公路档案建设创新管理对策研究

2022-11-13

一、公路档案建设中公路工程施工资料

公路档案建设中公路工程施工资料是由管理资料、施工资料、监理资料等资料组成。管理资料包括招标文件、评标报告、合同书 (施工、监理、检测、安全、廉政等) 、工程建设过程中的检查、考核情况, 工程质量监控的有关文件, 建设单位的往来文件 (设计、施工过程中重大技术问题往来文件、会议纪要;上级单位有关指示等) , 竣工验收文件, 交工验收文件, 各参建单位的总结报告等。

施工资料一般由施工控制文件和工程实体资料组成。施工控制文件包括工程质量往来文件, 施工中遇到的非正常情况记录、处理方案、施工工艺、质量检测记录及观察记录等, 交工验收施工单位的实验、检验、评定资料, 安全生产有关资料, 进度计划、批准文件, 施工原始记录等。工程实体资料包括路基工程资料、路面工程资料和桥梁工程资料。监理资料包括监理管理文件, 工程质量控制文件, 工程进度计划管理文件, 监理日志, 会议记录、纪要等。

公路档案建设中的公路工程施工资料是工程建设中质量、进度、投资等方面的真实记录, 为整个公路工程投资、建设、管理、维修等提供了重要的依据, 要保证公路工程施工资料的真实性、及时性、完整性和准确性, 必须做好公路档案建设中公路工程施工资料的管理工作。

二、公路档案建设中公路工程施工资料的重要意义

(一) 公路工程施工资料可以保证公路工程施工质量

公路工程施工资料是贯穿整个施工过程的真实记录, 工程施工的每一步都牵涉到工程资料的产生, 所以必须要及时地收集才能有效地了解工程的进展情况。公路工程可分成三大部分:开工前、施工中、竣工后。开工前需要现场踏勘, 校对地形, 核实土方量, 申请开工, 建造临时设施。对于工程资料来说, 现场踏勘将会产生测量记录, 校对核实有可能产生设计变更, 所以工程开工报告是合法必备的手续也是资料中必不可少的材料。公路施工中所做的工作更为繁多, 因此需要的内业资料也就更多。从土石方的增减到放样、清表、施工、养护, 每一个步骤都牵涉到相关的记录。一方面这些记录描述了工程进度情况, 另一方面它们又是对工程质量的书面监督, 根据这些材料和现场进行对比, 可以很好地了解施工队伍的负责程度, 因而可以使施工队伍更谨慎地完成施工任务。在公路现场施工完成后, 必须进行工程交工验收, 公路工程交工验收投入试运营2年后还将进行竣工验收, 这是公路工程建设的关键一步。从外观面貌到内在质量, 这些都是公路工程施工接受检验的内容, 同时还应提交工程项目相对应的资料, 也就是书面的工程施工记录材料。所以说, 公路工程施工资料贯穿工程项目的始终, 可以保证公路工程施工质量。

(二) 工程资料可以对现场施工起到监督作用

工程施工中每一个施工工序都能从内业资料上反映出它的时间、数量、人员、规格等特性, 在这里能够很明显地看出工程是否含有缺陷, 诸如缺少报告、标高高低、数量误差等等, 都可以从资料中得出。就拿《工程土石方填筑检验单》来说, 首先必须由施工单位提供验收的桩号、结构 (厚度) 、数量、压实等情况, 然后会同工程建设单位 (或监理单位) 进行抽样检查, 检查的情况和结果就记录在《工程土石方填筑检验单》上, 施工单位由此可以对自己的施工质量状况和尚未注意到的问题进行纠正, 如公路压实度不够、标高未达到等等。对于公路工程项目负责人来说, 就可以较清楚地知道公路工程建设中的问题所在, 并及时有效地提出工程整改意见或建议。

(三) 工程资料为工程信息查询提供依据

有了工程内业资料的跟踪, 项目负责人不用再凭着零星的材料和自己的记忆来对整个工程的各个施工关键节点进行控制。在及时搜集的情况下, 有关工程的各工序相关细节都存在于工程内业资料中, 一旦发生意外情况 (如数量不符、质量差异) 就可以凭借资料记录追查到其中的原因, 也方便了公路工程项目负责人对工程实施有效跟踪管理。尤其在工程发生分包的情况下, 在项目结算方面更见内业资料的作用和功效。2007年8月13日湖南省凤凰县堤溪大桥发生坍塌惨剧, 在对此事故的调查中, 大家从各类报纸上可以看到, 国务院事故调查领导小组首先采取的一项措施就是:封存大桥项目所有资料以及工程监理资料待查。从这项措施中不难看出公路工程档案资料是何等的重要。

