医院科研档案的管理

2022-09-10

医院科研档案是最原始的记载医院特殊群体的科技人员相关的科学研究活动的资料, 在医院科研工作中有着重要作用, 直接影响相关工作的科学性、先进性及使用价值。合理科学的医学科研档案不仅代表着科研管理科学化、规范化及信息化的重要标志, 同时又可为研究者提供科研进展状况。

一、医院科研档案特点

医院科研档案与其他领域科研档案管理比较存在特殊性, 具体如下:一是连续性强、形成周期长。医疗科研课题自项目确立至结题需要时间较长, 而其涉及的资料又相对较为复杂且连续性, 因此时间跨度较大, 同时周期较长, 而对于一些重大专项多需要3-5年时间完成, 因此具有连续性及周期性。二是专题突出, 且有较强的成套性。医学研究中, 一个专题为一个研究对象, 而每个专题的科研过程均完整进行, 不与其他课题混淆, 因此具有较强的专题性。三是学科性强, 专业突出。医院是根据学科专业划分科室, 同时医院各科室的规模大小、专业内容等亦有所差异, 虽然均进行科研活动, 然而其学科专业特点不相同, 因此科研档案亦存在较为明显的专业特征。四是学科具有较强的综合性, 同时项目协作较多。近年来随着临床医学的不断发展, 科学研究课题呈现出大规模趋势, 一些学科、专业已经非少数人可完成, 因此汇集多个学科联合攻关、综合研究已经成为趋势, 协作项目较多, 档案内容具有较强的综合性。五是载体形式多样性, 医学研究较为复杂, 同时不同学科研究方法亦不相同, 使用技术不相同, 而载体亦较多, 如化验单、病历、仪器检测结果、标本、录像带及照片等。

二、医院科研档案管理缺陷

(一) 资料系统性、完整性较差

在医院科研档案管理中, 此类问题最为突出, 主要原因有三点:一是科研人员档案管理意识较为薄弱, 了解掌握档案管理的基础知识能力较差, 同时亦不熟知档案材料管理的相关规定及归档范围, 档案质量较差。二是科研档案自身的特点亦使其管理难度较大, 收集工作较为繁重, 同时数据资料不完整、齐全、详实等现象广泛存在, 因此难以保证档案的系统性、完整性。三是多数医院在进行科研时, 仅重视研究成果及科研进展, 而在科研管理中未真正的纳入科研档案工作, 因此临床收集、研究的宝贵科研资料不完整。

(二) 真实性、客观性及可靠性较差

一是原始资料不够规范、严谨, 如科研背景未详细交代;科研数据记载不准确或者遗漏;某些技术细节及重要研究内容未能详实、完整的记载;在资料记载时, 仅留下符合主观想象及阳性结果, 数据随意修改现象较为严重;不同形式载体的实验结果保存较差。二是科研文件材料加工整理水平较差, 如材料内容分类不合理、重复冗余、立卷方法不规范、档案不合理、不科学、不规范等, 导致文献的参考价值受到限制。

(三) 信息化程度低

近年来, 医院信息化建设发展突飞猛进, 同时信息技术应用范围越来越广泛, 然而科研档案管理水平并未提高, 信息化程度偏低。大部分医院的科研管理尚不能满足大范围数字化的需要, 因此信息技术作用真正发挥受到限制。传统习惯在管理人员的管理中占据较大部分, 即使管理软件有使用, 然而并未真正的发挥价值。

三、医院科研档案管理水平提高的建议

(一) 加大科研人员培训, 不断强化规范化管理意识

科研人员为科研活动的主体, 其作风直接影响科研档案的管理。医院相关部门要做好相关主题的培训, 主要针对科研诚信、实验记录及科研规范化、科研管理制度、档案管理制度、档案法律规范、档案基础知识培训等, 同时将培训工作作为医院相关部门的范围。实现培训的常规化, 从而杜绝科研人员的不规范行为, 保证科研档案管理的客观性、完整性及真实性。建立完善的考核机制, 将科研信用评比及科研规范化检查常态化, 同时根据检查情况对科研人员的年度考核进行屏蔽, 调动其积极性及主动性。

(二) 完善管理机制

相关部门要加强建立完善的管理机制, 在日常管理议事日程中明确科研档案管理, 建立完善全面的档案管理网络;转变管理模式, 深入课题研究, 同时加强组间协作, 实现档案管理的制度化、规范化;制定完善的科研管理制度, 主要包括档案的归档要求、整理、接收、借阅、保管、保密、统计、检定、销毁等;制定完善全面科学的培训、检查及奖惩等制度, 同时在科研人员的个人绩效考核时, 充分考虑上述情况, 将其与奖金发放挂钩, 从而保证制度能够被有效落实。

(三) 严格规范制度, 保证良好的档案质量

制度的落实对于档案质量的提高有着重要作用。各级管理部门需要改变管理模式, 在科研管理中纳入科学的方法, 同时将其与课题管理、计划管理、成果管理等紧密结合, 落实同步管理, 保证档案材料的完整、齐全;严格拔管科研结果的评定, 保证所有档案资料的准确性、完整性。

四、结束语

医学科研档案管理主要是为医院医疗水平的提高、医疗质量的提高提供参考, 因此在档案管理中相关人员要明确其重要性, 并不断完善管理机制, 进而提高档案管理的质量, 使其更好的服务于医学科学。

摘要：医院科研档案管理是近年来医院医学科研的重要组成部分, 其管理水平的提高直接影响医院科研活动的进行。本文将科研档案特点作为着笔点, 对当前医院科研档案管理中存在的问题 (资料完成性、系统性较差、真实性、可靠性较差、规范化程度较低、信息化程度偏低等) 进行研究, 并提出有效建议, 旨在为医院科研档案管理水平的提高提出参考。

关键词：科研档案,医院,管理