文件连续体理论在大学生信用档案管理中的借鉴与应用研究

2022-09-19

目前, 我国各地众多高校纷纷筹建大学生信用档案, 虽然建设处于起步阶段困难重重, 但还是取得了可喜的成绩, 大学生信用档案的建设和发展是大势所趋。它的建设意义深远, 从当前的微观角度看, 可以规范就业市场, 净化就业环境, 拓宽就业空间, 促进就业公平竞争、增加就业机会, 提高就业成功率。从长远宏观角度看, 大学生信用档案建设是整个社会信用体系建设中极为重要的一部分, 必将随着社会征信体系的发展和信用法律法规的健全而完善。

大学生信用档案产生于除自身之外的法人和自然人的交往活动中。是法人和自然人在与社会成员的交往活动中产生的能够反映其信用状况的、并且有利用价值的、归档保存的原始记录。大学生信用档案当前以电子档案形式为主要发展方向, 信用档案的管理可以参照文件连续体理论模式来进行。

一、文件连续体理论介绍

(一) 理论主要内容

文件连续体理论 (Records Continuum) 是由澳大利亚档案学者阿普沃德为代表提出的, 理论主要通过构建多维坐标体系来描述文件的运动过程。理论认为文件处于一个四维的运动过程, 在文件的保管形式轴、价值表现轴、业务活动轴和形成者轴所形成的四维内, 文件逐渐被形成、捕获、组织、聚合。文件连续体理论是文件生命周期理论的延续和补充, 是文件生命周期理论的完善和提升。文件连续体理论有效说明了文件并非按线性集中的轨迹运动, 而是始终处于一个多元的时空范围内, 按照多点、多维、反复、不断进行的。

连续体理论的轴即文件的保管形式轴、价值表现轴、业务活动轴和形成者轴。文件的保管形式轴揭示了文件从记录、文件、全宗到档案的组合;价值表现轴体现了文件凭证价值发挥的不同方向, 从行为轨迹、证据、机构记忆到集体记忆;业务活动轴说明文件产生于事务、活动以及体现的职能和目标;文件形成者轴代表文件形成者、单元、组织、机构之间的联系。

连续体理论的维是对轴上各要素之间的联合和互动的进一步解释, 主要包括文件形成维、文件捕获维、文件组织维、文件聚合维。在形成维储存文件, 保证文件真实性完整性;捕获维关注文件的运动过程, 保证文件的凭证价值得以实现;组织维主要反映文件形成机构的职能和作用, 在这一维, 主要关注机构内部问题, 根据组织需要制定相应的文件管理计划和目标;聚合维将文件管理带入社会的大范围内, 体现文件的社会记忆功能。这一维关注机构外部问题, 从宏观上把握文件管理。

(二) 理论原则

1. 文件具有可持续价值。

可持续价值是文件凭证作用得以发挥的保证, 这一价值决定了文件转换为档案以及文件的保管方法。文件的凭证价值属性和历史属性是统一的, 文件从产生起, 它的价值形态可在不同时空同时存在, 文件的价值形态与保管场所、管理方式并非一一对应。

2. 文件的逻辑联系比物理联系更加重要。

对于电子文件而言, 文件的逻辑联系与物理联系是分离的, 当文件的物理结构改变时, 逻辑结构可以保持不变, 以维护电子文件的真实性、完整性和有效性。

3. 文件管理应该制度化。

文件管理活动应该纳入社会事务与社会活动过程和目的中。特里·库克在论述后保管主义时认为文件管理的焦点将从“分析个别文件的性质和特征转向更好的了解导致文件产生的业务职能、活动、事务处理和工作流程”。因此, 文件管理活动应该作为社会事务的一个重要组成部分, 而文件管理者和档案工作者的职能具有一致性, 二者都统一在文件保管专业人员的角色之下, 共同发挥文件的社会价值和历史价值, 并参与文件的保管政策、保管标准、保管系统和执行政策的制定与设计活动。

二、大学生信用档案管理的现状

(一) 征集困难

学生的档案意识淡薄、对档案工作的忽视都易导致学生个人信用信息分布灵散, 不能集中汇总成系统的档案资料, 而相关法律法规知识的缺乏也导致学生对信用档案资料收集的抵触。信用档案资源体系没有在全社会范围内建立起来, 没有形成充分的市场需求, 学生对信用档案促进就业的作用有所质疑。

(二) 评估标准不统一

许多高校没有加入到全国范围的学生信用档案资源库, 各自制定不同的评价标准。目前有的高校采用内部自建的模式, 对于信用档案建设的标准、管理办法、实施细则、评估指标、评价方法都由高校自己设计制定。各高校拥有各自的信用档案体系, 高校之间的信用评估标准不一致, 这样形成的信用评价无法为社会提供有效服务, 缺少专业、高效、安全的信用档案管理评价体系。

(三) 资源浪费严重

高校缺少档案信息整合机制, 大量档案信息形成后零散分布在学校各个部门, 无法集中整理成系统的档案资源体系。各院系、学工部、教务部、财务部收到的信用信息没有及时汇总到档案部门, 各部门之间的信息互不通用, 也不能彼此参照, 造成大量信用信息重复征集, 资源浪费现象比较严重。

三、文件连续体理论在信用档案中的应用

(一) 信用档案管理的连续性

大学生的信用档案从形成、收集、积累、鉴定、归档等实行全过程管理与监控, 保证管理工作的连续性。大学生信用档案在学生参与活动中形成后, 档案部门应该积极给予指导, 按照信用档案收集范围、保存格式和结构, 全面准确做好信用档案收集。对已收集完的信用档案做好整理鉴定, 进一步保证信用档案内容的真实性、准确性、科学性。

