档案管理员的岗位职责

2022-10-27

第一篇：档案管理员的岗位职责

档案管理员的工作职责

档案管理员职位定义

负责公司、单位档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的工作人员档案管理员工作职责

档案管理员职责

1，认真贯彻党和国家及上级主管部门关于档案管理员thldl.org.cn工作的法律法规及有关政策。制定档案的工作计划，进行工作总结，指导，监督，检查。

2，按照《档案管理工作规范条例》，负责对各类档案的接收，分类，编目，编制，检索工具进行科学的系统管理。借出的档案要进行登记，并负责定期追还归档，确保档案齐全，完整。

3，按照《档案库房管理制度》要求，做好“八防”工作，定期检查旧档案，确保档案材料安全。

4，积极开展档案知识宣传工作，增强全体干部职工的档案意识。对保管期限已满的档案进行鉴定并负责向主管领导汇报处理。

5，济济做好档案信息资源的开发工作，不断提高工作质量和工作效率。

6，树立和加强保密观念，做好文件，资料，档案的保密，保管工作。

档案资料管理员安全岗位职责

严格执行《档案借阅制度》，档案内容一律不得外传。

文件、档案、资料要专人、专柜保管，离开档案室要随手关灯、关窗、关门，

钥匙随身携带，安全意识强。

二、立卷归档

(一)归档范围

凡是反映本机关工作活动具有查考利用价值的文件材料、图片、照片、录音、录像带等，均应立卷归档。

1.各处室要按照立卷归档范围，将具有保存利用价值的文件材料收集齐全、完

整，根据文件材料的形成规律和有机联系，科学整理立卷。

2.厅机关的立卷归档工作在档案室的监督指导下进行。各处室必须把应归档的文件材料按立卷要求整理预归成卷，经档案室检查合格后方可归档。

3.声像档案应用文字标出摄像或录音的对象、时间、地点、中心内容和责任者，照片档案应将照片和底片分别整理归档。

4.会议审计档案应由财务会计部门按照归档要求，负责整理立卷。

5.档案室接收案卷时，各处室必须将归档的案卷编制好移交目录，一式两份，档案人员按照目录清点无误;验收案卷质量符合要求后，交接双方在移交目录上签字，一份存档案室，一份本处室留存，以备查找。

(三)归档时间

1.文书档案在次年五月底以前接收完毕。

2.会计审计档案在年终之后，为方便工作可暂由本单位财务会计部门保管一年，于第二年六月底以前移交档案室保管。

3.基建档案在基本建设工程竣工验收后，由基建部门整理成卷交档案室保管。

三、档案利用

(一)本厅工作人员因工作需要，经本处室主要负责人签批，可查阅本处室形成的档案资料。因工作需要查阅其它处室形成资料时，在征得其它处室领导同意后经厅办公室主管副主任批准后方可查阅。

(二)查阅摘抄档案，需填写档案利用登记表。未经档案室同意，不能复印、复制、公布档案材料，一般不能将档案带出档案室，特殊情况需要借出者需要办理借阅手续，并及时

归还。

(三)不准在文件材料上涂改、剪裁、加圈、画线、折叠，不得随意折卷或撕去其中文件。

(四)需要利用党组、厅务会议记录，必须经党组书记或副书记、厅长或副厅长批准后方可查阅。

(五)本厅财务人员因工作需要，查阅本人经办的会计档案，需征得主管财务的副主任同意;财务人员或其它同志因工作需要查阅他人经办的会计档案时，需征得本处科领导同意并经财务处处长批准后方可查阅。

二、收集归档范围

本公司在各项工作中形成的具有保存价值的，或者相关政府部门送来的与本公

司关系密切的各类文件材料(包括公文、书信、会议、合同、图纸、登记表、报表、名册、奖品、影像音资料等)都属收集归档范围。

1、股东会、董事会会议记录、会议纪要、决议。

2、各种工作会议、专业会议的会议记录、会议纪要。

3、公司发出的各类工作计划、方案、安排、总结、汇报、简报、通知等文件。

4、各项规章制度。

5、向上级请示的文件，以及上级批复的各类文件。(不包括项目审批文件)

