职业院校二级学院档案管理模式探讨

2022-09-11

职业院校里的二级学院, 档案管理十分重要。虽然校一级有完善齐全的档案管理制度和管理机构, 但是, 随着学校学生人数和教职工人数的不断扩大, 一些校级档案管理的功能逐步下放到二级学院, 这时, 二级学院的档案管理就越来越显得重要了。结合工作实际, 笔者就有关职业院校二级学院档案管理模式作以下探讨。

一、现有档案室基本情况

以笔者所在单位的档案室为例介绍情况如下:

本单位为职业院校的二级学院, 学院于2008年4月成立, 教职员工52人, 其中5名正教授, 13名副教授, 15名博士 (3名博士后) 。学院从2008年4月开始建立综合档案室。档案室35平方米, 分两间, 一间保存试卷和教学资料, 一间为期刊图书阅览室。档案室设有档案橱柜10个, 能容纳几年的各类档案, 配备有空调、碎纸机、保险柜等设备 (无配备电脑) 。另外, 各专业、各教研室有各自的档案柜, 有关的资料自行保管。该综合档案室配备兼职管理员1人 (编外人员) , 无专职管理人员。该档案室的最大功能就是存放每年的考卷、教学文件、期刊保存、获奖奖品证书、部分书籍等。

二、现有档案室优缺点分析

现有档案管理模式的优点, 一是没有专职的档案管理员, 大大节省了管理成本, 当前只有一个兼职档案管理员, 人员精简, 节约了成本。二是功能简单, 易于管理, 现在的主要功能就是存放, 保证安全, 保证存放完整, 只要需要时, 尽快找到就达到目的。三是由于部分资料存放在各教研室各专业, 减少了综合档案室的空间压力, 也减少了管理员的工作强度。四是独立一间档案室是开放式的, 方便教师自行阅览期刊, 受到广大教职员工的欢迎。

但是, 这样的档案管理模式, 存在许多缺点:一是没有设立严格的档案管理制度, 例如什么样的资料要存放、存放的年限, 什么样的资料属于高级 (特级) 保密资料, 什么样的资料可以外借以及借阅手续规定等等。二是没有采取科学的手段进行管理, 还是采取手工管理的模式, 经常出现领导需要找某份材料, 管理员要很久才能找到, 有时甚至出现找不到的现象。三是资料存档的位置和分布不合理, 需要保密的材料与普通的教学资料存放在一起, 容易引起教师之间不必要的误会和冲突。

例如有一位教师, 在借阅教学任务书的时候, 无意间看到了某一年的教学质量评优情况表 (属于保密的资料, 不公开是学院规定的, 为善意的保密) , 他看到专业主任给他打的分数很低, 对比另一些老师的分数后, 他立即与专业主任理论, 并发生了不愉快的冲突。这就是存档不合理的原因导致的, 是一次深刻的教训, 所以, 对档案管理的模式进行改进非常必要。

三、对现有档案管理模式的改进建议

结合笔者所在单位未来的发展规划及实际情况, 对现有档案管理模式提出以下几点改进建议:

1.职业院校二级学院领导要重视档案管理, 要建立档案管理领导小组。加强档案工作, 开展学院档案综合管理工作是实施国家《档案法》的重要内容之一。学院要建立档案管理领导小组, 应安排一副院长担任领导小组组长, 综合管理办公室主任具体负责统一组织实施管理, 这样, 才能为档案管理提供有力的组织保证。

2.要在全体教职工会议上进行有关档案管理的宣传教育, 让全体教职工重视该项工作。

3.要制定完善的档案管理制度, 做到有法可依, 有据可查。根据有关规定, 结合实际, 必须制订《XX学院各类档案管理制度》《XX学院档案归档范围及保管期限规定》等档案管理制度, 以及档案分类方案、编号办法、保管期限等规章制度, 使档案工作有章可循、井然有序、职责明确, 提高档案工作的质量和效率。档案管理制度要广而告之, 让全体教职工清楚, 并严格遵守。

4.要加大档案管理经费落实, 改善档案硬件设施。职业院校二级学院领导应该重视档案室硬件设施, 根据综合档案室的实际需要, 至少开设两间档案室, 一间档案室设为机密资料室, 一间设为一般资料档案室。现代期刊阅览室, 一般保存资料和设备放置于一般资料档案室。要改善档案的保管条件, 档案室须配备电脑、档案橱柜、扫描仪、除湿机、防磁柜、灭火机、保险柜等设备。

5.要聘请专职档案管理人员, 落实到人, 责任到人。为了使档案工作顺利展开, 必须配备一位政治素质较好的专职档案管理员, 为保证重要档案的信息保密和保存, 专职档案管理员要保证是在编人员。专职档案管理员可兼现在的办公室设备管理, 做到档案管理责任到人, 并与考绩挂钩。从而确保各种档案材料及时、完整、准确归档, 并及时有效地反馈档案管理和提供利用的各种信息, 从整体上提高档案的综合管理水平。