浅谈新时期高校办公室秘书应具备的基本素质

2022-11-21

随着时代的发展、社会的进步, 秘书工作要求越来越高, 需要掌握的技能和应具备的素质也越来越多。无论哪个单位, 办公室工作基本都是比较琐碎且服务性强, 办公室虽算不上各单位的核心部门, 但却是一个不可缺少的要素。离开了办公室的日常工作, 一个单位的正常运转就会受到影响。高等院校也是如此, 作为教育机构, 高校办公室秘书的工作多与教师、学生打交道, 多服务于教学、科研等学校正常事务的开展, 在国家坚持走“科技兴国、人才强国”战略的政策环境下, 高校办公室秘书也应努力学习新的科学文化知识, 武装自己各方面的能力, 向高素质人才的方向迈进, 才能保证较高的工作质量。

一、良好的心理素质

高校办公室秘书长期从事琐碎繁杂的工作, 而且秘书工作幕后性强, 付出不能及时得到回报, 有时难免会产生厌烦、浮躁的消极心理。所以, 在这份工作面前, 首先要端正态度, 摆好位置。

现在高校办公室秘书大都有大学本科甚至研究生的学历背景, 秘书人员要善于利用自己的知识文化能力, 在踏实工作的基础上有所创新, 充分发挥自己的价值。要善于学习, 秘书工作虽然多而杂, 但基本高校运转大多事务秘书人员都直接或间接参与其中, 所以秘书人员可以利用这个优势, 提炼出高校运行的规律, 掌握最新科研、教学发展动态, 让自己的工作切合高校整体的发展方向, 为自己赢得更多的机遇, 在学习中提高自己的办事能力。

总之, 要善于开导自己, 尤其在面临繁重的任务和逆境时, 要坚信“一分耕耘, 一分收获”“付出总有回报”, 让自己时刻保持健康向上、乐观进取的心态, 这样才能把工作做得更好。

二、过硬的业务素质

(一) 写作能力

秘书工作的很大一部分内容就是文书工作, 作为领导的助手和参谋, 应当熟练掌握各种公文、讲话稿、工作计划、调查报告等文件的撰写。所以, 秘书必须具备充分的专业知识储备并保持不断学习的精神, 多看经典范文, 保证公文格式的标准, 内容的完整。平时, 秘书人员要多搜集和积累有用的材料, 作为高校办公室秘书, 应当要多积累教学、科研方面的专业知识, 对于上级文件要读准吃透, 对于领导意图要好好把握, 这样才能将上级批示和本单位实际有机结合, 写出来的文件才能有一定的指导意义。

(二) 协调应变能力

高校机构比较庞大, 部门多, 事务多, 办公室秘书无疑是其中关键的枢纽。怎样做到领导与群众之间的上传下达、合理协调各部门工作都是秘书应该着重思考的问题。在通知、信息的传达工作上, 秘书人员不能仅仅作为一个复读机式的传达工具, 而应当在保证真实性、准确性的基础上融入自己的思考判断, 为领导筛选过滤无效信息, 减轻领导工作负担, 让领导把精力更多地投入到大事的决策中去。在向群众转达领导通知时, 切忌越位, 绝不能借领导名义传达自己的意志。再者, 秘书人员必须时刻保持清晰冷静的头脑, 遇事随机应变。如接待上访人员时, 耐心倾听并做好记录很重要, 要有准确判断事情轻重的能力, 若是无需劳烦领导的小事, 秘书人员在自己的职权范围内能解决的事及时解决;对于不能解决的问题不要乱下结论和承诺, 可劝上访者先回, 待向领导汇报后给予其答复。若遇情绪特别激动且不听劝解者, 也要先劝其等待, 让上访者情绪有一个缓冲、释放的时间, 再向领导汇报。总之, 秘书在开展工作的过程中, 要站在全局的高度去思考问题, 思领导之所虑, 办领导之所需, 辅助领导做好学校的各项工作。

(三) 保密意识

秘书人员作为领导的助手, 平日所做的每一项工作基本都是领导工作的基础、铺垫或者是延伸、补充。对于领导的言论、想法、行动去向等秘书人员都比其他人要了解得清楚, 若有人问及, 秘书绝不能“知无不言, 言无不尽”, 应当理智分析, 知道什么该说, 什么不该说, 涉及单位秘密和利益的不说, 涉及领导私人生活事务的不说。另一方面, 高校办公室秘书在整理文件档案时, 避免不了接触到核心机要文件, 必然会了解许多核心机密, 一旦失密, 会给单位带来不可估量的损失, 这些都要求秘书人员必须具有很强的保密意识。

三、适应社会发展需要的其他综合能力素质

(一) 自动化办公能力

随着科学技术的不断发展, 办公自动化是现代各行业工作的趋势和需要。事实证明, 自动化办公能够提高工作效率, 使得工作流程更加标准、规范。作为高校办公室秘书, 也应当与时俱进, 充分掌握各种自动化办公设备和技术, 提高工作质量。但与此同时, 秘书人员需要特别注意文件资料的保密, 平时做好文件的备份, 对废弃的磁盘、送去修理的机器都要及时清除数据, 给计算机设置密码, 防止网络泄密。另外, 秘书人员应当充分利用网络资源而非过分依赖网络, 在撰写文件或者报告时, 还是需要自己亲身实践调查数据, 不能机械地对网络文档进行复制黏贴。

(二) 语言能力和沟通能力

良好的沟通能力是一个秘书工作能够顺畅的关键。在与人沟通的过程中, 最重要的是采用合适的沟通方式和技巧, 区分接受对象, 让表达清晰、到位、有效。在与人沟通时, 保持友好、谦虚、亲和的态度十分重要, 特别是秘书在代表领导向群众发布消息和指示时, 切不可居高临下, 颐指气使。作为高校办公室秘书, 随着高校办学、科学研究国际化的发展趋势, 定会有许多与国外高校和国际学者、国际友人接触的机会, 中外双方在合作之前, 很多事宜需要秘书进行沟通联系, 所以良好的外语能力尤其是英语能力一定能为秘书工作加分。

(三) 做一个通才和“杂家”

在现代异常激烈的社会竞争环境下, 秘书所要具备的素质越来越倾向于一专多能。上述提到的各种能力仅仅是秘书所需要的基本能力的其中一小部分, 要成为一个能够在工作上游刃有余的秘书, 不仅要能写、能说、会变通、会保密, 还应了解各方面知识例如行政、经济、法律、外事洽办等等。作为高校办公室秘书, 平时还应多涉猎教育、科研方面的知识文献, 如果是担任高校某学院、某学系的办公室秘书, 及时补充相关领域的专业知识, 了解申报课题、科研成果转化等等规则, 将给日常工作带来极大便利。

总之, 想要成为一名合格的高校办公室秘书, 需要日积月累的努力, 秘书人员需要坚持学习和实践, 不断提高综合素质, 完善工作方法, 全面提高工作效率和质量, 为高校的发展做好服务和推动工作。

摘要：高校办公室秘书是众多秘书从业人员中的一部分, 职业本身存在着秘书工作的共性和高校工作的特性。作为高校各项工作和部门之间上下沟通、内外联系的枢纽, 在新时期, 秘书人员需要不断学习和实践, 掌握更多的知识, 提升自身的素质才能把工作做好, 才能服务于高等院校教学、科研等工作不断发展的要求。

关键词：高校,办公室秘书,基本素质