档案管理员的故事

2022-06-25

第一篇：档案管理员的故事

档案管理员、兼职档案员的岗位职责

一、档案管理员的岗位职责：

1、在分管园长领导下，根据上级要求和本园具体情况，制订档案工作的工作目标及实施办法。

2、抓好兼职档案员网络建设，认真做好组织、协调工作。

3、定期召开兼职档案员会议，研究部署档案工作，并加强业务上的检查、督促和指导。

4、按要求认真管理好归档的所有档案，确保档案材料的齐全、完整、准确和系统。

5、根据“六防”要求，做好档案库房的管理工作。

二、兼职档案员的岗位职责：

1、认真钻研档案业务，提高业务水平，对本园形成、积累、整理的文件、材料进行监督、指导，及时做好交接工作。

2、对接收的各种文件、材料进行分类、整理，并制作必要的简易检索工具，为查找利用创造条件。

3、根据规定，做好有关材料是否归档的鉴定和处理工作。

4、熟悉“家底”，了解需要，严格制度，搞好服务。

第二篇：档案管理员的工作职责

档案管理员职位定义

负责公司、单位档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的工作人员档案管理员工作职责

档案管理员职责

1，认真贯彻党和国家及上级主管部门关于档案管理员thldl.org.cn工作的法律法规及有关政策。制定档案的工作计划，进行工作总结，指导，监督，检查。

2，按照《档案管理工作规范条例》，负责对各类档案的接收，分类，编目，编制，检索工具进行科学的系统管理。借出的档案要进行登记，并负责定期追还归档，确保档案齐全，完整。

3，按照《档案库房管理制度》要求，做好“八防”工作，定期检查旧档案，确保档案材料安全。

4，积极开展档案知识宣传工作，增强全体干部职工的档案意识。对保管期限已满的档案进行鉴定并负责向主管领导汇报处理。

5，济济做好档案信息资源的开发工作，不断提高工作质量和工作效率。

6，树立和加强保密观念，做好文件，资料，档案的保密，保管工作。

档案资料管理员安全岗位职责

严格执行《档案借阅制度》，档案内容一律不得外传。

文件、档案、资料要专人、专柜保管，离开档案室要随手关灯、关窗、关门，

钥匙随身携带，安全意识强。

二、立卷归档

(一)归档范围

凡是反映本机关工作活动具有查考利用价值的文件材料、图片、照片、录音、录像带等，均应立卷归档。

1.各处室要按照立卷归档范围，将具有保存利用价值的文件材料收集齐全、完

整，根据文件材料的形成规律和有机联系，科学整理立卷。

2.厅机关的立卷归档工作在档案室的监督指导下进行。各处室必须把应归档的文件材料按立卷要求整理预归成卷，经档案室检查合格后方可归档。

3.声像档案应用文字标出摄像或录音的对象、时间、地点、中心内容和责任者，照片档案应将照片和底片分别整理归档。

4.会议审计档案应由财务会计部门按照归档要求，负责整理立卷。

5.档案室接收案卷时，各处室必须将归档的案卷编制好移交目录，一式两份，档案人员按照目录清点无误;验收案卷质量符合要求后，交接双方在移交目录上签字，一份存档案室，一份本处室留存，以备查找。

(三)归档时间

1.文书档案在次年五月底以前接收完毕。

2.会计审计档案在年终之后，为方便工作可暂由本单位财务会计部门保管一年，于第二年六月底以前移交档案室保管。

3.基建档案在基本建设工程竣工验收后，由基建部门整理成卷交档案室保管。

三、档案利用

(一)本厅工作人员因工作需要，经本处室主要负责人签批，可查阅本处室形成的档案资料。因工作需要查阅其它处室形成资料时，在征得其它处室领导同意后经厅办公室主管副主任批准后方可查阅。

(二)查阅摘抄档案，需填写档案利用登记表。未经档案室同意，不能复印、复制、公布档案材料，一般不能将档案带出档案室，特殊情况需要借出者需要办理借阅手续，并及时

归还。

(三)不准在文件材料上涂改、剪裁、加圈、画线、折叠，不得随意折卷或撕去其中文件。

(四)需要利用党组、厅务会议记录，必须经党组书记或副书记、厅长或副厅长批准后方可查阅。

(五)本厅财务人员因工作需要，查阅本人经办的会计档案，需征得主管财务的副主任同意;财务人员或其它同志因工作需要查阅他人经办的会计档案时，需征得本处科领导同意并经财务处处长批准后方可查阅。

