电子文件论文范文

以下是小编精心整理的《电子文件论文范文(精选3篇)》，希望对大家有所帮助。当今社会，信息技术在各个领域都已经得到了全面普及应用。我们传统的办公模式，都要运用计算机和网络技术来实现，这样每天都会生成大量的电子文件。电子文件的产生给档案工作提出了一个新问题，即如何改革文书档案传统的整理模式，做到电子文件与纸质文件整理方法的科学统一，使其最大限度地发挥各自的优势。本文结合工作实际，从“四个统一”谈几点认识。

第一篇：电子文件论文范文

电子文件运动模型研究

摘要：电子文件运动模型明确而深刻地指出了电子文件在运动过程中，随着阶段的变化而产生形式、价值以及管理方式等一系列的变化，为电子文件的管理提供了指导作用。在对文件运动相关理论的研究基础上，笔者对深圳市规划局电子文件管理的实际与需求进行了调研，并提出规划业务电子文件运动模型，以期对电子文件运动模型的应用研究作出有益的探索与尝试。

关键词：电子文件;运动模型;规划业务

Key words: Planning electronic records;Motion model;Urban planning business

1引言

经过多年的建设积累，目前，深圳市规划局的信息化建设已具有较高的水平：部门内部通过专属网络互相连通，业务办公信息化全面覆盖，信息系统功能完善、性能先进，同时，积累了丰富的数字信息资源。但问题也随之而来：当前，规划局的档案管理还集中在传统纸质文件方面，对于已经产生和正在产生的电子文件却很少涉及，规划局积累的大量电子文件得不到有效的管理和利用。

通过对深圳市规划局的档案管理现状以及电子文件管理需求的调研，笔者认为，应在相关文件运动理论的基础上，结合规划局的实际情况，建立“规划业务电子文件运动模型”，以便对规划局的电子文件管理提供有益的借鉴。

2理论基础

理论来源于实践，却能更好地指导实践。规划业务电子文件运动模型的建立离不开相关理论的支持。

2.1来源原则与全宗理论。来源原则是指在档案的整理工作中，按照档案的形成者划分档案全宗的原则。该原则的核心思想是确立全宗并保持全宗的完整性，因此，也称“全宗原则”或“全宗理论”。随着信息技术的飞速发展，电子文件逐渐成为档案的一种重要形式，全宗理论关注的焦点也转移到文件形成者职能和业务活动的全过程。[1]

2.2文件生命周期理论。文件生命周期理论是文件阶段性运动规律的体现。[2]文件从现行、半现行到非现行，是一个相对独立而完整的运动过程，通常称作“文件生命周期”。对于文件的活动状态而言，文件运动依次经历了文件制作形成、现行、半现行和永久保存或销毁;而对于文件运动依附的对象而言，文件运动依次经历了制作形成单位、现行使用单位、文件中心和档案馆。

2.3文件连续体理论。澳大利亚国家档案标准对文件连续体的定义是：“从文件形成到文件作为档案保存和利用的管理全过程中连贯一致的管理方式。” [3]揭示了文件形成、保存与长久利用应一体化管理的理念。对电子文件而言，该理论强调了电子文件管理的连贯性，更加注重电子文件的来源机构、权利和职责。

2.4文件运动理论模型。何嘉荪采用大文件概念，用“轴、维、域”三类元素，建立了一个文件运动理论模型。整个模型，以主客体相互作用的价值理论为基础，由三个轴、三个维度和三个区域综合构成。[4]深刻体现了随着文件在运动过程中的形态和价值变化，管理者和管理方式也应发生相应变化，对规划局电子文件运动模型的建立有着非常重要的参考价值。

3实践基础

通过对深圳市规划局业务流程的调研，摸清了电子文件的运动阶段，对于建立规划局电子文件运动模型有着非常重要的意义。

3.1规划局业务流程。规划局的业务流程主要分为四个部分：接受申请、业务办理、办理完毕和归档入库。在这四个业务阶段中，从事的业务活动不同，使用的管理系统不同，负责的人员也不同。这些差异直接影响到电子文件在运动过程显示出明显的阶段性。

