中，分别记述和反映机关自身各方面的情况及变化。

采用阶段法，首先要正确划分阶段。阶段划定之后，还有一个重要问题需要进一步解决，这就是如何把每一阶段中的情况记述和反映清楚，不同阶段可以分别采用不同的结构和记述方式。主要有两种情况：一是采用单层结构，即在阶段下直接按时间顺序加以记述;二是采用复式结构，即在阶段之下先分问题或系列，再将每个问题或系列的内容按时间顺序加以记述，形成“问题(或系列)——时间”的结构形式。

4、 问题法

问题法，就是通过对机关自身组织体系发展演变的历史进行深入系统的研究，抓住主 要特点，结合读者了解和查考的实际需要，把机关自身各方面的沿革情况分别列为一个个问题，然后再一个问题、一个问题地加以记述。

采用问题法，首先需要明确列出问题。由于所列问题大小不同内容繁简不一，在具体

编写每一个问题时，其结构安排和记述形式也可以灵活处理。比较简单的问题，可以采用单层结构，直述其事。如果该问题内容比较繁杂，则可以采用复式结构，即于该问题之下或者再列若干小问题，或者再分若干历史阶段，或者再设若干系列，最后才分别具体记述。由于采用问题法编写组织沿革有较强的灵活性和针对性，所以被许多单位编写时采用。

五、编写要求

要使编写出来的组织沿革全面、真实、实用性强、具体做到：

1、 要真实可靠。就是说所记载的情况与客观事实相一致，要实事求是地记录机关(内

设机构)各个时期的名称变化情况，每一个领导人姓名、职务和主管工作。领导人姓名要用常用名，机构名称要用全称，如出现个别机构名称或领导人姓名等考证不准时，要在说明栏里注明。

2、 要全面完整。就是要全面完整地反映出整个组织样的全貌。不得以任何理由和原因

而漏记或不记该记述的内容。

怎样编写《大事记》

大事记是用简明的文字按时间顺序扼要地记载一定历史时期内发生的重大事件，揭示

重要事件和活动的发生、发展过程以及它们之间的关系的参考资料。以事为纬，简明的记载和反映一定范围内各种重要史实的资料和工具书。

一、大事记的作用

1、 从纵的方面为利用者研究历史提供史实梗概。

2、 补充档案史料汇编、历史著作和地方志不足，为编史修志提供可靠的资料。

3、 为回顾历史、总结经验提供线索和依据。

二、大事记的种类

1、 大事记的题目性质即大事记所反映的客观对象的性质各不相同，据此，可以把大

事记划分为许多种类。其中较为常见的有国家大事、地区大事记、机关大事记、企业大事记、人物大事记(即人物年谱)。

2、 按照大事记记事范围的不同，可以把它分为综合大事记与专题大事记两种。

3、 按照大事记正文形式的不同，可以把它分为文字叙述式与表格式两种。

4、 大事记印行和使用方式有所不同，主要有两种方式，一种是单行本，另一种是作为

其他作品的一部分或附录。

三、大事记的编写

1、大事时间的编写

编写大事时间，必须注意以下几个问题：

第一， 大事时间必须考证、换算准确，标示清晰，避免错误及含混不清。为了保证大

事时间的准确、明晰。不能使用哪些笼统含混的时间概念，如“近来”、“不久以前”等。

第二， 大事记时间应该标示具体，尽量写全年、月、日，必要时甚至应该写出时、分、

秒。确实无法考证具体时间时，对应大事条目的具体排列原则：日无考附于月末，标“是月”;月无考，附于年末，标“是年”。

第三， 某些大事持续时间较长，并且在大事记作为一个条目编写，其时间可以概括书

写，也可以表明起止日期，如“X年X月至X年X月”。

第四， 大事时间一般以公元纪年为准。

2、大事条目的编写

大事条目是正文乃至整个大事记的核心部分，因此，在编写时，要注意以下几点：

第一，编写大事条目一定要做到真实、可靠、准确，不仅基本内容确实无疑、确切无误。

第二， 编写大事记条目一定要以马克思列宁主义、毛泽东思想为指导，做到观点正确，

详述得体。具体编写时，要注意两点：一是寓论断于叙述，于叙述中见观点。二是适当直接评论，鲜明地表明自己的观点，即夹叙夹议。

第三， 对于客观史实的叙述，可以详尽一些，也可以简略一些，但无论内容详略，文

字都应力求简明。

第四， 为了使大事记正文眉目清楚，编写大事条目应坚持“一条一事”的原则，即在

一个条目中着重记述一件事情，而不能把几件事揉在一起。

第五， 对于那些持续时间较长的史实，应该根据其特点，分别采用分条记述的办法，

或按照记事本末的体例，合并记述。 第六， 编写大事记条目要搞清各种客观史实之间的内在联系。在编写时，应言简意赅

地点明此事与其他某事的关系，有其实彼此间的因果关系。

2. 大事条目的编排

大事记以按时间顺序记事为主，时间顺序是对大事条目进行编排的基本依据。编者可

根据大事记的繁简程度，灵活进行编排。

四、大事记的选事原则及范围

大事记的选事原则：紧紧围绕大事记所要记述和反映的对象，勾勒全貌，突出重点，

大事要事必载，小事琐事不取。

1、 机关综合性大事记的选事范围 机关综合性大事记的选事范围包括： (1) 本机关召开的各种重要会议;