6、各种综合的或专题的可行性研究、考察等报告。

7、工程建设底图、蓝图及文字材料。

8、经批复的工程设计图纸及文字材料。

9、各种报表、名册、登记表、簿册、数据、凭证。

10、宣传或反映本公司重要活动的影像音资料。

11、本公司获得的奖状、奖证、奖章、奖旗、奖品。

12、各项财产权利证明、凭证，各种证明存根，各项许可证。

13、本公司编辑、出版的刊物。

14、本公司招聘、试用转正、晋升、加薪等各类人事资料。

15、有关单位与本公司签订的合同、合约、协议。

16、销售合同及销售客户资料。

三、归档要求

1、凡公司发出的文件，由管理部的有关人员收集，交由档案专管员归档。

2、一项工作已完成时，由经办人员将进行该项工作形成的全部文件材料系统整

理后，主动送交专管员归档。

3、编制交接表，一项资料由经办人交专管员归档时，应登记并双方签名。

4、每年三月进行一次全面、彻底的清查整理。

5、正文与底稿(签发稿)主件或附件、请示与批复、来文与复文一起归档。

6、归档的文件材料应是原稿原件，一般不用复制件。应注意：检查应盖公章是

否已盖，文件没有标题应加上标题，内容、摘要、文件没有标明日期的要标上日期。

7、归档的影像音资料要写上文字说明。

8、归档的文件材料必须经过初步整理，把同一具体问题的文件材料集中在一起，

按文件的先后形成排列好。

9、财务凭证、报表由主办会计负责保管。

四、档案的借阅与复印

1、编制借阅表，当借出和还回时都必须填写，并经使用人和保管人双方共同签

名。

2、查阅各类档案应在公司内进行，查阅应不划道、涂改、折卷、裁剪、拍照、

撕毁等。特殊情况需借出公司使用的，需填写借出申请并经部门负责人或副总经理批准。

3、外单位来人查阅本单位档案，需持单位介绍信并经公司总经理签字批准，方

可查阅或复制。

五、档案的保密管理

1、档案专管员和公司工作人员均应遵守保密制度，严格遵守保密原则，确保档

案的安全。

2、凡是调用档案，必须经档案人员提供，任何人不得直接查找。

3、借阅档案必须严格按照档案借阅制度办理手续，限期使用，按期返还，返还

档案要认真检查核对，发现问题及时追查。

4、股东会、董事会会议文件仅供股东和董事会会议组成人员查阅。其他人员须

查阅的，须经总经理同意。

5、各部门员工只可查阅与本部门相关的资料，确实需查阅其他资料的须副总经

理同意。

六、档案的销毁

1、经过鉴定确需销毁的档案，必须列出档案销毁清册。

2、档案销毁，必须严格执行审批制度，各类档案必须经部门经理、总经理、董

事长审批同意后销毁。

3、批准销毁的档案，要有两人鉴销;销毁完毕，鉴销人要在销毁清册上写明某

曰已销毁并签名盖章。在相应的《案卷目录》、《档案总登记簿》上注明“已销毁”。

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第二篇：公司档案管理员的工作职责

档案管理员职责主要可以归纳为以下十条，你可以根据公司该岗位的具体情况进行相应的修改：

1、努力学习，不断提高素质，严格执行《档案法》，依法治档。

2、管理学院在教学、科研、党政管理和其他各项活动中形成的具有查考作用，对国家、社会及学院有保存价值的各种门类和载体的材料(如正式文件、内部材料、正底稿及电报、光盘、录像带、录音带、照片等)。