建立全国范围的大学生信用档案管理系统, 由档案部门挑选若干个成熟通用的技术标准, 由各高校选择使用。但同时也要明确禁止使用的技术标准。大学生信用档案系统应该可以针对不同阶段不同层次的需求, 提供给各维度的用户真实可靠的档案信息。

大学生信用档案在文件连续体管理模式下, 分别发挥行为轨迹、信用凭证、机构记忆、社会记忆的作用。在文件形成维, 高校如实记录学生的信用行为, 比如在考试、学费缴纳、助学贷款、勤工助学、生活诚信、学术诚信、就业诚信方面的情况。这些主要作为用人单位和银行信贷的参考凭证, 是对学生个人的思想道德素质及诚实信用评估的重要依据。当信用记录进入到文件组织维时, 信用评估结果增加到信用档案中, 这一维体现的是征信机构的职能和机构记忆。当每个高校学生个人信用档案进入外维时, 互相结合构成大学生信用档案全宗群, 体现出社会上学生整体的信用水平。根据文件连续体理论, 从宏观上把握信用文件的运动过程, 制定不同阶段的管理规定, 从多维多点多时空把握信用档案的管理。

(二) 信用档案管理的整体性

信用档案管理的整体性包含两层含义:一是文件自身运动具有整体性, 诸如价值、内容等与相关因素在运动过程中, 都呈现出连续变化的整体性特征。当文件的第一价值占主体时, 文件的管理维护责任以分布式为主, 由各个文件形成者共同承担, 当第二价值占主体时, 文件的管理维护责任以集中式为主, 社会的其他组织利用学生档案的, 都到指定的征信机构集中办理;学生信用档案的维护保存也统一由征信机构负责。可见信用档案的阶段运动仍然与管理、维护它的社会主体之间存在对应关系, 这是由电子文件文件运动的客观规律决定的。

二是文件管理的整体性。对文件管理的各个工作环节具有前后相继的关系, 通过这些环节的联系实现文件的全程控制。大学生信用档案管理涉及到高校、社会用人单位、征信机构等不同组织, 学生的信用档案信息既有来自高校内部收集的内容, 也有来自社会各组织和用人单位提供的信息, 这些信息经过汇集整理到征信机构后, 由征信机构统一建设成大学生信用档案资源库, 并出具信用评估报告和信用评价等级。如果高校、用人单位、征信机构拥有各自的信用体系和评价标准, 高校与高校之间、高校与用人单位、高校与征信机构之间的信息互不通用, 彼此不能参照, 信息重复、资源浪费、评价有失公正。这种信息收集模式基本属于分离的状态, 大学生信用档案管理体系有待整合重建, 参照文件连续体模型, 构建大学生信用档案形成、利用、保存、评价一体化的管理组织, 有利于信用档案的形成者和信用档案的管理者达到共识, 统一在社会信用事务的大框架内, 充分发挥信用档案的凭证价值和社会价值。高校学生信用档案的征集由高校内部各部门联合完成, 信用信息统一传递到社会征信机构, 不再由高校自己保存和评价;同时用人单位收集到的学生个人信用信息也一并递交到社会征信机构。这样征信机构就不必去收集来自学生个人的信用信息, 只需把高校、用人单位、银行的信用信息分类整理, 按照统一的信息技术标准加工, 建设规范统一的大学生信用档案信息库。

(三) 信用档案管理的动态性

文件连续体理论关注文件的动态管理, 这主要是基于文件的运动过程具有动态性。电子文件是涉及到逻辑关系和虚拟方式, 必须借助相应的硬件和软件环境才能解读文件的结构内容和来源, 并在动态管理中保障其真实性、完整性和有效性。信用档案作为一种电子档案也需要严格按照电子文件属性管理, 当信用档案存储、使用、传输时, 应为信用档案设计完善的保护机制和技术手段, 充分保障信用档案的安全性和学生个人的利益安全。

信用档案的动态管理从文件连续体的维来看, 还要记录文件的管理背景, 研究文件由谁产生、产生的原因是什么、产生的环境是怎样的、产生的目的等问题, 研究文件的来龙去脉及与其他文件的关联, 研究文件保管形式与业务活动和业务环境的互动。信用档案的动态管理也要做好元数据的管理, 建设完善的元数据信息库, 不仅可以集成各类繁杂信息, 提高数据质量, 支持需求的动态变化, 保证信用文件到信用档案这一过程的真实完整齐全以及日后的有效利用。

信用档案的动态管理还要对学生档案信息及时进行更新。学生本身的活动情况不断变化, 由此带来的信用档案反映的信用等级也处于动态变化。一份信用评价报告代表的只是一份即时的信用档案, 超出有效期的信用档案需要通过各渠道对信用档案更新补充, 并且随着学生从事活动的变化, 定期对学生的信用评价等级调整更新, 从长期积累的信用档案中可以观测出学生个人的信用水平及发展趋势, 对学生的信用发展潜力作出科学判断, 从而为用人单位及社会其他部门提供预测基础。因此大学生信用档案的管理应该坚持动态管理的原则。

摘要：大学生信用档案在我国已经开始筹建, 在建设过程中面临的问题主要有学生信用档案征集困难、信用评估标准不统一、信用档案资源重复建设、浪费严重。解决这些问题需要多方配合。参照文件连续体理论, 完善信用档案管理机制和管理模式是建设信用档案的重要方式。

关键词：文件连续体,信用档案,管理