学习《企业档案工作规范》的几点认识

一、《企业档案工作规范》中明确了企业档案的工作性质和作用

企业档案是企业知识资产和信息资源的重要组成部分;企业档案工作是企业在生产、经营、管理等各项活动中形成的对国家、社会和企业有保存和利用价值的各种形式的历史记录;这一条明确指出企业档案及企业档案工作的性质和作用, 体现了对档案与档案工作的价值与作用的提升。

企业的生产经营目的是创造价值、利润和效益, 建立档案资产观对企业档案工作及其重要。企业档案既是企业各项活动的真实历史记录, 更具有资源、资产的双重属性, 企业档案的资产与资源属性相近而不同, 会在一定条件下发生转换, 需要不断深化认识, 以引导企业档案工作的深入开展和创新发展。

二、《企业档案工作规范》明确了企业档案管理体制、任务目标、管理责任的总要求

(一) 企业档案工作的管理体制。企业档案工作应以企业资产关系为纽带, 实行统一领导、统一管理、统一制度、统一标准。明确企业的资产管理范围就是企业档案的管理范围, 企业 (集团公司) 的子公司、分公司、控股公司及所属单位的档案工作都应是企业 (集团公司) 档案工作的组成部分。因此股份公司的控股企业通常也是股份公司的经营管理者, 它具有对企业档案监督、管理和控制的责任和义务。

(二) 企业档案工作的任务与目标。企业档案工作应以满足企业各项活动在证据、责任和信息等方面的需求为导向, 运用现代技术与管理方法, 通过资源整合和开发为企业的研发、生产、经营、管理和持续发展提供有效服务。也就是说:当企业面临各种法律事务, 企业档案方面能够提供合法文件为企业免责;当企业出现各种纠纷, 企业档案方面能够提供及时、有效地合法文件;当企业在研发、生产、经营和管理中取药过去形成的文件和数据作为参考依据的时候, 企业档案方面能够提供相应的档案信息。这为企业档案工作如何适应市场经济的发展提出了更高要求。

(三) 企业档案管理的责任。企业应维护档案的完整、准确、系统与安全。这一规定明确反映了企业档案工作遵循市场经济法制经济的法规要求。在市场经济条件下, 企业与企业、企业与顾客之间的关系, 特别是纠纷关系, 必须以事实为依据、以法律为准绳, 而事实依据与法律证据的重要组成部分就是企业在生产、经营和管理活动中产生的档案记录。

三、《企业档案工作规范》的特点

(一) 管理创新。《规范》适应于市场经济体制的要求, 全面系统地提出了企业建立和开展档案工作的基本要求, 结束了企业档案工作没有系统管理的历史, 将企业档案管理工作提上了一个新的高度。

(二) 观念创新。随着社会发展, 人们对档案与档案工作的认知水平也在不断深化。档案作为企业的核心信息资源, 其资产的属性也逐步被人们认识和接收。《规范》首次将“信息”界定为“企业知识资产和信息资源的重要组成部分”。这一认识对企业的档案管理观念和创新有着重要的意义和作用。

(三) 经验基础。《规范》从档案工作的原则、体质、制度、业务、信息化和设备设施等方面对企业档案工作提出了更具体的新要求, 是企业档案工作的行为准则和档案业务建设的工作依据。这些要求都是企业档案工作多年的宝贵经验, 是对档案工作的基本要求。

(四) 信息化建设的方向。《规范》中设有专门章节, 与档案业务并列说明, 阐述了企业档案信息化建设的重要地位和作用, 明确体现了企业档案工作发展的方向性。

四、《企业档案工作规范》加强了档案工作组织和档案工作制度

在企业档案工作组织中, 将企业档案工作作为企业整体工作的一部分加以管理, 同时提出了一些新的管理理念, 主要有:第一, 企业档案管理不仅是企业档案人员的责任, 领导责任、全员参与才是关键;第二, 企业应树立档案信息资源、资源观, 这是对档案及档案工作价值认知的深化。良好的档案管理要符合法律法规要求、是各项工作的需要, 也能使企业在关键时刻受益。第三, 《规范》是新时期档案管理创新的要求。第四, 贯彻《规范》的关键在于向企业领导宣传。由于很多条款需要领导亲自挂帅和全员参与才能达到目标, 所以要明确向领导宣传的重要性。

五、《企业档案工作规范》突出了档案信息化建设

《规范》专门提出了企业档案信息化问题。根据企业档案工作的特点和任务, 将档案信息化解释为“运用信息技术对归档文件、数据信息资源及档案进行采集、整合、维护、处置和提供利用服务的档案管理提升过程和工作方式”。表明运用信息技术形成、管理和利用档案, 是一个发展、创新的持续性提升过程, 与国家将信息化界定为“过程”“进程”的表述一致。同时也表明信息化的持续推进过程将形成一种区别于传统档案工作的管理理念、方法、技术、规则、流程的全新档案工作模式。

摘要：为了适应新时期管理创新和信息技术发展的新要求, 国家档案局颁布的《企业档案工作规范》 (DA/T42-2009) 于2009年11月2日发布, 2010年1月1日正式实施。它是发展市场经济、完善法律法规和企业管理创新的必然, 它将促使企业档案工作从过去的主要依靠行政管理方法转向规范性要求和引导;从单一载体与内容的传统档案管理转向优化传统管理基础上的创新管理;从按照专业管理过渡到市场经济要求的以资产为纽带的系统管理, 将企业档案工作整体纳入体系建设, 形成有框架、有指导的系统管理标准。

关键词：企业档案管理,企业档案创新,企业档案信息化