3.2规划业务电子文件的阶段性。从产生到移交，深圳市规划局在办理业务过程中产生的电子文件具有明显的阶段性：

3.2.1电子文件形成阶段。这个阶段，是规划业务电子文件形成的过程。在此阶段中，规划局每办理一件业务，都要根据其业务要求，调用“OA”中的文件模板，填入相关信息，生成一份电子文件，此份文件，通过在线传输系统交局内领导审批并加盖数字签名后，方才生效，从而成为一份正式有效的文件。

3.2.2电子文件归档阶段。这个阶段，是规划业务电子文件归档的过程。规划局档案室实行纸质文件和电子文件同步归档，接收范围不仅包括本单位在业务过程中生成的电子文件，还有其他单位提交的电子文件，如建设单位提交的申请资料、施工图、项目照片等。接收之后，便是对电子文件进行归档，包括密级、保管期限等鉴定。

3.2.3电子文件保管利用阶段。这个阶段，是档案室保管电子文件并向规划局内部和外部提供电子文件利用的过程。档案室对规划局的电子文件按项目分类汇总后，对电子文件数据进行封装，并加盖数字签名或签章，然后，对电子文件进行存储和备份。在电子文件利用方面，对内采取在线传送的方式，对外提供查询、拷贝或打印的方式。

3.2.4电子文件移交阶段。这个阶段，是规划局档案室向上级档案主管部门即深圳市城建档案馆移交电子文件的过程。在该阶段，移交的是产生时间长久，作为业务文件利用不多的电子文件，一般是随着纸质档案定期地向上级档案主管部门移交。

4规划业务电子文件运动模型

在相关的文件运动理论基础和实践基础之上，通过对规划业务电子文件运动过程的分析，建立起了规划业务电子文件运动模型，该模型对于深圳市规划局的实际工作具有指导作用。

4.1规划业务电子文件运动分析。参照何嘉荪对文件运动规律的研究，[5]规划业务电子文件的运动过程可分为四个阶段：孕育形成阶段、现行文件阶段、半现行文件阶段、非现行文件阶段。

4.1.1形成阶段。形成阶段是指电子文件形成的过程。在该阶段中，工作人员利用规划局“OA”系统开展业务活动，于是，电子文件源源不断地从“OA”系统中产生出来。在业务活动的驱动下，电子文件形成者利用“OA”系统记录下了其工作的结果，也就是规划业务电子文件运动的开始。

4.1.2现行阶段。规划业务电子文件在生效后，便开始作为城市规划活动的工具，直接为形成电子文件的活动与活动主体服务，表现出的是电子文件的现行价值。现行阶段，规划业务电子文件受到较为严格的管理，以确保规划业务电子文件的真实性和完整性。

4.1.3半现行阶段。电子文件进入半现行期，表示其对应的业务活动已结束。规划业务电子文件能否进入半现行期，要看其是否具有参考价值或凭证价值。对失去保存价值的规划业务电子文件，经鉴定后，应该销毁;而仍有利用价值的规划业务电子文件，则进入半现行阶段。

4.1.4非现行阶段。当半现行阶段的规划业务电子文件逐渐失去利用价值时会被销毁，而具有社会利用价值的那部分电子文件将进入非现行阶段。在该阶段，规划业务电子文件一般具有历史价值或科学文化价值，并用来向整个社会提供档案信息服务。

4.2规划业务电子文件运动模型。规划业务电子文件运动模型的核心是规划业务电子文件，所有活动都围绕着规划业务活动中所产生的电子文件展开，并由此产生了规划业务、责任者和文件三根特征轴;电子文件的运动过程中，其价值随着时间推移分为明显不同的三个阶段;轴和轴之间由于其内在的联系又构成了不同的区域。最后，形成的模型如下图所示：