二、收集归档范围

本公司在各项工作中形成的具有保存价值的，或者相关政府部门送来的与本公

司关系密切的各类文件材料(包括公文、书信、会议、合同、图纸、登记表、报表、名册、奖品、影像音资料等)都属收集归档范围。

1、股东会、董事会会议记录、会议纪要、决议。

2、各种工作会议、专业会议的会议记录、会议纪要。

3、公司发出的各类工作计划、方案、安排、总结、汇报、简报、通知等文件。

4、各项规章制度。

5、向上级请示的文件，以及上级批复的各类文件。(不包括项目审批文件)

6、各种综合的或专题的可行性研究、考察等报告。

7、工程建设底图、蓝图及文字材料。

8、经批复的工程设计图纸及文字材料。

9、各种报表、名册、登记表、簿册、数据、凭证。

10、宣传或反映本公司重要活动的影像音资料。

11、本公司获得的奖状、奖证、奖章、奖旗、奖品。

12、各项财产权利证明、凭证，各种证明存根，各项许可证。

13、本公司编辑、出版的刊物。

14、本公司招聘、试用转正、晋升、加薪等各类人事资料。

15、有关单位与本公司签订的合同、合约、协议。

16、销售合同及销售客户资料。

三、归档要求

1、凡公司发出的文件，由管理部的有关人员收集，交由档案专管员归档。

2、一项工作已完成时，由经办人员将进行该项工作形成的全部文件材料系统整

理后，主动送交专管员归档。

3、编制交接表，一项资料由经办人交专管员归档时，应登记并双方签名。

4、每年三月进行一次全面、彻底的清查整理。

5、正文与底稿(签发稿)主件或附件、请示与批复、来文与复文一起归档。

6、归档的文件材料应是原稿原件，一般不用复制件。应注意：检查应盖公章是

否已盖，文件没有标题应加上标题，内容、摘要、文件没有标明日期的要标上日期。

7、归档的影像音资料要写上文字说明。

8、归档的文件材料必须经过初步整理，把同一具体问题的文件材料集中在一起，

按文件的先后形成排列好。

9、财务凭证、报表由主办会计负责保管。

四、档案的借阅与复印

1、编制借阅表，当借出和还回时都必须填写，并经使用人和保管人双方共同签

名。

2、查阅各类档案应在公司内进行，查阅应不划道、涂改、折卷、裁剪、拍照、

撕毁等。特殊情况需借出公司使用的，需填写借出申请并经部门负责人或副总经理批准。

3、外单位来人查阅本单位档案，需持单位介绍信并经公司总经理签字批准，方

可查阅或复制。

五、档案的保密管理

1、档案专管员和公司工作人员均应遵守保密制度，严格遵守保密原则，确保档

案的安全。

2、凡是调用档案，必须经档案人员提供，任何人不得直接查找。

3、借阅档案必须严格按照档案借阅制度办理手续，限期使用，按期返还，返还

档案要认真检查核对，发现问题及时追查。

4、股东会、董事会会议文件仅供股东和董事会会议组成人员查阅。其他人员须

查阅的，须经总经理同意。

5、各部门员工只可查阅与本部门相关的资料，确实需查阅其他资料的须副总经

理同意。

六、档案的销毁

1、经过鉴定确需销毁的档案，必须列出档案销毁清册。

2、档案销毁，必须严格执行审批制度，各类档案必须经部门经理、总经理、董

事长审批同意后销毁。

3、批准销毁的档案，要有两人鉴销;销毁完毕，鉴销人要在销毁清册上写明某

曰已销毁并签名盖章。在相应的《案卷目录》、《档案总登记簿》上注明“已销毁”。

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第三篇：文书档案管理之五档案的收集与整理

一、整理中的档号的编制

档号是档案实体管理编号的总称，包括全宗号、案卷目录号、类别号、案卷号、件号和页(张)号。其中全宗号是档案馆指定给每个全宗的代码，案卷目录号是全宗内每一本案卷目录的代码，类别号是档案类目的代码，案卷号是档案馆内案卷排列的顺序号，件号是卷内文件的顺序号，页(张)号是卷内文件每页(张)的顺序号。

1. 档号的结构和编制方法

档号采用层次码，即以档案实体分类的从属、层次关系为排列顺序的代码。档号的结构大体可分为两种。

第一种结构为：全宗号-案卷目录号-案卷号-件或页(张)号

格式为：XXXX-X.XX-XXX-XXX 例如：G012-006-025-018

J016-J·02-022-016 第二种结构为：全宗号-类别号-案卷号-件或页(张)号格式为：XXXX-X·XX- XXX- XXX 例如：A001-F·05-023-019 A033-045-023-169 档号的代码形式有两种类型：一种是单纯数字型代码形式，另一种是数字与字母混合型代码形式。各种代码的编制方法如下。