3、根据高校档案归档范围及保管期限的规定，对上述材料及时收集、整理、立卷、归档、销毁。

4、根据高校档案管理要求，对档案的保管、销毁都登记、造册，做到账、物、卡相符。

5、根据高校档案管理要求，指导、检查院机关各行政部门和各系(部)的档案的收集、整理、鉴定、分类、立卷、保管、利用工作，并督促其按规定归档。

6、根据高校档案管理要求，办理档案的接收、移交手续。

7、根据高校档案管理要求，搞好档案的借阅、利用工作。

8、严格执行高校档案管理制度，负起档案保管的安全和保密责任。

第三篇：干部人事档案管理部门的职责

一、保管干部人事档案，为国家积累档案史料。

二、收集、鉴别和管理干部人事档案材料。

三、办理干部人事档案的查阅、借阅和转递。

四、登记干部职务、工资的变动情况。

五、为有关部门提供干部人事档案信息资料。

六、做好干部人事档案的安全、保密、保护工作。

七、调查研究干部人事档案工作情况，制定规章制度，搞好干部人事档案的业务建设和业务指导。

八、推广、应用干部人事档案现代化管理技术。

九、定期向档案馆(室)移交死亡人员的干部人事档案。

十、办理其他有关事项。

干部人事档案管理人员职责

一、坚持四项基本原则，认真学习马列主义、毛泽东思想、邓小平理论和党的各项方针、政策，努力提高政治思想水平。

二、热爱本职工作，忠于职守，刻苦钻研业务，提高业务水平和工作能力，积极为干部人事工作服务。

三、严格遵守《中华人民共和国档案法》和保密规定，保护档案的安全，不得泄露档案内容。

四、坚持原则，严格按照档案管理工作的各项规章制度办事。

五、工作调动时，必须做好档案及档案业务文件等的交接工作。

干部人事档案的查(借)阅制度

为进一步贯彻执行中共中央组织部、国家档案局颁发的《干部档案工作条例》(组通字[1991]13号)和上海市委组织部《关于查阅干部档案的规定》(沪委组[92]字第8号)以及中组部《关于严格管理干部人事档案的通知》(组通字[1996]22号)精神，对查(借)阅干部人事档案作如下规定：

一、查阅干部人事档案者，必须是共产党员，并持有市委组织部统一印制且手续完备的《查阅干部人事档案审批表》方可查阅。其它如持“调查证明材料介绍信”或“行政介绍信”要求查阅干部人事档案的，一律不予提供查阅。

二、干部人事档案是党和国家的机密，查阅者必须严格遵守保密制度和阅档规定。干部人事档案应妥善保管，不得遗失，不得转借他人。档案内容应严格保密。不得在案卷内涂抹、勾画及乱加批注。卷内材料不得拆散，不得任意增删，未经同意不得复制。违者视情节轻重予以批评教育直至纪律处分，假公济私者按违反《中华人民共和国档案法》处理。

三、外省市查阅干部人事档案，应事先联系，征得同意后，按干部人事档案管理权限，凭《查阅干部人事档案审批表》前来查阅。如干部人事档案内容反映被了解人的情况，则提供有关部分。

四、公安、安全、检察部门、公证处等需查阅干部人事档案，也应持《查阅干部人事档案审批表》。应需要而摘录档案内容的，须征得档案管理人员同意。对其摘录部分，由档案管理人员与原文核对无误后，写明材料出处及日期，加盖部门公章。对摘录复制的材料必须留作证据外，一律由查阅单位负责销毁。

五、查阅干部人事档案，应在阅档室内或指定地方查阅。干部人事档案一般不外借，确因工作需要将档案借出使用，查阅单位应在审批表上说明理由，经档案管理人员同意并严格履行登记手续方可借阅，限期(两周内)归还，逾期须办理续借手续。

六、任何个人不得查阅或借阅本人及亲属的干部人事档案。

干部人事档案材料的收集制度

一、严格按照中共中央组织部“关于印发《干部人事档案收集归档规定》的通知”