4.2.1轴。规划业务电子文件运动模型包含三根特征轴，包括电子文件产生的背景——规划业务、电子文件产生的主体——责任者以及电子文件自身。这三根轴是规划业务电子文件在其运动过程中的三个核心因素，而规划业务轴深刻影响着责任者轴和文件轴。

城市规划业务轴表现的是形成电子文件的规划业务活动，业务活动的不同阶段对电子文件的需求也不尽相同。如，接受业务申请和办理业务的过程，是电子文件的产生和使用阶段;办理完毕乃至归档入库之后，则是电子文件的过渡阶段和社会价值阶段。责任者轴描述的是在规划业务流程的不同时期，电子文件有着不同的形成者或管理者。在接受业务申请时，电子文件的形成者和管理者为窗口收文员;在办理业务阶段，电子文件的管理者为办文员;业务办理完毕，电子文件则流转到档案室，由档案室人员进行管理。

规划业务文件轴表示规划业务电子文件在不同的业务阶段，有着不同的存在形态。在业务办理之初是文件模板或者是待办理的文件，没有效力;在办理过程中则变成了正式的办文，具有法律效力;办理完毕归档之后又成了项目档案，以备查考。

4.2.2阶段。根据文件生命周期理论，文件从形成到最后销毁或者永久保存，其所具有的价值随时间的延续发生变化，依次形成三个阶段：现行阶段、半现行阶段和非现行阶段。规划业务电子文件也随着时间的推移，其价值逐渐发生着变化。

价值形成阶段(也称“现行阶段”)：规划局的收文员和办文员根据其业务需要，生成相应的电子文件，交与领导审核，最后，作为办结文件完成行政审批职能，此时的电子文件具有行政审批价值，具有相应的法律效力。价值过渡阶段(也称“半现行阶段”)：当电子文件内容规定的任务完成，也即办理完毕时，经过整理归档，进入规划局档案室进行管理，向规划局的内部和社会提供利用。此时，电子文件的现行价值消失，进入了半现行阶段，具有参考凭证价值。社会价值阶段(也称非现行阶段)：机关档案室有向上级档案馆定期移交档案的规定，因此，规划局档案室将归档的电子文件保管30年之后，便移交到上级档案馆。此时电子文件的社会价值开始占据主导地位，电子文件运动进入非现行阶段。

4.2.3域。规划业务电子文件运动模型的三个核心因素在电子文件的管理过程中有着密切的联系，在模型中，具体体现为三个域：管理域、服务域和证据域。

管理域是规划业务文件轴和责任者轴之间的区域，体现的是电子文件的管理。在规划局的业务活动中，管理者先根据业务需要产生电子文件，然后，形成办文，办结之后归档整理，同一项目的多份办文会被组织起来作为一个项目档案，最后，进入库房保管。体现了电子文件的形成、捕获、组织和保管四个过程。

证据域是责任者轴和城市规划业务轴之间的区域，体现的是电子文件构成的人类活动证据和记忆。规划业务电子文件形成之初是各种文档模板，预示着即将开展的业务活动;形成之后，在业务活动中发挥作用，是业务活动的证据;业务活动结束后电子文件被归档保存，此时则是规划局的集体记忆;待移交至上级档案馆，则属于社会的财富。

服务域是城市规划业务轴和规划业务文件轴之间的区域，体现的是规划业务电子文件的服务领域，包括孕育服务、行政服务、参考服务和社会文化服务。电子文件形成之初，便以文件模板的形式为即将开展的业务活动提供准备，形成后，又在规划局的业务活动中发挥行政效能，归档后的电子文件更可为后来的规划业务活动提供参考，乃至为整个社会提供使用。

4.3模型的实践指导作用。通过建立规划业务电子文件运动模型，我们可以清楚地看到，电子文件在不同的运动阶段，其表现出的价值、相关的责任者以及管理的方式都有很大的变化。因此，深圳市规划局在管理电子文件的过程中，应注意分清不同的业务阶段，认识到电子文件在各阶段的不同价值，明确管理人员的责任，采用不同的管理方式，来实现规划业务电子文件的最优管理和最大效益。

表2：规划业务电子文件的管理

5结语

电子文件运动模型为深圳市规划局的电子文件管理提供了一定的借鉴，但是，具体实践效果还有待实践检验。此外，电子文件运动模型的研究尚未成熟，有待更多学者对其进行更加深入的研究。

参考文献：

[1]唐振华.档案全宗理论的发展探微[J].档案天地，2006(1).

