简谈新时期高校办公室队伍建设如何与时俱进

2022-11-18

尽管高校是一个学术组织, 学术是其最为鲜明的特征。但纵观高校发展历史, 我们就会发现在高校内部, 行政和学术两种既矛盾又相互依存的体系或者权力始终如影相随, 互相支撑、相互促进。作为高校的综合性职能部门和办事机构, 高校办公室是高校行政体系的重要组成部分, 面对高校去行政化的呼声, 面对高校现阶段改革建设和发展的现实需要, 高校办公室如何更好地立足大局、围绕大局、反映大局、统筹大局、维护大局、服务大局, 履行好协调中枢、决策智囊和督办中心的职能, 唯有立足新形势, 加强自身建设。而要加强高校办公室自身建设, 其核心要义就是做好“人”的文章, 努力锻造一支作风优良、素质过硬、结构合理的新型工作队伍。

一、高校改革发展的新形势要求及高校办公室要有新状态、新作为

上个世纪末, 国家启动实施了高校扩招政策, 经过十多年的强力改革探索和艰苦实践发展, 较之十多年前, 中国的高校发生了深刻“蜕变”, 这种“蜕变”最直接的表现就是规模扩大, 其中核心命题就是推进现代大学制度建设, 建设现代化大学, 各高校都在不同的目标定位下争创或者实现“一流”。同时, 作为传承、创造和发展知识之地, 高校理应坚守和保持“象牙塔”的“自由”“矜持”和“清静”, 但作为科技第一生产力和人才第一资源的重要结合点, 面对大开放、大改革、大发展、大变革的时代背景, 面对国家深度开发人力资源、推动创新驱动发展的客观需要, 走出“象牙塔”走向社会中心已经成为高校的必然选择或既成事实。高校办公室的职能决定了其必须适应新的形势, 主动自我革新, 主动推动转型, 从传统的“守机子、提包子、端杯子、开门子”等“浅层次服务”转向在做好具体事务的同时, 履行好协调中枢、决策智囊和督办中心职能, 更好地参与或者辅助“政务”;从单纯的服务领导转向既服务领导, 又服务师生、服务校友、服务决策、服务落实、服务发展;从凭老经验办事、被动服务转向工作创新和力争主动服务。

二、高校办公室队伍建设滞后于高校发展对高校办公室的新要求

“治国经邦, 人才为急。”“人是生产力中最活跃的因素, 人力资源是第一资源。”客观地说, 各高校对人才重要性的认识、对人才的渴求、对人才的尊重都达到了空前程度, 将其作为学校跨越发展和可持续发展的动力源泉, “人才强校”成为绝大多数高校的办学理念和发展战略。然而, 正因为高校是个特殊的组织, 其主业为传承、发展和创造知识, 人才队伍建设都围绕核心主业转, 往往管理服务队伍建设更容易被忽视, 办公室队伍建设没有得到应有的重视:一是领导层面重视不够。高校的领导大多来自于教学科研岗位, 一般来说, 对办公室工作了解不甚深入、全面, 其思维惯性决定了在实施“人才强校”战略过程中更多关注的是教学科研队伍建设, 在具体工作中则更多的是要求办公室要做到“办文零差错, 办会零失误, 办事零缺陷, 全力以赴服务教学科研和学校发展”, 但在让马儿跑, 还要跑得快的同时, 却忘记了给马儿草, 甚至是好草。二是教学科研人员的认识不够。在高校内部, 行政和学术永远是两个矛盾体, 虽然谁也离不开谁, 但很容易出现“斗争”的一面。有些教学科研人员认为, 行政就是服务教学科研的, 行政工作谁都会干谁都能干, 但忽视了高质量、高水平、高效率服务教学科研, 需要更高层次、更高能力、更高素质的管理服务人员。三是办公室自身的争取不够。辅助性、被动性、服务性是办公室工作的重要特征, 长期习惯了“讲大局”“讲奉献”“讲服务”, 认为给领导提出需求, “有失身份”“有失雅量”, 总是得过且过, 想法设法内部挖潜。四是对办公室建设的内涵把握不够。在人们的思维中, 一提建设, 往往就是钱, 再用钱买设备。诚然, 现代化设备无疑是办公室建设必不可缺的重要组成部分, 但没有人让设备发挥更大效益一切也是白搭, 许多建设之路就走向了注重“硬件”忽视“软件”的怪圈。还有, 现在许多高校受人员编制限制, 在人员招聘时只能优先满足教学科研队伍, 对管理服务队伍“心有余而力不足”。由于受诸多因素的制约, 办公室队伍建设没有及时跟进, 长期以往, 造成了办公室人员数量不足、结构不够合理、能力素质不高、人心不稳等, 队伍建设严重滞后, 给办公室高质量、高水平履行职责带来了很大挑战, 亟待重视和解决。