(组通字[1996]14号)规定的范围收集干部人事档案材料，及时将全面反映干部德、能、勤、绩的材料收集归档，充实档案内容。

二、形成干部人事档案材料的部门，在形成材料后的一月内，按要求将材料送交主管干部人事档案的部门归档。

三、干部人事档案管理部门，应掌握形成干部人事档案材料的信息，建立联系制度，及时向有关部门收集形成的干部人事档案材料。

四、干部人事档案管理部门，发现有关部门送交归档的材料不符合要求时，应及时通知形成材料的部门补送或补办手续。形成干部人事档案材料的部门，有责任按规定认真办理。

干部人事档案材料的鉴别、归档制度

一、归档的材料必须是正式材料。材料应完整、齐全、真实，文字清楚、对象明确，有承办单位或个人署名，有形成材料的日期。

二、归档的材料，凡规定有组织审查盖章的，须有组织盖章，规定要同本人见面的材料(如审查结论、复查结论、处分决定或意见、组织鉴定等)，一般应有本人的签字。特殊情况下，本人见面后未签字的，可由组织注明。

三、干部人事档案材料的载体应是(19×26.5 cm)规格的办公用纸，材料左边应留出2~2.5 cm装订边。文字须是铅印、胶印、油印或用蓝黑墨水、黑色墨水、墨汁书写。不得使用圆珠笔、铅笔、红色墨水及纯蓝墨水和复写纸书写。除电传材料复印存档外，一般不得用复印件代替原件存档。

四、对归档材料应逐份登记，并于一个月内归入本人档案袋(盒)内，每年装订入卷一次。

干部人事档案材料的转递制度

一、建立干部人事档案转递登记簿，凡进出档案须严格手续，逐一登记。

二、转递干部人事档案要通过机要交通或派专人送取，严禁本人携带，对本人携带档案的，档案管理部门应拒绝接受。

三、转出档案必须完整齐全，按规定经过认真的整理并装订成卷，不得扣留部分材料或分批转出，凡整理中剔除的待销毁材料不得随干部人事档案同时转递。

四、转递干部人事档案必须填写中共上海市委组织部统一印制的《干部人事档案转递通知单》，严密包封并加盖密封章，以机密件寄出。成批移交档案时，可填写移交名册(一式两份)，由交接双方签字盖章。

五、档案管理部门对外单位转入的档案，要认真清点，经核对无误后，应在回执上签名加盖公章后及时退回寄出单位。逾期一个月未受到回执的，档案转出单位应函、电催问，以防丢失。

六、档案管理部门要主动与干部调配、任免单位(部门)配合，使干部人事档案随着人员调动、职务变动或改变主管单位而及时转递。

干部人事档案的检查核对制度

一、档案存放要编排有序，便于查找，干部人事档案管理人员半年或一年将库房内干部人事档案与干部人事档案名册核对一次，发现问题，及时解决。

二、凡人员调动、职务变更，应及时登记。

三、每年末，对库房内档案进行统计，确保档案的完整与有序。

干部人事档案保管保密制度

一、严格遵守《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保守秘密法》和《干部档案工作条例》的规定，不得在口头上、通讯中泄漏档案内容和其他有关机密事项。