[2]刘艳，何军.文件生命周期理论与文件连续体理论之关系[J].兰台世界，2008(6).

[3] AS4390.Standards Australia(1996)[S].(AS4390：第4.22条).

[4]何嘉荪，金更达，叶鹰.文件运动理论模型初探——文件运动理论研究之二[J].档案学通讯，2004(1).

[5]何嘉荪.深化对文件运动规律的研究[J].档案学研究，1995(2).

(作者单位：武汉大学信息管理学院 来稿日期：2011-03-01)

作者：龙正义

第二篇：如何做好纸质文件与电子文件归档整理工作

当今社会，信息技术在各个领域都已经得到了全面普及应用。我们传统的办公模式，都要运用计算机和网络技术来实现，这样每天都会生成大量的电子文件。电子文件的产生给档案工作提出了一个新问题，即如何改革文书档案传统的整理模式，做到电子文件与纸质文件整理方法的科学统一，使其最大限度地发挥各自的优势。本文结合工作实际，从“四个统一”谈几点认识。

一、纸质文件与电子文件排序的统一。电子文件的排列应与之对应的纸质文件排列对应一致。在同一保管期限内，将同一年度、同一作者的纸质文件按印发时间的先后顺序(即发文字号的顺序)排列起来后直接装盒将会节约档案人员很多精力和时间。对电子文件来讲，也可以充分利用电子文件制发过程中形成的成果，简化组盘程序。简单的说，就是将归档文件在同一保管期限内按发文字号来排列。

二、纸质文件与电子文件编号的统一。归档纸质文件与归档电子文件采取统一的编号方法可最终实现相互间一一对应关系，对保证档案的安全，发挥档案的法律效力，实现档案信息化，提高档案利用效果将发挥重要作用。归档纸质文件在每份文件首页上方的空白位置加盖归档章并填写相关内容。归档章设置全宗号、年度、作者、保管期限、件号等必备项。电子文件的编号应在电子文件形成过程中完成，其年度、作者、保管期限由拟文部门填录，发文序号由文书部门填录，件号由计算机系统按分类方案和排列顺序自动生成。在设计办公自动化系统时，应做到电子文件的归档号能自动生成，实现纸质文件与电子文件归档档号的一一对应。

三、纸质文件与电子文件分类方案的统一。现行归档纸质文件的分类规范标准主要是按年度—机构(问题)一保管期限或保管期限—年度—机构(问题)。这种分类方案比较适应政府机关纸质文件的手工管理，也比较适应文档一体化及现在的电子文件与纸质文件的手工管理，还比较适应文档一体化及现在的电子文件与纸质文件对应的一体化管理，它的分类原则是遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区别不同价值，便于保管利用。

《档案分类试行规则》规定的分类原则是以单位全部档案为对象，依据单位管理职能，结合档案内容及其形成的特点。由于这一规则是按管理职能分工设置一級类目，按企业管理职能和档案特点设置二级类目，按问题设置三级类目，这样就做到了将不同作者而反映同一职能、同一项工作、同一个问题的所有文件汇总到一起，较好地保持了文件间的有机联系，方便了保管和利用。这种分类方法尽管繁琐、复杂、随意性较大，但在手工模式上实现对全部纸质文件实体的集中统一管理，提高查准率、查全率和相对的快速检索不失为一种很好的方法而被许多单位采用，而成为目前档案分类方法的主流。

