公路档案管理信息化建设浅谈

2022-09-12

社会现代化的快速发展使得档案信息的数量随之快速增加, 而档案管理的信息化也就成为了档案管理的必备条件, 能够从根本上提升档案信息管理的工作效果和能力。公路工程数量的增加与社会的进步相适应, 而其档案的管理也起到了记录和还原公路的数据及信息的作用, 是日后的公路修建和养护等工作的参考依据。公路档案管理的信息化, 能够促进档案管理工作的开展, 实现档案管理工作与社会进步发展的同步适应。计算机等信息化工具的参与, 使得公路档案管理更加方便快捷, 因而如何做好公路档案管理的信息化建设, 对于档案管理工作的开展有着重要的影响。

一、公路档案管理信息化的现状

社会的快速进步与经济的不断发展, 使得办公的自动化以及无纸化也得到了快速的发展, 这也就导致了档案管理工作方式的改变。对于公路档案的管理来说, 能否进行妥善的保存是关系到公路工程完工后对公路进行养护以及改建等工作的极为重要的信息依据, 大量的公路信息在进行信息化记录和保存后, 对于公路的信息能够做到长时间有效的保存。然而我国目前的信息化公路档案管理建设还存在着一定的不足, 应当采取有效的形式发现问题的所在。

(一) 公路档案管理的标准化与规范化仍显不足

公路档案的规范管理必须立足于工作的标准化以及规范化, 然而由于档案管理的基础业务较差, 使得许多的公路档案不具备较好的质量, 各时期与各类型的公路档案之间做不到很好的相容。公路档案的自动化缺乏一致的标准, 各个公路管理站的信息做不到统一与合并, 缺乏共同的标准与规范使得公路档案管理信息化的建设受到了一定的阻碍。

(二) 公路档案管理人员缺乏专业素质

公路档案的信息化管理需要管理人员具有专业的素养和足够的知识以进行信息化管理档案的建设。然而目前很多的公路站档案管理人员都缺乏具体的专业素质, 对于信息化管理档案的工作形式与模式不尽了解, 具有综合技能与档案收集与管理的技能的新型人才更是寥寥可数。公路档案管理人员的整体素质偏低, 使现代化的档案管理设备不能够很好的得到利用, 使公路档案管理信息化建设受到了制约。

(三) 公路档案管理的方式不统一

各个公路档案管理部门的不同工作人员存在着一定的差别, 其在进行公路档案的分类、整理与标注时的习惯也不尽相同, 这就导致了公路档案管理的难以统一。同一公路站内不同人员的档案管理记录方式使得其他工作人员在进行档案阅读时会造成一定的困难, 不同公路站之间的工作人员之间档案管理的难度则更大, 这也使得公路档案管理信息化的建设受到了影响。

二、加强公路档案管理信息化的措施

(一) 健全相关制度, 健全公路档案管理的机制

公路档案管理的信息化建设必须要配合以健全的规章以及制度并且严格的进行实施施行, 确保公路档案信息管理的安全。合格的管理体系当中必不可缺少的就是严格规章制度的实施与遵守, 因此公路档案信息的有关管理部门可以通过建立完善的管理制度的方式优化公路档案管理的机制。例如对于公路工程的档案的收集、录入、存档以及档案信息的共享都作出严格的管理与规定。已经存档的公路档案与信息, 要对其安全性、有效性以及完整性都给予高度的重视奖。合理有效的惩罚制度必不可少, 工作人员的执法行为应得到严格的规范, 管理部门的执法形象应当得到明确的树立, 实现管理人员的自律, 同时对自身责任有明确具体的认识。除此之外, 还应当及时积极的进行新型管理模式的探索与学习, 不断的完善现有的管理机制, 实现公路档案管理信息化建设的不断发展。

(二) 提升公路档案管理人员的素质

公路档案管理人员的素质高低, 直接关系到公路档案管理工作是否优质高效。各级公路站应当对公路档案管理人员进行培训和教育, 以提升职工人员的素质为主要目标, 使之能够熟练的掌握有关的业务知识与业务水平, 成为优秀的公路档案管理工作人员。公路档案管理信息化的建设, 必须要使相关工作人员在掌握传统的档案管理知识的基础上, 能够对信息化的技术有较为深刻的了解并掌握有关的技能, 能够使用新型现代化的管理与通讯设备对公路档案进行录入、管理与维护。因而公路档案管理部门必须重视管理人员的素质提高和培养, 采取定期的培训和教育, 使管理人员能够充分的掌握信息化管理公路档案的操作技能和理论基础知识。在培训后要进行定期的技能考核与计算机操作技能考察。例如信息的录入和资源共享的设置等等。同时建立合理的奖惩制度, 充分的调动和激发工作人员的工作热情与积极性, 使其责任感得到加强, 成为公路档案管理信息化建设的有力支持。

(三) 转变传统观念, 加强对公路档案管理信息化的重视

在进行公路工程的建设时, 有关的工作部门与管理人员应当及时的转变自身的传统观念, 提升与加强对公路档案管理信息化建设的重视, 履行自身的职责, 促进公路档案信息化的建设和进步。这就需要公路档案信息管理的部门与工作人员进行相关的宣传与工作人员重视档案管理信息化意识的加强, 使有关的工作人员能够充分的认识到自身的职能与工作责任, 从而给予重视。此外, 管理人员也应当加强自身的完善, 补充和学习公路档案管理信息化的有关知识, 彻底的抛弃传统的思想和观念, 明确信息化的档案管理对于工作人员的要求, 进而积极的进行改变和学习, 为公路档案管理信息化建设提供支持。档案管理部门应当摒弃传统的收集和完善纸质资料与档案并进行归档保存的观念和习惯, 转变为注重信息化档案管理体系的建设与完善, 使工作人员了解信息化档案管理工作的情况与要求, 加强对公路档案管理信息化建设的重视。

(四) 建立公路档案的信息库, 实现公路档案信息共享

公路档案管理的信息化建设的前提是要进行信息的数字化改革与建设。不仅要将旧有的书面纸质档案改变为电子文件档案, 还要建设建立公路档案信息库。这样一来, 在解决了纸质档案占地面积大并且记录信息少以及工作效率过于低下问题的同时, 还能够满足档案管理部门以及其它部门对于信息和资源的需求, 能够保证问题解决与决策的及时性与有效性。此外, 公路档案信息库应当及时的进行资料信息的补充完善与整体信息库的更新与维护等, 保证信息库的资料全面且有效。与此同时, 公路档案管理部门可以充分的利用互联网的通讯优势, 在确保信息安全的条件下建立资源信息共享的网络平台, 做到资源与信息共享。通过这种方式, 公路档案与信息的获得渠道大大的拓宽, 部门自身也能够得到完善与发展, 人民群众也能够通过共享平台对公路工程及建设有深刻的了解, 对政府的信赖程度能够得到提升。有利于管理部门与人员的廉政和工作效率的提高, 公众对社会的发展将充满信心, 对于国家的长足发展也有极大的好处。