三、创新公路档案建设中公路工程施工资料的管理对策

(一) 加强公路工程施工管理, 建立健全相关的工程施工资料管理制度

根据公路工程施工资料组成部分的不同, 建立健全相关的工程施工资料管理制度。首先在工程管理资料上要建立各职能科室管理制度, 管理岗位职责、检查考核办法、安全制度、安全预案等。其次, 在施工资料上要建立岗位责任制度, 安全制度、安全预案、档案管理制度、机械设备管理制度、工程质量保证体系, 安全保证体系等。最后, 在工程施工监理资料上, 明确监理工作实施细则、监理办公室职责、监理人员工作守则, 建立质量安全管理制度、环境保护制度等。此外, 还要建立工程施工资料的收集和整理制度, 人员调动时的资料移交制度。

(二) 有效利用计算机资源, 建立各部门的档案资料检索系统

档案检索是指对档案信息进行系统存储和根据需要进行查找的工作, 它是开展提供利用工作的基本手段, 是开发档案信息资源的必要条件。档案检索系统是将已整理好的档案经过著录和标引, 按规定顺序排列而成的数据库。它能对按照整理体系保管存放的档案信息, 通过多种途径集中和积累起来, 以备人们按照不同的特定要求, 从中检出所需要的档案。按加工和处理信息的手段, 可分为手工检索系统和机械检索系统两大类。手工检索系统是以卡片或书本形式的目录、索引为基础的人工查找系统, 使用方便, 成本较低。机械检索系统是使用电子计算机等存储在磁带、磁盘、磁鼓, 以及缩微胶卷 (片) 中的档案线索。现代科技的发展, 计算机水平的提高, 要求要有效的利用计算机资源, 建立各部门的工程施工档案资料的检索系统。按照工程档案资料的性质和类型, 收集整理部门的档案资料, 并将这些记录的文件资料进行分类、编号。通过建立各部门的工程施工档案资料的检索系统, 可以有效地提高各部门的档案资料管理水平, 提高档案资料管理效率。

(三) 加强业务培训, 做好工程施工资料的记录和搜集工作

公路工程施工资料是随着公路工程的施工而不断变化的, 因此在公路工程建设中, 档案资料工作者要及时地做好公路工程施工资料的记录和搜集工作。首先要选派责任心强、业务精通的专门搜集和整理工程施工资料的工作人员, 在公路工程施工的过程中, 这些专业的工作人员就要认真负责地搜集整理整个公路工程项目的施工资料, 这样可以详细地记录公路工程建设中的各项施工过程, 按档案归档规范要求建立完善的工程施工资料库。工程项目的领导要定期组织档案管理专家对负责搜集整理工程施工资料的工作人员进行专业化培训和职业化道德教训, 以确保搜集整理的工程施工资料齐全、规范、有存档价值, 确保工程项目能够圆满完成施工任务。

(四) 加强资料核查, 确保公路工程施工资料的真实性及准确性

公路工程施工资料要为以后的公路工程信息查询提供依据。所以档案资料工作者要做好工程管理资料、施工资料、监理资料等资料的管理工作, 根据各施工环节中形成的资料, 要及时反复对施工资料进行科学检查、核查, 发现资料错误要及时纠正, 确保公路工程施工资料的真实性、及时性、完整性和准确性。在工程施工资料的搜集和整理工作中, 要确保所收集资料的准确性、真实性和完整性, 在用计算机建立工程施工档案资料管理系统的时候, 也要确保各工程项目的各部分资料的真实性、准确性和完整性。

四、结束语

综上所述, 公路档案建设中的公路工程施工资料是工程建设中质量、进度、安全、投资等方面的真实记录, 为整个公路工程投资、建设、管理、维修等提供了重要的依据。但在实际的公路工程施工资料的管理操作上出现很多程序、细节方面的问题, 要针对这些问题, 不断创新对工程施工资料的管理工作, 最大限度地保证公路工程施工资料的完整性、规范性和有效性, 确保公路工程施工资料的真实性、及时性、完整性和准确性, 促进公路工程施工资料的有效归档管理, 从而实现公路工程项目管理的科学化和规范化。

摘要：公路档案建设中的公路工程施工资料是工程建设中质量、进度、投资等方面的真实记录, 为整个公路工程投资、建设、管理、维修等提供了重要的依据。本文分析了公路档案建设中公路工程施工资料, 以及公路档案建设中公路工程施工资料的重要意义, 探讨了创新公路档案建设中公路工程施工资料的管理对策和措施。

关键词：公路工程施工资料,公路工程,档案建设,重要意义,管理对策