档案数字化建设中“信息孤岛”现象探究

“信息孤岛”指的是一个个相对独立的不同类型的数字资源系统 (即信息系统) , 不包括网上无序和自身没有控制的数字信息资源, 由于各系统间相互封闭、无法进行正常的信息交流, 犹如一个个分散、独立的岛屿, 因此被形象地称为“信息孤岛”。档案数字化建设中的“信息孤岛”指的是存在于档案信息系统中的各种类型的数字信息资源, 由于档案本身的神秘性, 系统的封闭性, 系统设计的滞后性等因素而形成的相互独立的数据项, 这些数据项之间无法进行有效的沟通, 从而在档案信息系统内部形成了一座座相互孤立的, 没有联系的档案信息岛屿。

一、档案数字化建设中“信息孤岛”的现象

随着大数据时代的到来, 档案数字化建设作为档案信息化的一项重要任务逐渐被提上了顺应时代要求的日程。所谓档案数字化, 即档案资源的数字化, 将档案信息通过计算机信息技术改变其保存形式。档案数字化是随着计算机网络技术多媒体技术的发展而产生的一种新型档案信息形态, 是指利用数据库技术、数据压缩技术、高速扫描技术等技术手段将纸质文件、声像文件等传统介质的文件和已归档保存的电子档案系统组织成具有有序结构的档案数字信息库, 它将各种传统载体的馆藏档案资源转化为数字化的档案信息, 以数字化的形式存储网络化的形式传输, 并利用计算机系统进行管理以实现档案信息快捷利用和共享的目的, 经过数字化处理后的档案能够通过各种各样的管理软件进行规划与整合, 使档案利用服务方式更加多样, 最大限度地实现了档案资源的共享。

档案数字化建设旨在适应档案信息化的工作趋势, 将存储在不同传统介质上的档案通过数字化技术和专业性处理, 形成在新型的介质上, 以便日后的保存和管理。在档案数字化建设过程中, “信息孤岛”的形成则是无法避免的, 目前我国的纸质档案依然占大多数, 而纸质档案相对经过数字化处理过后的档案要脆弱, 保管不利很可能造成纸张破损、字迹模糊不清、极易损毁, 给档案管理和保管工作带来的种种困难, 这在一定程度上阻碍了我国档案事业的发展。信息孤岛在档案数字化采集中逐渐形成但未能看出明显的影响, 在档案数字化管理工作中初露弊端, 但在档案数字化查阅过程中逐渐暴露, 各种档案信息之间相互孤立缺乏联系, 沟通不畅, 因而无法达成档案数字化的最初目的。在档案数字化采集、管理和查阅的过程中消除信息孤岛所带来的消极影响, 达到提高社会效益, 提高办公效率, 增强档案原件保护的最初目的, 是档案工作者共同追求的最终目标, 也需要档案部门工作人员在档案信息化进程中进一步付出努力。

二、档案数字化建设中信息孤岛现象产生的原因

为了尽量避免或消除档案数字化建设过程中的信息孤岛现象, 给档案的利用和保管工作减少一定的困难, 我们首先要分析“信息孤岛”在档案数字化建设中产生的原因。

(一) 缺乏档案信息资源的整合。

档案信息资源包括各种以纸质、光盘等介质为载体的各种形式, 如图片、表格、文字等的档案资源的总和。存储于不同介质上的档案信息资源在档案数字化建设中缺乏整合, 造成档案载体的孤立, 使档案信息系统无法形成一个有机的整体, 各个档案信息之间没有建立联系, 从而使档案信息资源处于一个较为分散的状态, 造成利用方面的不便。不同形式的档案信息资源缺乏整合, 会影响档案数字化建设过程中的档案全宗的完整性, 利用不同的手段对档案信息进行数字化, 需要对档案部门提出更高的技术要求, 把图、文、声、像等档案形式分裂开来, 就无法建立档案的各个全宗内部以及各全宗之间的有机联系, 从而形成“信息孤岛”的现象, 不利于利用者的查阅。

