浅谈如何做好项目资料管理工作

1 作为承建单位应做好施工资料的整理工作

1.1 建立项目责任制和岗位制度

施工单位是项目资料整理的主体, 施工资料是项目资料的核心。施工资料是施工过程中逐步形成的, 而整个工程过程环节繁杂, 专业各异, 仅仅依靠个人的力量是无法做好这项工作的。根据资料产生于过程的特点, 项目内部必须明确分工, 划分工作范围, 建立内部责任制, 工作范围清楚了, 资料责任制也就明确了。专业资料员应在项目经理的领导下, 工长、技术、材料、质量等专业人员的配合下负责工程原材料、检验批、分部分项工程的验收及有关资料的收集汇总及书写整理。分部工程验收完毕, 立即将完整真实的资料分类整理并归档。

1.2 重点对施工资料管理

资料管理必须做到及时、真实、有序。施工资料是整个施工过程的记录, 是每一个检验批、分项、分部工程的实体质量合格的证明文件。监管单位对工程验收都是在审核施工资料合格的基础上, 再对工程实体进行检查, 以验证施工资料的真实性。施工资料不符合要求, 则工程实体质量就无从谈起。监督单位对工程实体的质量控制也是从检验批、分项、分部工程依次做起, 同样对施工资料的质量控制也从检验批、分项、分部工程做起。细化目标, 层层把关。施工资料也是日后施工单位质量责任分析的依据。施工单位有义务做好施工资料的管理工作。

1.3 施工日志是施工资料的主线

施工日志是逐日记录施工活动的重要资料, 其内容涉及工程建设的全方位, 时间的连续性强, 它是检查资料的重要线索。资料员应每天翻阅施工日志, 这样既监督了工长的工作, 又熟悉了施工现场情况。把施工日志和资料结合起来, 既能检查资料是否有漏记部分又能了解施工进度。例如:工程施工已到基础验收阶段, 该工程的施工日志中应有基础材料进厂日期、测量放线日期、基础隐蔽工程的各工序完成时间等。如施工日志中记载水泥进场时间, 可核查当天有无水泥报验单, 并检查水泥合格证、准用证等质量证明资料是否齐全, 是否抽样复试, 是否已报送监理。这样每道工序都能及时有效的进行, 做到记录日期与施工资料相吻合。

2 监理单位的资料管理

2.1 监理单位是施工资料的把关者

由于监理单位承担着工程质量的监督责任, 必须是施工现场质量的检查者和监督者。各专业监理工程师进行对工程项目的检验批验收时首先要核实施工单位所报资料的正确性与真实性, 否则不得验收。这样对施工资料的正确性首先进行了认定。验收合格后, 将合格的施工资料进行存档。

2.2 监理单位建立检查制度

监理单位按照监理规范, 应在施工单位进入现场施工前安排和告知施工单位, 本项目的现场例会制度、巡检制度、旁站制度、报验制度等, 要求施工单位做好管理工作随时接受监理单位的监督检查。除现场的检查外, 专业监理工程师会定期或不定期的对施工单位的各种施工资料进行抽查和检查能够做到发现问题及时整改。

2.3 监理单位做好监理资料的整理工作

作为监理单位也有自己的资料, 要求真实、准确、可追溯。监理单位在施工现场要对自己的各种资料进行分类归档。无论是来自业主的检查还是建设有关部门的检查, 监理资料都无疑是被检查的主体, 与施工资料一一对应, 体现监理资料的及时性和真实性, 这样才能保证工程项目质量的可靠性。除此之外, 监理单位的各种会议记录、整改通知、洽商记录、往来文件等都是很重要的资料, 它们是工程变更、索赔的依据, 处于公正、公平的地位来处理业主与承建单位的各种问题。

3 业主的资料管理内容

主要的施工资料基本都是由委托的监理单位进行收集和整理, 业主的资料大部分是项目前期和后期的资料, 这些资料是一个项目不可缺少的重要内容。作为前期资料主要是项目各种评估决策文件、立项文件、报建文件、各部门的批复文件、各种许可证、招投标文件等等, 这些文件往往是在开工以前完成所以称为前期资料。它是整个项目合法的证明文件具有权威性, 所以要求存档及时、安全。在施工过程中也有一些资料需要收集和整理, 主要包括各种合同、勘察设计文件、施工图纸、设计变更、工程定位、工程标高、地下障碍物等等。后期资料主要是各种验收手续, 如:工程竣工验收手续、消防验收手续、规划验收手续、人防验收手续、地名等以及项目评价等总结性文件。

实践证明, 要做好项目资料管理, 应在提高资料管理人员的素质基础上, 完善制度、落实制度、落实责任、勤于督促。要了解项目各个环节的内容对整个资料体系有充分的业务知识。这样, 能对各个单位的资料进行检查和抽查, 能够及时发现漏洞和问题、及时处理存在的隐患, 在项目保质量、保工期、节约资源方面起到很好的效果。使工程竣工后就能留下一份完整、清晰、放心的项目资料。

摘要：项目资料是在项目的整个过程中逐渐形成的, 工程的工期越长, 规模越大, 技术越复杂, 资料也就越多。资料管理工作应指定专人或专业部门负责, 但是否仅此就可以达到资料“及时整理, 真实完整, 分类有序”的要求呢?答案当然是否定的。本文就资料管理人员自身如何做好资料管理工作做下简单总结。

关键词：施工资料,项目资料,资料管理