实施全球基金项目财务管理系统的探讨

2023-01-15

全球基金项目是我国很多省、直辖市、自治区都在参与执行的一个针对艾滋病、结核病、疟疾3个病种实施赠款的国际资金援助项目, 它是通过一系列实施计划和管理制度, 对项目执行进行管理和考核。该项目财务部均设置在项目依托单位 (各级疾病预防控制中心) 财务部门, 财务管理是全球基金项目一项重要的管理内容。

全球基金项目从2003年启动5年来, 财务报表都采取手工编制逐级汇总上报方式, 由于该项目在我国覆盖面广, 及时、准确上报财务报表成为了财务管理中最繁琐的工作和难点。同时, 传统的手工财务报表模式也已经越来越不能达到项目财务管理的要求, 其局限性主要表现在易于人为调节报表数据、无法满足多样化的信息需求和所报告信息严重滞后等。另外, 随着科学技术的迅速发展, 以及信息技术应用的不断深入和普及, 也为财务报告模式的创新创造了物资条件。实施项目财务管理系统势在必行。本文就实施项目财务管理系统必须重视和解决的几个问题进行探讨。

1 要解决思想认识问题

目前, 许多项目财务人员还未充分认识到实施财务管理系统的意义和重要性。多数仅仅从减轻财务人员负担、提高工作效率入手, 根本未认识到建立完整的财务信息系统对项目的重要性, 使现有会计提供的信息不能及时、有效地为项目决策及管理服务。

全球基金项目财务管理系统是计算机技术及网络技术运用于项目财务管理工作中, 将手工编制报表逐级上报的财务报表管理模式更新为网络直报模式, 国家项目办对各级项目实施单位的报表数据均能通过网络共享及时而准确地取得, 掌握各项资金使用状况, 分析预算完成情况, 提高财务管理水平, 为项目决策提供准确、有效的财务信息。

我们必须认识到财务管理系统不仅改变了财务数据储存形式, 数据处理程序和方法, 扩大了财务数据领域, 提高了财务信息质量, 而且改变了会计内控制度的方法和技术。从表面上来看, 财务管理系统只不过是将计算机和网络应用于财务管理工作中, 减轻了财务人员的劳动强度, 提高财务报表的精度和上报速度。而实际上, 财务管理系统不仅仅是财务报表模式的更新, 而且必然会引起财务工作组织和人员分工的改变, 促进财务人员素质和知识结构, 财务工作效率和质量的全面提高, 节省财务人员的时间和精力, 转变财务工作职能, 使财务人员从烦琐的日常报表工作中解放出来, 有更多的精力投入到财务管理中来。

2 财务管理系统的研发问题

项目财务管理系统的研发前一定要进行充分的调查研究, 一方面符合项目财务管理的要求, 另一方面能够达到迅速推广使用的目的。

我国参与执行全球基金项目的单位多, 条件参差不齐, 情况复杂, 特别是边远地区和少数民族地区设备、网络和财务人员等条件都有限, 因此, 管理系统的研发应全面考虑各种实际情况, 比如, 网络状况好、坏情况下都能使用 (离线和在线状态能随时转换) , 能够自动升级, 易于维护等。其次, 研发要有中、长期考虑, 特别是与财务核算软件的相容性, 预先设置好接口, 以便实现直接从财务核算软件获取数据生成网络报表。最后, 财务管理系统在正式使用前应选择部分项目实施单位进行试运行, 待系统比较成熟时再推广使用, 这样会大大缩短系统推广使用的时间。总之, 项目财务管理系统应该是简便易学, 可操作性强、具有长期规划的系统软件。

3 必须要做好财务基础工作

财务基础工作主要是指制度是否健全, 基础数据是否准确、完整等, 这是实施项目财务管理系统的重要保证。

计算机处理会计业务, 是事先设置好的处理方法, 因而要求会计数据输入、业务处理及有关制度必须规范化、标准化, 才能顺利使用财务管理系统。没有很好的基础工作, 财务管理系统无法处理无规律、不规范的会计数据, 财务管理系统的实施将遇到重重困难。

全球基金项目财务管理系统的报表格式和数据录入的方式与手工报表有所不同, 如果项目启动以来的历年会计基础数据不完整、不准确, 就无法正确录入数据, 不能顺利完成从手工报表到财务管理系统的转变。因此, 实施财务管理系统前, 项目财务人员的一项重要工作就是清理、核对历年的会计基础数据, 作好充分的准备工作。

4 加强培训, 提高财务人员素质

目前, 项目财务人员的计算机水平参差不齐, 不少单位的财务人员都只是经过计算机短期培训, 对计算机的软硬件知识了解很少, 一旦计算机出现故障或与平常见到的界面不同时, 就束手无策。还有一些人员很少接触计算机, 在上机操作时经常出现误操作, 使系统数据丢失。这样素质的财务人员是不能达到项目财务管理的要求的。提高财务人员的计算机操作素质是实施财务管理系统的保障。

要提高项目财务人员的素质, 必须大力加强培训的力度。一方面要对财务管理系统的操作进行逐级培训, 另一方面, 要利用各种形式, 对财务人员进行计算机知识的强化培训, 提高计算机操作能力。而且培训必须要注重实效, 针对不同地区和不同人群采取不同的方式方法, 不搞一刀切。项目财务管理系统的实施必将促使财务人员知识结构的变化和素质的提高, 成为现代化的财务管理人才。

5 加强财务管理系统的安全性和保密性

财务数据是项目的绝对秘密, 建立在网络环境下的财务管理系统其保密性、安全性尤为重要。财务管理系统实现了财务信息资源的共享, 但同时也将自己暴露在风险之中, 某些财务人员的无意行为、网上黑客的攻击等都可能造成财务信息的不安全。

加强财务管理系统的安全性、保密性要重视以下几方面。第一, 必须增强项目财务人员的安全、保密意识, 建立必要的内控制度。目前不少财务人员的安全和保密意识还很薄弱, 如计算机防病毒措施不严, 随意告诉他人系统密码、随意通过网络与他人进行远程操作等事件时有发生, 给财务管理工作造成不必要的损失。因此, 应建立进入网络环境的权限制;实行用户权限分级授权管理, 建立网络环境下的会计岗位责任制;建立财务信息的备份制度;实行财务工作计算机专机专用等等内控制度。第二, 必须增强网络安全防范能力, 建立健全对病毒、黑客的安全防范措施, 进入系统时增加用户口令, 设置用户权限等限制手段。第三, 必须做好财务档案管理工作。定期或不定期地将财务管理系统中的财务数据备份到磁性介质或光盘、移动硬盘上, 财务部门应把财务数据的备份文件保存好, 以防计算机硬件系统损坏后能在最短时间内、最小的损失下恢复原有的财务管理系统。

综上所述, 如若我们重视并及时解决了以上这些问题, 必然会促进全球基金项目财务管理系统的迅速推广使用, 提高财务信息的质量和财务管理水平, 最大程度地为项目决策提供有效的财务信息, 保证项目的顺利执行, 取得最大的社会效益。

摘要：全球基金代表了当前国际卫生融资的一种新途径, 全球基金项目在我国的开展, 引入了新的财务管理理念。本文就该项目实施财务管理系统面临的问题和对策进行探讨, 项目财务管理系统的迅速推广使用将带动整个卫生项目的财务管理水平的提高。

关键词：全球基金项目,财务管理系统,财务管理水平