(2) 本机关做出的重要决定、决议、规划、部署以及发布的重要文件; (3) 本机关成立、撤销、合并、复议以及内部机构设置、变化情况; (4) 本机关隶属关系和职能范围的变化情况;

(5) 本机关党政领导人的任免、奖惩及其重要活动;

(6) 本机关发生的重大事件、开展的重大活动、完成的重大任务、取得的重大科研

成果;

(7) 本机关参加上级机关和其他机关召开的重要会议的情况;

(8) 上级机关对本机关的重要指示、批示、表彰、批评以及来本机关检查指导工作

的情况;

(9) 本机关向下级机关或基层单位派出调查组、工作组以及检查指导工作的情况;

(10) 本机关所辖范围内发生重大灾情和事故; (11) 本机关开展的重要外事、外贸活动;

(12) 本机关所属范围内知名英雄、模范的主要事迹及其活动情况; (13) 报刊、电台、电视台关于本机关情况的重要报导; (14) 其他重大事件和重要情况。

五、大事记的编写要求

1、 内容要真实，观点正确。所记述的内容要符合客观实际，不得随意加进编者的主观

见解，更不准歪曲事实。

2、 文字要简明扼要。对所记载的内容一定要做到“大事突出、要事不漏”。一般一条

一事，每条大事涉及的时间、地点、人物、数据、发展过程、因果关系等均应揭示出来。

3、 时间要准确。按时间顺序逐年逐月逐日记载，有的甚至要确切到时、分、秒。如有 的没有时间或时间不够准确，应尽力进行考证。

六、大事记的书写格式：以为段落，月日顶格，内容在月日右侧书写。 例如：XXXXX大事记 XXXX年 X月X日

怎样编写《基础数字汇编》

基础数字汇编也称基础数字汇集。是以数字形成反映一个地区、一个单位或某一方面

基本情况的档案参考资料，是根据实际工作需要，从档案资料中选取有关统计数字汇编而成的。

基础数字汇编具有内容集中、数字确切、简明扼要、利用方便、说服力强等特点。它的作用可为利用者掌握情况、研究问题、制定计划、总结经验提供素材，为进行宣传教育提供依据和参考。

一、基础数字汇编的整体结构

独立成书的单行本基础数字汇集，一般由总题名(即书名)、序言和凡例、正文、注释、 附录等组成。作为其他作品正文组成部分或附录的基础数字汇集，整体结构简单一些，通常只有总标题、编制说明和正文三个部分，偶尔也有注释。

二、基础数字汇编正文要素与形成

基础数字汇编正文要所记述和反映的客观内容，主要是各种数量概念和数量关系，人

们通常称之为数列。数列是构成基础数字汇编正文的基本要素，一个数列一般可以包含四个方面的具体内容，即：统计对象、时间范围或空间范围、统计指标、统计数值。

基础数字汇编正文主要有三种编写形式，一是文字叙述形式，二是图表形式，三是文

字叙述与图表形式相结合的形式。

三、基础数字汇编表格的制作 基础数字表格除总标题外，通常有三部分组成：一是横标题，列在表的左方;二是纵

标题，列在表的上方;三是基础数值，填写在横行与纵栏的交汇处，任何一个基础数值，都由横、纵标题所限定。有些表格还有附记、制表单位、制表日期等项。横行标题和纵栏标题用于表明基础对象、时间范围或空间范围、基础指标等内容，无论横行标题还是纵栏标题，其下都可以再设一级或几级小标题。

四、基础数字汇编的编写要求

1、 基础数字汇编提供大量的统计数字来为本机关或社会各界服务，因此必须从实际出

发，实事求是，确保统计资料的准确。这就要求在收集、摘录、加工、使用各种统计资料时，一定要认真细致、一个数码、一个小数点都不能发生差错，同时还要特别注意对统计数字进行严格的核实。

2、 编写基础数字汇编一定要广泛收集资料，并对资料进行科学的整理和编辑加工，确

保统计资料的全面性和系统性。

3、 基础数字汇编是国际国内、各行各业都普遍使用的资料形式，因此在具体编写时应

尽量规范，应按标准执行。