电子文件由于具有数字化信息形态、载体的非直读性、物理结构与逻辑关系的复杂性、信息与载体的相分离性以及信息的不全性和易更改性等特点，因此在编制其分类方案时要考虑归档后电子文件的原始性、真实性和完整性，以满足档案属性的要求。计算机的高智能信息处理功能对满足档案的查准率、查全率和快速检索是很容易做到的，这也就没有必要在分类方案中再过多地考虑归档文件的形成规律和有机联系问题。

不论是目前办公自动化系统，还是正在兴起的数字化档案系统，电子文件与纸质文件将在相当长的时期内并存(即“双轨制”)。办公自动化系统中本单位制发的电子文件和上级网上发送的电子文件可下载制成纸质文件，上级印发的纸质文件可通过扫描形成电子文件进入办公自动化系统阅办，使用统一的分类方案没有问题。原纸质文件扫描转化成电子文件时，就不能不考虑原纸质文件的分类方法与现行纸质文件分类方法的衔接问题，以方便纸质文件的查阅。

依据以上分析，笔者认为，编制电子文件与纸质文件统一的分类方案的思路是：1.按保管期限设置第一个层次，便于光盘和纸质载体文件销毁;2.按年度设置第二个层次，便于纸质文件的排序管理和光盘的组盘管理;3.按作者(发文机关部门代字)设置第三个层次，便于减少电子文件的重新组合范围和纸质文件排序的工作量。其分类方法为保管期限一年度一作者。每份归档文件的档号结构为全宗号一保管期限—年度—作者一类号一盒(盘号)。

四、纸质文件与电子文件编目格式的统一。传统的档案编目是对档案著录、标引和组织、编制目录的工作，其主要目的是为档案保管和查阅提供方便。电子文件和计算机管理下的纸质文件完全可以实现智能管理和高效率多种组合条件的检索和查询，因此也就没有必要再编制用于手工的多层次多种类检索工具，完全可以利用计算机系统中的“树型” 目录结构建立单一、对应、统一的目录格式。所谓单一，是指目录种类单一，只编制归档文件目录。所谓对应，是指电子文件归档目录与对应的纸质归档文件目录的对应。所谓统一，是指目录著录项尽量统一，当然电子文件归档目录中要著的“树型”目录结构建立单一、对应、统一的目录格式。在办公自动化条件下，电子文件的著录、标引项目应在电子文件的制发阶段完成，需归档的保密文件由拟(收)文部门负责在网上著录和标引。档案部门在对电子文件进行整理归档时按其分类方案和件号顺序打印出归档电子文件目录，以此目录作为纸质文件分类、排序及编号的依据，最终实现电子文件与纸质文件档号的一一对应。

在电子文件与纸质文件同时存在的情况下，电子文件是主要利用渠道，应是档案管理主体，纸质文件主要是对电子文件的原始性、真实性、完整性、法律效力及网络安全发挥“验证”和“备查”作用。因比我们应改变传统的档案管理观念，积极探索网上办公时代档案管理的新模式，以回应档案信息化对我们的挑战，满足社会对档案信息的要求，更好地发挥档案作用。

参考文献：

[1] 庞萍.电子文件管理的“双套制”[J].电子世界，2012(2)：97-101.

[2] 杨华.电子文件双套制管理模式分析与优化[J].档案与建设，2012(7)：21-22.

[3] 周洁.浅议双套制存在的争议性[J].办公室业务，2013(4)：223.

[4] 陶水龙，田雷.电子档案双套制管理问题研究[J].档案学研究，2014(4)：61-64.

[5] 袁玥.电子档案管理中的“双套制”何时休[J].档案学通讯，2016(11)：45-46.