(1)全宗号全宗号用四位代码标识，其中第一位用汉语拼音字母标识全宗类别(革命历史档案全宗用“G”,旧政权档案全宗用“J”,建国后档案第16号全宗。全宗顺序号采用流水顺序编号法，可按全宗类别分别编循序号，也可按馆藏全宗首次进馆时间先后编顺序号，并省略全宗类别代码。机关档案室应按档案馆给定的全宗号编写，也可不编写全宗号，从第二级代码开始依次编制案卷目录号(类别号)、案卷号、件或页(张)号。

(2)案卷目录号案卷目录号应根据全宗内档案整理状况设置，可按或阶段、组织机构、问题、档案种类、保管期限、档案载体形态分别设置案卷目录并编号。现行机构档案室通常应对不同保管期限的档案分别编制案卷目录，案卷目录号采用流水顺序编号法。如005号表示案卷目录第五号卷。

(3)类别号有的全宗卷不编写案卷目录，以类别号代替。类别号由汉子、汉语拼音字母或阿拉伯数字组成的代码标识。类别号应根据档案的内容及数量设置，一般不超过三级。不同级位的类别之间可用间隔符“· ”分开，如：“J·02”表示计划类第2号卷。不会产生误解时也可省略间隔符。

(4)案卷号

案卷号用流水顺序方法编制，用三位以内的阿拉伯数字标识，其间不应有空号。一般来说，案卷号在案卷目录内采用流水编号比较合适。数年合编一本案卷目录的，每年的案卷号应该连续编，以后又收集到从前的案卷时，可将其案卷号编在收到案卷卷号的末尾，并在“案卷目录说明”中注明。

(5)页(张)号或件号有文字、图表、印章等标识的每个页面均应编页号，背面无任何标记的应编张号。页(张)号在案卷内按文件排列顺序编流水顺序号。由于一个案卷不宜太厚，其中的页码也不宜超过3位数。最好能控制在200页之内，多了的分卷装订，增加案卷数量。

例如，A016-008-052-110这个档号表示该档案馆中建国后档案第16号全宗中第8号案卷目录中第52号案卷中第110页文件。

二、全宗内档案的常用分类方法 1.分类法

采用分类法，应该注意准确地判定档案的所属。在判定时，常会遇到以下几种情况。

(1)文件上没有注明日期。文件上如果没有日期或日期不准确，可以运用多种考证方法，判定其准确日期或近似日期，如分析档案的内容，研究文件的制成材料，或者通过文件的字体、格式、编排和标记来判定。

(2)文件上有属于不同的几种日期。如果一份文件上有两个以上的日期，可以根据不同文件的特点，确定一个主要日期。如指示、命令等指令性文件，以签署日期为依据;计划、总结等，以内容所针对的时限为依据，跨的计划可放入开始念叨，跨的总结可放入最后念叨;案件或事故所形成的文件一般归入其结案;等等。

(3)专门的文件。在具体工作中，除了一般通用的外，各专业部门还采用专门的来开展工作，如学校教学以9月1日至次年8月31日为一个学，教学档案往往按学年形成，而其他日常工作又按自然进行。对这种情况，应将两种结合起来使用，如“1995-1996学年”等。专业究竟与所跨自然的前一年还是后一年结合，全宗内应统一。

2.组织机构分类法

组织机构分类法一般是按立档单位内第一层组织机构设置类别，如组织部文件、工会文件等。组织机构的名称就是类名，各个类的次序应根据正式文件规定的或习惯上的顺序来排列。

关于涉及几个机构的文件，在一个立档单位内应当有统一的规定，如经过本机关党组或党委讨论而以行政名义发的文件，一般应归入行政机构类内;几个机构联合办理的，一般应归入主办单位，也可归入批示“退存”或最后承办的单位。 3.问题分类法

这种方法一般适用于不可能或不适于按组织机构分类，或者每个机构内文件相当多需要再分类的情况。

按问题分类应注意以下几个问题。

(1)类项设置力求符合实际。要参照机关的职权范围和基本工作任务，根据文件的实际状况来设类，不要任意划分类别，也不要设置虚类。

(2)类目体系力求符合逻辑。所设的分类，概念要明确，层次要清晰。各类之间应是平行关系，不能互相交叉，更不能互相包括。

三、复式分类方法和方案的编制

在实际工作中，通常使用以下四种复式分类法。

1.-组织机构分类法

适用于立档单位内部组织机构有变化但不复杂的全宗。现行机关的档案，采用-组织机构分类法最为适宜。

2.组织机构-分类法