解析高速公路项目档案信息化管理

2022-09-11

项目档案是高速公路建设的原始依据, 是在施工过程中各部门进行各项活动形成的档案总和, 综合了施工时间、地点、人员以及采用的各项技术等一系列指标, 具有齐全性、复杂性、技术性等特征。它也是展示高速公路成果的重要文件。因此, 必须尽快把高速公路档案信息化管理这项工作提上日程。

一、高速公路项目档案信息化管理的概念

档案信息化管理是以满足社会及内部对信息的需要为主要目的, 以档案室所藏档案为载体, 在研究档案内容的基础上, 对档案信息分门别类, 为现代化社会提供信息服务。

二、档案信息化管理在高速公路项目中的重要性

(一) 要充分利用高速公路档案信息

由于高速公路项目的特殊性, 档案的分门别类以及合理的规划显得尤为重要, 主要是以电子档案为主要形式, 纸质档案稍加辅助, 保证档案一式两份, 采用高科技技术进行管理。

(二) 改善高速公路档案管理不合理的结构

高速公路档案管理基本结构不合理的主要原因是落后的存储设备, 应建议相关领导在重点投入高速公路硬件设施时, 也应加大对辅助设施的投入。

(三) 加强高速公路档案的管理意识

高速公路的档案管理并没有得到足够的重视。对于此问题, 相关部门的领导应着重强调并配置专业的工作人员以及工作地点, 只有这样才能确保高速公路档案管理得到充分利用。

三、高速公路项目档案信息化管理的现状

1.只注重高速公路的建设, 忽视了对于档案资料的信息化管理。很多企业并不十分注重档案材料的形成, 在工程结束之后才临时抱佛脚, 任意编造, 使整个档案库里混杂虚假资料。使其质量得不到保证, 无法实施规范化管理。2.档案中资料的质量不高, 主要是因为很多管理单位和参与建筑的企业在管理资料的水平上都是不同的, 对于资料的编排、管理要求差距也很大。3.对于档案资料的归类大多数还是采取人工处理, 所以就需要大量的人力、物力和时间, 导致很多企业在信息化管理中过于形式化, 只注重表面工作, 实质上的分门别类都没有完成。4.对于高速公路建设中的一些档案还是停留在纸质资料上面。高速公路从规划、到建中、以及建成, 都会产生大量信息, 如果仅仅使用纸质资料, 对于工作人员将是一个巨大的工程。档案信息化管理则很好的规避了这一点。不仅减轻了工作人员的负担, 也提高了工作效率。

四、高速公路档案信息化管理的发展措施

(一) 合理规划高速公路档案信息管理

高速公路档案信息化管理是指通过信息化的手段改善传统的手工方式, 以实现现代公路项目管理信息化。在这个过程中, 一定要合理规划, 严格制定标准, 这是实现高速公路档案信息化的先决条件。为提高公路建设标准化管理水平打好坚实的基础。

(二) 建设高速公路档案信息化管理平台

实现档案信息化管理是在办公自动化系统的基础之上, 集成其他智能控制系统, 实现界面、数据以及相关指令的统一。在高速公路建设中, 不同的信息应按照不同的编码和格式传输到数据中心, 各系统再从数据中心获取资料, 各业务系统应统一登录, 针对每个岗位的授权不同, 可操作的界面也不尽相同, 这种方式使档案管理更加趋于信息化。

(三) 确保高速公路信息化系统的安全性

鉴于高速公路建设所耗费的时间很长, 而且空间很广, 所以高速公路的信息管理所需要的人员就很多, 保障高速公路建设中的档案的真实性和安全性是关键所在。在高速公路建设中保存档案有利于增强工程的透明度, 对施工人员或企业起到重要的监督作用, 这就对系统的安全性提出了要求。必须采用高新科技设施以及信息化的管理软件, 并对操作权限严格要求, 建立健全高速公路信息化管理制度。