作者：张晓丽

第三篇：电子文件安全管理初探

摘要：随着电子文件的广泛应用，电子文件安全管理越来越引起人们的关注，现已成为一个重要课题。与纸质文件不同，电子文件安全管理有特殊性。其信息安全隐患多并且容易忽视，管理相对复杂。本文结合当前电子文件安全管理的发展不统一、不协调、不平衡等实际情况，分析了存在的主要问题。在此基础上，试图从制度、人员、技术、设施等层面入手，探寻解决问题的有效路径。

关键词：电子文件 信息安全 管理

电子文件是在数字设备及其环境中形成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件，主要包括电子文书、电子信件、电子报表、电子图纸等。在信息时代，电子文件不仅是机构正常运行的信息支持和保障，而且是社会实践活动的基本凭证，国家信息资源的重要组成部分。随着电子文件应用越来越广泛，其重要性愈来愈突显，尤其是电子文件存载的信息涉及个人、党政部门、各系统乃至国家的利益，使得科学地实施安全管理，保障信息安全至关重要。由此，本文联系实际，对电子文件安全管理进行了一定的探索。

1　电子文件安全管理存在的问题

电子文件在为人们工作提供方便、快捷的同时，也具有易被远程控制与改动、信息易于流转和消失、必须利用相应设备才能读取等先天性的致命弱点。这给电子文件信息安全带来一系列的问题与挑战。由于种种原因，当前电子文件安全管理的发展不统一、不协调、不平衡，主要存在以下问题：

1.1　安全知识了解不够

主要表现在对电子文件安全管理的特殊性及相关知识不甚了解。一般来讲，传统的纸质文件只要避开天灾人祸，遵守保管保护要求，就能长期安全保存，电子文件则不然。由于电子文件本身的特性，对其更改可以做到不留任何痕迹。不仅如此，在一些场合电子文件无需或是无法打印成纸张，譬如大型数据库、音频、视频、超媒体、三维设计图、博客、即时通信等没有纸质对应物的文件类型，却是相关社会实践活动的唯一凭证，相关文化的唯一载体。电子文件虽说具有存储密度大、传递速度快、共享程度高等优点，但必须依赖、依附于软硬件设备。当设备将信息记录于存储载体后，就离不开设备，只能上机读取。除电子文件容易被更改之外，信息与载体相分离、数据丢失、病毒侵害、载体保管及使用期限等因素也影响了其有效使用与安全保存。值得一提的是电子文件的安全完整应该包括内容、结构、元数据和背景信息等真实、可利用、无缺损。元数据指描述电子文件数据属性的数据，包括文件的格式、编排结构、硬件和软件环境、文件处理软件、字处理和图形工具软件、字符集等数据。背景信息指描述生成电子文件的职能活动、电子文件的作用、办理过程、结果、上下文关系以及对其产生影响的历史环境等信息。这一点社会知晓面还不够，尚需进一步深入人心。

1.2　安全意识不强及制度缺位

主要体现在未充分认识电子文件信息安全的意义和重要性，日常管理简单随意，无章可循。有一种传统思想认为，纸质文件、文档最重要，而电子文件、文档就无足轻重了，这无疑是落后于形势发展的逻辑思维。制度缺位上有一个原因，就是国家关于电子文件技术应用标准尚未出台，标准不统一造成诸多不便，如行业部门的办公自动化系统与电子文件(档案)管理系统不兼容，电子文件格式不同且无法转换等。其实，从电子文件形成、处理、收集、积累、归档到电子档案的迁移、转换、调阅、保管等各个环节，都存在信息更改、丢失的可能性。据了解，现实中因为电子文件安全意识不强、管理制度缺位，造成安全隐患比比皆是。像有的没有实行专人管理，专人负责，电子文件形成后就不管了，需要用时到处找;有的没有及时、规范地对电子文件进行整理、鉴定和归档，电脑升级换代后内容就没有了;有的没有按要求记录和保存元数据和背景信息，一份电子文件经多次流转、修改后出现多个不同版本;有的仅用计算机起草和打印文件，打印出纸质文件后，电子文件未保存，或因存储载体用于存储其他内容而被删除;有的未采取安全防范措施，信息存储随意，上机查阅无序，电子文件处于自生自灭状态。