二、档案库房必须坚固，配制铁质档案柜，库房内保持清洁、安静，定期检查防火、防盗、防潮、防蛀、防光、防高温等“六防”设施落实情况，保证档案安全，做到万无一失。

三、对保管的干部人事档案应在干部人事档案名册上逐个进行登记。死亡人员档案分开保管。

四、严禁个人私自保存任何人的档案材料。

五、档案管理人员调动时，必须严格履行交接手续。

六、非档案管理人员不得进入档案库房。

七、档案材料不得擅自转移、分散、销毁和丢失。

八、在工作中形成的废纸需粉碎处理。

送交干部人事档案材料归档工作制度

一、凡干部任免或接到“催调干部人事档案通知单”后，应按规定将干部人事档案正本(或副本)及时送交干部人事档案的主管(或协管)部门。

二、送交档案时，应检查核对材料与目录，防止张冠李戴或缺少材料，凡是干部人事档案材料不齐全或不清楚，要补齐或弄清楚后，再办理有关手续。

三、送交的档案必须按规定经过整理，对不合格的，可退回原单位重新整理，限期报送。

四、干部人事档案管理部门在收到档案材料后要逐一登记，并及时办理接受手续。

五、对送交的档案、档案材料，要按中组部《干部人事档案材料收集归档规定》要求，认真鉴别，严格审查，防止不符合归档要求的材料进入档案。对伪造档案材料、涂改档案内容的，一经发现，要予以清除，并根据情节轻重，对当事人给予党纪政纪处分，构成犯罪的，要依法追究刑事责任。

第四篇：学校档案室档案管理员岗位职责

(2011-12-30 20:24:11)

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档案管理员在校长办公室领导下，负责对全校文书档案的统一管理。具体职责：

1、热爱档案管理工作，努力学习档案工作业务，虚心接受上级档案机关和校长办公室领导的业务指导。

2、完整接收各部门移交的档案，对未及时移交的档案资料主动向使用或产生该档案的部门催收。

3、对各类档案进行科学分类、加工、保管，按保管期限分别存放。每年进行一次全面清点检查，发现问题及时报告主管领导，妥善处理。

4、增强工作责任感，提高保密意识，切实履行涉密人员的保密义务。

5、严格执行上级档案主管部门《文书档案室档案管理的制度》和《档案、资料的借阅、查阅暂行办法》，做好档案资料的保密、安全卫生、防潮、防虫和科学管理工作。

6、有计划编制专题索引等检索工具，提高查阅档案的效率，为档案使用者提供方便。

7、接待阅档人员要热情周到，主动提供优质高效服务。

8、对全校各产生档案部门进行档案业务指导。

9、完成有关领导交办的其它工作。

第五篇：档案管理员岗位职责

1.在综合管理部的领导下负责档案整理、编目、鉴定、统计、排列和检索工作编制等工作，严格按照《公司档案管理制度》的要求管理档案管理室。 2.负责《档案管理制度》规定的各项档案的收进和移出工作，严格履行交接手续，准确掌握室内档案全宗、案卷数量及档案的保管期限等。 3.负责档案管理室内部整理，档案装具和案卷排放整齐、科学有序。保证库内无灰尘，整洁美观。

4.检查档案安全保管情况，发现对档案有害因素时，要及时上报采取措施。认真做好“七防”工作(防尘、防光、防潮、防火、防盗、防高温、防虫鼠)，做到以防为主，防治结合，保证档案的完整与安全。

5.明确档案利用工作的目的，积极主动地做好接待工作，不断提高服务质量。

6.正确处理好利用和保密的关系，增强保密观念，严守公司机密，严格执行借阅、查阅登记制度。

7.负责档案、资料调借工作。做到提供准确、及时主动。用后及时清结，按时入室归位。

8.应用电子计算机编目检索、存贮及调用档案;利用裱糊及复印技术，掌握对纸张破损、字迹褪变、扩散的现行档案进行抢救的方法。严禁出现以下行为：

(1).毁损、丢失或私自烧毁公司档案 (2).私自向外界提供、抄摘公司档案 (3).涂改、伪造档案

(4).未及时上报归档或管理不善的档案管理者

(5).未按手续进行借阅、外带者或越级查阅者(档案管理者同罚)

9、负责档案、资料利用效果的信息反馈工作，收集利用典型事例，年终写出利用分析综合报告，及实例选编。

10、完成领导交办的临时性工作任务。

11、年末认真总结本岗位工作及制订下年工作计划，写出书面材料。责公司、单位档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的工作人员。

二，档案资料管理员安全岗位职责