浅谈新时期高校教务秘书应具备的基本素质

2022-09-28

新时期的高等院校应“牢固确立质量是学校的生命线, 牢固确立教学工作在学校工作中的中心地位, 加大教学投入, 强化教学管理, 深化教学改革。”[1]教学工作是高校的中心工作, 为了保证中心工作的顺利进行和有效实施, 教学管理工作居于十分重要的位置。教育部在评估高校本科教学工作水平时, 专门把教学管理的研究及实践成果作为一个评估的观测点[2]。教务工作是教学管理的具体化。教务管理工作的实施必须有一支具有创新精神和求实作风的管理队伍, 在这支队伍中, 教务秘书扮演着非常重要的角色。

高校教务秘书是指在高等院校中协助院 (系) 领导具体处理本院 (系) 中各类教学事务的管理服务人员。随着新时期高校改革的不断深入, 尤其是教学管理的改革, 高校教务秘书队伍正在不断地走向年轻化、信息化、现代化, 也逐步实现高校教务秘书从单纯的处理日常事务向参与教务和教学管理的转变, 这是新时期高等教育事业发展的趋势, 同时, 也对新时期高校教务秘书工作提出新的要求与挑战。为此笔者以高校教务秘书的职责为出发点, 浅谈新时期高校教务秘书应具备的基本素质和能力。

1 新时期教务秘书的主要工作职责

教务秘书主要为教学工作服务, 处理教学管理中的相关事务, 具备较强的专业性。高校教务秘书工作是高校教学管理工作的中枢, 是高等院校教育管理工作系统的重要组成部分。因此要做好高校教务秘书工作, 首先是要对新时期高校教务秘书的工作职能有明确的认识与把握。具体来说, 高校教务秘书的主要工作职能如下:

1.1 管理职能

(1) 教学目标的管理。院系的教学目标管理主要是通过制定教学计划实现的。教学工作首先是要认真开展教育研究, 进行教学改革, 制定出适应社会需要、符合教学规律的教学计划。教务秘书的工作主要是协助做好本院系的教学计划和教学大纲的制定、修改和实施工作。

(2) 教学运行的管理。教学运行是把教学计划付之实施的教学管理活动。教务秘书除负责本院系教师和班级的课表发放、调课以及学生公共课之外的期末考试安排和阅卷等有关工作之外, 还应负责本院系的日常教学检查, 及时向教务处上交检查记录;协助教学院长或主任搞好日常教学管理等。

(3) 教师的教学管理。教学秘书应经常了解教师的教学活动情况, 特别应该及时掌握教书育人中的好人好事、教改的经验, 及时反映以便领导及时进行表扬和鼓励, 以调动教师教学的积极性, 并在此基础上加强教师教学工作量的管理和开展教学评估活动。

(4) 学生学习管理。教学秘书要深入课堂了解学生听课情况、课堂纪律和学生对教学的意见及要求, 并经过分析综合及时向系领导和有关教师反映。

1.2 协调职能

教务秘书的角色本身就是一个中介者, 一方面教务秘书隶属于高校教务处和院系领导的双重领导, 起着一种上情下达和下情上达的作用;另一方面又管理和服务着本系教师的教学和学生的学习。因此, 教务秘书是学校、院系与教师、学生之间的桥梁与纽带, 教务秘书要想做好本职工作, 提高工作效能, 就必须具有良好的人际沟通和协调组织的能力。

1.3 建档备案

教务秘书应负责收集本院系各种教学业务资料, 重大教学活动资料、教师包括外聘教师的信息资料、学生各科考试试卷, 并按本科合格评估的要求整理归档。同时, 要按照规定办理本系学生的休学、退学、复学、转学等手续, 并将材料归档等。运用教学管理系统完成本院系各教研室的开课计划、工作量上报和学生成绩的录入和管理。

1.4 服务职能

教学秘书在工作中应协助教学院长或主任起草各项教学管理文件、教学工作总结, 当好参谋和助手;负责本院系教师和班级的课表发放、调课以及学生公共课之外的期末考试安排和阅卷等有关工作;此外, 教务秘书还要负责行政印章和介绍信的保管与使用, 负责办公用品的发放与保管等。

以上工作看似是一些简单、机械的事务性工作, 实则是学校教学工作中不可或缺的重要组成部分, 其工作环环相扣, 件件相连, 往往牵一发而动全身。

2 新时期高校教务秘书应具备的综合素质

教务工作责任重大, 事务繁杂, 要做好这个工作并不容易。一个优秀的高校教务秘书应该具备多种素质。

2.1 教务秘书要有良好的道德品质

教书育人、管理育人的特殊使命要求教学管理人员要有高度的政治责任心、社会责任感、良好的职业道德和情操。首先, 教学管理工作是十分具体而又十分繁杂的事务性工作, 具有时间性强、责任大、工作量大、要求准确率高等特点, 尤其是随着高校教学改革的深入进行, 培养目标、人才标准、课程体系、教学计划、教学方式等需要进行一系列变革, 这无疑增加了教学管理工作的复杂性和艰巨性, 也增加了工作量。因而需要教学管理人员具有良好的思想素质和爱岗敬业、无私奉献、严谨踏实的工作作风, 以及良好的职业道德情操。其次, 教务管理人员需要高度的原则性。当前, 随着教学管理的进一步完善, 高校管理工作制定了许多规章制度, 无论是学生的学籍管理、考试管理制度乃至免试保送研究生等, 这些都是需要高度原则性的问题。对于教务人员来说, 原则性的问题, 决不能徇私;反之, 不但影响学校的声誉, 给自己也会带来不良的损害。

2.2 教务秘书应具有扎实的业务知识素质

教务管理人员的服务对象是知识层次较高的教师和学生, 因此教务管理人员应熟悉和掌握高等教育的各项学科内容, 以便在处理日常事务中, 能够更好地与老师和学生沟通, 以提高工作效率和质量。系统地讲, 教务管理者应该具备的基础知识包括社会科学和自然科学知识等;应具备的专业管理知识和能力包括学籍管理、考试管理、排课上课管理、教务公文写作、教材管理、办公自动化等;还应具备计算机和外语、文学艺术等方面的修养。

2.3 教务秘书应具有良好的心理素质

由于教务管理具有结构复杂和涉及范围广等特点, 教务管理人员在工作中必然遇到各种各样的问题和矛盾。正确认识和处理各种矛盾, 经受各种压力、误解, 保持良好的状态, 良好的心理素质可以使管理者不断提高自己的组织协调能力以及社会活动能力。教务管理人员有了宽松平静、轻松愉快的心境, 就能够对工作和生活充满乐趣, 工作起来就能勤奋努力, 从而提高工作效率和工作质量。

综上所述, 随着高等教育事业的发展, 教学管理工作更加复杂, 新时期教学管理人员应具备的素质要求也越来越高, 教学管理人员必须认识到自身的不足, 正确处理好工作与学习的关系, 加强文化积累、自我努力、自我升华, 使自己的综合素质和业务能力得到进一步提高。从而为高校发展做出应有的贡献。

摘要:教学秘书作为高校管理队伍中的重要组成部分, 在日常的教学管理中发挥着重要的作用。文章阐述了新时期教学秘书工作的主要职责, 分析了教学秘书应具备的素质和要求。

关键词:教学秘书,教务管理,业务素质

参考文献

[1] 教高[2005]1号文件.关于进一步加强高等学校本科教学工作的若干意见[R].

[2] 教育部高等教育司.高等学校教学管理要点[R].1998.