1.3　软硬件离安全管理有差距

电子文件信息安全需要有关软件、硬件安全达标，才能保障正常运行和流转利用。当前，由于机构各异、经济条件限制、发展不平衡等原因，一些机构存在软件、硬件跟不上安全管理的问题。突出的像一些长期接触电子文件的民营打字社、文印中心其安全管理无人顾及，连起码的安全设备设施都没有。电子文件安全管理要求保持电子文件内容、内容的载体和显示内容的计算机的软件、硬件平台的一致性，既要考虑到介质载体的寿命，又要考虑到软件、硬件条件问题。譬如软件设施必须适应技术安全要求，能够实现严格的权限控制，保障合法用户可以电子文件进行创建、归档、利用，同时避免非授权用户的访问、入侵破坏和非法拷贝。像硬件设备设施必须对电子文件存放的载体如光盘、移动硬盘、U盘进行科学的保管保护，做到防光、防尘、防高温，远离强磁场和有害气体等，并且环境温度保持在17—20℃之间，相对湿度保持在35—45%之间。不具备相关软硬件条件，自然信息安全隐患多、风险大。

2　关于电子文件安全管理的路径探索

电子文件的安全管理，目标是确保电子文件的真实性、完整性、可读性和可用性，内容主要涵盖二个方面：一是指电子文件的使用价值不受到破坏和损失，即文件的原始性、真实性、完整性和有效性不因文件的删除、篡改等而受损;二是指电子文件不被非授权用户使用，确保安全无流失，不泄密。笔者以为，要解决上述问题，应该从制度、人员、技术、设施等层面入手，立足实际，多措并举。

2.1　建立安全管理制度

管理的前提是有制度约束。要建立健全电子文件安全管理的规章制度，使工作有章可循，有序开展。一是要明确职责。要划分职责范围，形成安全风险评估制和责任追究制，严格实行上岗资格审查。责任要明确到人，可考虑与个人职位晋升、绩效评比挂钩。二是要规范整理。电子文件应根据制度、规定要求，按类别、年度、保管期限、密级等实施分类排序、集中整理，保证文件内容、结构、元数据和背景信息的真实完整，标识登记并制作机读目录。三是要科学保存。归档的电子文件应拷贝至耐久性的载体上，一式三套保存。一套供查阅利用，一套封存保管，一套送国家综合档案馆保管或异地保存。之后再办理相关审批手续，在计算机上彻底删除。电子文件的载体或包装盒上应贴有标签，标签内容需填写编号、名称、密级、保管期限、硬件及需保持的环境。四是要优化载体。采用的存储载体按优先顺序依次为：只读光盘、一次写光盘、磁带、可擦写光盘、硬磁盘等。软磁盘易损、容量小，不能作为长期保存的载体。五是要依规借阅。因工作需要而使用时应填写《电子文件借阅登记表》。允许在遵守档案、保密规定和相应权限范围内使用拷贝件，但不得外借已封存的电子档案。六是要跟踪管理。相比纸质文件载体，电子文件载体材料寿命要短得多，一般仅为5-15年。必须定期进行安全性、有效性抽查，出现问题及时补救、复制。对磁性载体每满2年、光盘每满4年进行一次抽样机读检验，抽样率不低于10%。对存储在磁性载体上的归档电子文件，应每4年转存一次，原载体保留时间不少于4年。当系统、设备需要更新时，文件应及时迁移和备份。

2.2　加强相关人员管理

在电子文件安全管理过程中，仅有制度是不够的，还必须加强相关人员的管理和教育。首先，要强化教育培训。通过教育培训，提升他们对计算机安全防护等专业知识技能的认识，提高职业道德水平，增强安全风险意识和工作责任感。与此同时，应当进一步让机构负责人认识到电子文件作为信息资源的重要价值，认识到电子文件安全管理的重要性和特殊性。其次，要完善工作台帐。通过设置操作日志、工作记录，详实记录实施操作的人员、时间、工作内容等加强人员管理，证实电子文件内容的真实性。建议条件允许的机构为每一份电子文件建立相关记录，记载文件的形成、签署、管理及使用情况。再次，要统一程序和要求。譬如一般情况下，相关人员在电子文件制成一经定稿后不得进行任何修改。特殊情况时如CAD(计算机辅助设计)电子文件须更改的，要经过必要的批准手续。最后，要抓好行政督促。电子文件由文件形成机构收集整理，由档案行政管理部门进行指导与督促。档案行政管理部门应紧密围绕电子文件归档验收、档案规范化管理、数字档案馆建设等主题，始终贯彻前端控制和全程管理原则，进一步加大相关人员知识宣传和教育培训的力度，统一技术标准和工作标准，指导与督促各机构改进、提升电子文件安全管理水平。