(二) 绝对化理解档案信息安全而造成的制度化信息铁壁。

受传统“重藏轻用”的思想和“档案都是秘密”的认识影响, 档案数字化建设的发展大都只局限于档案部门内部的发展, 与外界信息产业完全脱节。同时, 过分注重档案的保密性和安全性, 认为档案都是秘密, 都需要进行保护, 而不把档案信息公开或是与其他信息系统合作, 增加了公众对档案信息的误会, 舍弃档案信息系统, 把档案遗忘在角落里, 加重了档案“信息孤岛”现象的产生。对档案信息安全的绝对化理解造成了制度化的信息铁壁, 把档案的社会价值和历史价值挡在档案信息系统之外, 使档案在数字化建设过程中与现实的利用需要脱节, 从而产生“信息孤岛”现象, 无法发挥档案信息资源的价值。

(三) 忽略标准化建设造成的数据项不统一。

档案数字化工作作为档案信息化进程中的一个重要步骤给大数据时代下档案事业的发展带来了一定的挑战。档案信息资源的标准化建设是对档案数字化工作的一个规范, 将档案内容根据一定的标准进行整合, 形成统一的数据项, 即使使用不同的检索工具也可以检索到利用者所需要的档案信息, 这在一定程度上给档案管理者也带来了一定的便利。各单位和各部门之间由于缺乏沟通, 包括数字化技术沟通和档案信息内容的沟通, 采用各自的标准所进行的数字化建设的成果不可避免地会产生“信息孤岛”的现象。这些孤立的档案信息由于缺乏有效地整合和归纳不能被有效地利用, 在一定程度上阻碍了档案事业的发展。

三、应对档案数字化建设中信息孤岛的对策

针对档案数字化过程中所存在的“信息孤岛”现象若不能及时处理, 可能会导致档案价值不能被有效地发挥, 给日后利用档案信息造成了一定的困难。因此, 笔者针对以上“信息孤岛”在档案数字化过程中的产生原因提出了以下解决途径以供参考。

(一) 建立统一的标准整合档案信息资源。

档案信息整合需要建立一个统一的标准:首先是档案信息资源的采集标准。档案信息资源分散在不同的地域和不同的部门, 需要通过不同的手段进行采集, 在对不同形式的档案信息资源进行采集的过程中, 建立统一的采集标准对档案信息资源进行整合, 可以有效地避免由于档案部门之间的沟通不足所产生的偏差, 在一定程度上规避“信息孤岛”的风险。其次是档案信息资源的存储标准。由于档案信息形式的不同可能会导致档案信息资源在存储过程中的分散现象。建立统一的存储标准, 把分散在不同的信息系统中的档案资源进行有机整合, 把不同信息形式的档案信息进行归纳分析, 建立档案内部的有机联系, 给利用者提供更加完善的档案信息, 从而减少“信息孤岛”给档案利用方面带来的不利影响。

(二) 转变档案数字化工作的指导思想。

转变传统档案工作中的“重藏轻用”的思想, 揭开档案神秘性的面纱, 使档案真正能够为人所用, 创造社会价值、造福社会是每一位档案从业人员的责任所在。档案是历史的记忆, 它不仅具有一定的历史价值还应具有一定的社会价值, 充分认识到档案对社会的价值, 无论是对形成者的价值还是对于使用者的价值都应得到充分的发挥。档案数字化建设中, 充分认识到档案利用工作的重要性, 把不同的档案信息形式通过一系列的存储和管理, 使得档案内容能够更加清晰、准确、完整地展现出来, 是指导档案数字化工作中的每一个工作人员的重要思想。在提高档案数字化工作人员专业素质的同时, 也要提高实际档案工作中的思想素质, 这是推动档案数字化工作的重要动力。

(三) 实现档案信息和知识的共享。

由于档案信息资源不同于其他网络资源, 档案之间的信息关联程度较低, 处于不同环境下所形成的档案相互之间往往没有直接的联系, 因此档案部门在档案数字化工作中仅仅闭门造车是不符合时代发展趋势的。在信息化的时代下, 档案数字化建设的工作要求档案部门工作人员加强各级档案馆之间的馆际交流, 增强与其他机关部门的信息沟通, 按照一定的规则建立各档案全宗的有机联系, 从而实现资源共享。在档案数字化的工作中就消除“信息孤岛”产生的可能性, 在一定程度上为日后的档案工作减轻了一定的负担, 使档案作为历史记忆的一种载体真正融入我们的生活, 给利用者提供便利, 真正发挥档案的历史价值和社会价值。