探讨人事档案管理的问题及对策

2022-09-12

人事档案是人事管理中不可或缺的一个部分, 是企业员工的各项重要资料的汇总, 详细反映了个人各方面真实原始的数据资料, 是人才选拔及培养参考的重要资料。因此在社会整体飞速发展的现状下, 应当不断完善社会管理制度, 对于人事档案的管理更应规范化。然而现今人事档案的管理存在诸多问题, 不可避免的在一定程度上起了消极作用。本文旨在探究人事档案管理中出现的问题并提出合理的解决方法。

一、人事档案管理工作的问题

(一) 对人事档案管理未提起足够的重视

由于人事档案的管理一直以来大多数未列入到具体的工作日程中, 导致企业领导缺乏了对人事档案管理的重视, 忽略的人事档案管理的作用, 如此便出现了人事档案管理硬件设施水平过低, 资金投入过少, 存放场所陈旧等不良状态。具体来说, 人事档案多存放在仓库、地下室等不适宜存放的场所, 档案不能得到保护, 极易导致损坏的出现;人事档案多数由非专业人员负责管理, 此类人员不具备档案管理的专业知识, 且没有接受后期专业培训, 不能使档案得到合理的保护;企业员工对人事档案的管理也处于意识淡薄的状态, 不能及时配合人事档案的整理, 导致档案不完整, 不能发挥其各项作用。

(二) 人事档案不真实、不准确、不完善

由于现金人事档案管理制度的不太完善, 导致在实际操作时出现许多漏洞:单位对个人档案有保管的权利及义务, 出现单位以人事档案对员工做出约束, 限制人员流动;有人为了竞聘高级岗位而伪造学历证书、政治面貌等个人资料;个人对档案的忽视导致了档案出现缺失, 无法真实完整地反应个人情况;档案管理人员不具备足够的专业知识, 整理档案时出现漏洞。由此呈现出人事档案不真实、不完整、不准确的状态。

(二) 人事档案管理呈现封闭化状态

随着科学技术的迅猛发展, 人事档案也开始使用科技手段进行管理, 但是管理仍处于较为封闭的状态。其原因在于一方面人事档案具有需要保护保密的特点, 传统管理模式符合这一特点, 另一方面具备专业的管理知识和技术的人员较少, 导致人事档案信息化管理实际操作时受到阻碍。人事档案管理的非科技化、信息化严重影响了档案的管理效率和流通。

二、人事档案管理工作的对策

(一) 加大宣传力度, 加强企业领导对人事档案管理的重视

由于人事档案密切关系到个人的发展和切身利益, 提高档案管理的重视程度是十分重要的。因此需要加大对人事档案管理重要性的宣传力度, 从而使得单位领导对人事档案管理提起重视。如此, 单位领导切实依照法律和相关制度完善人事档案, 并安排专业人员管理档案或对管理人员进行专业培训, 定期检查人事档案管理工作的进展和维护情况并作出及时的处理, 使人事档案真正成为选拔人才和利用资源的重要工具。

(二) 建立健全人事档案管理规章制度和法律法规

为保障人事档案管理工作的进行有规可循, 有法可依, 保证人事档案的真实性和准确性, 应当尽快建立健全各项适应社会市场的法律法规和规章制度。对于发现的人档分离、内容杂乱等一系列问题及时纠正;由专人负责审核人事档案资料, 确保真实可信准确完整;建立网络档案, 避免档案的人为修改。

(三) 加强人事档案管理科技化和信息化建设

充分利用先进的科学技术, 建立人才信息资源库, 实现人事档案管理的信息化, 从而使档案管理的工作效率得到提升, 人事档案的流通更加便利, 实现可公开档案的社会资源共享, 便于人才的流通和人才资源利用的最大化。利用现代科技设备将人事档案由传统的文字记录式转化为数据资料式, 实现纸质、数据共存, 更有利于管理方式的创新。

三、结论

现今在社会发展进步的影响下, 人事档案管理有了很大的改进和突破, 但是仍然存在一些问题, 仍然面临着巨大的挑战, 还存在着巨大的上升空间, 无论企业或是个人都应当提高对人事档案管理的重视, 理解这项工作的重要性, 并借助现今发达的科学信息技术, 是人事档案管理更加人性化合理化, 更具有真实性准确性完整性。只有这样才能实现社会人才资源达到最大化的利用, 保障人才的自身利益和发展受到保护, 更有利于全社会的稳定繁荣发展。

摘要：现今人事档案作为人才信息的重要载体主要起着记录包括个人主要经历、政治面貌、文化学历、思想品德等多方面原始真实信息的作用, 是重要准确而有效的人才选拔工具。为了更好地开发人才资源, 使人才资源优势得到充分的发挥, 十分需要对人事档案做出合理的管理和利用, 本文主要探讨人事档案管理的问题及解决对策。

关键词：人事档案,管理,对策