2.3　强化安全技术保障

要确保电子文件信息安全，必须对计算机实施安全配置，以不断升级的安全技术作为运行保障，加强对电子文件信息和载体的安全检测。以下介绍五种适用的安全防范技术。一是签署技术。对电子文件进行签署的目的在于证实该文件确实出于作者，其内容没有被其他人作任何改动。主要包括证书式数字签名和手写式数字签名。二是加密技术。在多数情况下，信息加密是保证电子文件机密性的唯一方法。由于可保证电子文件内容的非公开性，目前加密技术正普及推广应用。据美国犯罪现场鉴证科调查显示，在所有安全技术应用中，以数据加密传输和加密存储为基础的技术应用所占比率分别为66%和47%。三是身份验证。为防止非授权人员进入系统对电子文件或数据访问，有些系统需要对用户进行身份验证，如文件管理系统使用管理员代码证。四是防火墙。作为一种访问控制，它是在某个机构的网络和外界之间设置障碍，一定程度上可阻止对本机构信息资源的非法访问，阻止涉密信息被窃取。五是防写技术。目前许多软件可将文件设置为“只读”状态。在此状态下，用户只能从计算机上读取信息，而不能作修改、复印和打印。此外，应对新的技术变化，要选择优秀的杀毒软件进行实时监控，防止计算机病毒的入侵与破坏。

2.4　完善基础设施及管理系统建设

完善基础设施和管理系统建设，是实施电子文件安全管理的关键环节。如智能化、综合性的数字档案馆，拥有对盗窃、火灾、水灾实现控制的安防系统及防光、防磁、防尘、防高热、防有害气体等设备设施，还能保证温湿度适宜的电子文件保管环境。又如以国家综合档案馆为依托成立本地区电子文件中心，通过在线接收、离线接收等方式，对接收范围的各机构电子文件进行集中保存、异地异质备份等。电子文件(档案)管理系统为信息资源长期保存和利用而生，是信息安全建设的重要组成部分。电子文件(档案)管理系统能对电子文件整个生命周期及其应用进行监督管理，其工作流程主要包括电子文件形成、登记入库，通过技术鉴定和内容鉴定生成档案，根据信息格式和文件密级进行归档存储，可对电子文件进行检索、在线阅览、下载等操作。同时，鉴于当前电子文件(档案)管理系统建设欠完善，以及国家关于电子文件技术应用标准尚未出台的现实，建议各机构先参照国际标准，尽量使用兼容性强、适应范围广的软件设施，以利于将来本机构同全国统一标准接轨使用，保障电子文件信息安全。

据业内人士介绍，电子文件安全管理在国际上也是一个刚起步的课题。就国内而言，电子文件安全管理还远未达到应有的认识和重视，研究的广度和深度都有待于进一步拓展。电子文件安全管理是一个完整的系统工程。实践没有止境，探索也没有止境。本文针对电子文件安全面临的问题与挑战进行的初步探索聊作抛砖引玉，期盼电子文件安全管理逐步走上规范化、制度化、科学化的轨道。

参考文献：

[1]冯惠玲.电子文件管理教程[M].北京：中国人民大学出版社，2001.

[2]程云珠.电子政务环境下电子文件管理的安全性原则[J].武汉：论文之家，2009.

[3]管永翔、管永伟.浅谈电子文件管理[J].北京：道客巴巴2005.

作者简介：赵凡，男，湖南省常德市档案局业务指导科副科长，中南大学公共管理硕士。

作者：赵凡