三、新时期高校办公室队伍建设的几个关键

(一) 学校层面

曾翻阅过不少关于办公室队伍建设的论文, 但许多文章的作者由于是长期在办公室工作, 工作性质以及思维习惯使得他们总是遇事容易先从自身找问题、找原因, 这也使得他们的关注点更多的是从办公室自身找原因、提对策, 当然没错, 但笔者认为, 还没有抓住核心和根本。要说办公室队伍建设是个老大难问题的话, 其实一旦“老大”重视就不难了。为此, 要加强办公室队伍建设, 学校层面、领导层面的思想解放、观念转变并以实际行动支持是重要的前提和基础。一是树立“大人才观”, 加强队伍建设统筹。像重视教学科研队伍建设一样重视办公室管理队伍建设, 像重视教学科研工作一样重视办公室工作。秘书学的老前辈常崇宜先生认为, 办公室人员配备应当考虑的七个问题, 即年龄结构、性别结构、知识结构、能力结构、“型”的结构、专业结构和思维结构。学校要结合办公室队伍建设的特殊需求, 按照“精简、效能”的原则, 拓宽视野, 创新机制, 科学合理地设置岗 (下转第15页) (上接第10页) 位、配备人员, 确保办公室人才“不断线”。二是推进办公室队伍的职业化、专业化建设。高校办公室工作人员面对繁重的任务和繁杂的工作, 总是喜欢与教学科研人员比“付出”与“收获”, 难免对“现状不满”, 存在“过渡”思想, 学校要通过薪酬体系改革、相关制度设计、营造和创造良好的工作环境和氛围等, 充分调动他们的积极性, 不断增强他们的职业荣誉感, 使办公室人员能够安身、安心、安业, 推进办公室人员向职业化、专业化方向发展。三是科学合理设计考核评价体系。实现组织目标, 约束和激励机制建设必须跟进。通过实事求是地分析与研判, 设定科学、合理的考核指标体系, 让大局意识强、奉献精神好、工作业绩突出者能“脱颖而出”, 以“优秀”倒逼“后进”, 让人人有危机感、进取感, 形成“人人争先、奋发有为”的生动局面, 以更好地开创办公室工作新局面。

(二) 办公室层面

加强办公室队伍建设, 办公室自身的战略眼光、危机意识和主动作为也尤为重要。一是办公室领导要率先垂范, 抓管理、带队伍。李瑞环同志曾讲过:“什么叫领导”?简单地说, “领”就是带领, 就是走在前边, 干在前边, 身先士卒, “导”就是引导、教导。领导对于一个组织的作用不可估量, “其身正, 不令而行, 其身不正, 虽令不从”。作为办公室的领导, 一定要从着眼于打造一个“和谐、纪律、干事、有为”的团队高度出发, 在队伍建设上多思考、多谋划、多用心, 同时自身要当好表率、当好标杆, 做好示范, 让队伍向我看齐、以我为标准, 从严从新从实管好队伍、带好队伍。二是注重激发队伍活力。尊重个性、尊重差异、发挥特长, 坚持关心人、激励人、锻炼人、培育人、使用人, 让每个人都在适合的岗位, 让每个人的才智得到充分释放, 让每个人的潜力得到最佳发挥、自身价值得到最大体现, 实现才尽其用, 活力迸发, 始终保持队伍活力。三是营造和谐干事的人文环境。从细节入手、从点滴做起, 着力加强和谐干事的制度和文化建设, 着力构建和谐的人际关系, 着力创造和谐干事的环境和条件, 使办公室人员有认同感、归属感, 有凝聚力、向心力, 视办公室为“家”, 并愿意乐意为“家”奉献出力。特别是要坚持讲正气、讲团结、讲和谐, 做到领导班子之间、领导和成员之间、成员与成员之间彼此尊重、和睦相处、有事同干、有苦同吃、有福同享、共同发展, 让和谐成为办公室的文化, 让为和谐集体建设贡献力量成为每个人的自觉。四是注重持续发展能力的培养。注重人员的交流、学习和培训, 不断拓宽视野、提升素质、提高能力, 特别是要克服办公室因人员紧张难以协调安排人员专门学习培训的现象, 放眼长远, 舍得投入, 定期安排办公室工作人员到兄弟院校考察学习、学习先进优秀的管理及工作经验与做法, 定期邀请有关人员开展培训, 定期开展研讨, 使他们能紧跟时代步伐, 增强办公室人员持续发展能力。

摘要：本文结合工作实际, 论述了新时期高校办公室队伍建设如何与时俱进。提出:高校办公室队伍建设滞后于高校发展对高校办公室的新要求;新时期高校办公室队伍建设的几个关键。对加强新时期高效办公室队伍建设具有借鉴意义。

关键词：新时期,高校,办公室,队伍建设